10 συντομεύσεις του Microsoft Outlook 2019 που αξίζει να κάνετε

Τα ταχυδακτυλουργικά κουμπιά, τα κλειδιά και οι κορδέλες φαίνεται να διαρκούν όλη την ημέρα. Αυτή η λίστα προσφέρει ορισμένες συντομεύσεις του Microsoft Outlook που μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και ένταση.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Microsoft Outlook New Items

Για να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο σε όποια ενότητα και αν βρίσκεστε, απλώς κάντε κλικ στο εργαλείο στο αριστερό άκρο της Κορδέλας. Το όνομα και η εμφάνιση αυτού του εικονιδίου αλλάζει όταν αλλάζετε λειτουργικές μονάδες, επομένως γίνεται εικονίδιο Νέας εργασίας στη λειτουργική μονάδα Εργασίες, εικονίδιο νέας επαφής στη λειτουργική μονάδα Άτομα κ.λπ. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο εργαλείο Νέα στοιχεία ακριβώς στα δεξιά του για να τραβήξετε προς τα κάτω το μενού Νέα στοιχεία.

Όταν επιλέγετε ένα στοιχείο από το μενού Νέα στοιχεία, που εμφανίζεται εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο σε μια λειτουργική μονάδα του Outlook διαφορετική από αυτήν στην οποία βρίσκεστε χωρίς να αλλάξετε λειτουργικές μονάδες. Για παράδειγμα, ίσως απαντάτε σε email και θέλετε να δημιουργήσετε μια εργασία. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα στοιχεία, επιλέξτε Εργασία, δημιουργήστε την εργασία σας και, στη συνέχεια, συνεχίστε να εργάζεστε με το email σας.

Το μενού New Items σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε νέες λειτουργικές μονάδες στοιχείων εκτός της ενεργής.

Πώς να στείλετε γρήγορα ένα αρχείο μέσω email του Microsoft Outlook

Μπορείτε να στείλετε ένα αρχείο μέσω email του Outlook με λίγα μόνο κλικ του ποντικιού, ακόμα κι αν το Outlook δεν εκτελείται. Όταν προβάλλετε αρχεία στην Εξερεύνηση αρχείων, μπορείτε να επισημάνετε οποιοδήποτε αρχείο θα σταλεί σε οποιονδήποτε παραλήπτη email. Δείτε πώς:

Βρείτε το αρχείο στην Εξερεύνηση αρχείων.

Κάντε δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να στείλετε. Εμφανίζεται ένα μενού.

Επιλέξτε Αποστολή σε. Εμφανίζεται ένα άλλο μενού.

Επιλέξτε Παραλήπτης αλληλογραφίας. Εμφανίζεται μια φόρμα Νέου μηνύματος. Ένα εικονίδιο που αντιπροσωπεύει το συνημμένο αρχείο εμφανίζεται στο πλαίσιο Συνημμένο.

Πληκτρολογήστε το θέμα του αρχείου και τη διεύθυνση email του ατόμου στο οποίο στέλνετε το αρχείο. Εάν θέλετε να προσθέσετε σχόλια στο μήνυμά σας, πληκτρολογήστε τα στην περιοχή μηνυμάτων του παραθύρου.

Κάντε κλικ στην Αποστολή. Το μήνυμά σας πηγαίνει στον παραλήπτη.

Πώς να στείλετε γρήγορα ένα αρχείο από οποιαδήποτε εφαρμογή του Microsoft Office

Μπορείτε να στείλετε email σε οποιοδήποτε έγγραφο του Office από την ίδια την εφαρμογή του Office χωρίς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργική μονάδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Δείτε πώς:

Με ένα έγγραφο του Office ανοιχτό στην εφαρμογή που το δημιούργησε, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Επιλέξτε Κοινή χρήση. Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση.

Κάντε κλικ σε ένα από τα κουμπιά στην περιοχή Επισύναψη αντιγράφου Αντίθετα: Έγγραφο Word ή PDF. Χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε μορφή είναι η καταλληλότερη για το κοινόχρηστο στοιχείο. Χρησιμοποιήστε το έγγραφο του Word εάν θέλετε ο παραλήπτης να μπορεί να επεξεργάζεται εύκολα το αρχείο και χρησιμοποιήστε PDF εάν δεν το θέλετε. Μια νέα φόρμα μηνύματος εμφανίζεται στο Outlook.

Πληκτρολογήστε το θέμα του αρχείου και τη διεύθυνση email του ατόμου στο οποίο στέλνετε το αρχείο. Εάν θέλετε να προσθέσετε σχόλια στο μήνυμά σας, πληκτρολογήστε τα στο πλαίσιο κειμένου όπου βρίσκεται το εικονίδιο για το αρχείο.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Το μήνυμά σας πηγαίνει στα Εξερχόμενα.

Πώς να μετατρέψετε ένα μήνυμα του Outlook σε σύσκεψη

Μερικές φορές, αφού έχετε ανταλλάξει πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ένα θέμα, συνειδητοποιείτε ότι θα ήταν πιο γρήγορο να μιλήσετε για λίγα λεπτά. Μπορείτε να μετατρέψετε ένα μήνυμα email σε σύσκεψη κάνοντας κλικ στο κουμπί Σύσκεψη στην καρτέλα Αρχική σελίδα (από τα Εισερχόμενα, με επιλεγμένο το επιθυμητό μήνυμα). Αυτό ανοίγει μια φόρμα Νέας σύσκεψης, ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε μια σύσκεψη με βάση τα περιεχόμενα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πώς να βρείτε γρήγορα κάτι στο Microsoft Outlook

Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να συγκεντρωθεί μια αρκετά μεγάλη συλλογή αντικειμένων στο Outlook, η οποία μπορεί στη συνέχεια να πάρει πολύ χρόνο για να περιηγηθείτε όταν θέλετε να βρείτε ένα συγκεκριμένο στοιχείο. Το Outlook μπορεί να αναζητήσει στοιχεία στην εντολή σας, εάν πληκτρολογήσετε το όνομα αυτού που αναζητάτε στο πλαίσιο Αναζήτηση στο επάνω μέρος κάθε οθόνης. Αυτό ξεκινά μια γρήγορη αναζήτηση, ώστε να μπορείτε να φτάσετε σε αυτό που θέλετε αμέσως.

