Word 2016 For Professionals For LuckyTemplates Cheat Sheet

Το Word είναι ένα από τα πιο χρησιμοποιούμενα προγράμματα υπολογιστών στον πλανήτη. Το να σας βοηθήσουμε να συνθέσετε κείμενο είναι ένα από τα πράγματα που κάνουν καλά οι υπολογιστές, αλλά αυτό δεν διευκολύνει τη δουλειά της σύνταξης κειμένου ούτε υπονοεί ότι η χρήση του Word είναι αρκετά απλή ώστε επαγγελματίες σαν εσάς να μην χρειάζονται βοήθεια κάθε τόσο. Απολαύστε λοιπόν αυτό το Cheat Sheet.

Μορφοποίηση κειμένου και παραγράφου Word, συμβουλές και προτάσεις

Το κείμενο και οι παράγραφοι στο Word 2016 έχουν ειδική σημασία. Στο Word χρησιμοποιούνται συγκεκριμένοι όροι για την περιγραφή αυτών των στοιχείων του εγγράφου καθώς και των χαρακτηριστικών μορφοποίησής τους.

Χαρακτηριστικά κειμένου

Το παρακάτω σχήμα απεικονίζει τις βασικές περιγραφές που ισχύουν για μια γραμματοσειρά ή γραμματοσειρά:

Ακολουθούν οι όροι που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή μιας γραμματοσειράς:

• Γραμμή βάσης: Το κείμενο γράφεται στη γραμμή βάσης.
• Ύψος καπακιού: Τα κεφαλαία γράμματα εκτείνονται από τη γραμμή βάσης έως το ύψος του καπακιού.
• X-height: Τα περισσότερα πεζά γράμματα ανεβαίνουν στο x-height, το οποίο ονομάζεται από το πεζό γράμμα x και όχι κάτι μυστηριώδες.
• Αύξων: Τα ψηλότερα πεζά γράμματα εκτείνονται μέχρι το ύψος του ανιόντος, όπως το t που φαίνεται στο σχήμα.
• Descender: Τα πεζά γράμματα που βυθίζονται κάτω από τη γραμμή βάσης πέφτουν στον καθοδικό.

Το παρακάτω σχήμα απεικονίζει διαφορετικά στυλ γραμματοσειράς:

Ακολουθούν οι όροι που χρησιμοποιούνται για την περιγραφή των στυλ γραμματοσειρών:

• Αναλογική / μονοδιάστημα: Μια γραμματοσειρά με αναλογική απόσταση χρησιμοποιεί διαφορετικά πλάτη για κάθε γράμμα. Μια γραμματοσειρά μονόχωρου έχει γράμματα το ίδιο πλάτος, όπως θα βρίσκατε σε μια γραφομηχανή.
• Μέγεθος: Το μέγεθος της γραμματοσειράς ορίζεται σε πόντους ή μονάδες ίσες με 1/72 της ίντσας, όπως μετράται από το ύψος της γραμματοσειράς μέχρι το ύψος του καλύμματος.
• Βάρος: Η τιμή βάρους σχετίζεται με το πάχος ενός χαρακτήρα. Για παράδειγμα, το έντονο κείμενο έχει μεγαλύτερο βάρος από το βιβλίο ή το κανονικό βάρος.
• Κλίση ή κλίση: Η κλίση μιας γραμματοσειράς αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο το κείμενο είναι υπό γωνία. Ο πλάγιος τύπος είναι ένα παράδειγμα κλίσης.
• Πλάτος: Ορισμένες γραμματοσειρές παρουσιάζουν συμπυκνωμένες ή στενές παραλλαγές. Αυτές οι γραμματοσειρές έχουν τον ίδιο βασικό σχεδιασμό, αλλά το κείμενο φαίνεται λεπτό ή αδύνατο.

Μορφοποίηση παραγράφου

Μπορείτε να εφαρμόσετε πολλές μορφές σε μια παράγραφο σε ένα έγγραφο. Οι μορφές περιλαμβάνουν την αιτιολόγηση της παραγράφου, την εσοχή πρώτης γραμμής, την αριστερή και τη δεξιά εσοχή, την απόσταση μεταξύ των γραμμών και το διάστημα πριν και μετά την παράγραφο.

