3 λόγοι για να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές για τους πίνακες εργαλείων του Excel

Οι μακροεντολές είναι πολύ χρήσιμες για τους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές του Excel. Μια μακροεντολή είναι ουσιαστικά ένα σύνολο οδηγιών ή κώδικα που δημιουργείτε για να πείτε στο Excel να εκτελέσει οποιονδήποτε αριθμό ενεργειών. Στο Excel, οι μακροεντολές μπορούν να εγγραφούν ή να εγγραφούν. Η λέξη κλειδί εδώ καταγράφεται .

Το πρώτο βήμα στη χρήση μακροεντολών είναι να παραδεχτείτε ότι έχετε πρόβλημα. Στην πραγματικότητα, μπορεί να έχετε πολλά προβλήματα:

• Πρόβλημα 1: Επαναλαμβανόμενες εργασίες . Καθώς κάθε νέος μήνας κυλάει, πρέπει να φτιάχνετε τα ντόνατς — δηλαδή, να δημοσιεύετε αυτές τις αναφορές. Πρέπει να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα. Πρέπει να ενημερώσετε αυτούς τους συγκεντρωτικούς πίνακες. Πρέπει να διαγράψετε αυτές τις στήλες και ούτω καθεξής. Δεν θα ήταν ωραίο αν μπορούσατε να ενεργοποιήσετε μια μακροεντολή και να πραγματοποιήσετε αυτόματα αυτά τα πιο περιττά μέρη των διαδικασιών του πίνακα εργαλείων σας;

• Πρόβλημα 2: Κάνεις λάθη . Όταν μάχεστε σώμα με σώμα με το Excel, είναι βέβαιο ότι θα κάνετε λάθη. Όταν εφαρμόζετε επανειλημμένα τύπους, ταξινομείτε και μετακινείτε πράγματα με το χέρι, υπάρχει πάντα αυτός ο κίνδυνος καταστροφής. Προσθέστε σε αυτό τις επικείμενες προθεσμίες και τα αιτήματα συνεχών αλλαγών, και το ποσοστό σφάλματος αυξάνεται.

  Γιατί να μην εγγράψετε ήρεμα μια μακροεντολή, να βεβαιωθείτε ότι όλα εκτελούνται σωστά και μετά να την ξεχάσετε; Η μακροεντολή είναι βέβαιο ότι θα εκτελεί κάθε ενέργεια με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά που την εκτελείτε, μειώνοντας την πιθανότητα σφαλμάτων.

• Πρόβλημα 3: Δύστροπη πλοήγηση . Θυμηθείτε ότι δημιουργείτε αυτούς τους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές για ένα κοινό που πιθανώς έχει περιορισμένη γνώση του Excel. Εάν οι αναφορές σας είναι λίγο πολύ δύσκολες στη χρήση και την πλοήγηση, θα διαπιστώσετε ότι σιγά σιγά θα χάσετε την υποστήριξη για την αιτία σας. Είναι πάντα χρήσιμο να κάνετε τον πίνακα ελέγχου σας πιο φιλικό προς το χρήστη.

Ακολουθούν μερικές ιδέες για μακροεντολές που κάνουν τα πράγματα πιο εύκολα για όλους:

• Μια μακροεντολή που μορφοποιεί και εκτυπώνει ένα φύλλο εργασίας ή μια σειρά φύλλων εργασίας με το πάτημα ενός κουμπιού

• Μακροεντολές που περιηγούνται σε ένα φύλλο εργασίας πολλών φύλλων με μια σελίδα πλοήγησης ή με ένα κουμπί μετάβασης για κάθε φύλλο στο βιβλίο εργασίας σας

• Μια μακροεντολή που αποθηκεύει το ανοιχτό έγγραφο σε μια καθορισμένη θέση και στη συνέχεια κλείνει την εφαρμογή με το πάτημα ενός κουμπιού

Προφανώς, μπορείτε να εκτελέσετε καθένα από αυτά τα παραδείγματα στο Excel χωρίς τη βοήθεια μακροεντολής. Ωστόσο, το κοινό σας θα εκτιμήσει αυτές τις μικρές πινελιές που βοηθούν να γίνει η ανάγνωση του πίνακα οργάνων σας λίγο πιο ευχάριστη.