Πώς να αναιρέσετε λάθη στο Outlook

Αν δεν γνωρίζατε για την εντολή Αναίρεση, ήρθε η ώρα να ακούσετε τα καλά νέα: Όταν κάνετε ένα λάθος, μπορείτε να το αναιρέσετε πατώντας Ctrl+Z ή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναίρεση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης επάνω αριστερά γωνία της οθόνης. Έτσι, μη διστάσετε να πειραματιστείτε. το χειρότερο που θα πρέπει να κάνετε είναι να αναιρέσετε! (Φυσικά, είναι καλύτερα να αναιρέσετε το λάθος σας αμέσως — προτού κάνετε πάρα πολλά πράγματα.)

Πώς να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου του Outlook Μετάβαση στην ημερομηνία

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο διαλόγου Μετάβαση στην ημερομηνία, που εμφανίζεται εδώ, σε όλες τις προβολές Ημερολογίου. Για πρόσβαση σε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας Μετάβαση σε στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε Ctrl+G ως συντόμευση.

Το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση στην ημερομηνία.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να παρακάμψετε 60 ημέρες, πατήστε Ctrl+G και πληκτρολογήστε 60 ημέρες από τώρα . Το Ημερολόγιο μετακινείται προς τα εμπρός 60 ημέρες από την τρέχουσα ημερομηνία.

Τρόπος προσθήκης στοιχείων σε προβολές λίστας του Outlook

Πολλές λίστες του Outlook έχουν ένα κενό πεδίο στην κορυφή όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μια καταχώρηση και να δημιουργήσετε ένα νέο στοιχείο για αυτήν τη λίστα. Όταν βλέπετε τις λέξεις Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια νέα εργασία, αυτό ακριβώς κάνετε. Απλώς κάντε κλικ στο πεδίο και πληκτρολογήστε το νέο σας στοιχείο.

Πώς να στείλετε επαναλαμβανόμενα μηνύματα μέσω email του Microsoft Outlook

Εάν έχετε μηνύματα που στέλνετε επανειλημμένα, αποθηκεύστε το κείμενο ως Quick Parts για εξοικονόμηση χρόνου. Για παράδειγμα, εάν γράφατε ένα άρθρο σχετικά με τα αξεσουάρ του Outlook, θα μπορούσατε να στείλετε ένα μήνυμα σε κάθε εταιρεία που συναντάτε που φτιάχνει πράγματα για το Outlook. Το μήνυμα θα μπορούσε να λέει κάτι σαν αυτό:

Αυτήν τη στιγμή γράφω ένα άρθρο σχετικά με το Microsoft Outlook και θα ήθελα να αξιολογήσω το προϊόν σας, XXX, για συζήτηση στο άρθρο μου. Μπορείτε να μου στείλετε ένα κιτ τύπου;

Όταν βρείτε έναν νέο προμηθευτή αξεσουάρ του Outlook στο Διαδίκτυο, θα ακολουθήσετε τα εξής βήματα:

Διεύθυνση του μηνύματός σας email. Κάντε κλικ στη διεύθυνση email της εταιρείας στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή.

Κάντε κλικ στην περιοχή του σώματος του μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Γρήγορα μέρη.

Επιλέξτε το στοιχείο AutoText που αποθηκεύσατε. Αλλάξτε το XXX στο όνομα του προϊόντος.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή. Μπορείτε να υποβάλετε ένα αίτημα σε λιγότερο από 30 δευτερόλεπτα και να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία σας.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε μπλοκ κειμένου στα Γρήγορα μέρη:

Σε ένα μήνυμα email, συνάντηση, εγγραφή επαφής, σύσκεψη ή εργασία, πληκτρολογήστε και επιλέξτε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιείτε επανειλημμένα.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή.

Κάντε κλικ στο κουμπί Γρήγορα μέρη που βρίσκεται στην ομάδα Κείμενο.

Κάντε κλικ στο Save Selection to Quick Part Gallery. Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες κειμένου Quick Part για διαφορετικούς σκοπούς. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε εισαγωγικό κείμενο ή κείμενο κλεισίματος για διαφορετικούς τύπους μηνυμάτων και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε αυτό το κείμενο στη συλλογή στην ενότητα Εισαγωγή ή Κλείσιμο.

Πώς να στείλετε ξανά ένα μήνυμα του Outlook

Μερικές φορές, πρέπει να υπενθυμίσετε σε κάποιον που ξέχασε να κάνει κάτι που του ζητήσατε να κάνει. Θα μπορούσατε να συντάξετε ένα εντελώς νέο μήνυμα που να υπενθυμίζει στο άτομο πόσες φορές του το έχετε ήδη υπενθυμίσει. Αλλά είναι πιο γρήγορο και πιο εύκολο να το κάνετε αυτό:

Μεταβείτε στον φάκελο Απεσταλμένα.

Κάντε διπλό κλικ στο μήνυμα που στείλατε την τελευταία φορά.

Κάντε κλικ στις Ενέργειες.

Επιλέξτε Επανάληψη αποστολής αυτού του μηνύματος. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια πρόταση λέγοντας "Σε περίπτωση που δεν έφτασε σε εσάς, ορίστε ένα άλλο αντίγραφο".