Το παρακάτω σχήμα απεικονίζει τις ρυθμίσεις αιτιολόγησης τεσσάρων παραγράφων που είναι διαθέσιμες στο Word:

• Στοίχιση αριστερά: Το κείμενο ευθυγραμμίζει την αριστερή πλευρά του κειμένου της παραγράφου. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη ρύθμιση παραγράφου. Συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl+L.
• Στοίχιση δεξιά: Το κείμενο ευθυγραμμίζει τη δεξιά πλευρά του κειμένου της παραγράφου, αφήνοντας την αριστερή πλευρά ανομοιόμορφη. Συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl+R.
• Κέντρο: Κάθε γραμμή στην παράγραφο είναι κεντραρισμένη, από αριστερά προς τα δεξιά. Συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl+E.
• Αιτιολόγηση: Το κείμενο παρατάσσεται και στις δύο πλευρές της παραγράφου. Συντόμευση πληκτρολογίου: Ctrl+J.

Άλλα χαρακτηριστικά μορφοποίησης παραγράφου απεικονίζονται στο παρακάτω σχήμα.

• Αριστερή εσοχή: Αυτό το στοιχείο μετρά τη θέση της αριστερής άκρης της παραγράφου από το αριστερό περιθώριο της σελίδας. Κανονικά είναι μηδενικό.
• Δεξιά εσοχή: Αυτό το στοιχείο μετρά τη θέση της δεξιάς άκρης της παραγράφου από το δεξιό περιθώριο της σελίδας. Όπως και με την αριστερή εσοχή, κανονικά ορίζεται στο μηδέν.
• Εσοχή πρώτης γραμμής: Αυτή η μορφή εφαρμόζεται μόνο στην πρώτη γραμμή κειμένου, η οποία προσαρμόζεται σε σχέση με την αριστερή εσοχή της παραγράφου.
• Space Before: Αυτή η ρύθμιση καθορίζει την απόσταση μεταξύ της τρέχουσας παραγράφου και της προηγούμενης παραγράφου. Κανονικά, η τιμή Space Before ορίζεται στο μηδέν.
• Space After: Αυτή η ρύθμιση καθορίζει την απόσταση μεταξύ της τρέχουσας παραγράφου και της επόμενης παραγράφου. Κανονικά, ορίζεται σε 8 σημεία, κάτι που προσθέτει λίγο αέρα μεταξύ των παραγράφων, παρόμοιο (και καλύτερο από) με το πάτημα του πλήκτρου Enter για να διαχωρίσετε τις παραγράφους.
• Διάστιχο: Αυτό το στοιχείο ορίζει την απόσταση μεταξύ των γραμμών σε μια παράγραφο. Οι παραδοσιακές τιμές είναι 1, 1½ και 2, οι οποίες προσθέτουν απόσταση ισοδύναμη με μία, μιάμιση ή δύο κενές γραμμές μεταξύ κάθε γραμμής της παραγράφου.

Συμβουλές μορφοποίησης κειμένου και παραγράφων

• Χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές serif για κυρίως κείμενο. χρησιμοποιήστε γραμματοσειρές sans serif για τίτλους και επικεφαλίδες.
• Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε μια γραμματοσειρά που ταιριάζει με το στυλ που θέλετε να εφαρμόσετε. Για παράδειγμα, επιλέξτε Futura Bold ως γραμματοσειρά τίτλου αντί να επιλέξετε Futura και στη συνέχεια να εφαρμόσετε το χαρακτηριστικό έντονου κειμένου. (Για ορισμένες γραμματοσειρές, τα Windows επιλέγουν αυτόματα τη σωστή γραμματοσειρά.)
• Αποφύγετε τη χρήση δεξιάς ή κεντρικής αιτιολόγησης για οτιδήποτε άλλο εκτός από τίτλους και επικεφαλίδες εγγράφων.
• Η πλήρης αιτιολόγηση είναι ιδανική για κείμενο γραμμένο σε πολλές στήλες σε μια σελίδα.
• Εάν χρησιμοποιείτε πλήρη αιτιολόγηση, εφαρμόστε παύλες σε μεγάλες λέξεις: Πατήστε Ctrl+(ενωτικό) για να εισαγάγετε μια απαλή παύλα στο κείμενο. Διαχωρίστε μεγάλες λέξεις που τυλίγονται στην επόμενη γραμμή μιας παραγράφου, καθιστώντας τη δεξιά πλευρά της παραγράφου ανομοιόμορφη ή προκαλώντας το Word να εισάγει πολύ χώρο για να ευθυγραμμιστεί το κείμενο.
• Μια κρεμαστή εσοχή ορίζεται όταν η εσοχή πρώτης γραμμής είναι μικρότερη από την αριστερή εσοχή της παραγράφου.
• Εάν κάνετε εσοχή στην πρώτη γραμμή μιας παραγράφου, μην εφαρμόσετε επιπλέον χώρο μετά την παράγραφο. Η εσοχή πρώτης γραμμής βοηθά στην αναγνωσιμότητα, γεγονός που καθιστά τον επιπλέον χώρο περιττό.
• Εάν δεν κάνετε εσοχή στην πρώτη γραμμή μιας παραγράφου, ορίστε οπωσδήποτε το χαρακτηριστικό Space After σε κάτι διαφορετικό από το μηδέν. Προσθέτετε συμπλήρωμα μεταξύ των παραγράφων για να κάνετε το κείμενο ευανάγνωστο.
• Το χαρακτηριστικό Space Before μπορεί να βοηθήσει στην απομάκρυνση των επικεφαλίδων των εγγράφων από οποιαδήποτε προηγούμενη παράγραφο κειμένου.
• Η αριστερή και η δεξιά εσοχή ορίζονται από τα περιθώρια της σελίδας και όχι από την άκρη του χαρτιού. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις εσοχές έτσι ώστε η παράγραφος να εκτείνεται στα περιθώρια της σελίδας, αν και σας προτείνω να επαναφέρετε τα περιθώρια της σελίδας.

