Excel 2013s Formula-Auditing Tools

Το Excel 2013 προσφέρει μερικά πολύ αποτελεσματικά εργαλεία ελέγχου τύπων για τον εντοπισμό ενός κελιού που προκαλεί προβλήματα σφάλματος, ανιχνεύοντας τις σχέσεις μεταξύ των τύπων στα κελιά του φύλλου εργασίας σας. Ανιχνεύοντας τις σχέσεις, μπορείτε να δοκιμάσετε τύπους για να δείτε ποια κελιά, που ονομάζονται άμεσες προηγούμενες στην ορολογία υπολογιστικών φύλλων, τροφοδοτούν απευθείας τους τύπους και ποια κελιά, που ονομάζονται εξαρτημένα (φυσικά, μη εκπεστέα), εξαρτώνται από τα αποτελέσματα των τύπων.

Το Excel προσφέρει ακόμη και έναν τρόπο οπτικής αναδρομής στις πιθανές πηγές μιας τιμής σφάλματος στον τύπο ενός συγκεκριμένου κελιού.

Τα εργαλεία ελέγχου τύπων βρίσκονται στα κουμπιά εντολών που βρίσκονται στην ομάδα Έλεγχος τύπου στην καρτέλα Τύποι της Κορδέλας. Αυτά τα κουμπιά εντολών περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Trace Precedents: Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το Excel σχεδιάζει βέλη στα κελιά (τα λεγόμενα άμεσο προηγούμενα ) που αναφέρονται στον τύπο μέσα στο επιλεγμένο κελί. Όταν κάνετε ξανά κλικ σε αυτό το κουμπί, το Excel προσθέτει βέλη "tracer" που δείχνουν τα κελιά (τα λεγόμενα έμμεσα προηγούμενα) που αναφέρονται στους τύπους των άμεσων προηγούμενων.

• Trace Dependents: Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, το Excel σχεδιάζει βέλη από το επιλεγμένο κελί στα κελιά (τα λεγόμενα άμεσα εξαρτημένα ) που χρησιμοποιούν ή εξαρτώνται από τα αποτελέσματα του τύπου στο επιλεγμένο κελί. Όταν κάνετε ξανά κλικ σε αυτό το κουμπί, το Excel προσθέτει βέλη ανίχνευσης που προσδιορίζουν τα κελιά (τα λεγόμενα έμμεσα εξαρτώμενα ) που αναφέρονται σε τύπους που βρίσκονται στα άμεσα εξαρτημένα.

• Κατάργηση βελών: Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί αφαιρούνται όλα τα βέλη που σχεδιάστηκαν, ανεξάρτητα από το κουμπί ή την αναπτυσσόμενη εντολή που χρησιμοποιήσατε για να τα τοποθετήσετε εκεί.

  Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί που είναι συνδεδεμένο σε αυτό το κουμπί για να εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού με τρεις επιλογές: Κατάργηση βελών για να αφαιρέσετε όλα τα βέλη (όπως ακριβώς κάνετε κλικ στο κουμπί εντολής Κατάργηση βελών). Καταργήστε τα βέλη προηγούμενου για να απαλλαγείτε από τα βέλη που σχεδιάστηκαν όταν κάνατε κλικ στο κουμπί Trace Precedents. και Κατάργηση εξαρτημένων βελών για να απαλλαγείτε από τα βέλη που σχεδιάστηκαν όταν κάνατε κλικ στο κουμπί Trace Dependents.

• Εμφάνιση τύπων: Για να εμφανίσετε όλους τους τύπους στα κελιά τους στο φύλλο εργασίας αντί για τις υπολογιζόμενες τιμές τους — ακριβώς όπως πατώντας Ctrl+` (tilde).

