Πώς να δημιουργήσετε μια συνοπτική αναφορά του Excel 2019

Το Excel 2019 προσφέρει έναν τόνο εξαιρετικών δυνατοτήτων, συμπεριλαμβανομένης της αναφοράς σύνοψης ή του φύλλου εργασίας σύνοψης . Η αναφορά σύνοψης του Excel ανακεφαλαιώνει ή αθροίζει τις τιμές που είναι αποθηκευμένες σε μια δέσμη άλλων φύλλων εργασίας στο βιβλίο εργασίας.

Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα φύλλο εργασίας περίληψης είναι να ακολουθήσετε τη διαδικασία δημιουργίας ενός φύλλου εργασίας (με τίτλο Συνολικό προβλεπόμενο εισόδημα) για μια φανταστική εταιρεία. Ας το ονομάσουμε βιβλίο εργασίας Mother Goose Enterprises – 2020 Projected Income. Αυτό το συνοπτικό φύλλο εργασίας συνοψίζει τα προβλεπόμενα έσοδα και έξοδα για όλες τις εταιρείες που λειτουργεί η Mother Goose Enterprises.

Ας υποθέσουμε ότι το βιβλίο εργασίας Mother Goose Enterprises – 2020 Projected Income περιέχει ήδη εννέα φύλλα εργασίας με τα προβλεπόμενα έσοδα και έξοδα για το 2020 για κάθε μία από αυτές τις εταιρείες και ότι όλα αυτά τα φύλλα εργασίας παρουσιάζονται με την ίδια διάταξη. Όταν έχετε ήδη εισαγάγει τα απαραίτητα δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας, η δημιουργία αυτής της συνοπτικής αναφοράς του Excel είναι παιχνιδάκι:

Εισαγάγετε ένα νέο φύλλο εργασίας μπροστά από τα άλλα φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας MGE – 2020 Projected Income και μετονομάστε την καρτέλα του φύλλου από Sheet1 σε Total Income.

Στη συνέχεια, εισαγάγετε τον τίτλο του φύλλου εργασίας Mother Goose Enterprises – Total Projected Income 2020 στο κελί A1 .
Κάντε αυτό επιλέγοντας το κελί A1 και στη συνέχεια πληκτρολογώντας το κείμενο.

Τέλος, αντιγράψτε τις υπόλοιπες επικεφαλίδες σειρών για τη στήλη Α (που περιέχει τις περιγραφές εσόδων και εξόδων) από το φύλλο εργασίας Sprat Diet Ctr στο φύλλο εργασίας Συνολικό εισόδημα.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε το κελί A3 στο φύλλο Συνολικού Εισοδήματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Sprat Diet Ctr. Επιλέξτε την περιοχή κελιών A3:A22 σε αυτό το φύλλο. στη συνέχεια πατήστε Ctrl+C, κάντε ξανά κλικ στην καρτέλα Συνολικό εισόδημα και πατήστε Enter.

Τώρα είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε τον κύριο τύπο SUM που αθροίζει τα έσοδα και των εννέα εταιρειών στο κελί B3 του φύλλου Συνολικού Εισοδήματος:

Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο κελί B3 και πατώντας Alt+= για να επιλέξετε τη δυνατότητα AutoSum.
Στη συνέχεια, το Excel βάζει το =SUM( ) στο κελί με το σημείο εισαγωγής ανάμεσα στις δύο παρενθέσεις.

Κάντε κλικ στην καρτέλα του φύλλου Sprat Diet Ctr και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί του B3 για να επιλέξετε τα προβλεπόμενα έσοδα για τα Jack Sprat Diet Centers.
Η γραμμή τύπου λέει =SUM('Sprat Diet Ctr'!B3) αφού επιλέξετε αυτό το κελί.

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα κόμμα (,) — το κόμμα ξεκινά ένα νέο όρισμα. Κάντε κλικ στην καρτέλα του φύλλου J&J Trauma Ctr και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κελί του B3 για να επιλέξετε τα προβλεπόμενα έσοδα για τα Κέντρα Τραύματος Jack and Jill.

Η γραμμή τύπου λέει τώρα =SUM('Sprat Diet Ctr'!B3,'J&J Trauma Ctr'!B3) αφού επιλέξετε αυτό το κελί.

Συνεχίστε με αυτόν τον τρόπο, πληκτρολογώντας κόμμα (για να ξεκινήσετε ένα νέο όρισμα) και στη συνέχεια επιλέγοντας το κελί B3 με τα προβλεπόμενα έσοδα για όλες τις άλλες εταιρείες στα επτά επτά φύλλα που ακολουθούν.
Στο τέλος αυτής της διαδικασίας, η γραμμή τύπου εμφανίζεται τώρα με τον εντυπωσιακό τύπο SUM που εμφανίζεται στη γραμμή τύπου.

Για να συμπληρώσετε τον τύπο SUM στο κελί B3 του φύλλου εργασίας Συνολικού εισοδήματος, κάντε κλικ στο κουμπί Enter στη γραμμή τύπου (Μπορείτε να πατήσετε Enter και στο πληκτρολόγιο).
Σημειώστε το αποτέλεσμα στο κελί B3 παρακάτω. Όπως μπορείτε να δείτε στη γραμμή τύπου, ο κύριος τύπος SUM που επιστρέφει 6.681.450,78 στο κελί B3 του φύλλου εργασίας Συνολικού εισοδήματος λαμβάνει το αποτέλεσμά του αθροίζοντας τις τιμές στο B3 και στα εννέα από τα υποστηρικτικά φύλλα εργασίας.

Το φύλλο εργασίας Συνολικού Εισοδήματος μετά από έναν τύπο SUM για τα συνολικά προβλεπόμενα έσοδα για όλες τις εταιρείες Mother δημιουργείται Goose.

Εάν θέλετε να επιλέξετε το ίδιο κελί σε πολλά φύλλα εργασίας, μπορείτε να πατήσετε παρατεταμένα το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, να επιλέξετε το τελευταίο φύλλο εργασίας. Όλα τα φύλλα εργασίας μεταξύ του πρώτου και του τελευταίου θα συμπεριληφθούν στην επιλογή ή σε αυτήν την περίπτωση στον υπολογισμό.

Το μόνο που μένει να κάνετε τώρα είναι να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Συμπλήρωση για να αντιγράψετε τον κύριο τύπο στο κελί B3 στη σειρά 22, ως εξής:

Με το κελί B3 ακόμα επιλεγμένο, σύρετε τη λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού B3 προς τα κάτω στο κελί B22 για να αντιγράψετε τον τύπο για την άθροιση των τιμών για τις εννέα εταιρείες σε αυτήν τη στήλη.

Στη συνέχεια, διαγράψτε τους τύπους SUM από τα κελιά B4, B12, B14, B15 και B19 (όλα περιέχουν μηδενικά επειδή αυτά τα κελιά δεν έχουν συνολικά έσοδα ή έξοδα).

Εδώ, βλέπετε την πρώτη ενότητα του φύλλου εργασίας περίληψης Συνολικό εισόδημα αφού αντιγράψετε τον τύπο που δημιουργήθηκε στο κελί B3 και αφού διαγράψετε τους τύπους από τα κελιά που πρέπει να είναι κενά (όλοι αυτοί που εμφανίστηκαν με 0 στη στήλη Β).

Το φύλλο εργασίας Συνολικό εισόδημα μετά την αντιγραφή του τύπου SUM και οι διαγραμμένοι τύποι επιστρέφουν μηδενικές τιμές.