Επιλογές διάταξης αντικειμένου Word 2016

Το γραμμικό σχέδιο, τα πλαίσια κειμένου, οι εικόνες και άλλα φανταχτερά στοιχεία εγγράφου χρησιμοποιούν επιλογές διάταξης για τον έλεγχο της θέσης τους στο κείμενο. Αυτές οι επιλογές ορίζονται όταν επιλέγετε το αντικείμενο (κάντε κλικ σε αυτό) και μετά κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές διάταξης, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:

Ακολουθούν οι επιλογές διάταξης και μια περιγραφή του τρόπου με τον οποίο επηρεάζουν ένα αντικείμενο:

• Σε ευθυγράμμιση με κείμενο: Η προεπιλεγμένη επιλογή αντιμετωπίζει το αντικείμενο σαν να ήταν απλώς ένας άλλος χαρακτήρας σε μια παράγραφο — αν και ένας δυνητικά μεγάλος χαρακτήρας.
• Τετράγωνο: Το αντικείμενο κάθεται μέσα σε ένα ορθογώνιο, ανεξάρτητα από το σχήμα του αντικειμένου. Το κείμενο ρέει γύρω από το ορθογώνιο, διατηρώντας ίση απόσταση από το αντικείμενο.
• Tight: Αυτή η ρύθμιση είναι παρόμοια με το τετράγωνο, αν και το κείμενο είναι πιο κοντά στο αντικείμενο και ταιριάζει με το σχήμα του.
• Through: Εάν το σχήμα του αντικειμένου το επιτρέπει, το κείμενο ρέει μέσω της εικόνας, ίσως γεμίζοντας έναν εσωτερικό χώρο ή χώρο μεταξύ ξεχωριστών πλευρών του ίδιου αντικειμένου.
• Πάνω και κάτω: Το αντικείμενο βρίσκεται σε ένα πλαίσιο με το επάνω και το κάτω μέρος να εκτείνονται στα περιθώρια της σελίδας.
• Πίσω από το κείμενο: Το αντικείμενο επιπλέει πίσω από το κείμενο, σαν να είναι μέρος της σελίδας.
• Στο μπροστινό μέρος του κειμένου: Το αντικείμενο επιπλέει μπροστά από το κείμενο, επισκιάζοντας το κείμενο εάν το αντικείμενο είναι αδιαφανές.

Σε όλες τις περιπτώσεις, το αντικείμενο μπορεί να προσαρτηθεί σε μια παράγραφο κειμένου ή να αφεθεί να παραμείνει σε μια σταθερή θέση στη σελίδα. Αυτές οι ρυθμίσεις εμφανίζονται στην εικόνα, στο κάτω μέρος του αναδυόμενου παραθύρου Επιλογές διάταξης.

• Μετακίνηση με κείμενο: Το εικονίδιο αγκύρωσης εμφανίζεται δίπλα σε μια παράγραφο του κειμένου. Το αντικείμενο παραμένει με αυτήν την παράγραφο στην ίδια σελίδα. Σύρετε την άγκυρα για να συσχετίσετε το αντικείμενο με διαφορετική παράγραφο.
• Διόρθωση θέσης στη σελίδα: Το αντικείμενο μπορεί να βρίσκεται σε οποιαδήποτε θέση της σελίδας. Η θέση του δεν επηρεάζεται από επεξεργασίες ή προσθήκες στο κείμενο.