• Έλεγχος σφαλμάτων: Όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί ή κάνετε κλικ στην επιλογή Έλεγχος σφαλμάτων στο αναπτυσσόμενο μενού του, το Excel εμφανίζει το πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος σφαλμάτων, το οποίο περιγράφει τη φύση του σφάλματος στο τρέχον κελί, σας παρέχει βοήθεια σχετικά με αυτό και σας δίνει τη δυνατότητα για να εντοπίσει τα προηγούμενά της.

  Επιλέξτε την επιλογή Trace Error από το αναπτυσσόμενο μενού αυτού του κουμπιού για να προσπαθήσετε να εντοπίσετε το κελί που περιέχει τον αρχικό τύπο που έχει σφάλμα.

  Επιλέξτε την επιλογή Circular References από το αναπτυσσόμενο μενού αυτού του κουμπιού για να εμφανίσετε ένα μενού συνέχειας με μια λίστα με όλες τις διευθύνσεις κελιών που περιέχουν κυκλικές αναφορές στο ενεργό φύλλο εργασίας — κάντε κλικ σε μια διεύθυνση κελιού σε αυτό το μενού για να επιλέξετε το κελί με έναν κυκλικό τύπο αναφοράς στο το φύλλο εργασίας.

• Αξιολόγηση τύπου: Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Αξιολόγηση τύπου, όπου μπορείτε να ζητήσετε από το Excel να αξιολογήσει κάθε τμήμα του τύπου στο τρέχον κελί. Η δυνατότητα Evaluate Formula μπορεί να είναι αρκετά χρήσιμη σε τύπους που ενσωματώνουν πολλές συναρτήσεις μέσα τους.

• Παράθυρο παρακολούθησης: Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Παραθύρου παρακολούθησης, το οποίο εμφανίζει το βιβλίο εργασίας, το φύλλο, τη θέση κελιού, το όνομα περιοχής, την τρέχουσα τιμή και τον τύπο σε τυχόν κελιά που προσθέτετε στη λίστα παρακολούθησης. Για να προσθέσετε ένα κελί στη λίστα παρακολούθησης, κάντε κλικ στο κελί στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη ρολογιού στο παράθυρο διαλόγου Παραθύρου παρακολούθησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη ρολογιού που εμφανίζεται.

Κάνοντας κλικ στα κουμπιά Trace Precedents και Trace Dependents στην ομάδα Formula Auditing της καρτέλας Formulas στην Κορδέλα, μπορείτε να δείτε τη σχέση μεταξύ ενός τύπου και των κελιών που τον τροφοδοτούν άμεσα και έμμεσα, καθώς και εκείνων των κελιών που εξαρτώνται άμεσα και έμμεσα από αυτόν υπολογισμός.

Το Excel δημιουργεί αυτή τη σχέση σχεδιάζοντας βέλη από τα προηγούμενα κελιά στο ενεργό κελί και από το ενεργό κελί στα εξαρτώμενα κελιά του.

Εάν αυτά τα κελιά βρίσκονται στο ίδιο φύλλο εργασίας, το Excel σχεδιάζει συμπαγή κόκκινα ή μπλε βέλη που εκτείνονται από καθένα από τα προηγούμενα κελιά στο ενεργό κελί και από το ενεργό κελί στα εξαρτημένα κελιά. Εάν τα κελιά δεν βρίσκονται τοπικά στο ίδιο φύλλο εργασίας (μπορεί να βρίσκονται σε άλλο φύλλο στο ίδιο βιβλίο εργασίας ή ακόμα και σε φύλλο σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας), το Excel σχεδιάζει ένα μαύρο βέλος με κουκκίδες.

Αυτό το βέλος προέρχεται ή πηγαίνει σε ένα εικονίδιο που απεικονίζει ένα μικροσκοπικό φύλλο εργασίας που βρίσκεται στη μία πλευρά, με την κατεύθυνση των κεφαλών των βελών να υποδεικνύει εάν τα κελιά στο άλλο φύλλο τροφοδοτούν τον ενεργό τύπο ή τροφοδοτούνται από αυτόν.