10 Συμβουλές για αύξηση της παραγωγικότητας με το Office 365

Το Office 365 ως τεχνολογία cloud παρέχει σε κάθε οργανισμό τα οφέλη ενός εξελιγμένου κέντρου δεδομένων χωρίς την ταλαιπωρία και το κόστος συντήρησης ενός. Εδώ, θα βρείτε «έτοιμες προς εφαρμογή» συμβουλές και κόλπα για την αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας στον οργανισμό σας ή στην πρακτική σας.

Αυτοεξυπηρέτηση από τον Πίνακα ελέγχου υγείας υπηρεσίας

Εάν είστε ο καθορισμένος διαχειριστής για τον οργανισμό σας, πιθανότατα θα λάβετε ερωτήματα σχετικά με ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι χρήστες σας στο Office 365. Προτού αφιερώσετε πολύ χρόνο στην αντιμετώπιση προβλημάτων, ανατρέξτε πρώτα στον Πίνακα ελέγχου Service Health στο Office 365 για να καθορίστε εάν το ζήτημα είναι από το τέλος σας.

Μια νέα εμφάνιση και αίσθηση της πύλης του Office 365 βρίσκεται ακόμη σε προεπισκόπηση, αλλά έχει προγραμματιστεί να κυκλοφορήσει σύντομα. Σε αυτό, μπορείτε να διαχειριστείτε τον ενοικιαστή του Office 365: να διαχειριστείτε χρήστες, να δημιουργήσετε ομάδες, να ενημερώσετε τη συνδρομή, να ελέγξετε τη χρέωση, να επικοινωνήσετε με την υποστήριξη, να διαμορφώσετε ρυθμίσεις, να εκτελέσετε αναφορές και να προβάλετε την υγεία της υπηρεσίας (δείτε την παρακάτω εικόνα).

Προεπισκόπηση έκδοσης του νέου πίνακα ελέγχου διαχειριστή του Office 365.

Εάν κάποια από τις παρακολουθούμενες υπηρεσίες στον Πίνακα ελέγχου υγείας υπηρεσίας δεν είναι πράσινη, θα δείτε χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με το ιστορικό του ζητήματος, ποιος επηρεάζεται, τι κάνει η Microsoft για αυτό και ποια είναι τα επόμενα βήματα.

Έχοντας μια εικόνα για το ποια υπηρεσία είναι πάνω ή προς τα κάτω, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο και ακόμη και ένα τηλεφώνημα για υποστήριξη, εάν γνωρίζετε ήδη ότι κάποιος εργάζεται σε αυτήν.

Συμπεριφέρσου σαν τον τύπο της πληροφορικής

Από ένα σημείο ή στο άλλο, όλοι κρυφά ευχόμαστε να είχαμε τις φοβερές δυνάμεις του IT Guy. Αυτό είναι το άτομο που μπορεί να ξεκλειδώσει μαγικά τον υπολογιστή σας, να επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασής σας και να σας δώσει πρόσβαση σε προνομιακό περιεχόμενο στον οργανισμό σας.

Τι θα συμβεί λοιπόν αν χάσετε το τηλέφωνό σας με εμπιστευτικές πληροφορίες δεδομένων και ο τύπος IT δεν είναι διαθέσιμος; Λοιπόν, μπορείτε να ενεργήσετε ως ο τύπος της πληροφορικής.

Μπορείτε εύκολα να διαγράψετε δεδομένα από την ασύρματη συσκευή σας και ακόμη και να διαγράψετε τη συσκευή από τον λογαριασμό σας για να αποτρέψετε παραβίαση ασφάλειας ή/και απορρήτου.

Σκουπίστε γρήγορα δεδομένα ή διαγράψτε τη συσκευή σας από τον λογαριασμό σας στο Exchange Online ακολουθώντας τα εξής βήματα:

Συνδεθείτε στην πύλη του Office 365 .

Από την εφαρμογή εκκίνησης, κάντε κλικ στο πλακίδιο Αλληλογραφία.

Στα δεξιά της γραμμής πλοήγησης του Office 365, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις.

Κάντε κλικ στο Mail από το παράθυρο Ρυθμίσεις στα δεξιά.

Κάντε κλικ στο Γενικά από το αριστερό παράθυρο.

Κάντε κλικ στις φορητές συσκευές και, στη συνέχεια, επιλέξτε την κινητή συσκευή που έχει συγχρονιστεί με τον λογαριασμό σας.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Σκουπίστε τη συσκευή (δείτε την παρακάτω εικόνα).

Μπορεί επίσης να θέλετε να αφαιρέσετε την κινητή συσκευή εντελώς από τον λογαριασμό σας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Κατάργηση (μοιάζει με σύμβολο μείον).

Σκουπίστε μια συσκευή εξ αποστάσεως.

