10 Χρυσοί Κανόνες Διαχείρισης Έργων

Καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε το Project 2016, τα κοινά ρητά (ή οι αφορισμοί, τα αξιώματα και οι αρχές) εδώ μπορούν να σας βοηθήσουν να θυμηθείτε τις βασικές αρχές διαχείρισης έργου. Κολλήστε τα στον τοίχο του γραφείου σας, ώστε να μπορείτε να τα δείτε καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας.

Συμβιβάσου

Ο σχεδιασμός κυλιόμενων κυμάτων είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να απλοποιήσετε τη διαχείριση ενός έργου. Μην σχεδιάζετε το μέλλον περισσότερο από ό,τι μπορείτε να δείτε — και μην σχεδιάζετε με περισσότερες λεπτομέρειες από ό,τι είναι λογικό. Όταν ένα έργο ναυλώνεται για πρώτη φορά, έχετε μόνο ημερομηνίες ορόσημων. Καθώς αρχίζετε να κατανοείτε περισσότερα για το έργο, μπορείτε να ορίσετε τον κύκλο ζωής του έργου και τα βασικά παραδοτέα που θα δημιουργηθούν σε κάθε φάση του.

Κατασκευάστε το έργο σε φάσεις. Ξεκινήστε με τις αρχικές φάσεις και συμπληρώστε λεπτομερείς εργασίες, ακολουθίες, πόρους και διάρκειες. Αφήστε τις τελευταίες φάσεις σε υψηλό επίπεδο λεπτομέρειας. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχετε λιγότερη δουλειά να κάνετε ξανά σε μεταγενέστερες εργασίες που απλά δεν μπορούν να προβλεφθούν στην αρχή του έργου. Θα έχετε επίσης λιγότερη ανάγκη να χειριστείτε τη γραμμή βάσης αυτών των μεταγενέστερων εργασιών: Εάν οι εργασίες είναι πολύ μακρινές στο μέλλον, οι απαιτήσεις χρόνου τους δεν θα ταιριάζουν με τους πόρους που είχατε αρχικά αφιερώσει για αυτές.

Όταν είναι νωρίς στο παιχνίδι, αποφύγετε να εμβαθύνετε σε λεπτομέρειες για εργασίες που είναι πολύ μακριά στο μέλλον. Το Project μπορεί να σας βοηθήσει με τον σχεδιασμό κυλιόμενων κυμάτων όταν χρησιμοποιείτε αυτές τις δυνατότητες του προγράμματος:

• Προβολή διαγράμματος δικτύου: Σας βοηθά να απεικονίσετε γραφικά τις φάσεις του έργου
• Χρονολόγιο: Εμφανίζει ορόσημα, παραδοτέα και φάσεις σε υψηλό επίπεδο
• Επέκταση και σύμπτυξη εργασίας: Σας επιτρέπει να αποκρύψετε ή να εμφανίσετε τις φάσεις του έργου

Βάλτε τις πάπιες σας σε μια σειρά

Πριν ξεκινήσετε τη δημιουργία του έργου, κάντε την εργασία σας. Εάν δεν έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε όταν κάθεστε στον υπολογιστή για να εργαστείτε με το Project, θα σταματάτε συνεχώς, στο μέσο του σχεδίου και θα τρέχετε για να βρείτε τις πληροφορίες — όχι ένας αποτελεσματικός τρόπος εργασίας.

Πριν καθίσετε για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου, σκεφτείτε τις ακόλουθες πληροφορίες έργου:

