10 Συμβουλές για τη χρήση της μονάδας αλληλογραφίας του Outlook 2019

Προσαρμογή στηλών και παραθύρων. Οι στήλες στα Εισερχόμενα και άλλες θέσεις αλληλογραφίας είναι ρυθμιζόμενες. Για να διευρύνετε μια στήλη, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού ανάμεσα σε δύο επικεφαλίδες στηλών και σύρετε για να αλλάξετε το πλάτος της στήλης στα αριστερά. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα σχετικά μεγέθη του παραθύρου πλοήγησης, της λίστας αλληλογραφίας και των παραθύρων ανάγνωσης. απλώς τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα διαχωριστικό μεταξύ των παραθύρων και σύρετε.

Επιλέξτε ποιες στήλες θα εμφανίζονται. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες που εμφανίζονται στους φακέλους αλληλογραφίας σας. Στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στην Προσθήκη στηλών για πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση στηλών και προσθέστε ή αφαιρέστε στήλες από εκεί.

Ανοίξτε ένα μήνυμα στο δικό του παράθυρο. Η ανάγνωση ενός μηνύματος στο παράθυρο Ανάγνωση είναι καλή μερικές φορές, αλλά άλλες φορές μπορεί να θέλετε να δείτε το μήνυμα σε μεγαλύτερο χώρο. Κάντε διπλό κλικ σε ένα μήνυμα για να το ανοίξετε σε νέο παράθυρο ή επιλέξτε το και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο Άνοιγμα σε νέο παράθυρο.

Κλείστε όλα τα ανοιχτά στοιχεία. Ακολουθεί μια συντόμευση όταν έχετε πολλά διαφορετικά μηνύματα ή άλλα στοιχεία ανοιχτά ταυτόχρονα. Για να τα κλείσετε όλα με μία κίνηση, στην καρτέλα Προβολή κάντε κλικ στο Κλείσιμο όλων των στοιχείων.

Ομαδοποιήστε μηνύματα κατά συνομιλία. Εάν υπήρξαν πολλά μηνύματα σε ένα θέμα, μπορείτε εύκολα να δείτε όλα τα σχετικά μηνύματα ταυτόχρονα. Στην καρτέλα Προβολή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ως συνομιλίες και κάντε κλικ σε Αυτός ο φάκελος. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού Ρυθμίσεις συνομιλιών για να ρυθμίσετε με ακρίβεια τον τρόπο εμφάνισης των νημάτων συνομιλίας.

Πρόσβαση στις σύνθετες ρυθμίσεις προβολής. Υπάρχουν περισσότεροι τρόποι για να προσαρμόσετε την προβολή της μονάδας αλληλογραφίας από ό,τι φανταζόσασταν. Για πρόσβαση σε αυτά, από την καρτέλα Προβολή, ανοίξτε τη συλλογή της ομάδας Arrangement και επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων στο μενού της. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους. Από εδώ μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε στήλες, ομάδες, φιλτράρισμα ταξινόμησης, μορφοποίηση υπό όρους και πολλά άλλα.

Επιλέξτε αγαπημένους φακέλους. Για να εμφανιστεί μια συντόμευση φακέλου στην περιοχή Αγαπημένα στο επάνω μέρος του παραθύρου πλοήγησης στη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας, σύρετέ την και αποθέστε την εκεί από το κάτω τμήμα του παραθύρου πλοήγησης. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε έναν φάκελο και να επιλέξετε Εμφάνιση στα Αγαπημένα.

Φιλτράρισμα email. Έχετε προσπαθήσει ποτέ να περιηγηθείτε στα Εισερχόμενά σας αναζητώντας μηνύματα συγκεκριμένης σημαίας ή κατηγορίας ή που έχουν συνημμένα; Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Φιλτράρισμα email και, στη συνέχεια, να επιλέξετε ένα κριτήριο βάσει του οποίου θα φιλτράρετε γρήγορα. Για παράδειγμα, επιλέγοντας Συνημμένα εμφανίζονται μόνο μηνύματα που περιέχουν συνημμένα. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε πληκτρολογώντας μια λέξη ή φράση αναζήτησης στο πλαίσιο Αναζήτηση τρέχοντος γραμματοκιβωτίου πάνω από τη λίστα αλληλογραφίας.

Απαντήστε σε αιτήματα για παράδοση ή ανάγνωση αποδείξεων. Ορισμένα μηνύματα συνοδεύονται από αίτημα για επιβεβαίωση ότι τα λάβατε ή τα διαβάσατε. Μερικοί άνθρωποι το βρίσκουν χρήσιμο. άλλοι πιστεύουν ότι είναι ενοχλητικό ή αγενές. Μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας ως προς το τι θα συμβεί όταν λάβετε ένα τέτοιο αίτημα. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, κάντε κλικ στην Αλληλογραφία και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα Παρακολούθηση. Στην ενότητα Για οποιοδήποτε ληφθέν μήνυμα που περιλαμβάνει αίτημα απόδειξης ανάγνωσης, επιλέξτε την προτίμησή σας: Να στέλνετε πάντα μια απόδειξη ανάγνωσης, ποτέ να μην στέλνετε ή να ζητάτε κάθε φορά.

Χρησιμοποιήστε χαρτικά. Η δυνατότητα Stationery στο Outlook δεν είναι ιδανική για επαγγελματικούς λόγους, επειδή προσθέτει περιττά γραφικά στο μήνυμα και οι περισσότεροι επιχειρηματίες τη θεωρούν αντιεπαγγελματική. Αλλά για προσωπική χρήση μπορεί να προσθέσει μια διασκεδαστική, ιδιότροπη πινελιά. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στην Αλληλογραφία. Κάντε κλικ στην επιλογή Stationery & Fonts και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τα χαρτικά σας στο πλαίσιο διαλόγου Signatures and Stationery. Δοκιμάστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Θέμα για να ξεκινήσετε με ένα θέμα. Αφού ρυθμίσετε το θέμα σας, κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το HTML στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου, επειδή τα χαρτικά λειτουργούν μόνο με μηνύματα μορφοποιημένα σε HTML.