Microsoft Outlook Email: Βασικές τεχνικές παράδοσης

Το email είναι η πιο δημοφιλής δυνατότητα του Microsoft Outlook. Μερικοί άνθρωποι δεν γνωρίζουν ότι το Outlook μπορεί να κάνει οτιδήποτε άλλο εκτός από την ανταλλαγή μηνυμάτων email. Είναι καλό που το Outlook διευκολύνει την ανάγνωση του email σας, αν και είναι κρίμα που τόσοι πολλοί άνθρωποι σταματούν εκεί.

Πώς να διαβάσετε το email του Microsoft Outlook

Όταν ξεκινάτε το Microsoft Outlook, συνήθως βλέπετε μια οθόνη με τρεις στήλες. Η πιο αριστερή στήλη είναι το παράθυρο Folder, το οποίο σας επιτρέπει να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών λειτουργικών μονάδων στο Outlook για να εκτελέσετε διαφορετικές εργασίες. Η δεύτερη στήλη από τα αριστερά είναι η λίστα των μηνυμάτων σας. η δεξιά στήλη (που ονομάζεται παράθυρο ανάγνωσης) περιέχει το κείμενο ενός από αυτά τα μηνύματα. Εάν το μήνυμα είναι αρκετά σύντομο, μπορείτε να δείτε ολόκληρο το κείμενό του στο παράθυρο Ανάγνωση, όπως φαίνεται εδώ. Εάν το μήνυμα είναι μεγαλύτερο, θα πρέπει να το ανοίξετε ή να κάνετε κύλιση προς τα κάτω στο παράθυρο "Ανάγνωση", για να δείτε ολόκληρο το θέμα.

Λήφθηκε μήνυμα στα Εισερχόμενα.

Για να δείτε ολόκληρο το μήνυμα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο κουμπί Mail στη γραμμή πλοήγησης για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στη μονάδα Mail. Δεν χρειάζεστε αυτό το βήμα εάν μπορείτε ήδη να δείτε τα μηνύματά σας.

Κάντε διπλό κλικ στον τίτλο ενός μηνύματος. Τώρα μπορείτε να δείτε ολόκληρο το μήνυμα στο δικό του παράθυρο.

Πατήστε Esc για να κλείσετε το μήνυμα. Το παράθυρο μηνύματος κλείνει. (Σημειώστε ότι το κλείσιμο ενός μηνύματος δεν το διαγράφει.)

Ένας γρήγορος τρόπος για να παρακάμψετε τα μηνύματα στα Εισερχόμενά σας είναι να κάνετε κλικ σε ένα μήνυμα και, στη συνέχεια, να πατήσετε το πλήκτρο ↑ ή ↓. Μπορείτε να μετακινηθείτε στη λίστα μηνυμάτων σας καθώς διαβάζετε το κείμενο των μηνυμάτων σας στο παράθυρο Ανάγνωση.

Εάν αισθάνεστε συγκλονισμένοι από τον αριθμό των μηνυμάτων email που λαμβάνετε κάθε μέρα, δεν είστε μόνοι. Δισεκατομμύρια και δισεκατομμύρια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πετούν γύρω από το Διαδίκτυο κάθε μέρα και πολλοί άνθρωποι αισθάνονται θαμμένοι στα μηνύματα.

Πώς να απαντήσετε στο email του Outlook

Κάθε φορά που διαβάζετε ένα μήνυμα email στο Outlook, τα κουμπιά με την ένδειξη Απάντηση και Απάντηση σε όλα εμφανίζονται κάπου κοντά στο επάνω μέρος της οθόνης. Αυτό είναι μια υπόδειξη.

Για να απαντήσετε σε ένα μήνυμα που διαβάζετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας, επιλέξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

Κάντε κλικ στο κουμπί Απάντηση στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας.

Πληκτρολογήστε την απάντησή σας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Εάν διαβάζετε ένα μήνυμα που αποστέλλεται σε πολλά άτομα εκτός από εσάς, έχετε την επιλογή να στείλετε μια απάντηση σε όλους τους εμπλεκόμενους κάνοντας κλικ στο κουμπί Απάντηση σε όλους.

Μερικοί άνθρωποι παρασύρονται με το κουμπί Απάντηση σε όλους και ζουν για να το μετανιώσουν. Εάν λάβετε ένα μήνυμα που απευθύνεται σε πολλά άλλα άτομα και κάνετε κλικ στο κουμπί Απάντηση σε όλους για να ανταποκριθείτε σε μια απροσδόκητη απάντηση, θα μπορούσατε να προσβάλετε αμέσως δεκάδες πελάτες, αφεντικά ή άλλους μεγάλους. Χρησιμοποιήστε την Απάντηση σε όλους όταν τη χρειάζεστε, αλλά βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πραγματικά ποιος λαμβάνει το μήνυμά σας προτού κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, από προεπιλογή, το Outlook περιλαμβάνει το κείμενο του μηνύματος που σας εστάλη. Μερικοί άνθρωποι επιθυμούν να περιλαμβάνουν πρωτότυπο κείμενο στις απαντήσεις τους, αλλά σε κάποιους όχι. Στο Κεφάλαιο 5, σας δείχνω πώς να αλλάξετε αυτό που περιλαμβάνει αυτόματα το Outlook στις απαντήσεις.

Πώς να δημιουργήσετε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook

Στην πιο εύκολη περίπτωση, η διαδικασία δημιουργίας ενός νέου μηνύματος email στο Outlook είναι γελοία απλή. Ακόμα και ένα παιδί μπορεί να το κάνει. Αλλά αν δεν μπορείτε να κάνετε ένα παιδί να δημιουργήσει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς, μπορείτε να το κάνετε μόνοι σας.

Εάν δείτε ένα κουμπί με την ένδειξη Νέο email στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης, απλώς κάντε κλικ σε αυτό, συμπληρώστε τη φόρμα και κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Πώς είναι αυτό για απλό; Εάν δεν βλέπετε το κουμπί Νέο email, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

Στη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο email στην καρτέλα Αρχική σελίδα της Κορδέλας. Ανοίγει η φόρμα Νέου μηνύματος.

Για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας, κάντε κλικ στην επιλογή Αλληλογραφία στη γραμμή πλοήγησης στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης του Outlook.

Συμπληρώστε τη φόρμα Νέου μηνύματος. Τοποθετήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πλαίσιο Προς, πληκτρολογήστε ένα θέμα στο πλαίσιο Θέμα και πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο κύριου μηνύματος.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Το μήνυμά σας είναι καθ' οδόν!

Εάν θέλετε να στείλετε ένα απλό μήνυμα email, αυτά τα βήματα είναι το μόνο που έχετε να κάνετε. Εάν προτιμάτε να στείλετε ένα πιο εντυπωσιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook παρέχει τις καμπάνες και τις σφυρίχτρες — μερικά από τα οποία είναι πραγματικά χρήσιμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα Υψηλής Προτεραιότητας για να εντυπωσιάσετε μερικές μεγάλες λήψεις ή να στείλετε ένα Εμπιστευτικό μήνυμα για ένα θέμα σιωπής.