• Έλεγχος πραγματικότητας των βασικών προσδοκιών: Με βάση την εμπειρία σας στη διαχείριση παρόμοιων έργων με την πάροδο του χρόνου, προσδιορίστε εάν τα παραδοτέα, ο προϋπολογισμός και το προκαταρκτικό χρονοδιάγραμμα είναι εντός των ορίων. Αποφασίστε εάν θα συζητήσετε αλλαγές στο εύρος και τον προϋπολογισμό για να αποφύγετε ένα έργο που δεν είναι ρεαλιστικό από την αρχή.
• Πληροφορίες πόρων: Εάν ο πόρος είναι ανθρώπινος, καταγράψτε το πλήρες όνομα του πόρου, τα στοιχεία επικοινωνίας, τις δεξιότητες, το κόστος, το χρονοδιάγραμμα, τις διενέξεις χρόνου, το όνομα του διαχειριστή και τα στοιχεία επικοινωνίας του διαχειριστή. Για εξοπλισμό ή εγκαταστάσεις, βρείτε τη διαθεσιμότητα και το κόστος του.
• Δομή ομάδας: Προσδιορίστε εάν ένα μέλος της ομάδας καταγράφει την πρόοδο όλων των άλλων ή αν όλοι οι πόροι κάνουν τη δική τους παρακολούθηση. Αποφασίστε ποιος ενημερώνει το χρονοδιάγραμμα μετά την πραγματοποίηση αλλαγών, ποιος λαμβάνει αντίγραφα ποιων αναφορών και ποιος έχει πρόσβαση στο κύριο πρόγραμμα στο διαδίκτυο.
• Προσδοκίες διοίκησης: Ρωτήστε εάν η διοίκηση αναμένει να βλέπει τακτικά προγραμματισμένες βασικές αναφορές ή άλλο τύπο αναφοράς. Ρωτήστε πώς και από ποιον θα λάβετε την έγκριση του προϋπολογισμού σε διάφορες φάσεις του σχεδιασμού του έργου και ρωτήστε εάν τυχόν διεπιχειρησιακά συμφέροντα θα απαιτήσουν αναφορές ή έγκριση από πολλές πηγές.
• Πολιτικές εταιρείας: Αυτά τα έγγραφα ενδέχεται να αναφέρουν τις πολιτικές ωρών εργασίας και υπερωριών, ημερολόγια αργιών, χρεώσεις για γενικά έξοδα ή επισημάνσεις έργων και την κοινή χρήση (ή όχι) πληροφοριών με πελάτες και προμηθευτές.

Αφού σκεφτείτε τα ζητήματα αυτής της λίστας, είστε έτοιμοι να καθίσετε και να αρχίσετε να εισάγετε πληροφορίες σε ένα έργο Έργου. (Ακούς μια ηχώ εδώ μέσα;)

Περιμένετε το αναπάντεχο

Ξέρεις ότι είναι εκεί έξω — ο Μέρφι και ο καταραμένος νόμος του που ορίζει ότι οτιδήποτε μπορεί να πάει στραβά θα πάει στραβά. Τα περισσότερα έργα, ειδικά τα μεγαλύτερα και πιο σύνθετα έργα, δεν ολοκληρώνονται στην ώρα τους ή με τον προϋπολογισμό. Η δουλειά σας ως διαχειριστής έργου είναι να σχεδιάζετε όσο το δυνατόν ακριβέστερα και στη συνέχεια να κάνετε συνετές προσαρμογές κάθε φορά που κάποιος ρίχνει ένα κλειδί στα έργα — και το Project σας παρέχει πολλά εργαλεία για να το κάνετε. Αλλά πέρα ​​από όλες τις αυτοματοποιημένες δυνατότητες του Project, μπορείτε να προβλέψετε την αλλαγή απλά προγραμματίζοντας για αυτήν.

Η κρίσιμη διαδρομή καθορίζει τη διάρκεια του έργου. Κάθε σοφός διαχειριστής έργου δημιουργεί εφεδρικό χρόνο έκτακτης ανάγκης και κεφάλαια στα έργα του. Όταν ένα έργο ολοκληρώνεται με μια εβδομάδα καθυστέρηση και υπερβαίνει τον προϋπολογισμό 5.000 $, μόνο ο διαχειριστής του έργου γνωρίζει ότι ήταν τέσσερις εβδομάδες αργότερα και 25.000 $ ακριβότερο από ό,τι είχε αρχικά προγραμματιστεί, χωρίς αποθεματικό έκτακτης ανάγκης.

Προσθέστε αποθεματικό έκτακτης ανάγκης πριν από τα μεγάλα παραδοτέα ή το τέλος μιας φάσης για να λάβετε υπόψη τα απροσδόκητα συμβάντα. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε μια εργασία έκτακτης ανάγκης και να την τροφοδοτήσετε με τον Murphy.

Χρησιμοποιήστε τον τύπο πόρων κόστους (αντί για εργασία ή υλικό πόρο) για να προσθέσετε ένα καθορισμένο ποσό αποθεματικού έκτακτης ανάγκης σε μια εργασία ή μια φάση.