Αυτές οι δύο επιλογές, Μετακίνηση με κείμενο και Διόρθωση θέσης στη σελίδα, είναι διαθέσιμες μόνο για ορισμένες από τις επιλογές διάταξης που περιγράφονται σε αυτήν την ιστοσελίδα.

Εγχειρίδιο Πεδία ημερομηνίας και ώρας στο Word 2016

Τα πεδία ημερομηνίας και ώρας στο Word 2016 είναι κάτι που μπορείτε εύκολα να κωδικοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο. Είναι πιο γρήγορο από τη χρήση εντολών στην Κορδέλα; Βάζεις στοίχημα! Ειδικά όταν γνωρίζετε τους κωδικούς που θέλετε και μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε το πεδίο.

Για να δημιουργήσετε ένα πεδίο με μη αυτόματο τρόπο, πατήστε Ctrl+F9. Το Word παρουσιάζει ένα κενό πεδίο: { }

Ανάμεσα στις αγκύλες, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα οποιοδήποτε πεδίο, εάν γνωρίζετε το όνομα του πεδίου. Για το πεδίο ημερομηνίας, το όνομα είναι ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ. Για το πεδίο ώρας, το όνομα είναι TIME. Χρησιμοποιήστε το πεδίο ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ εάν σκοπεύετε να συνδυάσετε τιμές ημερομηνίας και ώρας.

Το όνομα του πεδίου ακολουθείται από έναν ή περισσότερους προαιρετικούς διακόπτες. Ο πιο συνηθισμένος διακόπτης είναι το \@, ο οποίος ακολουθείται από μια συμβολοσειρά εικόνας ημερομηνίας/ώρας που περικλείεται σε διπλά εισαγωγικά. Οι χαρακτήρες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη συμβολοσειρά παρατίθενται στον παρακάτω πίνακα.

Κωδικοί πεδίων ημερομηνίας και ώρας του Word

Για παράδειγμα, για να εμφανίσετε την ημέρα της εβδομάδας ακολουθούμενη από την ώρα σε 24ωρη μορφή, δημιουργήστε το ακόλουθο πεδίο ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ:

{ DATE \@ "ddd HH" \* MERGEFORMAT }

Το κείμενο \* MERGEFORMAT διασφαλίζει ότι οποιαδήποτε μορφοποίηση εφαρμόζεται γύρω από το πεδίο εφαρμόζεται επίσης στο πεδίο.

Μη εκχωρημένοι συνδυασμοί κλειδιών στο Word 2016

Εάν εκχωρείτε εντολές σε συντομεύσεις πληκτρολογίου, δημιουργείτε τις δικές σας μακροεντολές ή απλά θέλετε καλύτερη πρόσβαση στις αγαπημένες σας εντολές, υπάρχουν μερικά καλά νέα: Θα βρείτε πολλές απλές συντομεύσεις πληκτρολογίου διαθέσιμες για λήψη. Μερικοί είναι εκπληκτικά απλοί συνδυασμοί.

Συνδυασμοί πλήκτρων Ctrl

Ctrl+. (περίοδος)

Ctrl+; (άνω τελεία)

Ctrl+7

Ctrl+8

Ctrl+9

Συνδυασμοί πλήκτρων Alt

Alt+/

Alt+. (περίοδος)

Alt+, (κόμμα)

Alt+; (άνω τελεία)

Alt+\

Alt+' (μονό εισαγωγικό)

Alt+[

Alt+]

Alt+` (τάφος προφοράς)

Alt+ n όπου n είναι τα αριθμητικά πλήκτρα 1 έως 9 και 0

Συνδυασμοί λειτουργίας-πλήκτρων

Alt+F2

Shift+Ctrl+F2

Shift+Alt+F3

Ctrl+Alt+F3

Shift+Ctrl+F4

Ctrl+Alt+F4

Shift+Alt+F5

Ctrl+Alt+F5

Ctrl+Alt+F6

Ctrl+F7

Shift+Alt+F8

Ctrl+Alt+F8

Ctrl+Alt+F9

Ctrl+Alt+F10

Shift+Alt+F11

Ctrl+Alt+F11

Alt+F12

Shift+Alt+F12

Ctrl+Alt+F12

Ctrl+Alt+Shift+Fn where n is any function key

References, Tips, and Suggestions for Using Word 2016

Here are some references to different parts of Word 2016. You’ll also find some tips and suggestions on how to use many of these features.

Document views in Word

You can change how a document appears in the Word document window. Here are your options:

Print Layout: This is the standard view; in this mode, you see all elements on a page, including text, graphics, headers, footers, and even the page margins if you adjust the zoom.

