10 σημάδια ότι ήρθε η ώρα να μεταβείτε στο Office 365

Μεταξύ του Microsoft Azure, του Microsoft Dynamics CRM και του Office 365, η επιχείρηση cloud είναι καλή επιχείρηση για τη Microsoft. Ήρθε η ώρα να μεταβείτε στο Office 365. Ακολουθούν οι δέκα κορυφαίοι λόγοι.

Στην ομάδα σας αρέσει να συνεργάζεται

Το σύννεφο και η συνεργασία είναι ένας αγώνας φτιαγμένος στον παράδεισο. Η χρήση εργαλείων συνεργασίας που φιλοξενούνται στο cloud επιτρέπει σε εσάς και τους συναδέλφους σας να κάνετε αλλαγές ταυτόχρονα σε ένα έγγραφο στο διαδίκτυο.

Στο Office 365, η από κοινού συγγραφή είναι δεδομένη για έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive για επιχειρήσεις και στο SharePoint Online. Υπάρχει κάτι μαγικό στο να εργάζεστε σε ένα έγγραφο με μέλη της ομάδας και να βλέπετε αυτόματα τις τροποποιήσεις τους να εμφανίζονται στην οθόνη σας σε πραγματικό χρόνο. Στον νέο κόσμο της συνεργασίας του Office 365, το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε είναι η πιο πρόσφατη έκδοση.

Το ιστορικό εκδόσεων είναι ενεργοποιημένο από προεπιλογή στο SharePoint Online, οπότε αν χρειαστεί να επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση ενός εγγράφου, το μόνο που χρειάζεται είναι μερικά κλικ του ποντικιού. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε τη βιβλιοθήκη εγγράφων σας με τέτοιο τρόπο ώστε μόνο ένα άτομο τη φορά να μπορεί να επεξεργάζεται το έγγραφο χωρίς να εμποδίζει άλλους να βλέπουν ένα αντίγραφο του αρχείου μόνο για ανάγνωση.

Οι υπάλληλοί σας είναι φίλοι του Facebook

Αν με κάποιο τρόπο ανακαλύψετε ότι δύο ή περισσότεροι από τους υπαλλήλους σας είναι φίλοι στο Facebook, τότε ξέρετε ότι είναι ώρα να φέρετε την κοινωνική δικτύωση στον οργανισμό σας. Δώστε στους υπαλλήλους σας τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν τις κοινωνικές δυνατότητες του Yammer στο Office 365 για να λαμβάνουν πληροφορίες, να μοιράζονται βέλτιστες πρακτικές, να έχουν ιδέες πληθώρας, να έχουν ουσιαστικές αλληλεπιδράσεις και να παραμένουν συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους τους — όλα αυτά εντός των ορίων των ασφαλών εικονικών τοίχων της εταιρείας σας.

Είστε το Τμήμα Πληροφορικής

Οι επιχειρήσεις μεγέθους επιχειρήσεων ξοδεύουν πολλά χρήματα για την αγορά, την εγκατάσταση, τη διαμόρφωση, τη συντήρηση και την αναβάθμιση της υποδομής πληροφορικής τους. Επιπλέον, υπάρχουν χαμηλά κόστη που σχετίζονται με την αιτιολόγηση αυτών των αγορών υποδομής πληροφορικής όπως π.χ

• Συγγραφή της επιχειρηματικής υπόθεσης
• «Πώληση» της πρότασης στη διοίκηση
• Αποστολή των αιτημάτων για πρόταση (RFP) σε πιθανούς προμηθευτές
• Εξέταση και έλεγχος των προσφορών που ελήφθησαν
• Επιλογή και σύναψη συμβάσεων με τους επιλεγμένους προμηθευτές

Το Office 365 σας σώζει από όλα αυτά τα προβλήματα. Άριστα εκπαιδευμένοι μηχανικοί εργάζονται και είναι διαθέσιμοι όλο το εικοσιτετράωρο για να διασφαλίσουν ότι οι υπηρεσίες Exchange, SharePoint και Skype for Business λειτουργούν και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για αυτό.

Τα email σας έχουν (σχεδόν) εξαλειφθεί

Το Office 365 είναι ο φροντιστής των δεδομένων email σας στο Exchange Online. Ανεξάρτητα από το αν τα δεδομένα σας είναι άκρως εμπιστευτικά ή χαμηλής προτεραιότητας, τα δεδομένα σας αποθηκεύονται, δημιουργούνται αντίγραφα ασφαλείας, αναπαράγονται και προστατεύονται σε πλεονάζοντα απομακρυσμένα κέντρα δεδομένων, προσβάσιμα οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο. Με μια συμφωνία επιπέδου υπηρεσίας με χρόνο λειτουργίας 99,9 τοις εκατό, με χρηματοοικονομική υποστήριξη, γνωρίζετε ότι η Microsoft είναι σε καλύτερη θέση για να σας βοηθήσει να αποφύγετε διακοπές της επιχείρησης λόγω δυσλειτουργίας εσωτερικού διακομιστή email από εσάς ή την ομάδα IT σας.