Μην αναβάλλετε για αύριο. . .

Αν και το λογισμικό διαχείρισης έργου μπορεί να απλοποιήσει πολλές πτυχές της επαγγελματικής σας ζωής, οι περισσότεροι άνθρωποι που χρησιμοποιούν το Project για πρώτη φορά κατακλύζονται από τον χρόνο που αφιερώνουν για την εισαγωγή και την ενημέρωση δεδομένων. Αυτές οι εργασίες μπορεί βεβαίως να είναι δυσκίνητες, αλλά η ανταμοιβή από την κυριαρχία των δυνατοτήτων αυτοματοποιημένης ενημέρωσης και αναφοράς στο Project υπερκαλύπτει κάθε εργασία που υπομένουν εκ των προτέρων.

Όποτε είναι δυνατόν, εισάγετε εργασίες από το Outlook ή το Excel στο Project για να επιταχύνετε την εισαγωγή δεδομένων στη φάση του σχεδιασμού.

Παρακολουθήστε όσο πιο συχνά μπορείτε — τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα. Εάν δεν έχετε την τάση να παρακολουθείτε την πρόοδο σε ένα έργο, μπορεί να καταλήξετε πίσω από την παροιμιώδη μπάλα των οκτώ. Αυτή η στρατηγική όχι μόνο σας εξοικονομεί από το να χρειάζεται να εισαγάγετε ένα βουνό δεδομένων παρακολούθησης, αλλά σας επιτρέπει επίσης —και την ομάδα σας— να βλέπετε την κατάσταση του έργου ανά πάσα στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εντοπίσετε αμέσως την καταστροφή που πλησιάζει και να κάνετε προληπτικές προσαρμογές.

Εκπρόσωπος, αντιπρόσωπος, αντιπρόσωπος

Αποφύγετε την επιθυμία να προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα σε ένα έργο μόνοι σας. Αν και η δημιουργία και η διατήρηση του αρχείου Project από μόνος σας μπορεί να φαίνεται ότι σας δίνει περισσότερο έλεγχο του αποτελέσματος, το να πετάτε μόνοι σας σε ένα μεγαλύτερο έργο είναι σχεδόν αδύνατο (και πιθανώς μια εργασία πλήρους απασχόλησης). Φυσικά, δεν μπορείτε να επιτρέψετε σε δεκάδες ανθρώπους να κάνουν αλλαγές στο σχέδιο, γιατί θα κινδυνεύατε να χάσετε τα ίχνη του ποιος έκανε τι και πότε. Ωστόσο, ακολουθώντας αυτές τις λίγες απλές πρακτικές μπορείτε να μετατρέψετε μερικά δάχτυλα στην πίτα του έργου από επιβλαβή σε χρήσιμα:

• Ορίστε ένα άτομο για να χειριστεί όλα τα δεδομένα. Η αποστολή αυτού του ατόμου είναι να εισάγει όλα τα δεδομένα παρακολούθησης στο κύριο αρχείο.
• Χωρίστε το έργο σε μερικά υποέργα και αναθέστε άτομα που εμπιστεύεστε να ενεργούν ως διαχειριστές αυτών των υποέργων. Αφήστε τους να χειριστούν τη δική τους παρακολούθηση και προσαρμογές και, στη συνέχεια, συναρμολογήστε αυτά τα έργα σε ένα κύριο έργο, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε τη συνολική κατάσταση.
• Ορίστε ομοιόμορφες διαδικασίες για την ομάδα μπροστά. Μην αφήνετε ένα μέλος της ομάδας να αναφέρει την ώρα σε ένα φύλλο σημείωσης μεταξύ γραφείου, ένα άλλο να σας στέλνει την πρόοδό του μέσω email και άλλα να καταγράφουν τις ώρες εργασίας τους στο φυλλάδιο ώρας ούτως ή άλλως. Επεξεργαστείτε μια στρατηγική που χρησιμοποιεί τις δυνατότητες του Έργου για να επικοινωνεί με συνέπεια.

Μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο σε υψηλό επίπεδο, όπως 25 τοις εκατό, 50 τοις εκατό, 75 τοις εκατό και 100 τοις εκατό ολοκληρωμένη.

