3 Συμβουλές για τη διαχείριση των αρχείων δεδομένων του Outlook 2019

Αρχειοθετήστε παλιές πληροφορίες. Τα αρχεία δεδομένων μπορούν να αυξηθούν γρήγορα σε μέγεθος gigabyte. Με την πάροδο του χρόνου, ένα μεγάλο αρχείο δεδομένων μπορεί να γίνει δυσκίνητο, με αποτέλεσμα να καθυστερεί η εκκίνηση και ο τερματισμός του Outlook. Ίσως θελήσετε να αρχειοθετήσετε παλιά μηνύματα και στοιχεία σε ένα ξεχωριστό αρχείο στο οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση όπως απαιτείται. Για να αρχειοθετήσετε αρχεία, κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση παλαιών αντικειμένων. Επιλέξτε ποιοι φάκελοι θα αρχειοθετηθούν και, στη συνέχεια, ορίστε ένα όριο ημερομηνίας στο πλαίσιο Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από. Επιλέξτε μια θέση αρχείου αρχειοθέτησης ή αποδεχτείτε την προεπιλογή (η οποία είναι η ίδια θέση με το κύριο αρχείο δεδομένων του Outlook, αλλά ονομάζεται Archive).

Καθαρίστε το γραμματοκιβώτιό σας. Η εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι πιο προηγμένη και πιο εμπλεκόμενη από μια απλή λειτουργία αρχειοθέτησης. Με την Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου μπορείτε να βρείτε στοιχεία που είναι παλαιότερα από έναν ορισμένο αριθμό ημερών ή μεγαλύτερα από έναν ορισμένο αριθμό kilobyte. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AutoArchive για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης και μπορείτε να αδειάσετε το φάκελο Deleted Items. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, στην επιλογή Εργαλεία και στην Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

Μοιραστείτε το Outlook με άλλους χρήστες.Όταν μοιράζεστε έναν υπολογιστή και κάθε άτομο έχει τη δική του είσοδο στα Windows, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το crossover του Outlook. όταν ο καθένας από εσάς εκτελεί το Outlook, θα έχετε το δικό σας ιδιωτικό γραμματοκιβώτιο και το δικό σας αρχείο δεδομένων. Ωστόσο, εάν δύο ή περισσότερα άτομα μοιράζονται την ίδια σύνδεση, δεν χρειάζεται απαραίτητα να μοιράζονται ένα μόνο σύνολο δεδομένων του Outlook. Το κλειδί για το απόρρητο σε αυτήν την περίπτωση είναι η δημιουργία πρόσθετων προφίλ στο Outlook. Κάντε κλικ στο Αρχείο, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση προφίλ. Δημιουργήστε ένα νέο προφίλ στο παράθυρο διαλόγου Αλληλογραφία κάνοντας κλικ στην Προσθήκη και συμπληρώνοντας τις πληροφορίες που ζητήσατε. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Αλληλογραφία, μπορείτε να επιλέξετε Ερώτηση για χρήση προφίλ, εάν θέλετε το Outlook να ρωτά ποιον χρήστη να φορτώνει κάθε φορά που ανοίγει. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Να χρησιμοποιείται πάντα αυτό το προφίλ και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για εναλλαγή προφίλ, εάν δεν έχετε ζητήσει από το Outlook να σας ζητήσει κατά την εκκίνηση, επιλέξτε Αρχείο, Ρυθμίσεις λογαριασμού, Αλλαγή προφίλ. Το Outlook θα επανεκκινήσει και θα ρωτήσει ποιο προφίλ να φορτώσει.