Microsoft Project 2010 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Το Project 2010, η πιο πρόσφατη ενσάρκωση του δημοφιλούς λογισμικού διαχείρισης έργων της Microsoft, προσφέρει έναν τεράστιο πλούτο λειτουργιών. Το Microsoft Project 2010, ωστόσο, πιθανότατα δεν μοιάζει με οποιοδήποτε άλλο λογισμικό που έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ, επομένως η κατάκτησή του μπορεί να φαίνεται τρομακτική διαδικασία. Αυτό το φύλλο εξαπάτησης σάς παρέχει συμβουλές και κόλπα για να κάνετε αυτό που κάνετε κάθε μέρα ως διαχειριστής έργου.

Τρόπος χρήσης του Microsoft Project 2010 για την επίλυση διενέξεων πόρων

Όταν ένας πόρος υπερκατανεμηθεί, χρησιμοποιήστε το Microsoft Project 2010 για να βεβαιωθείτε ότι το έργο σας παραμένει σε καλό δρόμο. Με το Microsoft Project 2010, μπορείτε να επιλύσετε διενέξεις πόρων τροποποιώντας αναθέσεις, αλλάζοντας τον προγραμματισμό και πολλά άλλα. Εξετάστε τις ακόλουθες τακτικές για την επίλυση διενέξεων πόρων:

• Αναθεωρήστε τη διαθεσιμότητα του πόρου στο έργο. Για παράδειγμα, αλλάξτε τη διαθεσιμότητα του ατόμου από 50 τοις εκατό σε 100 τοις εκατό.

• Τροποποιήστε τις αναθέσεις για να αφαιρέσετε τον πόρο από ορισμένες εργασίες κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου της σύγκρουσης. Η νέα προβολή Team Planner είναι εξαιρετική για αυτόν τον σκοπό.

• Μετακινήστε μια εργασία στην οποία έχει εκχωρηθεί ο πόρος σε μεταγενέστερη ημερομηνία χρησιμοποιώντας το εργαλείο Μετακίνηση εργασίας ή τροποποιήστε τις σχέσεις εξάρτησης της εργασίας.

• Προσθέστε έναν δεύτερο πόρο σε μια εργασία για την οποία ο υπερκατανεμημένος πόρος είναι απασχολημένος. Αλλάξτε την εργασία σε αυτόματο προγραμματισμό και με βάση την προσπάθεια, εάν χρειάζεται, για να επιτρέψετε την ολοκλήρωση της εργασίας νωρίτερα και να ελευθερώσετε τον πόρο νωρίτερα.

• Αντικαταστήστε τον πόρο με έναν άλλο σε ορισμένες εργασίες. Δοκιμάστε τον Οδηγό αντικατάστασης πόρων για βοήθεια με αυτό, εάν χρησιμοποιείτε το Project Server.

• Επιλέξτε μια εργασία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επιθεώρηση στην ομάδα Εργασίες της καρτέλας Εργασία. Παρέχονται οι παράγοντες που καθορίζουν το χρονοδιάγραμμα της επιλεγμένης εργασίας, ώστε να μπορείτε να κάνετε τα βήματα που απαιτούνται για την αντιμετώπισή τους: για παράδειγμα, εάν μια εξάρτηση εργασίας οδηγεί στο χρονοδιάγραμμα και μπορείτε να τροποποιήσετε αυτήν την εξάρτηση, μπορεί να λύσει το πρόβλημά σας.

• Κάντε αλλαγές στο ημερολόγιο της βάσης πόρων για να επιτρέψετε στον πόρο να λειτουργεί περισσότερο χρόνο σε μια εβδομάδα.

Δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα έργου με το Microsoft Project 2010

Η δημιουργία ενός χρονοδιαγράμματος έργου είναι εύκολη με το Microsoft Project 2010. Ακολουθούν μερικά χρήσιμα βήματα που θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα Microsoft Project. Αφού ολοκληρώσετε τη λίστα, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε το έργο και να παρακολουθήσετε τυχόν πρόοδο σε αυτό. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναφέρετε την πρόοδο στη διαχείριση χρησιμοποιώντας αναφορές Microsoft Project, απλώς εκτυπώνοντας το πρόγραμμά σας ή κοινοποιώντας το στο Web.

• Εισαγάγετε πληροφορίες έργου (όπως η ημερομηνία έναρξης).

• Ρυθμίστε το ημερολόγιο εργασίας σας.