Επομένως, μην περιμένετε μέχρι να συμβεί ξανά — μεταβείτε στο Office 365 τώρα προτού μια καταστροφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκαλέσει διακοπή εργασίας και δυσαρέσκεια πελατών.

Σας αρέσει το βίντεο κατ' απαίτηση

Το Office 365 είναι ο πάροχος υπηρεσιών cloud computing "κατ' απαίτηση". Αυτό σημαίνει ότι πληρώνετε μόνο για τη χωρητικότητα που χρειάζεστε σε οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο. Εάν χρειάζεστε 100 λογαριασμούς χρηστών κατά την περίοδο αιχμής της επιχείρησης, τότε πληρώνετε για αυτούς τους 100 λογαριασμούς. Κατά τους φτωχούς μήνες που χρειάζεστε μόνο 10 λογαριασμούς χρηστών, χρειάζεται να πληρώσετε μόνο για αυτούς τους 10.

Δεν χρειάζεται να έχετε την υποδομή με χωρητικότητα καλή για 100 χρήστες όλη την ώρα. Είναι σαν να πληρώνετε για υπηρεσίες μέτρησης όπως πληρώνετε για ρεύμα και νερό.

Είσαι ένα Tree Hugger (ή Wannabe)

Εάν εγγραφείτε συνδρομητής στο Office 365, θα κάνετε τη χάρη στο περιβάλλον με τη μείωση της κατανάλωσης ενέργειας της εταιρείας σας από περιττό υλικό, την εξάλειψη των συσκευασιών φυστικιών και των περιτυλιγμάτων με φυσαλίδες από συσκευασμένο λογισμικό και την κατάργηση των εκτυπώσεων σε χαρτί, καθώς το περιεχόμενό σας μπορεί πλέον να μοιράζεται με πλήρη πιστότητα στο cloud.

Δεν λες «όχι» στις ευκαιρίες

Αν και μπορεί να είναι αλήθεια ότι η επιτυχία οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στην τύχη, είναι επίσης αλήθεια ότι όσο πιο σκληρά εργάζεσαι, τόσο πιο τυχερός είσαι. Με το Office 365, δεν χρειάζεται να εργάζεστε σκληρότερα, απλά πιο έξυπνοι!

Για παράδειγμα, πείτε ότι κάνετε διακοπές σε ένα απομακρυσμένο χωριό της Ασίας, όταν, προς έκπληξή σας, συναντάτε κάποιον που ενδιαφέρεται να επενδύσει στη νεοφυή εταιρεία σας. Άφησες εσκεμμένα το φορητό σου υπολογιστή στο σπίτι, οπότε αρχίζεις να πανικοβάλλεσαι στη σκέψη μιας χαμένης ευκαιρίας. Στη συνέχεια, θυμάστε ότι όλες οι επιδείξεις και οι παρουσιάσεις σας αποθηκεύονται στον λογαριασμό σας στο OneDrive για επιχειρήσεις. Χαλαρώνετε και πηγαίνετε με τον πιθανό επενδυτή σας στο πλησιέστερο Internet café και κάνετε μια αυτοσχέδια παρουσίαση. Το γήπεδο λειτουργεί και τώρα έχετε έναν νέο συνεργάτη!

Θέλετε να κάνετε διαδικτυακή διάσκεψη σαν το αφεντικό

Η διαδικτυακή διάσκεψη δεν είναι κάτι καινούργιο για την επιχείρηση — η τεχνολογία έχει αποδειχθεί ότι εξοικονομεί χρόνο και μειώνει το κόστος. Η ίδια τεχνολογία που χρησιμοποιούν τα μεγάλα όπλα είναι τώρα διαθέσιμη σε μη επιχειρηματικές εταιρείες με προσιτό κόστος μέσω του Skype for Business στο Office 365. Δεν χρειάζεται να επενδύσετε σε ακριβό εξοπλισμό ή να προσλάβετε προσωπικό IT για να κάνετε αποτελεσματική, υψηλής ποιότητας , web conferencing υψηλής ευκρίνειας. Η υπηρεσία είναι ενσωματωμένη, λειτουργεί και είναι υπέροχη.

