Οι συναντήσεις έρχονται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη με μόνη σταθερά ότι γεμίζουν το πρόγραμμά μας. Με τόσες πολλές συναντήσεις στο πιάτο μας, είναι σημαντικό να είμαστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί στην οργάνωση, τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή μιας συνάντησης. Ευτυχώς, το Microsoft Teams περιλαμβάνει πολλές δυνατότητες που είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων.
Η πιο συνηθισμένη δραστηριότητα που κάνω στο Microsoft Teams είναι η συνομιλία με άλλα άτομα. Και θεωρώ ότι είναι ιδιαίτερα χρήσιμο να μπορώ να συνομιλώ με συναδέλφους κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ομάδας. Μια ομαδική συνομιλία δημιουργείται αυτόματα στην αρχή κάθε συνάντησης Teams που περιλαμβάνει όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Το παράθυρο συνομιλίας εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Ενώ διεξάγεται μια σύσκεψη και οι άνθρωποι παρουσιάζουν και μιλούν με ήχο, άλλα άτομα μπορούν να συνομιλούν στο παράθυρο συνομιλίας. Αυτός ο απλός μηχανισμός αποδεικνύεται απίστευτα ισχυρός. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι χάσατε κάτι που είπε ο παρουσιαστής. Αντί να διακόψετε ολόκληρη τη συνάντηση και να ζητήσετε από τον παρουσιαστή να επαναλάβει τον εαυτό του, μπορείτε απλώς να πληκτρολογήσετε τη συνομιλία και να ζητήσετε διευκρίνιση από κάποιον στη συνομιλία ή να καλύψει ένα κενό. Θεωρώ ότι αυτό το κάνω συνέχεια σε μεγάλες συναντήσεις.
Μετά το τέλος μιας σύσκεψης, η συνομιλία συνεχίζει να είναι ενεργή και οποιοσδήποτε μπορεί να συνεχίσει να δημοσιεύει μηνύματα. Για επαναλαμβανόμενες συσκέψεις, η συνομιλία θα μεταφέρεται από συνάντηση σε συνάντηση, έτσι ώστε να υπάρχει πάντα ένα αρχείο προηγούμενων συναντήσεων και οποιοσδήποτε συμμετέχει στην πρόσκληση σε σύσκεψη μπορεί να μεταβεί στη συνομιλία για τις επερχόμενες συσκέψεις. Έχω δει μεγαλύτερες εταιρείες να το χρησιμοποιούν για να παρακολουθούν τα θέματα της ημερήσιας διάταξης για τις επερχόμενες συναντήσεις. Τα άτομα θα δημοσιεύουν στη συνομιλία επαναλαμβανόμενων συσκέψεων κατά τη διάρκεια της εβδομάδας και, στη συνέχεια, κατά τη διάρκεια της σύσκεψης, η ομάδα θα εξετάσει τη συνομιλία και θα συζητήσει τα θέματα κατά τη διάρκεια της σύσκεψης.
Μου αρέσει να απενεργοποιώ τις ειδοποιήσεις μηνυμάτων κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, εάν πολλοί άνθρωποι συνομιλούν ενώ κάποιος μιλάει σε ήχο. Μια ειδοποίηση θα ηχεί με κάθε νέο μήνυμα και θεωρώ ότι μπορεί να αποσπά την προσοχή. Μπορείτε να βρείτε την επιλογή απενεργοποίησης του ήχου για τα εισερχόμενα μηνύματα στην ενότητα ειδοποιήσεων των ρυθμίσεών σας. Κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας που εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης Ομάδες και επιλέξτε Ρυθμίσεις. Στο αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε Ειδοποιήσεις και αναζητήστε την ενότητα που ονομάζεται Άλλα. Εκεί θα βρείτε μια ρύθμιση για τους ήχους ειδοποιήσεων που μπορείτε να ορίσετε σε Απενεργοποίηση.
