10 τρόποι για να κάνετε το Office 2019 πιο εύκολο στη χρήση

Αν δεν το έχετε προσέξει μέχρι τώρα, στο Office 2019 υπάρχουν πολλές δυνατότητες που πιθανότατα δεν χρειάζεστε τις περισσότερες φορές. Ωστόσο, εάν είστε σκληροπυρηνικός χρήστης του Office 2019, ίσως θέλετε να δείτε μερικές από τις πιο προηγμένες δυνατότητες που είναι διαθέσιμες για να κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη.

Παρόλο που αυτές οι προηγμένες λειτουργίες μπορεί να χρειαστούν χρόνο για να τις μάθετε και να τις κατακτήσετε, μπορεί να θεωρήσετε ότι αξίζει τον κόπο να κάνετε το Office 2019 να συμπεριφέρεται ακριβώς όπως θέλετε. Το καλύτερο από όλα, μπορείτε να μάθετε αυτές τις νέες δυνατότητες παίζοντας μαζί τους στη δουλειά — έτσι ώστε να μπορείτε να μάθετε κάτι νέο και να πληρώνεστε για να το κάνετε ταυτόχρονα.

Δημιουργήστε (και χρησιμοποιήστε) τα δικά σας πρόσθετα του Office

Αν είστε όπως οι περισσότεροι άνθρωποι, πιθανότατα θέλετε απλώς να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα, να το κάνετε αυτό που χρειάζεστε και μετά να πάτε σπίτι. Ωστόσο, εάν επιθυμείτε το Office 2019 να κάνει κάτι περισσότερο, ίσως θελήσετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αναπτύξετε τις δικές σας εφαρμογές για το Office 2019.

Για να δημιουργήσετε εφαρμογές για το Office 2019, πρέπει να χρησιμοποιήσετε γλώσσες προγραμματισμού βιομηχανικών προτύπων όπως HTML5, JavaScript, CSS3 (Cascading Style Sheets) και XML. Δημιουργώντας τις δικές σας εφαρμογές του Office 2019, μπορείτε να επεκτείνετε τις δυνατότητες του Office 2019. Εάν δημιουργήσετε μια ιδιαίτερα χρήσιμη εφαρμογή, μπορείτε ακόμη και να την πουλήσετε ή να τη χαρίσετε. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία των δικών σας εφαρμογών Office 2019, δείτε τον σύντομο οδηγό σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας της πρώτης σας εφαρμογής Office 2019 ).

Εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε τις δικές σας εφαρμογές του Office, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο Store. Τώρα μπορείτε να περιηγηθείτε στα πρόσθετα του Office που άλλα άτομα έχουν δημιουργήσει για χρήση (δωρεάν ή έναντι τιμήματος). Κάνοντας λήψη και εγκατάσταση πρόσθετων του Office, μπορείτε να ενισχύσετε τις δυνατότητες του Office.

Συνεργασία με την καρτέλα αναθεώρησης του Office 2019

Εάν είστε το μόνο άτομο που χρειάζεται να επεξεργαστεί, να προβάλει και να χρησιμοποιήσει τα έγγραφά σας στο Office 2019, μπορείτε να παραλείψετε με ασφάλεια αυτήν την ενότητα. Ωστόσο, αν είστε όπως πολλοί άνθρωποι, πρέπει να συνεργαστείτε με άλλους.

Ο παλιομοδίτικος τρόπος συνεργασίας σήμαινε να εκτυπώνω αντίγραφα σε χαρτί, να τα στέλνω σε άλλους και να γράφω απευθείας σε αυτά. Με το Office, μπορείτε να επισημάνετε, να επισημάνετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα ηλεκτρονικά, ώστε να μπορείτε να διανέμετε αρχεία μέσω email ή μέσω δικτύου. Κάθε φορά που κάποιος κάνει μια αλλαγή σε ένα έγγραφο, το Office 2019 παρακολουθεί τις αλλαγές με διαφορετικό χρώμα και προσδιορίζει τον συντελεστή με το όνομα. Τώρα μπορείτε να δείτε ποιος έγραψε τι και μπορείτε να κρατήσετε επιλεκτικά τα σχόλια που έχουν μεγαλύτερη αξία και να αγνοήσετε αυτά που δεν σας αρέσουν.

Μερικές από τις πιο χρήσιμες εντολές που κρύβονται στην καρτέλα Αναθεώρηση είναι

• Νέο σχόλιο: Εισάγει ένα σχόλιο απευθείας σε ένα έγγραφο χωρίς να επηρεάζει το υπάρχον κείμενο.
• Παρακολούθηση αλλαγών: Επισημαίνει οποιοδήποτε νέο κείμενο ή δεδομένα που κάποιος προσθέτει ή διαγράφει από ένα υπάρχον έγγραφο.
• Σύγκριση: Εξετάζει δύο αρχεία και επισημαίνει τις διαφορές μεταξύ των δύο. Αυτό το εργαλείο σάς δίνει επίσης τη δυνατότητα επιλεκτικής συγχώνευσης αλλαγών σε ένα μόνο έγγραφο.