Μοιραστείτε τον φόρτο εργασίας

Δεν είναι ασυνήθιστο για το προσωπικό πληροφορικής να καταλήγει να ξοδεύει πολύ χρόνο φροντίζοντας τους τύπους εργασιών του Help Desk και να μην έχει πολύ χρόνο για να είναι προορατικό και στρατηγικό.

Στο Office 365, το προσωπικό IT μπορεί να εξουσιοδοτήσει τους χρήστες του να διαχειρίζονται τα δικαιώματα τοποθεσίας του SharePoint και ακόμη και να επιτρέπουν στους χρήστες να προσκαλούν εξωτερικούς χρήστες. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις στο κέντρο διαχείρισης του SharePoint και επιλέξτε μία από τις δύο επιλογές εξωτερικής κοινής χρήσης (εμφανίζονται) που ανταποκρίνονται στις ανάγκες του οργανισμού σας για να ξεκινήσετε να μοιράζεστε αυτόν τον φόρτο εργασίας με άλλους στον οργανισμό σας.

Εξωτερικές επιλογές κοινής χρήσης στο SharePoint Online.

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού

Δεν υπάρχει τίποτα πιο εκνευριστικό από το να προσπαθείς να οργανώσεις μια συνάντηση με ένα σωρό άτομα και να μην γνωρίζεις τη διαθεσιμότητά τους. Στο Office 365, οι πληροφορίες ελεύθερου/απασχολημένου στο Exchange Online σώζουν την ημέρα. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να γνωρίζετε εάν το άτομο είναι ελεύθερο, απασχολημένο, εργάζεται αλλού, εκτός γραφείου ή έχει μια δοκιμαστική συνάντηση στο ημερολόγιο. Λειτουργεί όχι μόνο για ανθρώπους αλλά και για πόρους, όπως αίθουσες συνεδριάσεων.

Βλέπετε τις πληροφορίες ελεύθερου/απασχολημένου ατόμου όταν δημιουργείτε μια σύσκεψη και χρησιμοποιείτε τον Βοηθό προγραμματισμού. Δείτε πώς:

Δημιουργήστε μια πρόσκληση σε σύσκεψη στο Outlook.

Προσθέστε τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε στη σύσκεψη.

Από την Κορδέλα, κάντε κλικ στον Βοηθό Προγραμματισμού.

Εάν η ώρα που επιλέξατε φαίνεται αποκλεισμένη για τυχόν προσκεκλημένους σας, βρείτε την ώρα που λειτουργεί καλύτερα για όλους και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Μοιραστείτε το ημερολόγιό σας

Ένα ωραίο χαρακτηριστικό του Outlook Online είναι ότι το ημερολόγιο είναι εξίσου ισχυρό με την εφαρμογή επιτραπέζιου υπολογιστή. Μπορείτε να εφαρμόσετε χρώματα στα ραντεβού σας για μια επισκόπηση της ημέρας, της εβδομάδας ή του μήνα σας με μια ματιά, να στείλετε μια πρόσκληση σε σύσκεψη, να ορίσετε ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις και πολλά άλλα.

Μπορείτε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας με άτομα εκτός του οργανισμού σας για να τους διευκολύνετε να γνωρίζουν τη διαθεσιμότητά σας. Μπορείτε να επιλέξετε να τους δώσετε πλήρεις λεπτομέρειες για το ημερολόγιό σας, περιορισμένες ή απλώς να δείξετε τη διαθεσιμότητά σας.

Για να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας από το Outlook Online, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ημερολόγιο από το πρόγραμμα εκκίνησης εφαρμογών.

Κάντε κλικ στην επιλογή Κοινή χρήση από το επάνω πλαίσιο πλοήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ημερολόγιο.

Εισαγάγετε τη διεύθυνση email ή τις διευθύνσεις των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το ημερολόγιό σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις λεπτομέρειες που θέλετε να μοιραστείτε.

Κάντε κλικ στην Αποστολή.

Κάντε μια ανάκληση προσώπου

Εάν εργάζεστε για έναν μεγάλο οργανισμό, μπορεί να καταλήξετε να συνεργάζεστε με πολλά άτομα με το ίδιο όνομα. Εάν αναζητάτε στα εισερχόμενά σας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον που μοιράζεται το ίδιο όνομα με άλλα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε το σωστό άτομο. Μπορείτε να περιορίσετε γρήγορα τα αποτελέσματα αναζήτησής σας κοιτάζοντας την εικόνα που εμφανίζεται δίπλα στο όνομα των επαφών ακριβώς από τα αποτελέσματα αναζήτησης. Προσεγμένο, ναι;

Unclutter with Clutter

Φιλτράρετε τα email χαμηλής προτεραιότητας από το γραμματοκιβώτιό σας χρησιμοποιώντας το Clutter, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στα μηνύματα που έχουν τη μεγαλύτερη σημασία. Το Office 365 παρακολουθεί τη συμπεριφορά των email σας και μαθαίνει από αυτήν, ώστε να γνωρίζει ποια email έχουν σημασία ή δεν έχουν σημασία για εσάς. Τα email που καταλήγουν στο φάκελο Clutter εξακολουθούν να υπάρχουν για έλεγχο. δεν διαγράφονται. Μπορείτε επίσης να «διδάξετε» στο σύστημα τις προτιμήσεις σας μετακινώντας ένα email πίσω στα Εισερχόμενα, εάν κατέληγε στο φάκελο Clutter.

