10 τρόποι για να είστε παραγωγικοί στο Microsoft 365 Business

Η συνδρομή σας στο Microsoft 365 Business περιλαμβάνει πρόσβαση όχι μόνο στην εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή της σουίτας του Microsoft Office αλλά και στις εκδόσεις της για φορητές συσκευές. Οι εφαρμογές του Office για κινητά έχουν υψηλή βαθμολογία στις διάφορες πλατφόρμες για κινητές συσκευές. Καθημερινά, εκατομμύρια εργαζόμενοι στην πληροφόρηση σε όλο τον κόσμο, συμπεριλαμβανομένου εμένα, χρησιμοποιούν ενεργά αυτές τις εφαρμογές για να κάνουν δουλειά χωρίς να είναι δεμένοι σε ένα γραφείο.

Εδώ, μαθαίνετε δέκα συμβουλές παραγωγικότητας που είναι διαθέσιμες στο Microsoft 365 Business. Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές ως μέρος της καμπάνιας υιοθεσίας για να αυξήσετε τη χρήση της υπηρεσίας και να μειώσετε τις κλήσεις υποστήριξης προς την ομάδα πληροφορικής σας. Μπορείτε να μοιραστείτε με σιγουριά αυτές τις συμβουλές στους τελικούς χρήστες σας, γνωρίζοντας ότι τα δεδομένα του οργανισμού σας προστατεύονται και διαχειρίζονται.

Δώστε προσοχή στις ειδοποιήσεις στο Κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365. Να είστε σε επιφυλακή για νέες δυνατότητες, ώστε να παρακολουθείτε πρόσθετες συμβουλές παραγωγικότητας που μπορείτε να μοιραστείτε με τους τελικούς χρήστες σας.

Συνεχίστε από εκεί που σταματήσατε στο Microsoft Word

Ας υποθέσουμε ότι ξεκινάτε να διαβάζετε ένα έγγραφο του Word στο γραφείο σας και μετά συνειδητοποιείτε ότι πρέπει να κλείσετε τον υπολογιστή σας για να φτάσετε στο ραντεβού με έναν γιατρό. Φτάνετε στο ιατρείο σας και σας λένε να περιμένετε στον χώρο υποδοχής μέχρι κάποιος να είναι έτοιμος να σας δει. Απογοητευμένοι που τα διαθέσιμα περιοδικά δεν είναι ελκυστικά, νιώθετε ανακούφιση όταν θυμάστε ότι έχετε το smartphone σας — και το ιατρείο επιτρέπει τη χρήση κινητών συσκευών.

Βγάζεις το smartphone σου, τρέχεις την εφαρμογή Word για κινητά, η οποία είναι καταχωρημένη στον λογαριασμό σου στο Office 365 και στο Voila! Το τελευταίο έγγραφο που διαβάζατε στο γραφείο σας παρατίθεται στη λίστα Πρόσφατα έγγραφα. Ξεκινάς να διαβάζεις το έγγραφο και το κλείνεις όταν τελειώσεις. Εξακολουθείτε να περιμένετε τον γιατρό, επομένως κοιτάτε ξανά την εφαρμογή Word και βλέπετε ότι μια λίστα εγγράφων έχει κοινοποιηθεί μαζί σας και χρειάζεται την προσοχή σας. Ανοίγετε ένα για να ξεκινήσετε την επεξεργασία και μετά καλείται το όνομά σας. Μην ανησυχείς. Πιθανότατα θα έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε την επεξεργασία του εγγράφου αφού φτάσετε στην εσωτερική αίθουσα αναμονής.

Μοιραστείτε έγγραφα του Office 365 με εμπιστοσύνη

Η ασφαλής κοινή χρήση εγγράφων με άλλα μέλη στον οργανισμό σας από κινητή συσκευή είναι παρόμοια με την κοινή χρήση εγγράφου από επιτραπέζιο υπολογιστή. Η Microsoft έχει επενδύσει πολλά στο να κάνει τις εμπειρίες φορητών συσκευών στο Office 365 όσο το δυνατόν πιο απρόσκοπτες, έτσι ώστε η παραγωγικότητά σας — σε επιτραπέζιο υπολογιστή ή φορητή συσκευή — να μην χτυπά.