Χρησιμοποιώντας τις λειτουργίες που είναι αποθηκευμένες στην καρτέλα Αναθεώρηση, μπορείτε να στείλετε πολλά αντίγραφα ενός αρχείου σε άλλους, να αφήσετε όλους να κάνουν σχόλια, να σημειώσουν το κείμενο, να μετακινήσετε δεδομένα και, στη συνέχεια, να συγχωνεύσετε τα σχόλια και τις αλλαγές όλων σε μια ενιαία, τελική έκδοση.

Χρήση της καρτέλας Αναφορές του Word 2019

Οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν το Word μόνο για να γράφουν γράμματα ή σύντομες αναφορές. Εάν χρειάζεται να δημιουργήσετε μεγαλύτερα έγγραφα, μπορεί να σας ενδιαφέρει να χρησιμοποιήσετε ορισμένες από τις ακόλουθες λειτουργίες που είναι θαμμένες στην καρτέλα Αναφορές του Word:

• Πίνακας περιεχομένων: Δημιουργεί έναν πίνακα περιεχομένων με βάση τα στυλ κεφαλίδας που χρησιμοποιούνται σε ένα έγγραφο
• Εισαγωγή υποσημείωσης: Δημιουργεί μια υποσημείωση στο κάτω μέρος της σελίδας
• Insert Endnote: Δημιουργεί μια λίστα σημειώσεων στο τέλος ενός εγγράφου
• Εισαγωγή λεζάντας: Αριθμεί αυτόματα ψηφία, πίνακες ή εξισώσεις
• Εισαγωγή πίνακα σχημάτων: Δημιουργεί μια λίστα σχημάτων, πινάκων ή εξισώσεων που δημιουργήσατε χρησιμοποιώντας την εντολή Εισαγωγή λεζάντας
• Mark Entry: Προσθέτει ετικέτες σε λέξεις ή φράσεις που θα εμφανίζονται σε ένα ευρετήριο
• Εισαγωγή ευρετηρίου: Δημιουργεί ένα ευρετήριο με βάση λέξεις ή φράσεις που έχουν επισημανθεί με την εντολή Mark Entry

Χρησιμοποιώντας την καρτέλα Δεδομένα του Excel 2019

Οι περισσότεροι άνθρωποι πληκτρολογούν δεδομένα απευθείας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel και στη συνέχεια χειρίζονται αυτά τα δεδομένα μέσω τύπων ή άλλων εντολών. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε ένα φύλλο εργασίας και στη συνέχεια να εισαγάγετε δεδομένα από άλλη τοποθεσία (όπως τιμές μετοχών που ανακτάτε από έναν ιστότοπο), ένα αρχείο κειμένου, μια βάση δεδομένων της Access ή ακόμα και ένα αρχείο βάσης δεδομένων που δημιουργήθηκε από άλλο πρόγραμμα (όπως ένα αρχαίο βάση δεδομένων dBASE).

Ακολουθούν ορισμένες από τις δυνατότητες που είναι διαθέσιμες από το εικονίδιο Λήψη εξωτερικών δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα του Excel:

• From Table/Range: Ανακτά δεδομένα από έναν πίνακα ή ένα εύρος του Excel
• Από τον Ιστό: Ανακτά δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε έναν πίνακα σε μια ιστοσελίδα
• From Text/CSV: Ανακτά δεδομένα που είναι αποθηκευμένα ως αρχείο κειμένου ASCII
• Λήψη δεδομένων: Ανακτά δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλες πηγές, όπως ένα αρχείο SQL Server ή XML

Αποθήκευση και αποστολή αρχείων του Office 2019

Ο παραδοσιακός τρόπος για να στείλετε ένα αρχείο σε κάποιον είναι να αποθηκεύσετε το αρχείο σας, να φορτώσετε το πρόγραμμα email σας (όπως το Outlook), να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα, να επισυνάψετε το αρχείο σας (αν μπορείτε να θυμηθείτε πού το αποθηκεύσατε) και να το στείλετε μέσω Διαδικτύου .

Ακολουθεί ένας πιο γρήγορος τρόπος για να στείλετε ένα αρχείο:

Στο αρχείο που θέλετε να στείλετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Κάντε κλικ στο Κοινή χρήση.
Εμφανίζεται το παράθυρο Κοινή χρήση.

