Office 2007: Κοινή χρήση δεδομένων με το Πρόχειρο του Office

Η αποκοπή, η αντιγραφή και η επικόλληση δεδομένων μπορεί να είναι χρήσιμη στο ίδιο αρχείο, αλλά το Office 2007 σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα αποκοπής, αντιγραφής και επικόλλησης δεδομένων μεταξύ διαφορετικών προγραμμάτων, όπως η αντιγραφή ενός γραφήματος από το Excel και η επικόλλησή του σε μια παρουσίαση PowerPoint.

Χρησιμοποιώντας το Πρόχειρο του Office

Όταν κόβετε ή αντιγράφετε δεδομένα, τα Windows τα αποθηκεύουν σε ένα ειδικό τμήμα της μνήμης που ονομάζεται Πρόχειρο. Αυτό το Πρόχειρο των Windows μπορεί να κρατήσει μόνο ένα στοιχείο κάθε φορά, επομένως το Office 2007 διαθέτει το δικό του Πρόχειρο που ονομάζεται Πρόχειρο του Office, το οποίο μπορεί να αποθηκεύσει έως και 24 στοιχεία.

Ενώ το Πρόχειρο των Windows λειτουργεί με οποιοδήποτε πρόγραμμα των Windows (όπως το Microsoft Paint ή το WordPerfect), το Πρόχειρο του Office λειτουργεί μόνο με προγράμματα του Office 2007 (όπως Word, Excel, PowerPoint, Access και Outlook). Για να αποθηκεύσετε δεδομένα στο Πρόχειρο του Office, πρέπει απλώς να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποκοπή ή Αντιγραφή και το Office 2007 αποθηκεύει αυτόματα τα δεδομένα σας στο Πρόχειρο του Office.

Τα δύο μεγάλα πλεονεκτήματα του Πρόχειρου του Office είναι

• Μπορείτε να αποθηκεύσετε έως και 24 αντικείμενα.

• Το Πρόχειρο των Windows μπορεί να αποθηκεύσει μόνο ένα στοιχείο.

• Μπορείτε να επιλέξετε αυτό που θέλετε να επικολλήσετε από το Πρόχειρο.

• Το Πρόχειρο των Windows σάς επιτρέπει να επικολλήσετε μόνο το τελευταίο στοιχείο που κόπηκε ή αντιγράφηκε.

Προβολή και επικόλληση στοιχείων από το Πρόχειρο του Office

Αφού χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποκοπή ή Αντιγραφή τουλάχιστον μία φορά, τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στο Πρόχειρο του Office. Στη συνέχεια, μπορείτε να προβάλετε το Πρόχειρο του Office και να επιλέξετε ποια δεδομένα θέλετε να επικολλήσετε από το Πρόχειρο στο αρχείο σας.

Για να προβάλετε το Πρόχειρο του Office και να επικολλήσετε στοιχεία από αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μετακινήστε τον κέρσορα στο σημείο όπου θέλετε να επικολλήσετε ένα στοιχείο από το Πρόχειρο του Office.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του Office Clipboard.

Εμφανίζεται το παράθυρο του Προχείρου του Office. Το Πρόχειρο του Office εμφανίζει επίσης ένα εικονίδιο που σας δείχνει το πρόγραμμα από το οποίο προέρχονται τα δεδομένα, όπως το Word ή το PowerPoint.

3. Κάντε κλικ στο στοιχείο που θέλετε να επικολλήσετε.

Το Office 2007 επικολλά το επιλεγμένο στοιχείο στο αρχείο όπου μετακινήσατε τον κέρσορα στο Βήμα 1.

4. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Κλείσιμο του παραθύρου του Πρόχειρου του Office για να μην το βλέπουν.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Επικόλληση όλων, μπορείτε να επικολλήσετε κάθε στοιχείο στο Πρόχειρο του Office στο αρχείο σας.

Διαγραφή στοιχείων από το Πρόχειρο του Office

Μπορείτε να προσθέσετε έως και 24 στοιχεία στο Πρόχειρο του Office. Τη στιγμή που προσθέτετε ένα 25ο στοιχείο, το Office 2007 διαγράφει το παλαιότερο στοιχείο από το Πρόχειρο του Office για να δημιουργήσει χώρο για το νέο στοιχείο που αποκόπηκε ή αντιγράφηκε.

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο στοιχεία από το Πρόχειρο του Office, ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του Office Clipboard.

Εμφανίζεται το Πρόχειρο του Office.

2. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα στοιχείο στο Πρόχειρο του Office.

Ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω εμφανίζεται στα δεξιά. Εμφανίζεται ένα αναδυόμενο μενού.

3. Κάντε κλικ στο Delete.

Το Office 2007 διαγράφει το επιλεγμένο στοιχείο.

4. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Κλείσιμο για να μην φαίνεται το Πρόχειρο του Office.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων, μπορείτε να διαγράψετε κάθε στοιχείο που είναι αποθηκευμένο αυτήν τη στιγμή στο Πρόχειρο του Office.

Βεβαιωθείτε ότι θέλετε πραγματικά να διαγράψετε ένα στοιχείο από το Πρόχειρο του Office, επειδή αφού το διαγράψετε, δεν μπορείτε να το ανακτήσετε (όπως και το Fido).