Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) έκδοση 2.0 είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook 2003 στις εκδόσεις Office Professional και Small Business. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο εάν καταλαβαίνετε πώς να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας και να ξεπεράσετε τους δύο βασικούς περιορισμούς του:

• Οι παλαιότερες εκδόσεις του BCM λειτουργούν ως αυτόνομες μονάδες που δεν επιτρέπουν την κοινή χρήση μεταξύ πολλών χρηστών. Η αναβάθμιση της BCM στην έκδοση 2.0 επιτρέπει την κοινή χρήση βάσης δεδομένων μεταξύ πολλών χρηστών. Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση, συνδεθείτε στο διαδίκτυο, επιλέξτε Βοήθεια στη γραμμή εργαλείων του Outlook, επιλέξτε Έλεγχος για ενημερώσεις και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες για να αναβαθμίσετε το σύστημά σας.

• Για να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητες κοινής χρήσης της BCM, το πρόγραμμα Outlook πρέπει να είναι εγκατεστημένο σε υπολογιστή με Windows XP Professional. Το BCM δεν μοιράζεται στα Windows XP Home Edition.

• Η Λίστα ειδών προϊόντων και υπηρεσιών έχει σταθερή μορφή με μόνο τρία διαθέσιμα πεδία για εισαγωγή δεδομένων από το σύστημα πωλήσεων και το λογιστικό σας σύστημα. Πρέπει να προσαρμόσετε τα πεδία από το σύστημα της επιχείρησής σας ώστε να χωρούν στα τρία πεδία εισαγωγής: Όνομα είδους, Περιγραφή και Τιμή μονάδας, γεγονός που περιορίζει τον τρόπο προσφοράς υπηρεσιών και προϊόντων. Η αναφορά του ίδιου προϊόντος ως μίας μονάδας, ενός κουτιού ή ενός δοχείου σημαίνει ότι πρέπει να ανοίξετε ένα είδος γραμμής ανά συσκευασία. Δεν μπορείτε να εισαγάγετε τις τρέχουσες ποσότητες αποθέματός σας επειδή η BCM δεν εισάγει πεδία ποσότητας.

• Για να έχετε το ίδιο αντικείμενο στη διαφορετική συσκευασία στην ίδια γραμμή, πρέπει να ορίσετε τη σημασία της μοναδιαίας ποσότητας σας, είτε πρόκειται για 1 μπουκάλι σαμπουάν είτε για κουτί που περιέχει 12 μπουκάλια σαμπουάν. Η προσαρμογή του ονόματος, της περιγραφής και της τιμής μονάδας για μια υπηρεσία, ένα έργο ή ένα προϊόν είναι η πρόκληση της χρήσης της BCM σε οποιαδήποτε επιχείρηση.

Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι η Daisy εργάζεται σε μια εταιρεία συντήρησης υπολογιστών και λογισμικού και λαμβάνει ένα αίτημα για προσφορά για εγκατάσταση και κοινή χρήση του νέου BCM 2.0 σε πέντε σταθμούς εργασίας. Γράφει μια λεπτομερή πρόταση, συμπεριλαμβανομένων ελάχιστων απαιτήσεων όπως ένα Windows XP Professional στο σταθμό εργασίας που θα μοιράζεται τη βάση δεδομένων και υπολογίζει τον αριθμό των ωρών για την υπηρεσία της. Δημιουργεί ένα νέο στοιχείο για την καταγραφή αυτής της πρότασης:

Προσφορά υπηρεσιών για λογισμικό εγκατάστασης

Όνομα Στοιχείου: Εγκατάσταση λογισμικού

Περιγραφή: BCM 2.0 κοινόχρηστο σε 5 σταθμούς εργασίας

Ποσότητα: 1 υπηρεσία

Τιμή : 120,00

Η Daisy χρησιμοποιεί το πεδίο Όνομα στοιχείου για να καθορίσει την υπηρεσία και το πεδίο Περιγραφή για να παραθέσει τι απαιτείται. Συνδέει επίσης την πρόταση ως αρχείο στα Στοιχεία Ιστορικού Ευκαιριών. Προσαρμόζοντας την υπηρεσία της στη Λίστα ειδών προϊόντων και υπηρεσιών, μπορείτε να εφαρμόσετε την ιδέα της Daisy σε οποιονδήποτε τύπο επιχείρησης.

Επιπλέον, πείτε ότι ο Mark εργάζεται σε ένα νομικό γραφείο και ένας νέος πελάτης ζητά μια προσφορά για τη διαχείριση των νομικών υποθέσεων της εταιρείας. Γράφει μια πρόταση εξηγώντας τι καλύπτουν οι υπηρεσίες του γραφείου του και τη στέλνει ως $250 την ώρα, υπολογίζοντας δέκα ώρες ανά μήνα υπηρεσίας. Υπολογίζει την πρόταση σε 120 ώρες το χρόνο και τη θέτει ως εξής:

Προσφορά υπηρεσιών για τις νομικές υπηρεσίες της Mark

Όνομα αντικειμένου: Νομική υποστήριξη

Περιγραφή: Σύμβαση νομικής υποστήριξης επιχειρήσεων 10 ώρες/μήνα

Ποσότητα: 120

Σύνολο: 30.000 $

Ομοίως, μια κοσμετολογική κλινική μπορεί να δημιουργήσει μια λίστα προϊόντων και προϊόντων για εφαρμογές περιποίησης δέρματος Botox και υπηρεσίες περιποίησης δέρματος με λέιζερ με τον ίδιο τρόπο όπως ένα νομικό γραφείο ή μια υπηρεσία υπολογιστή.

Είτε βρίσκεστε σε κατάστημα είτε σε μικρή βιομηχανία, μπορείτε να προσαρμόσετε τη λίστα προϊόντων σας ώστε να ταιριάζει στα διαθέσιμα πεδία της BCM χρησιμοποιώντας τα προηγούμενα παραδείγματα.