Δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων Excel για πρόβλεψη πωλήσεων

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια γραμμή βάσης δεδομένων πωλήσεων και είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel και να ομαδοποιήσετε το πεδίο ημερομηνίας για να προβλέψετε τις πωλήσεις σας. Τώρα τι?

Ας υποθέσουμε ότι ο πίνακας σας μοιάζει με την παρακάτω εικόνα.

Ο πίνακας δείχνει τις πωλήσεις ανά ημερομηνία και ανά εκπρόσωπο πωλήσεων.

Το πρόβλημα είναι ότι δεν χρειάζεται να προβλέπετε τις πωλήσεις ανά εκπρόσωπο πωλήσεων. Και δεν χρειάζεται να προβλέπετε τις πωλήσεις ανά ημέρα. Σε αυτή την περίπτωση, η όλη ιδέα είναι να προβλέπονται οι πωλήσεις ανά μήνα. Η εταιρική δεν μπορούσε να νοιάζεται λιγότερο ποιος έκανε την πώληση ή ποια ημέρα. Δεν θέλουν να μάθουν πόσα πούλησε ο George Smith στις 24 Φεβρουαρίου. Θέλουν να τους πείτε πόσα θα πουλήσει η ομάδα πωλήσεών σας τον Ιανουάριο του 2017. Για αυτό, δεν χρειάζεστε δεδομένα ημερήσιων πωλήσεων και δεν χρειάζεστε στοιχεία πωλητή.

Πρέπει να γνωρίζετε τα μηνιαία σύνολα. Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πρόβλεψη που είναι λογική και αξιόπιστη. Θα λάβετε τα μηνιαία σύνολα, αλλά πρώτα πρέπει να δημιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα.

Κάντε κλικ σε ένα από τα κελιά στον πίνακά σας.

Όταν το Excel δημιουργεί τον συγκεντρωτικό πίνακα, πρέπει να γνωρίζει πού να βρει τον πίνακα που περιέχει τα ανεπεξέργαστα δεδομένα. Εάν ξεκινήσετε επιλέγοντας ένα κελί σε αυτόν τον πίνακα, το Excel εντοπίζει τα όριά του για εσάς.

Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή της κορδέλας και κάντε κλικ στο εικονίδιο Συγκεντρωτικού πίνακα στην ομάδα Πίνακες.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου που εμφανίζεται εδώ.

Εδώ λέτε στο Excel πώς να βρει τα βασικά δεδομένα. Σε αυτήν την περίπτωση, τα δεδομένα σας βρίσκονται ήδη στο φύλλο εργασίας, με τη μορφή πίνακα Excel.

Επιλέξτε το κουμπί επιλογής Υπάρχον φύλλο εργασίας εάν θέλετε ο συγκεντρωτικός πίνακας να εμφανίζεται στο ίδιο φύλλο εργασίας με τον πίνακα.
Ειδικά κατά την αρχική ανάπτυξη, είναι χρήσιμο να διατηρείτε τα ανεπεξέργαστα δεδομένα και τον συγκεντρωτικό πίνακα στο ίδιο φύλλο εργασίας.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο επεξεργασίας αναφοράς τοποθεσίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα κελί φύλλου εργασίας στα δεξιά ή κάτω από τον πίνακα. Κάντε κλικ στο OK. Το φύλλο εργασίας σας θα μοιάζει με αυτό που εμφανίζεται εδώ.

Ολοκληρώστε τον ορισμό του συγκεντρωτικού πίνακα με το παράθυρο Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα.

Όταν το Excel δημιουργεί τον συγκεντρωτικό πίνακα, τον δημιουργεί προς τα δεξιά και προς τα κάτω από το κελί που επιλέγετε. Εάν ξεκινήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα στα αριστερά ή πάνω από τη λίστα σας, το Excel θα σας ρωτήσει εάν θέλετε πραγματικά να αντικαταστήσετε αυτά τα κελιά.

Κάντε κλικ και σύρετε το πεδίο Ημερομηνία πωλήσεων από την ενότητα Πεδία στην περιοχή Γραμμές.
Ανάλογα με την έκδοση του Excel που εκτελείτε, το Excel μπορεί να προσθέσει ένα πεδίο Μήνες μαζί με την Ημερομηνία πώλησης στην περιοχή Γραμμές. Εάν ναι, θα δείτε τον μήνα πωλήσεων στο φύλλο εργασίας ως το πεδίο σειράς του νέου συγκεντρωτικού πίνακα.

Κάντε κλικ και σύρετε το πεδίο Έσοδα πωλήσεων από την ενότητα Πεδία στην περιοχή Σ Τιμές.

Τώρα έχετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που δείχνει μια βασική γραμμή εσόδων από πωλήσεις κατά ημερομηνία πωλήσεων. Θα πρέπει να μοιάζει με τον συγκεντρωτικό πίνακα που εμφανίζεται εδώ.

Μπορείτε να εμφανίσετε μεμονωμένες ημέρες κάνοντας κλικ στο πλαίσιο επέκτασης δίπλα στο όνομα οποιουδήποτε μήνα.

Το Excel μπορεί να τοποθετήσει αυτόματα το Month στις σειρές του συγκεντρωτικού πίνακα. Εάν δεν το θέλετε εκεί, απλώς κάντε κλικ στο Μήνας στην περιοχή Γραμμές του παραθύρου Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα και σύρετε το Μήνας πίσω στην ενότητα Πεδία.

Στο μεταξύ, είναι συνήθως καλή ιδέα να μορφοποιήσετε σωστά το πεδίο Τιμές. Εδώ, αυτό χρησιμοποιεί τη μορφή νομίσματος. Εδώ είναι τα βήματα:

Με ορατό το παράθυρο Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο Άθροισμα εσόδων από πωλήσεις στην περιοχή Σ Τιμές.

Επιλέξτε Ρυθμίσεις πεδίου τιμών από το μενού συντόμευσης.

Κάντε κλικ στο κουμπί Μορφή αριθμού.

Επιλέξτε τη μορφή νομίσματος.

Προσαρμόστε τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων.

Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις πεδίου τιμών και κάντε ξανά κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2016, το οποίο παρέχει αυτόματη ομαδοποίηση χρόνου, ο συγκεντρωτικός πίνακας θα πρέπει τώρα να εμφανίζεται όπως φαίνεται εδώ. Διαφορετικά, οι σειρές θα αντικατοπτρίζουν τις περιόδους που χρησιμοποιούνται στην πηγή δεδομένων του συγκεντρωτικού πίνακα. Εάν εξακολουθείτε να βλέπετε μεμονωμένες ημερομηνίες, για παράδειγμα, αντί για μήνες, ανατρέξτε στην επόμενη ενότητα για πληροφορίες σχετικά με την ταξινόμηση μεμονωμένων ημερομηνιών σε μεγαλύτερες χρονικές περιόδους.

Το πεδίο Έσοδα πωλήσεων έχει πλέον μορφοποιηθεί ως Νόμισμα.