Microsoft Office Project 2007 For LuckyTemplates Cheat Sheet

Το Microsoft Office Project 2007 σάς βοηθά να διατηρείτε τα έργα σας σε καλό δρόμο, να διαχειρίζεστε τους πόρους σας και να δημοσιεύετε την πρόοδό σας στο διαδίκτυο. Με το Project 2007, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου, να διαχειριστείτε τους ανθρώπινους πόρους σας και να περιορίσετε το χρονοδιάγραμμα ενός έργου όταν τα πράγματα αρχίζουν να ξεφεύγουν. Όπως συμβαίνει με κάθε πρόγραμμα, τα πλήκτρα συντόμευσης και οι χρήσιμες τοποθεσίες Web μπορούν να κάνουν τη ζωή πιο εύκολη.

Τρόπος επίλυσης διενέξεων ανθρώπινου δυναμικού με το Microsoft Office Project 2007

Όταν ένα μέλος της ομάδας έργου έχει εκχωρηθεί υπερβολικά στο έργο σας Microsoft Office Project 2007, μπορείτε να κάνετε βήματα για να διορθώσετε το πρόβλημα χρησιμοποιώντας τις ακόλουθες προτάσεις. Λάβετε υπόψη ότι οι συνθήκες του έργου σας καθορίζουν εάν μια συγκεκριμένη λύση είναι εφαρμόσιμη. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε πόρους μόνο εάν το επιτρέπει ο προϋπολογισμός σας και μπορείτε να αυξήσετε τη διαθεσιμότητα ενός ατόμου στο έργο μόνο ελέγχοντας με αυτό το άτομο — και το αφεντικό του — για να βεβαιωθείτε ότι είναι εντάξει.

Δοκιμάστε αυτές τις συμβουλές για να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας:

• Αναθεωρήστε τη διαθεσιμότητα του πόρου στο έργο. Για παράδειγμα, αλλάξτε τη διαθεσιμότητα του ατόμου από 50 τοις εκατό σε 100 τοις εκατό.

• Τροποποιήστε τις αναθέσεις για να αφαιρέσετε το μέλος της ομάδας από ορισμένες εργασίες κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου της σύγκρουσης.

• Μετακινήστε μια εργασία στην οποία έχει ανατεθεί το υπερφορτωμένο άτομο σε μεταγενέστερη ημερομηνία ή τροποποιήστε τις σχέσεις εξάρτησης της εργασίας.

• Προσθέστε ένα δεύτερο άτομο σε μια εργασία που προκαλεί υπερκράτηση του πόρου. Αυτό επιτρέπει την ολοκλήρωση της εργασίας νωρίτερα και ελευθερώνει το κύριο άτομο νωρίτερα.

• Αντικαταστήστε το άτομο που έχει υπερκατανεμηθεί με ένα άλλο σε ορισμένες εργασίες. Δοκιμάστε τον Οδηγό αντικατάστασης πόρων για βοήθεια με αυτό.

• Κάντε αλλαγές στο ημερολόγιο της βάσης πόρων για να επιτρέψετε στον πόρο να λειτουργεί περισσότερο χρόνο σε μια εβδομάδα.

Πώς να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έργου στο Microsoft Office Project 2007

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό έργου στο Microsoft Office Project 2007 για να σας καθοδηγήσει στη δημιουργία ενός έργου. Ωστόσο, εάν προτιμάτε να κάνετε πράγματα μόνοι σας, ακολουθήστε αυτήν τη εύχρηστη λίστα ελέγχου για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα Έργου:

• Εισαγάγετε πληροφορίες έργου (όπως η ημερομηνία έναρξης).

• Ρυθμίστε το ημερολόγιο εργασίας σας.

• Δημιουργήστε εργασίες, εισάγοντας πληροφορίες σχετικά με τις διάρκειες.

• Δημιουργήστε ορόσημα (εργασίες μηδενικής διάρκειας) στο έργο σας.