Δεν μπορώ να σας πω πόσες φορές μια ηχογράφηση μιας συνάντησης έσωσε την ομάδα μου από πολύ πονοκέφαλο. Μια ηχογράφηση καταγράφει όλα όσα συνέβησαν στη συνάντηση. Μια ηχογράφηση μπορεί να κοινοποιηθεί σε άλλους που δεν συμμετείχαν στη σύσκεψη και να ελεγχθεί από αυτούς που συμμετείχαν στη σύσκεψη. Εάν όλοι κατανοούν και συμφωνούν ότι οι συσκέψεις θα ηχογραφούνται, συνιστώ ανεπιφύλακτα την καταγραφή των συσκέψεων.
Οι ομάδες δεν θα σας επιτρέψουν να ηχογραφήσετε μια κλήση με δύο άτομα ή λιγότερα για λόγους απορρήτου. Μόλις μια κλήση έχει περισσότερα από δύο άτομα, γίνεται συνάντηση και μπορείτε να την ηχογραφήσετε.
Το Teams ειδοποιεί τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη όταν ξεκινά μια εγγραφή. Ωστόσο, μου αρέσει να βεβαιωθώ ότι όλοι είναι απολύτως σαφείς και άνετοι με την ηχογράφηση της συνάντησης εκ των προτέρων, ώστε να μην υπάρχουν προβλήματα στην πορεία, αναφέροντας στην αρχή ότι σκοπεύω να ηχογραφήσω τη συνάντηση.
Η ηχογράφηση μιας συνάντησης είναι εύκολη στο Teams. Για να ξεκινήσετε την εγγραφή:
Συμμετάσχετε σε μια υπάρχουσα συνάντηση ή ξεκινήστε μια νέα.
Ανοίξτε τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης επιλέγοντας την έλλειψη από τη γραμμή εργαλείων.
Επιλέξτε Έναρξη εγγραφής από το αναδυόμενο μενού που εμφανίζεται, όπως φαίνεται.
Έναρξη εγγραφής μιας συνάντησης ομάδων.
Μόλις ξεκινήσει η ηχογράφηση, θα ενημερωθούν όλοι στη συνάντηση.
Για να τερματίσετε την εγγραφή, κάντε ξανά κλικ στην έλλειψη και επιλέξτε Διακοπή εγγραφής.
Μπορείτε επίσης να τερματίσετε την εγγραφή τερματίζοντας τη σύσκεψη.
Η ηχογράφηση θα είναι διαθέσιμη στο κανάλι της συνάντησης, όπως φαίνεται. Οποιοσδήποτε στο κανάλι μπορεί να κάνει κλικ στην ηχογράφηση για να δει τη σύσκεψη.
Προβολή εγγραφής σύσκεψης σε κανάλι.
Η ηχογράφηση μιας συνάντησης είναι ένα απίστευτα δυνατό πράγμα. Μπορείτε να το μοιραστείτε με άλλους που δεν μπόρεσαν να παρευρεθούν στη σύσκεψη ή να το χρησιμοποιήσετε στην πορεία ως υπενθύμιση του τι συζητήθηκε και/ή αποφασίστηκε. Η ίδια η εγγραφή βρίσκεται σε μια υπηρεσία που ονομάζεται Microsoft Stream. Μπορείτε να λάβετε έναν άμεσο σύνδεσμο για τη συνάντηση επιλέγοντας την έλλειψη από την ηχογράφηση στο κανάλι και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Λήψη συνδέσμου, όπως φαίνεται. Επιπλέον, μπορείτε να ανοίξετε την εγγραφή απευθείας στο Stream ή ακόμα και να κάνετε την εγγραφή τη δική της καρτέλα στο κανάλι.
Λήψη του απευθείας συνδέσμου για την ηχογράφηση μιας συνάντησης.