Ας υποθέσουμε ότι είστε καθ' οδόν για τη δουλειά και λαμβάνετε ένα email από τον υπεύθυνο του έργου σας που σας ζητά να φτιάξετε γρήγορα μια παρουσίαση για την εναρκτήρια συνάντηση της ομάδας του έργου σας. Καθώς κάθεστε στο λεωφορείο στο δρόμο για τη δουλειά, πιστεύετε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαδρομή των 30 λεπτών για να κάνετε κάτι παραγωγικό. Έτσι, εκτελείτε την εφαρμογή PowerPoint στο τηλέφωνό σας και αρχίζετε να δημιουργείτε την παρουσίασή σας. Ολοκληρώνετε την παρουσίαση και την αποθηκεύετε στο φάκελο OneDrive, αλλά στη συνέχεια συνειδητοποιείτε ότι μια διαφάνεια χρειάζεται τη συμβολή του διαχειριστή έργου σας.

Κοιτάς την ώρα και παρατηρείς ότι έχεις άλλα πέντε λεπτά πριν φτάσεις στον προορισμό σου. Επιστρέφετε στην παρουσίασή σας και πατάτε το εικονίδιο Κοινή χρήση, πατήστε το κουμπί Πρόσκληση ατόμων και εισάγετε τη διεύθυνση email του διαχειριστή έργου σας. Επειδή η εφαρμογή έχει ως προεπιλογή πρόσβαση σε Επεξεργασία, μεταβαίνετε απευθείας στην περιοχή μηνυμάτων για να πληκτρολογήσετε ένα γρήγορο μήνυμα, ζητώντας από τον διαχειριστή του έργου σας πληροφορίες. Αγγίξτε το κουμπί Αποστολή και μετά πατήστε Τέλος. Το σύστημα στέλνει ένα email στον υπεύθυνο του έργου σας με έναν ασφαλή σύνδεσμο προς το έγγραφο, ώστε να μπορεί να ξεκινήσει την επεξεργασία.

Δέκα λεπτά αργότερα, βγαίνοντας από το λεωφορείο και περπατώντας στο γραφείο σας, σας βλέπει ο διευθυντής του έργου σας. Σαστισμένη, σε κοιτάζει και ρωτάει: «Δεν σου έστειλα email πριν από μια ώρα; Πώς κατάφερες να βάλεις αυτή την παρουσίαση στα εισερχόμενά μου πριν καν φτάσεις στη δουλειά;» Ρίχνεις μια ματιά στον ήρωά σου, τον διαχειριστή IT που κάθεται εκεί κοντά.

Συντάξτε έγγραφα με το Microsoft 365 Business οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε

Συμβαίνει. Ολοκληρώνετε ένα έγγραφο και το στέλνετε σε ένα σωρό άτομα και, στη συνέχεια, συνειδητοποιείτε ότι πρέπει να αλλάξετε ένα βασικό κομμάτι πληροφοριών στο έγγραφο. Λοιπόν τι κάνεις? Επιστρέφετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους, λέγοντάς τους να αγνοήσουν το προηγούμενο email σας και ότι θα στείλετε μια ενημερωμένη έκδοση του εγγράφου. Το πρόβλημα είναι ότι μερικά άτομα είχαν ήδη απαντήσει με τις δικές τους ενημερωμένες εκδόσεις, επομένως τώρα πρέπει να ενοποιήσετε τα σχόλιά τους στο ενημερωμένο έγγραφο και στη συνέχεια να στείλετε το έγγραφο πίσω σε όλους. Όλο αυτό το διάστημα, ελπίζετε να μην καταλήξετε σε έναν εφιάλτη δέντρου email όπου οι άνθρωποι απλώς στέλνουν με email τις δικές τους νέες εκδόσεις του εγγράφου εμπρός και πίσω.

Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να ζεις σε αυτόν τον εφιάλτη. Εάν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις δυνατότητες από κοινού συγγραφής των εφαρμογών του Office στη συνδρομή σας στο Microsoft 365 Business , όλοι στην ομάδα σας μπορούν να εργαστούν στο ίδιο έγγραφο — κάνοντας αλλαγές και ενημερώσεις και βλέποντας ο ένας τα σχόλια του άλλου — σε πραγματικό χρόνο! Οι λειτουργίες από κοινού συγγραφής του Office λειτουργούν επίσης απρόσκοπτα στις εκδόσεις εφαρμογών για κινητά.