• Δημιουργήστε εργασίες, επιλέγοντας τη μέθοδο προγραμματισμού και τις ρυθμίσεις τύπου εργασίας και εισάγοντας πληροφορίες σχετικά με τις διάρκειες.

• Δημιουργήστε ορόσημα (εργασίες με μηδενική διάρκεια) στο έργο σας.

• Οργανώστε τις εργασίες σας σε φάσεις, χρησιμοποιώντας τη δομή περιγράμματος του Project.

• Δημιουργήστε εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών, προσθέτοντας περιορισμούς εάν χρειάζεται.

• Δημιουργήστε πόρους, εκχωρώντας πληροφορίες κόστους/τιμής και ημερολογίου πόρων.

• Εκχωρήστε πόρους σε εργασίες.

• Επίλυση διενέξεων πόρων.

• Ελέγξτε τη συνολική διάρκεια και το κόστος του έργου, κάνοντας προσαρμογές εάν είναι απαραίτητο.

• Ορίστε μια γραμμή βάσης.

Χρήσιμοι ιστότοποι για να βελτιώσετε την εμπειρία διαχείρισης έργων

Είτε θεωρείτε τη διαχείριση έργου τέχνη ή δεξιότητα, το Microsoft Project 2010 σάς βοηθά να το κάνετε καλύτερα. Βελτιώστε την τεχνογνωσία σας στο Microsoft Project επισκεπτόμενοι τοποθεσίες Web που προσφέρουν πρότυπα και πρόσθετα τρίτων για το Microsoft Project και άλλες πληροφορίες διαχείρισης έργου:

• Γκαλερί προτύπων της Microsoft

• Επισκόπηση λύσης διαχείρισης έργου Microsoft Enterprise

• Ινστιτούτο Διαχείρησης Μελετών

• ProjectManagement.com

• American Society for the Advancement of Project Management

• allPM, Διεθνές Ινστιτούτο Μάθησης, Ιστοσελίδα του Υπεύθυνου Έργου

• Διεθνής Ένωση Διαχείρισης Έργων

Πλήκτρα συντόμευσης του Microsoft Project 2010

Το Microsoft Project 2010 μεγιστοποιεί την αποτελεσματικότητα καθώς διαχειρίζεστε έργα — αλλά οι συντομεύσεις του Project 2010 σας εξοικονομούν χρόνο στο πληκτρολόγιο: Ακολουθούν ορισμένα πλήκτρα συντόμευσης που θα χρησιμοποιείτε συνεχώς κατά τη δημιουργία και την εργασία με ένα σχέδιο έργου.

Τεχνικές εξοικονόμησης χρόνου διαχείρισης έργου

Η διαχείριση έργου έχει να κάνει με την εξοικονόμηση χρόνου. Ωστόσο, ακόμη και με εργαλεία διαχείρισης όπως το Microsoft Project 2010, το έργο σας μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από όσο περιμένατε. Σε αυτήν την περίπτωση, δοκιμάστε τις ακόλουθες μεθόδους για να σφίξετε το χρονισμό:

• Αυξήστε τον αριθμό των αυτόματα προγραμματισμένων εργασιών στο σχέδιο του έργου σας, ώστε το Project να μπορεί να τις επαναπρογραμματίσει αυτόματα.

• Τροποποιήστε τις εξαρτήσεις, ώστε οι εργασίες να ξεκινούν νωρίτερα, εάν είναι δυνατόν.

• Δημιουργήστε επικαλυπτόμενες εξαρτήσεις όταν χρειάζεται.

• Μειώστε την ποσότητα της χαλαρότητας (αλλά ποτέ μην τα ξεφορτωθείτε όλα!) σε μεμονωμένες εργασίες.

• Προσθέστε πόρους σε αυτόματα προγραμματισμένες εργασίες που βασίζονται στην προσπάθεια για να τις ολοκληρώσετε νωρίτερα.

• Σκεφτείτε εάν το έργο σας μπορεί να κάνει χωρίς συγκεκριμένες εργασίες (για παράδειγμα, μια δεύτερη φάση δοκιμής QA ή μια αναθεώρηση διαχείρισης ενός σχεδιασμού πακέτου).

• Αναθέστε σε τρίτους μια φάση του έργου σας, όταν το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας δεν μπορεί να το ολοκληρώσει επειδή είναι απασχολημένο με άλλες εργασίες.