Όταν βρίσκομαι σε μια συνάντηση, μου αρέσει να κρατάω το μικρόφωνό μου σε σίγαση εκτός και αν μιλάω. Με αυτόν τον τρόπο οι άλλοι συμμετέχοντες δεν ακούν θόρυβο φόντου που μπορεί να συμβαίνει γύρω μου. Οι περισσότεροι άνθρωποι ακολουθούν την ίδια εθιμοτυπία συνάντησης, αλλά όλοι ξεχνάνε κατά καιρούς. Κάποιος μπορεί να ρωτήσει εάν όλοι θα μπορούσαν να κάνουν σίγαση του μικροφώνου τους, αλλά αυτό μπορεί να διαταράξει τη συνάντηση.
Όταν βρίσκεστε σε μια σύσκεψη Teams, μπορείτε να κάνετε σίγαση του μικροφώνου άλλων συμμετεχόντων. Το έχω χρησιμοποιήσει πολλές φορές όταν το μικρόφωνο κάποιου λαμβάνει θόρυβο φόντου, όπως ένα σκυλί που γαβγίζει, αλλά δεν θέλω να διαταράξω τη συνάντηση ζητώντας από το άτομο να κάνει σίγαση του μικροφώνου του.
Για να θέσετε σε σίγαση έναν από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη, μεταβείτε στον κατάλογο της σύσκεψης που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου της σύσκεψης, επιλέξτε το όνομα του ατόμου και επιλέξτε Σίγαση συμμετέχοντος. Για σίγαση όλων, επιλέξτε Σίγαση όλων από το ρόστερ. Και οι δύο επιλογές εμφανίζονται εδώ. Οι συμμετέχοντες που θέσατε σε σίγαση θα ειδοποιηθούν ότι τους θέσατε σε σίγαση και μπορούν να καταργήσουν τη σίγαση ανά πάσα στιγμή.
Σίγαση του μικροφώνου ενός συμμετέχοντος σε σύσκεψη στο Teams.
Αφού κάνετε σίγαση σε κάποιον, είναι καλή ιδέα να στείλετε σε αυτό το άτομο ένα ιδιωτικό μήνυμα συνομιλίας για να τον ενημερώσετε ότι το κάνατε. Σχεδόν κάθε φορά που το κάνω αυτό, το άτομο με ευχαριστεί και με ενημερώνει ότι απλώς έτρεξε να πιει έναν καφέ ή να χρησιμοποιήσει το μπάνιο και ξέχασε να κάνει σίγαση του μικροφώνου.
Μου αρέσει η ευελιξία του να μπορώ να πραγματοποιώ μια συνάντηση με μέλη της ομάδας οπουδήποτε έχω σύνδεση στο Διαδίκτυο. Και η χρήση βίντεο προσθέτει τεράστια αξία στη συνάντηση. Ωστόσο, εισάγει επίσης μια πρόκληση. Τι γίνεται αν βρεθείτε να εργάζεστε κάπου που δεν θέλετε να το δουν όλοι; Για παράδειγμα, συχνά παίρνω μια συνάντηση από το σπίτι αντί να πηγαίνω στο γραφείο μου. Όταν κάθομαι στο τραπέζι της κουζίνας μου, μπορείτε να δείτε το αυτοσχέδιο ανοιχτό ντουλάπι μας στο βάθος. Θα ήταν ένα υπέροχο υπόβαθρο αν βρισκόμουν σε μια συνάντηση με σεφ, αλλά μπορεί να αποσπά την προσοχή για οποιοδήποτε άλλο είδος συνάντησης.
Το Teams έχει μια καταπληκτική λειτουργία που σας επιτρέπει να θολώνετε το φόντο σας, αλλά να διατηρείτε το πρόσωπό σας εστιασμένο όταν βρίσκεστε σε βιντεοκλήση. Όλοι στη σύσκεψη μπορούν να σας δουν καθαρά, ακόμη και όταν μετακινείτε το κεφάλι σας ενώ μιλάτε, αλλά ό,τι βρίσκεται πίσω σας και στο παρασκήνιο είναι θολό. Μην ανησυχείτε πλέον για τυχόν βρώμικα ρούχα, κυριολεκτικά, που μπορεί να κάνουν την εμφάνισή σας εν αγνοία σας!