Το μεγάλο μέρος για αυτό; Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα! Το Clutter ενεργοποιείται αυτόματα, ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε απευθείας στην επόμενη συμβουλή.

Συγχρονίστε τα αρχεία σας

Ανεξάρτητα από το πόσο συνδεδεμένοι είστε, αναπόφευκτα θα βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου δεν έχετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Ακριβώς επειδή δεν έχετε πρόσβαση δεν σημαίνει ότι η αποδοτικότητά σας πρέπει να μειωθεί.

Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε στα έγγραφά σας στο OneDrive για επιχειρήσεις ή στο SharePoint Online εκτός σύνδεσης και να τα συγχρονίζετε ξανά στον διακομιστή όταν έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο. Η εφαρμογή OneDrive για επιχειρήσεις θα πρέπει να εγκατασταθεί ως μέρος του Office Pro Plus. Εάν δεν το βλέπετε, κάντε κλικ στο OneDrive από τη λειτουργία εκκίνησης εφαρμογών στο Office 365, κάντε κλικ στην επιλογή Συγχρονισμός από την επάνω πλοήγηση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες. Το ίδιο κουμπί είναι διαθέσιμο στις βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint Online.

Σκότωσε το δέντρο email

Ιδού η κατάσταση: Έχετε μια αναφορά σε τρεις ημέρες και χρειάζεστε πληροφορίες από τον John, την Jane, τη Mary και τον Peter. Στείλετε σε όλους τους email ζητώντας πληροφορίες. Ο Τζον και η Τζέιν απαντούν με τη συμβολή τους. Η Μαίρη δεν είδε το email σου. Ο Πέτρος απαντά και αντιγράφει την Μπεθ. Η Beth απαντά αλλά ο David του bcc. Ο Ντέιβιντ απαντά σε όλους αλλά ξεχνά να συμπεριλάβει την Μπεθ. Τελικά έχετε όλη τη συμβολή και πρόκειται να ολοκληρώσετε την αναφορά, αλλά η Μαίρη, την τελευταία στιγμή, απαντά σε όλους, αλλά δεν κοιτάζει τη συμβολή από την Beth και τον David. Τώρα λοιπόν πρέπει να προσθέσετε τα σχόλιά της και να στείλετε ξανά τη νέα έκδοση για να την ελέγξουν όλοι.

Αυτή η ιστορία μπορεί να συνεχιστεί και να συνεχιστεί μέχρι τα μαλλιά σας να γκριζάρουν από απογοήτευση, αλλά υπάρχει ένας καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό: Σκοτώστε το δέντρο email. Χρησιμοποιήστε το Yammer.

Με το Yammer, όλοι θα δουν τα σχόλια όλων. Εάν εμφανιστεί κάποιος νέος, αυτό το άτομο θα δει τα σχόλια όλων. Εκεί λοιπόν. Όχι άλλα δέντρα email.

Γίνετε μοντέρνοι με τα συνημμένα σας

Στον παλιό κόσμο, θα εργαζόσασταν σε ένα έγγραφο, θα το αποθηκεύατε σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, θα εκχωρούσατε τα σωστά δικαιώματα στη βιβλιοθήκη, θα έπαιρνα τον σύνδεσμο για το έγγραφο, θα ενεργοποιούσατε το Outlook, θα ξεκινούσατε ένα email και, στη συνέχεια, θα στέλνατε τον σύνδεσμο σε αυτό το έγγραφο στο τους συναδέλφους σας ώστε να μπορούν να συνυπογράφουν μαζί σας.

Στον νέο κόσμο, τα Modern Attachments είναι το θέμα. Να πώς λειτουργεί: Φλέγεσαι. Έχετε τέσσερα έγγραφα που μόλις ολοκληρώσατε και αποθηκεύσατε στο SharePoint ή στο OneDrive. Πηγαίνετε στο Outlook, δημιουργείτε ένα νέο email και προσθέτετε τους παραλήπτες. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Επισύναψη αρχείου, βλέπετε μια λίστα με τα πιο πρόσφατα έγγραφα στα οποία εργάζεστε. Από τη λίστα, μπορείτε να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε. Τότε θυμάστε ότι ένας από τους παραλήπτες δεν έχει πρόσβαση στη βιβλιοθήκη. Κανένα πρόβλημα. Μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση στο αρχείο απευθείας από το Outlook στον παραλήπτη χωρίς να μεταβείτε πρώτα στο OneDrive ή στο SharePoint. Πώς είναι αυτό για το σύγχρονο;