Τεκμηριώστε το

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν ακούσει την προειδοποίηση διαχείρισης έργου «Κάλυψε τις υποθέσεις σου» και το Project σάς βοηθά να το κάνετε εύκολα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις δυνατότητες για να τεκμηριώσετε τις λεπτομέρειες του έργου:

• Περιοχή σημειώσεων: Χρησιμοποιήστε το τόσο για εργασίες όσο και για πόρους για να δημιουργήσετε μια καταγραφή πληροφοριών παρασκηνίου, αλλαγών ή ειδικών ζητημάτων.
• Αναφορές: Προσαρμόστε τις ώστε να ενσωματώνουν όλες τις σχετικές πληροφορίες και να βοηθούν στην τεκμηρίωση τάσεων και αλλαγών.
• Οπτικές αναφορές: Χρησιμοποιήστε αυτήν τη νέα δυνατότητα για να ζωγραφίσετε την κατάσταση του έργου για οπτικά προσανατολισμένα ενδιαφερόμενα μέρη.

Αποθηκεύστε πολλές εκδόσεις του έργου, ειδικά εάν αλλάξετε τη γραμμή βάσης σε μεταγενέστερες εκδόσεις. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αρχείο κάθε βήματος στον προγραμματισμό του έργου στο οποίο πρέπει να αναφερθείτε όταν προκύπτουν ερωτήσεις στο δρόμο.

Κρατήστε την ομάδα ενήμερη

Ακολουθήστε αυτές τις μεθόδους για να διατηρήσετε ανοιχτά τα κανάλια επικοινωνίας:

• Χρησιμοποιήστε δυνατότητες Project που ενσωματώνονται με το Outlook ή άλλα προγράμματα email. Χρησιμοποιήστε τα για να στείλετε αρχεία έργου ή άλλους τύπους επικοινωνιών.
• Ενημερώστε το σχέδιο διαχείρισης επικοινωνιών. Τεκμηριώστε ποιος χρειάζεται ποιες πληροφορίες, πότε και πόσο συχνά.
• Ελέγξτε την πρόοδο με τα μέλη της ομάδας συναντώντας τακτικά αυτοπροσώπως, μέσω τηλεφώνου ή μέσω λογισμικού συσκέψεων. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας έχουν την πιο πρόσφατη έκδοση του χρονοδιαγράμματος του Έργου για αναφορά κατά τη διάρκεια αυτών των συναντήσεων.
• Εμφάνιση του κώδικα δομής ανάλυσης εργασίας (WBS) στις αναφορές. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε συγκεκριμένες εργασίες σε μεγάλα έργα χωρίς σύγχυση.

Μετρήστε την επιτυχία

Όταν ξεκινάτε το έργο, θα πρέπει να έχετε μια ιδέα για το τι συνιστά επιτυχία και θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να μετράτε αυτήν την επιτυχία. Έχετε ακούσει αυτό: «Μπορείτε να έχετε το παραδοτέο εγκαίρως, με προϋπολογισμό ή σωστά. Διάλεξε δύο." Η επιτυχία μπορεί να περιλαμβάνει την επίτευξη πολλών στόχων, όπως π.χ

• Ικανοποίηση των πελατών
• Ικανοποίηση της διοίκησης
• Αντιμετώπιση δημοσιονομικών περιορισμών
• Στην ώρα μου

Για να προσδιορίσετε πώς θα μετρήσετε την επιτυχία, κάντε αυτές τις ερωτήσεις:

• Θα σημαίνει επιτυχία στον προϋπολογισμό να μην υπερβαίνουν τις αρχικές εκτιμήσεις περισσότερο από 10 τοις εκατό;
• Θα εξεταστεί το έργο έγκαιρα εάν το εργαστείτε με τον εκτιμώμενο αριθμό εβδομάδων μείον ένα δίμηνο όταν βρισκόσασταν σε αναμονή για απεργία συνδικάτων ή είναι ο συνολικός χρόνος εργασίας λιγότερο σημαντικός από την τήρηση μιας συγκεκριμένης προθεσμίας;
• Πώς θα μετρήσετε την ικανοποίηση των πελατών;
• Μια επιτυχημένη κυκλοφορία προϊόντος περιλαμβάνει υψηλές πωλήσεις μετά την κυκλοφορία ή το έργο ήταν επιτυχές απλώς και μόνο επειδή το μεταφέρατε;

Τοποθετήστε ορόσημα στο έργο που αντικατοπτρίζουν το επίτευγμα κάθε τύπου επιτυχίας. Όταν φτάσετε σε ένα, μπορείτε να χτυπήσετε την ομάδα σας στην πλάτη. Το να γνωρίζετε πώς φαίνεται η επιτυχία σας βοηθά να παρακινήσετε την ομάδα σας να φτάσει εκεί.