Πριν συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη, σας παρουσιάζονται εναλλαγές για να ενεργοποιήσετε την κάμερα και το μικρόφωνό σας. Ανάμεσα σε αυτές τις εναλλαγές υπάρχει μια εναλλαγή θολώματος, όπως φαίνεται, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να θολώσετε το φόντο σας. Όταν κάνετε εναλλαγή στην επιλογή θαμπώματος, το φόντο σας θα γίνει θολό, αλλά το πρόσωπό σας θα παραμείνει στο επίκεντρο. Εάν έχετε ήδη συμμετάσχει στη σύσκεψη, μπορείτε να βρείτε την επιλογή θαμπώματος στο αναδυόμενο μενού Περισσότερες ενέργειες, όπως φαίνεται.
Θάμπωμα του φόντου προτού συμμετάσχετε σε μια συνάντηση ομάδων.
Θάμπωμα του φόντου μετά τη συμμετοχή σε μια συνάντηση ομάδων.
Εάν δεν διαθέτετε βιντεοκάμερα που να υποστηρίζει την επιλογή θαμπώματος συνδεδεμένη στο Teams, δεν θα δείτε το διακόπτη για να ενεργοποιήσετε την κάμερά σας και να θολώσετε το φόντο σας. Αυτό είναι ένα κοινό θέμα στο Teams και στα προϊόντα της Microsoft γενικά. Στοιχεία της διεπαφής χρήστη θα εμφανιστούν και θα εξαφανιστούν εάν δεν είναι συνδεδεμένο ένα απαιτούμενο στοιχείο (όπως μια κάμερα που υποστηρίζει τη λειτουργία θαμπώματος).
Η ηχογράφηση μιας σύσκεψης είναι ιδανική για την καταγραφή της σύσκεψης στο σύνολό της, αλλά ως πρακτικό θέμα, αυτό που συνήθως χρειάζεστε κατά την ολοκλήρωση μιας συνάντησης είναι οι σημειώσεις της συνάντησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις σημειώσεις, που ονομάζονται επίσης πρακτικά συνάντησης, για να καταγράψετε ένα αρχείο βασικών αποφάσεων και στοιχείων ενεργειών.
Το Teams διαθέτει μια δυνατότητα που έχει σχεδιαστεί για τη λήψη σημειώσεων συσκέψεων. Οι σημειώσεις μοιράζονται έτσι ώστε όλοι στη σύσκεψη να μπορούν να συνεισφέρουν και να προβάλλουν τις σημειώσεις καθώς προστίθενται. Δεν μπορώ να σας πω πόσες φορές έχω πάει σε μια συνάντηση και κάποιος κατέβασε λάθος σημειώσεις. Μια απλή κακή επικοινωνία μπορεί να έχει κυματιστικά αποτελέσματα στο δρόμο. Όταν όλοι εξετάζουν και προσθέτουν σημειώσεις στη σύσκεψη σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια της συνάντησης, η πιθανότητα εσφαλμένης επικοινωνίας μειώνεται σημαντικά.
Μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις σχετικά με μια σύσκεψη πριν από την έναρξη της σύσκεψης ή κατά τη διάρκεια της σύσκεψης. Εάν μια σύσκεψη έχει ρυθμιστεί και συνδέεται με ένα κανάλι Teams, μπορείτε να μεταβείτε στο κανάλι και να συζητήσετε τη συνάντηση εκεί. Εάν η σύσκεψη δεν είχε κανάλι, μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις.
Για να προσθέσετε σημειώσεις πριν από τη συνάντηση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Ανοίξτε το ημερολόγιό σας και επιλέξτε τη σύσκεψη στην οποία θέλετε να προσθέσετε σημειώσεις.
Επιλέξτε να συνομιλήσετε με τους συμμετέχοντες, όπως φαίνεται.
