10 Προτάσεις Avuncular για το Word 2016

Είναι πιθανό να ξοδεύετε πολύ χρόνο με το Word 2016. Λοιπόν, γιατί να μην χρησιμοποιήσετε όλα τα κόλπα του εμπορίου; Εδώ είναι δέκα στοιχεία φιλικών, χρήσιμων συμβουλών για την επεξεργασία κειμένου.

Έχετε το χαρτί, το τόνερ και τα αναλώσιμα του εκτυπωτή

Το ηλεκτρονικό γραφείο είναι ένας μύθος. Μαζί με τον επεξεργαστή κειμένου σας, χρειάζεστε και κάποια είδη γραφείου πραγματικού κόσμου. Κρατήστε τα αποθηκευμένα. Κρατήστε τα κοντά σας.

Όταν αγοράζετε χαρτί, αγοράστε ένα κουτί. Όταν αγοράζετε μια κασέτα γραφίτη ή μια κορδέλα εκτυπωτή, αγοράστε μια δεύτερη. Έχετε ένα καλό απόθεμα στυλό, χαρτί, συνδετήρες, συνδετήρες και όλα τα άλλα είδη γραφείου πρόχειρα.

Πάρτε μερικές αναφορές

Το Word έρχεται με άφθονη βοήθεια, δεδομένου του ενσωματωμένου ορθογραφικού ελέγχου και του θησαυρού του. Η εντολή Smart Lookup (στην καρτέλα Review) βοηθά επίσης με αναφορές. Ωστόσο, τίποτα δεν ξεπερνά ένα πραγματικό λεξικό — ακόμα κι αν είναι ηλεκτρονικό.

Για όλους τους συγγραφείς που υποφέρουν από την αγγλική γλώσσα, μπορείτε να σκεφτείτε να λάβετε ένα αντίγραφο του The Elements of Styl e (Longman) των Strunk and White . Το βιβλίο αξίζει το κόστος απλώς και μόνο για την αναφορά του σχετικά με το πού να τοποθετήσετε απόστροφα και κόμματα.

Ανάμεσα σε μερικές σπουδαίες αναφορές είναι βιβλία που περιέχουν κοινά αποσπάσματα, όρους αργκό και ευφημισμούς, κοινές ξένες λέξεις και φράσεις και παρόμοιους τίτλους. Αυτά τα βιβλία του πραγματικού κόσμου ξεπερνούν τα παντελόνια κάθε ψηφιακής αναφοράς.

Διατηρήστε τα αρχεία σας οργανωμένα

Χρησιμοποιήστε οργανωμένους φακέλους με καλά ονόματα για να αποθηκεύσετε τα αρχεία εγγράφων του Word. Διατηρήστε τα σχετικά έγγραφα μαζί στον ίδιο φάκελο. Ονομάστε σωστά τα αρχεία εγγράφων, ώστε να γνωρίζετε τι περιέχουν.

Προσθέστε τα σκουπίδια αργότερα

Πρώτα γράψτε, μετά μορφοποιήστε και μετά επεξεργαστείτε. Συνεχίστε να γράφετε και να επεξεργάζεστε. Αποθηκεύστε τα πράγματά σας. Μόνο όταν ολοκληρώσετε πραγματικά το γράψιμο, θα πρέπει να επιστρέψετε για να εισαγάγετε μια εικόνα ή ένα γραφικό doodad. Η τελευταία εκτέλεση αυτών των εργασιών σας κρατά συγκεντρωμένη στη γραφή, που είναι το κύριο μέρος του εγγράφου σας. Επίσης, το Word συμπεριφέρεται καλύτερα όταν ένα έγγραφο δεν έχει πολλά γραφικά ή φανταχτερά σκουπίδια. Γράψτε πρώτα, προσθέστε τα σκουπίδια αργότερα.

Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της εργασίας σας

Θα πρέπει να έχετε δύο αντίγραφα από όλα όσα γράφετε, ειδικά όσα εκτιμάτε και θεωρείτε θησαυρό. Διατηρήστε το πρωτότυπο αντίγραφο στην κύρια συσκευή αποθήκευσης του υπολογιστή. Θα πρέπει επίσης να δημιουργηθεί ένα δεύτερο αντίγραφο ή αντίγραφο ασφαλείας, ένα που δεν βρίσκεται στην ίδια τοποθεσία με το πρωτότυπο.

Το cloud storage είναι η δική του μορφή δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Αυτό συμβαίνει επειδή το πρωτότυπο παραμένει στο τοπικό σύστημα αποθήκευσης του υπολογιστή και το αντίγραφο στο cloud είναι διαθέσιμο στο Διαδίκτυο, από οποιαδήποτε συσκευή έχει πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Όλα τα προγράμματα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας υπολογιστή διατηρούν ένα εφεδρικό αντίγραφο των αρχείων σας σε εξωτερικές συσκευές αποθήκευσης. Εάν δεν έχετε πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας, πάρτε ένα! Τα Windows συνοδεύονται από ένα πρόγραμμα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ιστορικό αρχείων. Οποιοδήποτε από αυτά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε πρόσθετα αντίγραφα των εγγράφων σας — για κάθε ενδεχόμενο.