Διατηρήστε μια ευέλικτη στρατηγική

Συμβαίνουν πράγματα. Δεν υπήρξε ποτέ έργο που να μην απαιτούσε καταλύματα για εκπλήξεις στην πορεία. Το χαρακτηριστικό μιας καλής διαχειριστής έργου είναι ότι είναι σε εγρήγορση για αυτές τις αλλαγές και κάνει προσαρμογές για να τις αντιμετωπίσει γρήγορα.

Η πραγματοποίηση προσαρμογών για την αντιμετώπιση των κακών ειδήσεων δεν είναι εύκολη. Στην πραγματικότητα, μπορεί να είναι πραγματικά δύσκολο να μεταδοθούν άσχημα νέα. Ωστόσο, η αποφυγή ενός προβλήματος στο έργο και η ελπίδα ότι απλώς θα εξαφανιστεί, έχει μια άσχημη συνήθεια να μετατρέπεται σε ένα ακόμη χειρότερο πρόβλημα. Τα παρακάτω εργαλεία μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμένετε σε εγρήγορση για αλλαγές και να κάνετε προσαρμογές:

• Η επιλογή περιγράμματος εργασίας μπορεί να σας βοηθήσει να αλλάξετε το περίγραμμα της εργασίας σε μπροστινό φορτίο, οπίσθιο φορτίο ή με άλλο τρόπο να αλλάξετε την κατανομή της εργασίας κατά τη διάρκεια της εργασίας.
• Χρησιμοποιήστε το Task Inspector για να δείτε τι οδηγεί μια εργασία. Μπορείτε να αναζητήσετε επιλογές όπως η προσθήκη πόρων, η αναθεώρηση των σχέσεων εξάρτησης εργασιών και η χρήση δέσμευσης.
• Ενεργοποιήστε τη μορφοποίηση κρίσιμης διαδρομής για να δείτε την κρίσιμη διαδρομή του έργου και να παρακολουθήσετε πόση χαλαρότητα παραμένει. Η προσαρμογή των εργασιών για την αποτελεσματική χρήση της χαλαρότητάς τους μπορεί να σας κρατήσει εντός του προγράμματος σε μια κρίση.

Μάθετε από τα λάθη σας

Ένα μεγάλο δώρο που προσφέρει το Project είναι η δυνατότητα να κοιτάξετε πίσω μετά την ολοκλήρωση ενός έργου, ώστε να μπορείτε να μάθετε από τα λάθη σας. Μπορείτε να αναθεωρήσετε το αρχικό πρόγραμμα και κάθε έκδοση μετά από αυτό, για να δείτε πόσο καλά υπολογίσατε τον χρόνο και τα χρήματα και, στη συνέχεια, να μάθετε πώς να το κάνετε καλύτερα.

Χρησιμοποιώντας αρχεία του έργου, μπορείτε να εντοπίσετε τις τάσεις για να μάθετε, για παράδειγμα, πού φαίνεται να χάνετε πάντα το χρονοδιάγραμμα ή γιατί αφήνετε πάντα πολύ λίγο χρόνο για έρευνα αγοράς και πάρα πολύ χρόνο για ερωτήσεις και απαντήσεις. Ίσως ξεχνάτε πάντα να βάλετε προϋπολογισμό για προσωρινή βοήθεια σε περιόδους αιχμής ή υπεραριθμείτε από νωρίς, όταν χρειάζεστε μόνο λίγα άτομα.

Χρησιμοποιήστε τον πλούτο των πληροφοριών στα χρονοδιαγράμματα του Έργου για να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας σχετικά με τα δυνατά και αδύνατα σημεία σας ως σχεδιαστής και διαχειριστής έργου και για να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας με κάθε έργο που αναλαμβάνετε.