Οι ομάδες θα δημιουργήσουν μια συνομιλία για τη σύσκεψη και όλοι οι συμμετέχοντες στη σύσκεψη προστίθενται αυτόματα σε αυτήν. Όταν πραγματοποιηθεί η συνάντηση, η συνομιλία θα είναι μέρος της συνάντησης.
Προσθήκη σημειώσεων πριν από τη συνάντηση σε μια σύσκεψη.
Μόλις ξεκινήσει μια σύσκεψη, μπορείτε να προσθέσετε επίσημες σημειώσεις στη σύσκεψη πέρα από τη συνομιλία. Για να ανοίξετε τις σημειώσεις της σύσκεψης ή για να ξεκινήσετε να κρατάτε σημειώσεις, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Από το μενού επιλογών συνάντησης, επιλέξτε την επιλογή Εμφάνιση σημειώσεων συνάντησης.
Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει σημειώσεις για τη σύσκεψη, οι σημειώσεις της σύσκεψης θα ανοίξουν στη δεξιά πλευρά της οθόνης, όπως φαίνεται. Εναλλακτικά, εάν οι σημειώσεις δεν έχουν προστεθεί ακόμη στη σύσκεψη, θα έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε σημειώσεις για τη σύσκεψη μόλις ξεκινήσει η σύσκεψη, όπως φαίνεται. Για να δημιουργήσετε νέες σημειώσεις σύσκεψης, συνεχίστε στο Βήμα 2.
Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη σημειώσεων.
Οι ομάδες θα δημιουργήσουν σημειώσεις σύσκεψης για τη σύσκεψη και θα μπορείτε να δείτε τη νέα ενότητα σημειώσεων στη δεξιά πλευρά της οθόνης. Τώρα μπορείτε να προσθέσετε σημειώσεις ή να ελέγξετε τυχόν σημειώσεις πριν από τη συνάντηση που προστέθηκαν πριν από την έναρξη της σύσκεψης.
Δημιουργία σημειώσεων συνάντησης για μια συνάντηση ομάδων.
Επανεξέταση και προσθήκη σημειώσεων σύσκεψης κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης.
Όταν προσθέτετε σημειώσεις σύσκεψης, τα μέλη του καναλιού ή η συνομιλία σύσκεψης θα ειδοποιούνται, ώστε όλοι να μπορούν να ακολουθήσουν και να προσθέσουν τις δικές τους σημειώσεις ή να ελέγξουν τις υπάρχουσες σημειώσεις.
Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε τις σημειώσεις της σύσκεψης ως καρτέλα στη σύσκεψη. Μπορείτε να βρείτε την επιλογή να προσθέσετε τις σημειώσεις της σύσκεψης ως καρτέλα κάνοντας κλικ στην έλλειψη προς το επάνω μέρος της οθόνης σημειώσεων και επιλέγοντας να προσθέσετε τις σημειώσεις ως καρτέλα.
Προβολή σημειώσεων σύσκεψης ως καρτέλα.
Μερικές από τις πιο παραγωγικές συναντήσεις που είχα κατά τη διάρκεια της καριέρας μου είναι με μια ομάδα ανθρώπων που στέκονται μπροστά σε έναν πίνακα και σκιαγραφούν ιδέες. Είναι μια πτυχή της επικοινωνίας που δύσκολα ξεπερνιέται. Η Microsoft το έχει αναγνωρίσει αυτό και πρόσθεσε μια δυνατότητα στο Teams που ονομάζεται Whiteboard.
Ο Whiteboard της Microsoft είναι μια κοινόχρηστη οθόνη που σας επιτρέπει να σχεδιάζετε διαγράμματα. Ο τρόπος που σχεδιάζετε στην οθόνη σας εξαρτάται από τη συσκευή σας. Εάν χρησιμοποιείτε τυπικό επιτραπέζιο υπολογιστή, χρησιμοποιείτε το ποντίκι σας ή ένα tablet γραφικών που συνδέει ένα ψηφιακό στυλό στον υπολογιστή σας. Εάν χρησιμοποιείτε μια συσκευή που διαθέτει οθόνη αφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δάχτυλό σας για να σχεδιάσετε στην οθόνη. Ο αγαπημένος μου τρόπος για να σκιτσάρω στον Whiteboard της Teams είναι με τη γραφίδα στον φορητό υπολογιστή Surface μου. Το βρίσκω πολύ φυσικό και εύκολο στη χρήση.