• Οργανώστε τις εργασίες σας σε φάσεις, χρησιμοποιώντας τη δομή περιγράμματος του Project.

• Δημιουργήστε εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών, προσθέτοντας περιορισμούς εάν χρειάζεται.

• Δημιουργήστε πόρους, εκχωρώντας πληροφορίες κόστους/τιμής και ημερολογίου πόρων.

• Εκχωρήστε πόρους σε εργασίες.

• Επίλυση διενέξεων πόρων.

• Ελέγξτε τη συνολική διάρκεια και το κόστος του έργου, κάνοντας προσαρμογές εάν είναι απαραίτητο.

• Ορίστε μια γραμμή βάσης.

Αφού ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε το έργο, να παρακολουθήσετε την πρόοδό του και να αναφέρετε αυτήν την πρόοδο στη διαχείριση χρησιμοποιώντας τις Αναφορές Έργου ή απλώς εκτυπώνοντας το πρόγραμμά σας ή κοινοποιώντας το στον Ιστό.

Χρήσιμοι ιστότοποι για εργασία με το Microsoft Office Project 2007

Καθώς διαχειρίζεστε έργα με το Microsoft Office Project 2007, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιείτε μια χρήσιμη τοποθεσία Web. Η ακόλουθη λίστα περιέχει συνδέσμους προς ορισμένους χρήσιμους ιστότοπους προσανατολισμένους στη διαχείριση έργων, καθώς και σε μερικούς ιστότοπους όπου μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πρότυπα έργου ή πρόσθετα τρίτων για το Project:

• Γκαλερί προτύπων της Microsoft

• Microsoft Enterprise Project Management Solutions

• allPM, Διεθνές Ινστιτούτο Μάθησης, Ιστοσελίδα του Υπεύθυνου Έργου

• American Society for the Advancement of Project Management

• Διεθνής Ένωση Διαχείρισης Έργων

• Ινστιτούτο Διαχείρησης Μελετών

• ProjectManagement.com

Πώς να συντομεύσετε το χρόνο έργου με το Microsoft Office Project 2007

Υπολογίζετε τη διάρκεια ενός έργου όσο καλύτερα μπορείτε, αλλά εάν το έργο του Microsoft Office Project 2007 διαρκεί περισσότερο από αυτό που περιμένατε, δοκιμάστε τις ακόλουθες μεθόδους για να περιορίσετε το χρονοδιάγραμμα:

• Τροποποιήστε τις εξαρτήσεις, ώστε οι εργασίες να ξεκινούν νωρίτερα, εάν είναι δυνατόν.

• Δημιουργήστε επικαλυπτόμενες εξαρτήσεις όπου χρειάζεται.

• Μειώστε την ποσότητα της χαλαρότητας (αλλά ποτέ μην τα ξεφορτωθείτε όλα!) σε μεμονωμένες εργασίες.

• Προσθέστε πόρους σε εργασίες που βασίζονται στην προσπάθεια για να τις ολοκληρώσετε νωρίτερα.

• Σκεφτείτε εάν το έργο σας μπορεί να κάνει χωρίς συγκεκριμένες εργασίες (για παράδειγμα, μια δεύτερη φάση δοκιμής Q&A ή μια αναθεώρηση διαχείρισης ενός σχεδίου πακέτου).

• Αναθέστε σε τρίτους μια φάση του έργου σας, όταν το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας δεν μπορεί να το ολοκληρώσει επειδή είναι απασχολημένο με άλλες εργασίες.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου Microsoft Office Project 2007

Όπως κάθε καλό λογισμικό, το Microsoft Office Project 2007 προσφέρει συντομεύσεις πληκτρολογίου για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τα έργα σας με λιγότερα πλήκτρα. Οι συντομεύσεις που θα χρησιμοποιείτε συνεχώς κατά τη δημιουργία και την εργασία με ένα σχέδιο έργου περιλαμβάνουν αυτές στον παρακάτω πίνακα: