Secrets of Access 2013 Σχεδιασμός βάσης δεδομένων

Ακολουθούν οι Πέντε Εντολές του σχεδιασμού της βάσης δεδομένων, είτε χρησιμοποιείτε Access 2013 είτε άλλο πρόγραμμα βάσης δεδομένων. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων διευκολύνει τη διατήρηση των δεδομένων σας.

• Αποθηκεύστε τις πληροφορίες εκεί που ανήκουν και όχι εκεί που εμφανίζονται. Το πού αποθηκεύετε πληροφορίες δεν έχει καμία σχέση με το πού εμφανίζονται. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, πληκτρολογείτε πληροφορίες όπου θέλετε να εμφανίζονται όταν εκτυπώνετε το υπολογιστικό φύλλο, αλλά οι βάσεις δεδομένων λειτουργούν διαφορετικά. Σε μια βάση δεδομένων, αποθηκεύετε πληροφορίες σε πίνακες με βάση τη δομή των πληροφοριών. Μια πληροφορία μπορεί να εμφανίζεται σε πολλές αναφορές, αλλά την αποθηκεύετε μόνο σε ένα πεδίο σε έναν πίνακα.

• Αποθηκεύστε τις πληροφορίες όπως πραγματικά υπάρχουν, όχι όπως θέλετε να εμφανίζονται σε μια συγκεκριμένη αναφορά. Αυτός ο κανόνας είναι απόρροια του πρώτου κανόνα. Εάν θέλετε οι τίτλοι των βιβλίων να εμφανίζονται με όλα τα κεφαλαία (κεφαλαία) γράμματα στις παραγγελίες αγοράς σας, η Access μπορεί να χρησιμοποιήσει τους τίτλους με κεφαλαία για εσάς. Αποθηκεύστε τους τίτλους των βιβλίων με σωστή χρήση κεφαλαίων, έτσι ώστε να μην σας κολλάει με όλα τα κεφαλαία σε κάθε αναφορά. Η Access έχει πολλές ενσωματωμένες λειτουργίες που μπορούν να προσαρμόσουν τον τρόπο μορφοποίησης του κειμένου, των αριθμών και των ημερομηνιών.

• Αποφύγετε τα σκουπίδια μέσα, τα σκουπίδια έξω (GIGO). Εάν δεν μπείτε στον κόπο να δημιουργήσετε ένα καλό, λογικό σχέδιο για τη βάση δεδομένων σας — και αν δεν προσέχετε να εισάγετε σωστά, καθαρά δεδομένα — η βάση δεδομένων σας θα καταλήξει γεμάτη σκουπίδια. Μια καλά σχεδιασμένη βάση δεδομένων είναι ευκολότερο να διατηρηθεί από μια κακοσχεδιασμένη, επειδή κάθε πληροφορία αποθηκεύεται μόνο μία φορά, σε ένα σαφώς ονομαζόμενο πεδίο σε έναν σαφώς ονομασμένο πίνακα, με τους κατάλληλους κανόνες επικύρωσης. Ναι, ακούγεται σαν πολλή δουλειά, αλλά ο καθαρισμός μιας βάσης δεδομένων με 10.000 εσφαλμένες εγγραφές είναι (συγγνώμη για την υποτίμηση) ακόμη περισσότερη δουλειά.

• Διαχωρίστε τα δεδομένα σας από τα προγράμματά σας. Εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων για κοινή χρήση ή διανομή σε άλλα άτομα, αποθηκεύστε όλους τους πίνακες σε μια βάση δεδομένων (το πίσω μέρος) και όλα τα άλλα αντικείμενα σε μια άλλη βάση δεδομένων (το μπροστινό μέρος). Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε αυτές τις δύο βάσεις δεδομένων για να λειτουργήσουν όλα. Ο διαχωρισμός των πινάκων από οτιδήποτε άλλο εξορθολογίζει ολόκληρο το ριχτάρι της ενημέρωσης ερωτημάτων, φορμών, αναφορών και άλλων στοιχείων αργότερα χωρίς να διαταραχθούν τα δεδομένα στους πίνακες.

• Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας νωρίς και συχνά. Εντάξει, αυτή η συμβουλή δεν αφορά το σχεδιασμό, αλλά είναι πολύ σημαντικό να παραλείψετε: Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας κάθε μέρα. Με τύχη, το γραφείο σας διαθέτει ήδη ένα σύστημα τακτικών (πιθανώς νυχτερινών) αντιγράφων ασφαλείας που περιλαμβάνει τη βάση δεδομένων σας. Εάν όχι, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας σε τακτά χρονικά διαστήματα και οπωσδήποτε δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές. Κρατήστε πολλά αντίγραφα ασφαλείας, όχι μόνο το πιο πρόσφατο, σε περίπτωση που χρειαστεί λίγος χρόνος για να ανακαλύψετε ένα πρόβλημα.