Για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Whiteboard στο Teams, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
Συμμετέχετε σε μια υπάρχουσα συνάντηση ομάδων ή ξεκινήστε μια νέα.
Από τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης, αναπτύξτε το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση επιλέγοντας το εικονίδιο που μοιάζει με οθόνη υπολογιστή με ένα βέλος που περνά μέσα από αυτό.
Το κάτω μέρος της οθόνης θα επεκταθεί και θα δείτε επιλογές για κοινή χρήση της οθόνης σας, ένα παράθυρο στην οθόνη σας ή ένα αρχείο PowerPoint. Στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας θα δείτε την επιλογή για Whiteboard, όπως φαίνεται.
Επιλέξτε Whiteboard και η οθόνη θα ενημερωθεί, εμφανίζοντας έναν ψηφιακό πίνακα, όπως φαίνεται.
Μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα του στυλό και το πλάτος του στυλό και να αρχίσετε να σχεδιάζετε στην οθόνη. Όλοι στη σύσκεψη θα δουν τι σχεδιάζετε και μπορούν να μεταβούν και να προσθέσουν τα δικά τους σχέδια ή να επεξεργαστούν ένα υπάρχον σχέδιο.
Ο λευκός πίνακας παραμένει ακόμα και μετά τη συνάντηση, ώστε να μπορείτε πάντα να επιστρέφετε σε αυτόν και να προσθέτετε νέα σκίτσα ή να τροποποιείτε υπάρχοντα σκίτσα. Μόλις ενεργοποιήσετε τον πίνακα, θα εμφανιστεί ως καρτέλα στο κανάλι ή στη συνομιλία. Μπορείτε να εξαγάγετε την κατάσταση του λευκού πίνακα ανά πάσα στιγμή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ρυθμίσεων στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης και επιλέγοντας Εξαγωγή εικόνας. Μου αρέσει να το κάνω αυτό για να κλειδώσω τον πίνακα και να αποτυπώσω την κατάσταση ανά πάσα στιγμή. Αυτό είναι σχεδόν το ίδιο με τη λήψη μιας φωτογραφίας ενός φυσικού πίνακα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το σχέδιο στη διάθεσή σας σε περίπτωση που έρθει κάποιος και το σβήσει.
Άνοιγμα του λευκού πίνακα από το πλαίσιο κοινής χρήσης σε μια συνάντηση ομάδων.
Σκίτσο σε κοινόχρηστο ψηφιακό πίνακα στο Teams.
Κάθε ομάδα στο Teams έχει έναν ψηφιακό πίνακα που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για συναντήσεις.
Η κοινή χρήση οθόνης είναι μια από τις αγαπημένες μου πτυχές των ψηφιακών συναντήσεων. Χρησιμοποιώ την κοινή χρήση οθόνης όλη την ώρα. Χρησιμοποιώ ακόμη και την κοινή χρήση οθόνης όταν τα άτομα με τα οποία πρέπει να κάνω κοινή χρήση βρίσκονται στο ίδιο δωμάτιο με εμένα. Χωρίς κοινή χρήση οθόνης, θα έπρεπε να έχω όλους να μαζεύονται γύρω από τον υπολογιστή μου για να τους δείξω την οθόνη μου. Με την κοινή χρήση οθόνης, μπορώ να μοιραστώ ό,τι βλέπω στην οθόνη μου και μπορούν να το δουν στις οθόνες τους.
Είναι πολύ πιο εύκολο να κοιτάξεις την οθόνη του υπολογιστή σου παρά να κοιτάξεις πάνω από τον ώμο κάποιου άλλου. Χρησιμοποιώντας το Teams, μπορείτε να μοιράζεστε την οθόνη σας με άλλους και αυτοί μπορούν να μοιραστούν την οθόνη τους μαζί σας.
Κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης Teams, μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ολόκληρης της οθόνης σας, ενός συγκεκριμένου παραθύρου, μιας παρουσίασης PowerPoint ή ενός λευκού πίνακα (που καλύπτεται στην προηγούμενη ενότητα). Προσωπικά, μου αρέσει να μοιράζομαι μόνο το παράθυρο ή τη διαφάνεια του PowerPoint για την οποία μιλάω στη συνάντηση. Για παράδειγμα, εάν εμφανίζω έναν ιστότοπο, απλώς μοιράζομαι το παράθυρο του προγράμματος περιήγησης ιστού αντί για ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας μου. Εάν περπατώ σε μια παρουσίαση του PowerPoint, απλώς μοιράζομαι το παράθυρο του PowerPoint.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να μην θέλετε να εμφανιστεί ολόκληρη η επιφάνεια εργασίας σας. Για παράδειγμα, η ψηφιακή επιφάνεια εργασίας σας μπορεί να είναι ακατάστατη με διάφορα αρχεία που είστε στη μέση της οργάνωσης. Εναλλακτικά, μπορεί να έχετε ευαίσθητο υλικό που δεν πρέπει να το δουν ή να καταγράψουν όλοι στη σύσκεψη. Ανεξάρτητα από τον λόγο, μπορείτε να μοιραστείτε ακριβώς αυτό στο οποίο θέλετε να επικεντρωθεί η ομάδα και να αφήσετε το υπόλοιπο της επιφάνειας εργασίας σας κρυφό.
Για να κάνετε κοινή χρήση της επιφάνειας εργασίας, ενός παραθύρου ή μιας παρουσίασης PowerPoint, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Συμμετέχετε σε μια υπάρχουσα συνάντηση ομάδων ή ξεκινήστε μια νέα.
Από τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης, αναπτύξτε το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση επιλέγοντας το εικονίδιο που μοιάζει με οθόνη υπολογιστή με ένα βέλος που περνά μέσα από αυτό.
Το κάτω μέρος της οθόνης θα επεκταθεί και θα δείτε επιλογές για κοινή χρήση της οθόνης σας, ένα παράθυρο στην οθόνη σας ή ένα αρχείο PowerPoint.
Επιλέξτε την επιλογή που θέλετε να μοιραστείτε με τη σύσκεψη.
Ένα κόκκινο πλαίσιο θα περιγράφει τι μοιράζεται με άλλους, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς τι μπορούν να δουν.
Για να σταματήσετε την παρουσίαση, επιλέξτε το κουμπί Διακοπή παρουσίασης στο επάνω μέρος του παραθύρου της οθόνης, όπως φαίνεται.
Κοινή χρήση παρουσίασης PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ομάδων.
Στην προηγούμενη ενότητα, θα ανακαλύψετε πώς να μοιράζεστε την οθόνη σας με άλλους. Μπορείτε επίσης να αναθέσετε σε κάποιον άλλο τον έλεγχο της οθόνης σας ή να ζητήσετε να πάρει τον έλεγχο της οθόνης κάποιου άλλου. Όταν αναλαμβάνετε τον έλεγχο της οθόνης ενός άλλου ατόμου μέσω του Teams, μπορείτε να μετακινήσετε το ποντίκι αυτού του ατόμου και να πληκτρολογήσετε στην οθόνη του χρησιμοποιώντας το δικό σας ποντίκι και πληκτρολόγιο. Το χρησιμοποιώ συχνά όταν θέλω να δείξω σε κάποιον πώς να κάνει κάτι στον υπολογιστή του.