Κατανοήστε τις καρτέλες

Για να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τις καρτέλες στο Word, πρέπει να αποδεχτείτε ότι αποτελούνται από δύο στοιχεία. Πρώτα είναι ο χαρακτήρας καρτέλας. Πατήστε το πλήκτρο Tab για να εισαγάγετε έναν χαρακτήρα καρτέλας. Το δεύτερο είναι το tab stop, το οποίο ορίζει το μέγεθος του πλήκτρου tab και τη συμπεριφορά του κειμένου αφού πατήσετε το πλήκτρο Tab.

Κάθε φορά που αισθάνεστε την παραμικρή επιθυμία να πατήσετε το πλήκτρο διαστήματος περισσότερες από μία φορές, πρέπει να αναθεωρήσετε τι κάνετε και να χρησιμοποιήσετε μια καρτέλα και μια καρτέλα στοπ.

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συντομεύσεις πληκτρολογίου

Το πληκτρολόγιο είναι πιο γρήγορο από το ποντίκι. Για κοινές δραστηριότητες, όπως η Αποθήκευση, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου, Ctrl+S σε αυτήν την περίπτωση. Σχεδόν κάθε εντολή του Word περιλαμβάνει συντόμευση πληκτρολογίου. Για όσους δεν το κάνουν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα επιτάχυνσης στην Κορδέλα.

Ναι, η απομνημόνευση των συντομεύσεων πληκτρολογίου είναι δύσκολη. Το κλειδί της επιτυχίας είναι να χρησιμοποιήσετε τις συντομεύσεις. Χρησιμοποιήστε τα αρκετά συχνά και θα τα θυμάστε.

Δοκιμάστε νέα πράγματα

Στο Word, όπως και στη ζωή, οι άνθρωποι σχηματίζουν συνήθειες και επαναλαμβάνουν συμπεριφορές. Αντί να πέσετε σε αυτή την παγίδα, σκεφτείτε να δοκιμάσετε νέες συμπεριφορές από καιρό σε καιρό.

Για παράδειγμα, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες αντί για καρτέλες για να οργανώσετε τα πράγματά σας. Εάν είστε αρχαίος χρήστης του Word από τις περασμένες μέρες, ρίξτε μια ματιά σε μερικά Γρήγορα στυλ ή μπερδέψτε με τα θέματα. Προσπαθήστε να εξερευνήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο το Word. Μπορεί να κατακτήσετε ένα νέο κόλπο ή να ανακαλύψετε έναν πιο γρήγορο τρόπο για να κάνετε κάτι.

Αφήστε το Word να κάνει τη δουλειά

Το Word κάνει καταπληκτικά πράγματα. Πράγματι, κάθε φορά που νιώθετε ότι κάνετε πάρα πολλή δουλειά στο Word, είναι πιθανώς διαθέσιμος ένας ευκολότερος και ταχύτερος τρόπος για να ολοκληρώσετε την ίδια δουλειά.

Παραδείγματα αυτής της πρότασης περιλαμβάνουν την αρίθμηση σελίδων και τον ορισμό αλλαγής σελίδας. Το Word προσθέτει ευχάριστα αριθμούς σελίδων για εσάς, παρακολουθώντας τους αυτόματα. Μια αλλαγή σελίδας αναγκάζει πάντα το κείμενο να ξεκινά από την κορυφή της σελίδας, ανεξάρτητα από το πόσο επεξεργάζεστε κείμενο πριν από αυτό το σημείο.

Μην αντιδράτε υπερβολικά στα προβλήματα

Ο υπολογιστής μπορεί να είναι ένα απογοητευτικό εργαλείο, ειδικά όταν κολλάει ή παρουσιάζει τυχαία κακή συμπεριφορά. Είναι εύκολο να πανικοβληθείς όταν κάτι πάει στραβά.

Όταν το Word χαλάει, χαλαρώστε. Η δυνατότητα ανάκτησης εγγράφων θα σας βοηθήσει να επαναφέρετε οτιδήποτε έχετε πληκτρολογήσει μετά την αποθήκευση. (Αν και αποθηκεύετε συχνά.) Εάν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας, μπορείτε επίσης να κάνετε επαναφορά αυτών.

Για όνομα του παραδείσου: Μην επανεγκαταστήσετε το Word για να διορθώσετε ένα πρόβλημα! Πολλά σφάλματα του Word μπορούν να προσαρμοστούν αλλάζοντας τις ρυθμίσεις ή εκτελώντας το βοηθητικό πρόγραμμα Office Repair. Ακόμη και όταν αυτές οι προσπάθειες αποτύχουν, οι ειδικοί είναι διαθέσιμοι για να σας βοηθήσουν να καταλάβετε τι είναι λάθος. Μπορεί να μην λάβετε βοήθεια όσο γρήγορα θέλετε, αλλά τα πράγματα θα διορθωθούν σύντομα.

Μην τα παίρνεις όλα τόσο σοβαρά!