Excel και επεκτασιμότητα

Επεκτασιμότητα είναι η ικανότητα μιας εφαρμογής να αναπτύσσεται με ευελιξία για να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις ανάπτυξης και πολυπλοκότητας. Στο πλαίσιο του Excel, η επεκτασιμότητα αναφέρεται στην ικανότητα του Excel να χειρίζεται συνεχώς αυξανόμενους όγκους δεδομένων.

Οι περισσότεροι λάτρεις του Excel σπεύδουν να επισημάνουν ότι από το Excel 2007, μπορείτε να τοποθετήσετε 1.048.576 σειρές δεδομένων σε ένα μόνο φύλλο εργασίας του Excel — μια συντριπτική αύξηση από τον περιορισμό των 65.536 σειρών που επιβλήθηκε από προηγούμενες εκδόσεις του Excel. Ωστόσο, αυτή η αύξηση της χωρητικότητας δεν επιλύει όλα τα ζητήματα επεκτασιμότητας που κατακλύζουν το Excel.

Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε μια μικρή εταιρεία και χρησιμοποιείτε το Excel για να αναλύετε τις καθημερινές συναλλαγές της. Καθώς περνά ο καιρός, δημιουργείτε μια στιβαρή διαδικασία με όλους τους τύπους, τους συγκεντρωτικούς πίνακες και τις μακροεντολές που χρειάζεστε για να αναλύσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στο καλά συντηρημένο φύλλο εργασίας σας.

Καθώς ο όγκος των δεδομένων αυξάνεται, θα παρατηρήσετε πρώτα προβλήματα απόδοσης. Το υπολογιστικό φύλλο θα γίνει αργό στη φόρτωση και στη συνέχεια αργό στον υπολογισμό.

Γιατί συμβαίνει αυτό; Έχει να κάνει με τον τρόπο που το Excel χειρίζεται τη μνήμη. Όταν φορτώνεται ένα αρχείο Excel, ολόκληρο το αρχείο φορτώνεται στη μνήμη RAM. Το Excel το κάνει αυτό για να επιτρέπει γρήγορη επεξεργασία δεδομένων και πρόσβαση. Το μειονέκτημα αυτής της συμπεριφοράς είναι ότι κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας, το Excel πρέπει να φορτώνει ξανά ολόκληρο το έγγραφο στη μνήμη RAM. Το καθαρό αποτέλεσμα σε ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο είναι ότι χρειάζεται μεγάλη μνήμη RAM για να επεξεργαστεί ακόμη και την πιο μικρή αλλαγή. Τελικά, κάθε ενέργεια που κάνετε στο γιγαντιαίο φύλλο εργασίας προηγείται από μια βασανιστική αναμονή.

Οι συγκεντρωτικοί πίνακες σας θα απαιτήσουν μεγαλύτερες συγκεντρωτικές κρυφές μνήμες, σχεδόν διπλασιάζοντας το μέγεθος αρχείου του βιβλίου εργασίας του Excel. Τελικά, το βιβλίο εργασίας θα γίνει πολύ μεγάλο για να διανεμηθεί εύκολα. Μπορείτε ακόμη και να αναλύσετε το βιβλίο εργασίας σε μικρότερα βιβλία εργασίας (πιθανόν ένα για κάθε περιοχή). Αυτό σας κάνει να αντιγράψετε την εργασία σας.

Με τον καιρό, ενδέχεται να φτάσετε τελικά το όριο των 1.048.576 σειρών του φύλλου εργασίας. Τι γίνεται τότε; Ξεκινάτε νέο φύλλο εργασίας; Πώς αναλύετε δύο σύνολα δεδομένων σε δύο διαφορετικά φύλλα εργασίας ως μία οντότητα; Οι φόρμουλες σας είναι ακόμα καλές; Θα χρειαστεί να γράψετε νέες μακροεντολές;

Όλα αυτά είναι ζητήματα που πρέπει να αντιμετωπιστούν.

Φυσικά, θα συναντήσετε και τους πελάτες Power Excel, οι οποίοι θα βρουν διάφορους έξυπνους τρόπους για να αντιμετωπίσουν αυτούς τους περιορισμούς. Στο τέλος, ωστόσο, αυτές οι μέθοδοι θα είναι πάντα απλώς λύσεις. Τελικά, ακόμη και αυτοί οι ισχυροί πελάτες θα αρχίσουν να σκέφτονται λιγότερο τον πιο αποτελεσματικό τρόπο εκτέλεσης και παρουσίασης ανάλυσης των δεδομένων τους και περισσότερο πώς να κάνουν τα δεδομένα να «ταιριάζουν» στο Excel χωρίς να παραβιάζουν τους τύπους και τις λειτουργίες τους.

Το Excel είναι αρκετά ευέλικτο ώστε ένας ικανός πελάτης μπορεί να κάνει τα περισσότερα πράγματα να ταιριάζουν μια χαρά. Ωστόσο, όταν οι πελάτες σκέφτονται μόνο με όρους Excel, αναμφίβολα περιορίζονται, αν και με απίστευτα λειτουργικό τρόπο.

Επιπλέον, αυτοί οι περιορισμοί χωρητικότητας συχνά αναγκάζουν τους πελάτες του Excel να προετοιμάσουν τα δεδομένα για αυτούς. Δηλαδή, κάποιος άλλος εξάγει μεγάλα κομμάτια δεδομένων από μια μεγάλη βάση δεδομένων και στη συνέχεια συγκεντρώνει και διαμορφώνει τα δεδομένα για χρήση στο Excel.

Πρέπει η σοβαρή αναλυτής να εξαρτάται πάντα από κάποιον άλλο για τις ανάγκες της σε δεδομένα; Τι θα γινόταν αν ένας αναλυτής μπορούσε να έχει τα εργαλεία για να έχει πρόσβαση σε τεράστιες ποσότητες δεδομένων χωρίς να βασίζεται σε άλλους για την παροχή δεδομένων; Θα μπορούσε αυτός ο αναλυτής να είναι πιο πολύτιμος για τον οργανισμό; Θα μπορούσε αυτός ο αναλυτής να επικεντρωθεί στην ακρίβεια της ανάλυσης και στην ποιότητα της παρουσίασης αντί να δρομολογήσει τη συντήρηση δεδομένων του Excel;

Ένα σύστημα σχεσιακής βάσης δεδομένων (όπως η Access ή ο SQL Server) είναι ένα λογικό επόμενο βήμα για τον αναλυτή που αντιμετωπίζει μια ολοένα αυξανόμενη δεξαμενή δεδομένων. Τα συστήματα βάσεων δεδομένων συνήθως δεν έχουν επιπτώσεις στην απόδοση με μεγάλες ποσότητες αποθηκευμένων δεδομένων και είναι κατασκευασμένα για να αντιμετωπίζουν μεγάλους όγκους δεδομένων. Στη συνέχεια, ένας αναλυτής μπορεί να χειριστεί μεγαλύτερα σύνολα δεδομένων χωρίς να απαιτεί τα δεδομένα να συνοψιστούν ή να προετοιμαστούν για να χωρέσουν στο Excel.

Επίσης, εάν μια διαδικασία γίνει ποτέ πιο σημαντική για τον οργανισμό και πρέπει να παρακολουθείται σε ένα πιο αποδεκτό από τις επιχειρήσεις περιβάλλον, θα είναι ευκολότερο να αναβαθμιστεί και να κλιμακωθεί εάν αυτή η διαδικασία βρίσκεται ήδη σε ένα σύστημα σχεσιακής βάσης δεδομένων.