Με το Skype για επιχειρήσεις, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια συνεδρία άμεσων μηνυμάτων με έναν συνάδελφο, να προσθέσετε φωνή στη συνεδρία, να προσκαλέσετε περισσότερα άτομα στη συνομιλία, να μετατρέψετε τη συνεδρία σε διάσκεψη Ιστού, να μοιραστείτε οθόνη, πίνακα, να πραγματοποιήσετε μια δημοσκόπηση και για καλό μέτρο, καταγράψτε τη διάσκεψη Ιστού. Η λύση web conferencing επιτρέπει τη δυνατότητα βίντεο υψηλής ευκρίνειας, χρησιμοποιώντας κάμερες web off-the-ράφι με οθόνη ανάλυσης που προσαρμόζεται στην αποτρίχωση και την εξασθένηση της σύνδεσής σας στο Διαδίκτυο.

Τρελάσατε από ένα χαμένο τηλέφωνο

Με τη διαχείριση φορητών συσκευών (MDM) στο Office 365 και στο Intune, δεν χρειάζεται να ξαναπεράσετε αυτό το άγχος. Με το MDM, οι συσκευές φέρτε τις δικές σας συσκευές (BOYD) επιβάλλονται πολιτικές ασφαλείας για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με τις εταιρικές πολιτικές. Το τμήμα IT μπορεί να σκουπίσει εξ αποστάσεως όλα τα δεδομένα της συσκευής, να την κλειδώσει και να επαναφέρει τον κωδικό πρόσβασης σε περίπτωση απώλειας ή κλοπής.

Δεν θέλετε να είστε το επόμενο θύμα hacking

Μπορείτε να προστατεύσετε τα δεδομένα σας με το Office 365 με ενσωματωμένες, ενσωματωμένες υπηρεσίες ασφάλειας και συμμόρφωσης σε εφαρμογές και συσκευές. Ο έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων, η πρόληψη απώλειας δεδομένων, η προστασία από ανεπιθύμητα μηνύματα, η προστασία από ιούς, η προηγμένη προστασία από απειλές και η κρυπτογράφηση είναι μόνο η αρχή της ιστορίας.

Η κρυπτογράφηση στο Office 365 έρχεται σε δύο επίπεδα: από το επίπεδο εξυπηρέτησης (η Microsoft το διαχειρίζεται αυτό) και από το τμήμα όπου ελέγχετε εσείς, ο πελάτης.

Από την πλευρά του επιπέδου υπηρεσίας, όταν τα δεδομένα σας βρίσκονται ή βρίσκονται σε κατάσταση «αδράνειας» στα κέντρα δεδομένων του Office 365, είναι κρυπτογραφημένα, έτσι ώστε ακόμη και στην απίθανη περίπτωση που ένας χάκερ αποκτήσει πρόσβαση στα δεδομένα, όλα τα δεδομένα που βλέπει ο χάκερ θα είναι αλλοιωμένα, μη αναγνώσιμο κείμενο .

Η Microsoft διαθέτει επίσης μια εξελιγμένη υπηρεσία προστασίας δεδομένων που αναφέρεται ως "Fort Knox". Για παράδειγμα, πείτε ότι έχετε ένα οικονομικό έγγραφο. Όταν αποθηκεύετε αυτό το έγγραφο στο cloud, αυτό το έγγραφο ουσιαστικά χωρίζεται σε μικρά μέρη (64 KB το καθένα). Κάθε ένα από αυτά τα μικρά μέρη κρυπτογραφείται στη συνέχεια με το δικό του κλειδί και αποθηκεύεται σε ξεχωριστές τοποθεσίες και, σε κάθε θέση, τα μέρη κρυπτογραφούνται με ένα ακόμη σύνολο κλειδιών. Τέλος, όλα αυτά τα διαφορετικά σύνολα κλειδιών συνδυάζονται και πάλι κρυπτογραφούνται με ένα άλλο κλειδί. Εν ολίγοις, αυτά είναι πολλά κλειδιά και χωρισμένα κομμάτια δεδομένων που ένας χάκερ πρέπει να χακάρει.

Από το τέλος σας ως πελάτης, υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές για την αποφυγή απώλειας δεδομένων. Μπορείτε να ασφαλίσετε τους ιστότοπους του SharePoint και τους φακέλους OneDrive μόνο σε συγκεκριμένα άτομα, μπορείτε να ρυθμίσετε τα email σας έτσι ώστε να μην είναι δυνατή η προώθηση, η αντιγραφή ή η εκτύπωση και πολλά άλλα.

Υπάρχουν πολλοί συνεργάτες της Microsoft που μπορούν να σας βοηθήσουν να μεταφέρετε την επιχείρησή σας στο cloud, συμπεριλαμβανομένης της εταιρείας αυτού του συγγραφέα: Reed Technology Services. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί τους - θα χαρούν να σας βοηθήσουν στο ταξίδι σας στο cloud.