Τραβήξτε εύκολα την προσοχή κάποιου με το Microsoft 365

Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης όπως το Facebook ή το Twitter, οι @αναφορές είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προσθέσετε ετικέτες στους ανθρώπους και να τους ενημερώσετε ότι θέλετε την προσοχή τους. Απλώς πληκτρολογείτε @ ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου που θέλετε να προσθέσετε ετικέτα. Καθώς πληκτρολογείτε το όνομα, εμφανίζεται μια λίστα προτάσεων, επομένως δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ολόκληρο το όνομα.

Λοιπόν, μάντεψε τι; Οι @αναφορές αποτελούν πλέον μέρος της σουίτας του Office! Στο Outlook, για παράδειγμα, μπορείτε να @αναφέρετε έναν συνάδελφο στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε μια πρόσκληση σε σύσκεψη και το σύστημα θα προσθέσει αυτόματα τον αναφερόμενο χρήστη στη γραμμή Προς του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή της πρόσκλησης σε σύσκεψη.

Όπως και στο Facebook, όταν @αναφέρετε κάποιον, το πλήρες όνομα προστίθεται αυτόματα στο μήνυμα. Εάν θέλετε να κάνετε το μήνυμα να ακούγεται περισσότερο σαν τον τρόπο που κανονικά σχετίζεστε με τον συνάδελφό σας, μπορείτε να διαγράψετε ένα τμήμα της αναφοράς, ώστε να εμφανίζει μόνο το μικρό όνομα, για παράδειγμα. Μην ανησυχείτε, η διεύθυνση email στη γραμμή Προς θα παραμείνει άθικτη.

Αν διαπιστώσετε ότι πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να τραβήξουν την προσοχή σας με τις @αναφορές, μπορείτε να φιλτράρετε το γραμματοκιβώτιό σας για να εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία αναφέρθηκαν @. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στην επιλογή Όλα στη λίστα μηνυμάτων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναφερόμενη αλληλογραφία. Αυτή η δυνατότητα λειτουργεί και στις εκδόσεις Windows και Mac του Outlook.

Ανακαλύψτε whodunnit με το Microsoft Word

Το Office 365 συντάσσει έγγραφα σε πραγματικό χρόνο με πολλά άτομα. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι εξαιρετικό γιατί όλοι έχετε να κάνετε με μια μόνο πηγή αλήθειας. Τι συμβαίνει όμως αν μια μέρα ανοίξετε ένα έγγραφο και συνειδητοποιήσετε ότι κάποιος έχει διαγράψει μια ολόκληρη παράγραφο που γράψατε με κόπο την προηγούμενη μέρα;

Λοιπόν, θα μπορούσατε να στείλετε email σε όλους και να ζητήσετε από τον ένοχο να υποστηρίξει. Ή μπορείτε να πάτε στη μυστική διαδρομή και απλώς να προβάλετε το ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου για να δείτε ένα αρχείο καταγραφής των διαφορετικών εκδόσεων που έχουν αποθηκευτεί μαζί με το όνομα του ατόμου που το αποθήκευσε και μια χρονική σήμανση για το πότε αποθηκεύτηκε η έκδοση. Μπορείτε ακόμη να ανοίξετε την προηγούμενη έκδοση του εγγράφου και να το επαναφέρετε.

Για να εμφανίσετε το ιστορικό εκδόσεων στο Microsoft Word, κάντε κλικ στο όνομα αρχείου στην επάνω γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ιστορικό εκδόσεων. Το παράθυρο Ιστορικό εκδόσεων εμφανίζεται στα δεξιά της οθόνης, παρέχοντας γρήγορη πρόσβαση στις εκδόσεις του εγγράφου και στο όνομα και το εικονίδιο του συντάκτη της έκδοσης.

Πρόσβαση στο ιστορικό εκδόσεων από το Microsoft Word.

Στην έκδοση web, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ιστορικό επάνω δεξιά για να εμφανιστεί το παράθυρο Ιστορικό εκδόσεων.

Αυτό το χαρακτηριστικό όχι μόνο βελτιώνει την παραγωγικότητα αλλά προάγει και την αρμονία όταν χρησιμοποιείται σωστά!