Web Layout: This view is good for creating web pages. It lacks page margins, just as a web page lacks various paper page elements. This mode isn’t good for writing documents that you plan to print.

Read Mode: You use this mode to read text. Writing new text and editing isn’t possible. This is perhaps Word’s least popular mode, which makes you wonder why its shortcut is on the status bar.

Draft: Word’s default view; Draft mode is good for writing text. When you need to format a page or add graphics, Word switches automatically to Print Layout view.

Outline: Though this view presents a document’s text, it’s really designed for organizing thoughts or topics or anything with a hierarchical structure.

• To switch modes, you click on the Read Mode, Print Layout, or Web Layout icons on the status bar. Otherwise, click the View tab and choose a mode from the Views group.
• If you’re simply writing text, use Draft view. In this mode, Word presents text with character and paragraph formatting, but without graphical or page-level formats visible.
• Documents open in Print Layout view or Web Layout view, depending on which one you used last.
• The keyboard shortcut to enter Print Layout view is Ctrl+Alt+P.
• The keyboard shortcut to enter Draft view is Ctrl+Alt+N. The N stands for normal because this was once Word’s default (or normal) view.
• The keyboard shortcut to enter Outline view is Ctrl+Alt+O.

Tab-stop types

The Tab key generates the tab character, which is inserted into the text along with other characters. The width of the tab character, and the behavior of text that’s typed after the tab, depends on which tab stop you select. You have several choices:

Left: This is the standard tab stop, which left-aligns text that’s typed after the tab character.

Right: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character.

Center: This tab stop centers text from left to right at the tab stop’s position.

Decimal: This tab stop right-aligns text that’s typed after the tab character. Once a period (decimal) is typed, text continues left-aligned on the line.

Bar: This tab stop inserts a vertical line in the text. It is purely for decorative purposes and doesn’t affect the tab character’s width or text alignment.

• Choose the tab-stop type from the Ruler: Click the gizmo on the far left end of the Ruler until the tab stop you want appears, and then click on the Ruler to set the tab stop.
• Tab stops are also set from within the Tabs dialog box.
• The Right, Center, and Decimal tab stops are best used in paragraphs that feature only a single line of text.
• Decimal tabs are ideal for aligning numeric values in a list or table.
• Word sets default tab stops on every line of text. These stops are positioned at half-inch intervals, unless another tab stop is set on the line.
• Document headers and footers feature default tab stops: a center tab stop in the middle of the paragraph and a right tab stop at the paragraph’s right indent.
• Avoid typing two tabs in a row. Instead, reset the tab stops so that only one tab character is needed.
• Remember that it’s the tab-stop type that affects the behavior of text that’s typed after you press the Tab key.

Section-break types

Section breaks help you include multiple page formats within a single document. The section break can affect page margins, page orientation, paper size, columns, page numbers, and the contents of headers and footers.

The section-break commands are found on the Layout tab, in the Page Setup group. Click the Breaks button to view the section-break types.

Next Page: Similar to a hard page break, this section break starts the new section at the top of a page.

Continuous: This section break works like a next-page section break for the paper size and orientation formatting commands. For page margins and columns, the Continuous section break allows you to change formats anywhere on a page.

Even Page: This section break works just like a next-page section break, but the new page starts on an even-numbered page.

Odd Page: This section break is identical to the even-page break, but the new page always starts on an odd-numbered page.

• To best set a section break, position the insertion pointer at the start of a paragraph and then apply the section break. That paragraph becomes the start of the new section.
• Section-break effects are shown in Print Layout mode. To view the section break itself, use the Show/Hide command: Click the Home tab and, in the Paragraph group, click the Show/Hide button.
• To remove a section break, use the Show/Hide command to display its hidden code in the document. Place the insertion pointer just before the section break and press the Delete key.
• Εάν χρησιμοποιείτε τις αλλαγές ενότητας Ζυγή σελίδα ή Μονή σελίδα, το Word μπορεί να εισαγάγει μια επιπλέον κενή σελίδα στο έγγραφο για να διασφαλίσει ότι η αλλαγή ενότητας ξεκινά σε ζυγή ή μονή σελίδα.
• Το Word καθορίζει εάν μια σελίδα είναι άρτια ή περιττή με βάση τον αριθμό της σελίδας. Εάν αλλάξετε την αρίθμηση σελίδων σε ένα έγγραφο, το Word χρησιμοποιεί τη νέα τιμή αρίθμησης και όχι τον αριθμό της φυσικής σελίδας της σελίδας.