Κάποιος δεν μπορεί να αναλάβει τον έλεγχο της οθόνης σας χωρίς την άδειά σας. Εάν κάποιος ζητήσει να αναλάβει τον έλεγχο της οθόνης σας, θα δείτε ένα μήνυμα που θα σας ρωτά εάν θέλετε να επιτρέψετε στο άτομο να αναλάβει τον έλεγχο της οθόνης σας ή όχι. Εάν εγκρίνετε το αίτημα, αυτό το άτομο θα μπορεί να ελέγχει το ποντίκι σας στην οθόνη σας. Ωστόσο, εάν αρνηθείτε το αίτημα, αυτό το άτομο δεν θα μπορεί να αναλάβει τον έλεγχο.
Για να δώσετε τον έλεγχο μιας κοινόχρηστης οθόνης, επιλέξτε το κουμπί Δώστε έλεγχο που εμφανίζεται στο επάνω μέρος της περιοχής κοινής χρήσης. Όταν επιλέγετε αυτό το κουμπί, εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζει όλους στη σύσκεψη. Μπορείτε να επιλέξετε σε ποιον θα δώσετε τον έλεγχο της οθόνης σας. Μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο χρησιμοποιώντας την ίδια μέθοδο.
Τείνω να μου αρέσουν οι προεπιλογές του τρόπου με τον οποίο είναι διατεταγμένες οι ομάδες για τις περισσότερες συναντήσεις. Οι ομάδες λαμβάνουν συχνά έξυπνες αποφάσεις και αλλάζουν μεταξύ της εμφάνισης ατόμων στην κύρια οθόνη και της εμφάνισης μιας παρουσίασης στην κύρια οθόνη. Οι ομάδες θα εντοπίσουν επίσης ποιος μιλάει και θα μεγεθύνουν το βίντεο αυτού του ατόμου, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στο άτομο που μιλάει.
Ωστόσο, μπορεί να θέλετε να πάρετε τον έλεγχο και να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο βλέπετε τα πράγματα. Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ ατόμων και παρουσιάσεων κάνοντας κλικ στα βίντεο των συμμετεχόντων ή στις παρουσιάσεις. Μπορείτε επίσης να τραβήξετε το βίντεο ενός συμμετέχοντα και να το καρφιτσώσετε έτσι ώστε να εμφανίζεται πάντα. Μερικές φορές μου αρέσει να βγάζω ένα βίντεο από το Teams και να το σύρω σε άλλη οθόνη. Όλη αυτή η ευελιξία σας εξασφαλίζει ότι μπορείτε να προσαρμόσετε μια συνάντηση ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, οι περισσότερες οθόνες των Ομάδων είναι αφιερωμένες στη συνάντηση. Αυτό είναι πολύτιμο όταν θέλετε να εστιάσετε στη συνάντηση. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε άλλα μέρη του Teams όταν μια σύσκεψη βρίσκεται σε εξέλιξη. Για παράδειγμα, εάν υπάρχει μια μεγάλη σύσκεψη την οποία πρέπει να ακούσω αλλά να μην εστιάσω όλη μου την προσοχή, θα ελαχιστοποιήσω τη συνάντηση και θα χρησιμοποιήσω άλλα τμήματα των Ομάδων. Η ελαχιστοποίηση της σύσκεψης είναι τόσο απλή όσο το να κάνετε κλικ σε ένα άλλο τμήμα των Ομάδων, όπως ένα άλλο κανάλι ή μια συνομιλία. Όταν κάνετε κλικ εκτός της σύσκεψης, το Teams ελαχιστοποιεί αυτόματα τη σύσκεψη σε ένα μικρό παράθυρο στο επάνω μέρος του αριστερού παραθύρου πλοήγησης, όπως φαίνεται. Για να επιστρέψετε στη σύσκεψη και να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο στην οθόνη σας, απλώς κάντε κλικ στο εσωτερικό του παραθύρου της σύσκεψης.
Μια συνάντηση ομάδων που έχει ελαχιστοποιηθεί.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