Κάντε κλικ στο Email και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα από τα παρακάτω:

• Αποστολή ως συνημμένο: Επισυνάπτει το αρχείο του Office 2019. Οι παραλήπτες θα μπορούν να προβάλουν και να επεξεργαστούν αυτό το αρχείο μόνο εάν διαθέτουν επίσης Office 2019.
• Αποστολή συνδέσμου: Στέλνει έναν σύνδεσμο σε ένα αρχείο όταν συνεργάζεστε σε ένα τοπικό δίκτυο.
• Αποστολή ως PDF: Μετατρέπει το αρχείο σε PDF (Portable Document Format) πριν το επισυνάψετε στο μήνυμα. Οι παραλήπτες που δεν διαθέτουν ειδικό λογισμικό επεξεργασίας PDF θα μπορούν να δουν το αρχείο αλλά όχι να το επεξεργαστούν.
• Αποστολή ως XPS: Μετατρέπει το αρχείο σε μορφή XPS (Open XML Paper Specification) πριν το επισυνάψετε στο μήνυμα. Οι παραλήπτες θα χρειαστούν ένα πρόγραμμα που μπορεί να ανοίξει και να εμφανίσει ένα αρχείο XPS, το οποίο διατηρεί τη μορφοποίηση και λειτουργεί παρόμοια με ένα αρχείο PDF.

Κρυπτογράφηση αρχείου Office 2019

Αφού δημιουργήσετε ένα αρχείο στο Office 2019, μπορεί να θέλετε να το εμφανίσετε σε άλλους, αλλά να μην επιτρέψετε σε κανέναν άλλο να το τροποποιήσει. Θα μπορούσατε να εμπιστευτείτε ότι κανείς δεν θα χαλάσει το αρχείο σας, αλλά μια καλύτερη επιλογή είναι να το προστατέψετε με κωδικό πρόσβασης, ώστε κανείς να μην μπορεί να το τροποποιήσει χωρίς την άδειά σας.

Για να προστατεύσετε ένα αρχείο με κωδικό πρόσβασης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προστασία (όπως Προστασία εγγράφου ή Προστασία παρουσίασης).
Εμφανίζεται ένα μενού.

Κάντε κλικ στο Encrypt with Password.
Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Κρυπτογράφηση εγγράφου.

Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας, δεν θα έχετε πρόσβαση στο δικό σας αρχείο, επομένως φροντίστε να θυμάστε τον κωδικό πρόσβασής σας. Πολλές εταιρείες τρίτων πωλούν εργαλεία διάρρηξης κωδικού πρόσβασης για την ανάκτηση του κωδικού πρόσβασης στα αρχεία του Office 2019. Αυτά τα εργαλεία μπορεί να είναι χρήσιμα αν ξεχάσετε τον δικό σας κωδικό πρόσβασης, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και από κακόβουλα άτομα, επομένως μην νομίζετε ότι μόνο οι κωδικοί πρόσβασης μπορούν να προστατεύσουν τα έγγραφά σας του Office 2019 από τα αδιάκριτα βλέμματα.

Αποθήκευση αρχείων του Office 2019 στο cloud

Παλιά, όλοι αποθήκευαν αρχεία απευθείας στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή τους. Αν και αυτή η μέθοδος λειτούργησε, είχε προβλήματα. Εάν πήρατε ένα φορητό υπολογιστή αλλά ξεχάσατε να αντιγράψετε ένα κρίσιμο αρχείο από τον υπολογιστή σας, ο φορητός υπολογιστής σας θα ήταν ουσιαστικά άχρηστος.

Γι' αυτό η Microsoft προσφέρει το OneDrive, την υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία μέσω του Διαδικτύου στον λογαριασμό σας στο OneDrive. Αφού αποθηκεύσετε ένα αρχείο στο OneDrive, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το αρχείο από οποιονδήποτε υπολογιστή έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Έτσι, για παράδειγμα, μπορείτε να αποθηκεύσετε σημαντικά αρχεία στο OneDrive από τον επιτραπέζιο υπολογιστή σας και, στη συνέχεια, να πάρετε έναν φορητό υπολογιστή και να αποκτήσετε πρόσβαση στα ίδια αρχεία στο OneDrive. Τώρα, αντί να έχετε δύο αντίγραφα ενός αρχείου (ένα στον επιτραπέζιο υπολογιστή και ένα στον φορητό υπολογιστή σας), έχετε απλώς ένα αρχείο στο OneDrive. Αυτό εξαλείφει την ανάγκη παρακολούθησης πολλαπλών αντιγράφων του ίδιου αρχείου.