Θολώστε το φόντο σας στο Microsoft Teams

Φανταστείτε να είστε σε μια ζωντανή συνέντευξη που μεταδίδεται παγκοσμίως και να συζητάτε τις συνέπειες της παραπομπής ενός προέδρου της Νότιας Κορέας, όταν το μικρό παιδί σας χτυπά τη συνέντευξή σας πηγαίνοντας στο γραφείο του σπιτιού σας και αρχίζει να χορεύει. Τώρα φανταστείτε ότι η κατάσταση χειροτερεύει ακόμη περισσότερο όταν το βρέφος σας με περιπατητή μπαίνει στο δωμάτιο, ακολουθούμενο από τον πανικόβλητο σύζυγό σας που προσπαθεί να σύρει και τα δύο παιδιά έξω από το δωμάτιο. Λοιπόν, αυτό συνέβη και έγινε ένα ξεκαρδιστικό viral βίντεο τον Μάρτιο του 2017, όταν ο καθηγητής Robert Kelly πήρε συνέντευξη από το BBC.

Η νέα δυνατότητα Blur My Background στο Microsoft Teams αποφεύγει αυτό το σενάριο. Εάν προγραμματίσετε μια συνάντηση με τις ομάδες, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερες επιλογές (…) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Θάμπωμα του φόντου μου, όλα πίσω σας θα είναι διακριτικά θολά.

Φανταστείτε πόσο πιο παραγωγικοί θα είστε τώρα που ξέρετε ότι μπορείτε να παραλείψετε τις μετακινήσεις σας, να πραγματοποιήσετε συσκέψεις μέσω βιντεοδιάσκεψης από το γραφείο στο σπίτι σας και να φαίνεστε επαγγελματίας χωρίς να ανησυχείτε μήπως τα παιδιά ή ο σκύλος σας θα έρθουν στη διάρκεια της συνάντησής σας και θα σας αποσπάσουν την προσοχή. Οι πιθανότητες είναι ότι ο καθηγητής Kelly θα ήθελε αυτό το χαρακτηριστικό. Αλλά και πάλι, αν δεν είχε γίνει η ξεκαρδιστική του συνέντευξη, δεν θα είχε εμπνεύσει τους ανθρώπους της Microsoft να προσθέσουν αυτό το χαρακτηριστικό.

Σχεδιάστε σαν επαγγελματίας με την υποστήριξη AI του PowerPoint

Ας το παραδεχτούμε. Δεν έχουμε όλοι μας το ταλέντο να δημιουργούμε παρουσιάσεις που ξεπροβάλλουν και τραβούν την προσοχή των ανθρώπων. Αν δεν είστε ένας από αυτούς τους δημιουργικούς, η δημιουργία μιας παρουσίασης που αξίζει το TED είναι απρόσιτη.

Υπάρχουν καλά νέα για όλα τα άτομα που προκλήθηκαν από το σχεδιασμό εκεί έξω! Με τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης (AI), η δημιουργία παρουσιάσεων PowerPoint που έχουν το άγγιγμα ενός υψηλά αμειβόμενου γκουρού μάρκετινγκ είναι πλέον εφικτή.

Στην έκδοση του PowerPoint για υπολογιστή ή web, ξεκινήστε μια νέα παρουσίαση. Απλώς συνδέστε τις λεπτομέρειες που θέλετε να μεταφέρετε στη διαφάνειά σας και μην ανησυχείτε για την εμφάνιση και την αίσθηση. Όταν τελειώσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Σχεδίαση στην κορδέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Ιδέες σχεδίασης. Η τεχνολογία AI στο Office 365 δημιουργεί αυτόματα κάποιες ιδέες σχεδίασης για να διαλέξετε.

Η λειτουργία Ιδέες σχεδίασης στο PowerPoint.

Μιλήστε αντί για πληκτρολόγηση με το Office 365

Ως υπηρεσία cloud, οι Εφαρμογές του Office στο Office 365 γίνονται πιο έξυπνες με την πάροδο του χρόνου. Η μηχανική εκμάθηση και η τεχνητή νοημοσύνη επιτρέπουν σε εφαρμογές του Office όπως το Word, το Excel, το PowerPoint και το Outlook να προσαρμόζονται στον τρόπο εργασίας σας, εξοικονομώντας χρόνο και βελτιώνοντας ακόμη και τις δεξιότητες γραφής σας.

Μία από αυτές τις υπηρεσίες πληροφοριών είναι η λειτουργία Υπαγόρευση, η οποία σας επιτρέπει να υπαγορεύετε κείμενο αντί να πληκτρολογείτε. Στο Microsoft Word, το κουμπί Υπαγόρευση βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην κορδέλα. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook, ξεκινήστε ένα νέο email, μεταβείτε στην καρτέλα Μήνυμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Υπαγόρευση. Όταν το εικονίδιο Υπαγόρευση γίνει κόκκινο, μπορείτε να αρχίσετε να μιλάτε. Καθώς μιλάτε, εμφανίζεται κείμενο στο έγγραφό σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι το μικρόφωνό σας είναι ενεργοποιημένο και ότι μιλάτε καθαρά και συνομιλητικά.

