Access 2019: Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων Access

Για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων της Access, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε έναν πίνακα βάσης δεδομένων και στη συνέχεια να ορίσετε τα ονόματα όλων των πεδίων που θέλετε να αποθηκεύσετε σε αυτόν τον πίνακα. Οι πίνακες βάσης δεδομένων της Access σάς επιτρέπουν να διαιρέσετε ένα αρχείο σε ξεχωριστά μέρη. Για παράδειγμα, ένας πίνακας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις όλων των πελατών σας, ένας δεύτερος πίνακας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις όλων των υπαλλήλων σας και ένας τρίτος πίνακας βάσης δεδομένων μπορεί να περιέχει τα ονόματα και τις διευθύνσεις των προμηθευτών σας. Η Access αποθηκεύει όλες αυτές τις σχετικές πληροφορίες σε ένα μόνο αρχείο Access που είναι αποθηκευμένο στον σκληρό σας δίσκο.

Για να σχεδιάσετε τη βάση δεδομένων της Access, μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την αρχή ή να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον πρότυπο, το οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε. Ο σχεδιασμός μιας βάσης δεδομένων σημαίνει τον καθορισμό τόσο του αριθμού των πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν για την αποθήκευση πληροφοριών όσο και του μέγιστου όγκου δεδομένων που μπορεί να χωρέσει κάθε πεδίο.

Εάν έχετε ένα πεδίο που αποθηκεύει αριθμούς, ποια είναι τα μέγιστα και τα ελάχιστα όρια για τους αριθμούς που θέλετε να αποθηκεύσετε σε αυτό το πεδίο; Εάν αποθηκεύετε την ηλικία κάποιου, πιθανότατα δεν θέλετε το πεδίο να περιέχει αρνητικούς αριθμούς ή αριθμούς πέραν του 200. Εάν το πεδίο σας πρέπει να περιέχει μισθούς, το πεδίο μπορεί να χρειάζεται να περιέχει μεγάλους αριθμούς αλλά όχι αρνητικούς αριθμούς.

Γενικά, αποθηκεύστε πληροφορίες σε ξεχωριστό πεδίο στην Access. Επομένως, αντί να δημιουργήσετε ένα ενιαίο πεδίο για το πλήρες όνομα κάποιου, δημιουργήστε δύο ξεχωριστά πεδία: Το ένα πεδίο περιέχει ένα όνομα και το δεύτερο πεδίο περιέχει το επώνυμο. Αποθηκεύοντας τα επώνυμα σε ένα ξεχωριστό πεδίο, μπορείτε εύκολα να αφαιρέσετε τα επώνυμα από τη βάση δεδομένων σας για να δημιουργήσετε γράμματα που να αναφέρουν: "Η οικογένεια Smith μόλις κέρδισε $200.000 δολάρια στην πολυτέλεια του Publisher's Sales Pitch Sweepstakes!"

Η Access μπορεί να δημιουργήσει μια κενή βάση δεδομένων ή μια ειδική βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα από τα πολλά πρότυπα που είναι διαθέσιμα από τον ιστότοπο της Microsoft . Ανεξάρτητα από το πώς δημιουργείτε μια βάση δεδομένων, πιθανότατα θα χρειαστεί να την προσαρμόσετε για τον τύπο δεδομένων που θέλετε να αποθηκεύσετε.

Όταν ξεκινάτε την Access, σας δίνει τη δυνατότητα να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ή να δημιουργήσετε μια νέα.

Για να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων με την Access να εκτελείται ήδη, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Επιλέξτε Νέο.
Η Access εμφανίζει μια ποικιλία προτύπων βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Δημιουργία βάσης δεδομένων.

Κάντε κλικ σε ένα εικονίδιο, όπως Κενή βάση δεδομένων ή οποιοδήποτε πρότυπο βάσης δεδομένων.

Όταν κάνετε κλικ σε ένα πρότυπο, εμφανίζεται ένα παράθυρο. βλέπετε μια προεπισκόπηση του προτύπου σας.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Όνομα αρχείου και πληκτρολογήστε ένα περιγραφικό όνομα για τη βάση δεδομένων σας.

Εάν κάνετε κλικ στο εικονίδιο φακέλου που εμφανίζεται στα δεξιά του πλαισίου κειμένου Όνομα αρχείου, μπορείτε να ανοίξετε ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας επιτρέψει να ορίσετε μια συγκεκριμένη μονάδα δίσκου και φάκελο στον οποίο θα αποθηκεύσετε το αρχείο της βάσης δεδομένων σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία για να δημιουργήσετε το αρχείο της βάσης δεδομένων σας.

Η Access εμφανίζει μια κενή βάση δεδομένων.

Ξεκινήστε να ορίζετε ονόματα πεδίων.

Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα Κάντε κλικ για προσθήκη.

Η Access εμφανίζει ένα μενού για τον καθορισμό του τύπου δεδομένων που μπορεί να περιέχει αυτό το πεδίο, όπως κείμενο ή αριθμούς.

Η επικεφαλίδα στήλης Κάντε κλικ για προσθήκη εμφανίζει ένα μενού με διαφορετικές επιλογές.

Επιλέξτε Long Text.

Η Access εμφανίζει ένα γενικό όνομα πεδίου, όπως το Field1.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο σας (όπως Όνομα ή Μισθός).

Πατήστε Enter.
Η Access εμφανίζει μια άλλη στήλη "Κλικ για προσθήκη". Το μενού του σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον τύπο δεδομένων που θα αποθηκεύσετε στο επόμενο πεδίο.

Επιλέξτε Long Text ή οποιονδήποτε άλλο τύπο δεδομένων θέλετε να κρατήσει το πεδίο.
Η Access εμφανίζει ένα άλλο γενικό πεδίο, όπως το Field1.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το πεδίο σας, όπως Επώνυμο.

Επαναλάβετε τα βήματα 9 έως 11 για κάθε επιπλέον πεδίο που θέλετε να δημιουργήσετε.

Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη πεδίων, πατήστε Esc στο πληκτρολόγιο.

Ελέγξτε εδώ για εύχρηστες συντομεύσεις πληκτρολογίου Access 2019 .