Η αποθήκευση αρχείων στο OneDrive έχει ένα άλλο πλεονέκτημα, καθώς επιτρέπει την πολλαπλή συνεργασία στο ίδιο αρχείο. Εάν βρίσκεστε στο Βερολίνο και ο συνάδελφός σας στο Τόκιο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και να επεξεργαστείτε το ίδιο αρχείο στο OneDrive. Αποθηκεύοντας αρχεία στο OneDrive, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά ανά πάσα στιγμή και να τα μοιραστείτε και με άλλους.

Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο στο OneDrive, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως.
Εμφανίζεται ένα μενού.

Κάντε κλικ στο OneDrive.

Αγνοώντας την ανόητη κορδέλα του Office 2019

Αν και η κορδέλα του Office αντιπροσωπεύει έναν πιο οπτικό τρόπο χρήσης του Microsoft Office, μερικοί άνθρωποι εξακολουθούν να προτιμούν την κλασική διεπαφή του αναπτυσσόμενου μενού προηγούμενων εκδόσεων του Microsoft Office. Όσοι δεν θέλουν να εγκαταλείψουν την εξοικείωσή τους με τα αναπτυσσόμενα μενού μπορούν να αγοράσουν ένα πρόσθετο πρόγραμμα που ονομάζεται Classic Menu for Office .

Αυτό το πρόγραμμα ουσιαστικά δίνει πίσω τα αναπτυσσόμενα μενού σας, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της Κορδέλας του Office και των παραδοσιακών αναπτυσσόμενων μενού. Τώρα μπορείτε να έχετε το καλύτερο και των δύο κόσμων χωρίς να εγκαταλείψετε κανέναν από τους δύο.

Το κύριο μειονέκτημα αυτού του πρόσθετου προγράμματος είναι ότι εάν πρέπει να χρησιμοποιήσετε το αντίγραφο κάποιου άλλου του Office 2019 που δεν έχει εγκαταστήσει αυτό το πρόσθετο, μπορεί να αισθανθείτε χαμένοι προσπαθώντας να χρησιμοποιήσετε μόνο την Κορδέλα. Για αυτόν τον λόγο, είναι καλή ιδέα να εξοικειωθείτε με την Κορδέλα του Office και να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόσθετο πρόγραμμα Classic Menu for Office για να σας βοηθήσει να κάνετε τη μετάβαση από μια παλαιότερη έκδοση του Office στο Office 2019.

Βρείτε περισσότερα πρότυπα του Office 2019

Τα πρότυπα σάς βοηθούν να δημιουργείτε γρήγορα και εύκολα καλά σχεδιασμένα και επαγγελματικά μορφοποιημένα έγγραφα. Προγράμματα όπως το Word, το Excel, το PowerPoint και η Access προσφέρουν πολλά πρότυπα για να διαλέξετε, αλλά αυτά δεν είναι τα μόνα πρότυπα που μπορείτε να βρείτε και να χρησιμοποιήσετε.

Η Microsoft προσφέρει μια ηλεκτρονική λίστα προτύπων και πολλές εταιρείες προσφέρουν επίσης μοναδικά πρότυπα. Η Avery , μια δημοφιλής εταιρεία ετικετών αλληλογραφίας, παρέχει πρότυπα σχεδιασμένα για την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας, επαγγελματικών καρτών και άλλων εξειδικευμένων εγγράφων.

Εάν κάνετε αναζήτηση για πρότυπα του Microsoft Office στην αγαπημένη σας μηχανή αναζήτησης, πιθανότατα θα βρείτε πολλές εταιρείες που προσφέρουν πρότυπα του Microsoft Office που μπορείτε να κατεβάσετε και να χρησιμοποιήσετε δωρεάν.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Office παντού

Όταν χρησιμοποιείτε το OneDrive , μπορείτε να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας από οποιονδήποτε υπολογιστή. Για μεγαλύτερη ευελιξία, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το Office 365, το Office για Android ή το Office για iOS.

Το Office 365 εκτελείται εξ ολοκλήρου στο πρόγραμμα περιήγησής σας, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιονδήποτε υπολογιστή που μπορεί να συνδεθεί στο Διαδίκτυο, όπως έναν υπολογιστή Linux ή ένα Chromebook, για να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα του Microsoft Office. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς τύπους υπολογιστών και εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Office, θα θέλετε το Office 365.

Το Office για Android σάς επιτρέπει να εκτελείτε Word, Excel, PowerPoint και Outlook σε οποιοδήποτε smartphone ή tablet Android. Το Office για iOS σάς επιτρέπει να εκτελείτε Word, Excel, PowerPoint και Outlook σε iPhone ή iPad.

Με το Office για Android ή το Office για iOS, μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε έγγραφα του Microsoft Office στον αγαπημένο σας φορητό υπολογιστή. Τώρα θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Office όπου κι αν πάτε.