Μπορείτε να εισαγάγετε σημεία στίξης λέγοντας το όνομα του σημείου στίξης. Για παράδειγμα, στο τέλος της πρότασης, πείτε "σημείο" ή "ερωτηματικό" ή "θαυμαστικό". Εάν θέλετε να ξεκινήσετε μια νέα παράγραφο, πείτε "νέα παράγραφος".

Τι περιμένεις? Δοκιμάστε το αυτό το χαρακτηριστικό του Microsoft 365!

Μεταβείτε hands-free με το Office 365 Read Aloud

Η παραγωγικότητα στο Office 365 έχει σχεδιαστεί για να καλύπτει τις ανάγκες ανθρώπων σε όλο τον κόσμο με διαφορετικές ικανότητες. Το Dictate, Tell Me, το οποίο παρέχει γρήγορη πρόσβαση σε εντολές χωρίς κυκλική περιήγηση στις διάφορες καρτέλες στην κορδέλα, και το Accessibility, που λειτουργεί άψογα με προγράμματα ανάγνωσης οθόνης, είναι μερικές μόνο από τις λειτουργίες του Office 365 που αυξάνουν την παραγωγικότητα και προωθούν την ένταξη στο χώρο εργασίας .

Μια άλλη κομψή δυνατότητα που θα βρείτε στις εφαρμογές του Office είναι η δυνατότητα Read Aloud στο Word. Αν και διαφημίζεται ως μία από τις δυνατότητες στα Εργαλεία εκμάθησης στο Office ιδιαίτερα χρήσιμη για άτομα με δυσλεξία, η λειτουργία Read Aloud είναι ιδανική για διόρθωση επειδή επισημαίνει το κείμενο καθώς διαβάζεται κάθε λέξη.

Ένα μπόνους για άτομα των οποίων η πρώτη γλώσσα δεν είναι τα Αγγλικά, η λειτουργία Read Aloud είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο για να μάθετε πώς προφέρονται οι λέξεις.

Δοκιμάστε αυτήν τη δυνατότητα και δείτε εάν μπορείτε να την ενσωματώσετε στη ροή εργασίας σας. Το κουμπί Ανάγνωση δυνατά βρίσκεται στην καρτέλα Αναθεώρηση στο Microsoft Word.

Καλή ανάγνωση φωναχτά!

Ταξίδι στο χρόνο με το Timeline των Windows

Έχετε βρεθεί ποτέ να σπαταλάτε 30 λεπτά ψάχνοντας για ένα έγγραφο που δουλέψατε πριν από λίγες μέρες αλλά δεν μπορείτε να θυμηθείτε πού ήταν αποθηκευμένο; Ή να διαβάσετε το ιστορικό περιήγησής σας για να βρείτε μια αναζήτηση που κάνατε για ένα έργο ανακαίνισης;

Αν είχατε αυτή τη δυσάρεστη εμπειρία, θα χαρείτε να μάθετε ότι δεν χρειάζεται να χάνετε ξανά χρόνο με αυτόν τον τρόπο. Η λειτουργία Timeline στα Windows 10 σάς βοηθά να ανακτήσετε τη χαμένη παραγωγικότητα, επιτρέποντάς σας να βλέπετε όλες τις δραστηριότητές σας για έως και 30 ημέρες σε μία οθόνη.

Η παρακάτω εικόνα δείχνει ένα στιγμιότυπο οθόνης του χρονολογίου των Windows. Η γραμμή ολίσθησης στα δεξιά σας επιτρέπει να μεταβείτε σε διαφορετικά σημεία του χρόνου και να δείτε τη δραστηριότητά σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο Αναζήτηση για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά των δραστηριοτήτων σας.

Λειτουργία Χρονολογίου των Windows.

Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα "Χρονολόγιο των Windows", κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή εργασιών δίπλα στη γραμμή αναζήτησης της Cortana ή πατήστε τα πλήκτρα Windows και καρτέλα.

Συνεχίστε λοιπόν και συνεχίστε από εκεί που σταματήσατε με το Timeline των Windows. Μπορεί να μην μπορείτε να γυρίσετε τον χρόνο πίσω, αλλά τουλάχιστον μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στο Timeline!