10 δροσερά κόλπα με το Microsoft Word 2019

Όσον αφορά το θέμα, σχεδόν όλα όσα κάνει το Microsoft Word 2019 μπορούν να θεωρηθούν ένα ωραίο κόλπο. Εξακολουθώ να θαυμάζω πώς λειτουργεί η αναδίπλωση λέξεων και πώς μπορείτε να αλλάξετε τα περιθώρια αφού γραφτεί ένα έγγραφο και όλο το κείμενο μπαίνει γρήγορα στη θέση του.

Μετακίνηση σελίδας από πλευρά σε πλευρά στο Microsoft Word

Στην προβολή διάταξης εκτύπωσης, μπορείτε να τακτοποιήσετε το παράθυρο του εγγράφου ώστε να εμφανίζει σελίδες δίπλα-δίπλα, όπως φαίνεται στην εικόνα. Η ροή εργασίας μετακινείται προς τα κάτω στην αριστερή σελίδα και, στη συνέχεια, μεταβαίνει στην κορυφή της δεξιάς σελίδας. Αυτή η διάταξη εκμεταλλεύεται πλήρως τις οθόνες υπολογιστών ευρείας οθόνης.

Εργασία σε ένα έγγραφο δίπλα-δίπλα.

Για να εισέλθετε σε προβολή δίπλα-δίπλα, κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή και στην ομάδα Κίνηση σελίδας, επιλέξτε Παράπλευρα. Ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε το παράθυρο του Word για να μεγεθύνετε την παρουσίαση του εγγράφου. η εντολή Ζουμ απενεργοποιείται όταν ενεργοποιείτε την κίνηση σελίδας Side-to-Side. Έτσι, όσο ευρύτερο μπορείτε να κάνετε το παράθυρο του εγγράφου, τόσο καλύτερα φαίνονται τα πράγματα.

Στην παρουσίαση Side-to-Side, η οριζόντια γραμμή κύλισης γίνεται πιο χρήσιμη. Χρησιμοποιήστε το για να σελιδοποιήσετε το έγγραφο. Οι σελίδες αναστρέφονται αυτόματα καθώς επεξεργάζεστε και δημιουργείτε κείμενο.

Για να επαναφέρετε την παραδοσιακή παρουσίαση εγγράφων, κάντε κλικ στο κουμπί Κάθετα. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις προβολές εγγράφων, αν και όταν επιστρέψετε στη διάταξη εκτύπωσης, αποκαθίσταται η παρουσίαση Side-to-Side.

Αυτόματη αποθήκευση με αυτόματη ανάκτηση στο Word 2019

Κάποια μέρα, θα τραγουδήσετε τα εγκώμια της δυνατότητας AutoRecover του Word. Αποθηκεύει περιοδικά το έγγραφό σας, ακόμα και όταν αμελείτε να το κάνετε. Σε περίπτωση συντριβής του υπολογιστή ή κάποιου άλλου ατυχήματος, το Word ανακτά το έγγραφό σας από ένα υπερμυστικό αντίγραφο ασφαλείας που έφτιαξε κρυφά για εσάς. Τι ωραία.

Για να βεβαιωθείτε ότι η AutoRecover είναι ενεργή, ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Στην οθόνη Αρχείο, επιλέξτε Επιλογές.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Word.

Επιλέξτε Αποθήκευση.

Στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου, βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται ένα σημάδι επιλογής από το στοιχείο Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης κάθε 10 λεπτά.
Μπορείτε να αλλάξετε την ώρα, αν και 10 λεπτά φαίνονται καλά.

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το παράθυρο.
Μπά! Είσαι ασφαλής.

Τις περισσότερες φορές, δεν παρατηρείτε ποτέ την Αυτόματη Ανάκτηση. Σε εκείνη τη σπάνια, τρομακτική περίπτωση που κάτι πάει στραβά, βλέπετε το παράθυρο ανάκτησης εγγράφων όταν κάνετε επανεκκίνηση του Word. Πληροφορίες σχετικά με μη αποθηκευμένα έγγραφα εμφανίζονται στο παράθυρο ανάκτησης εγγράφων, μαζί με οδηγίες σχετικά με τον τρόπο ανάκτησης ενός εγγράφου.

Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε την κατά λάθος απώλεια είναι να αποταμιεύετε τώρα και να αποταμιεύετε συχνά!

Accelerate the Word 2019 Ribbon

Το Word ήταν πάντα ένα πρόγραμμα που βασιζόταν σε ποντίκι, ακόμη και όταν εκτελούσε τη λειτουργία κειμένου σε παλιούς υπολογιστές DOS. Ωστόσο, το πληκτρολόγιο παραμένει ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος πρόσβασης σε εντολές, ειδικά δεδομένου ότι σε έναν επεξεργαστή κειμένου, τα δάχτυλά σας αιωρούνται πάνω από το πληκτρολόγιο τις περισσότερες φορές.

Εάν θέλετε να μάθετε, αποφύγετε το ποντίκι και αντ' αυτού χρησιμοποιήστε μερικούς επιταχυντές πληκτρολογίου για πρόσβαση σε εντολές στην Κορδέλα.

Το μυστικό είναι να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Alt: Πατήστε Alt και θα δείτε γράμματα σε κουτάκια να εμφανίζονται στην Κορδέλα, σαν μικροσκοπικές τετράγωνες φακίδες. Μέσα σε κάθε κουτί υπάρχουν ένα ή δύο γράμματα, τα οποία είναι τα πλήκτρα επιτάχυνσης. Πατήστε ένα γράμμα ή τα δύο γράμματα με τη σειρά για να κάνετε «κλικ» σε ένα συγκεκριμένο μέρος της Κορδέλας.

Για παράδειγμα, για να αλλάξετε τον προσανατολισμό της σελίδας σε Οριζόντια λειτουργία, πατήστε Alt, P, O για να εμφανιστεί το μενού Προσανατολισμός. Πατήστε το πλήκτρο με το κάτω βέλος για να επιλέξετε Τοπίο. Πατήστε Enter για να επιλέξετε αυτό το στοιχείο μενού.

• Εάν πατήσετε κατά λάθος το πλήκτρο Alt, πατήστε το ξανά για έξοδο από τη λειτουργία Accelerator.
• Μπορείτε επίσης να πατήσετε το πλήκτρο F10 για να αποκτήσετε πρόσβαση στους επιταχυντές Ribbon.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου Ancient Word

Πριν η Κορδέλα μπει στην πόλη και φρικάρει όλους τους κατοίκους της πόλης, το Word βασιζόταν στις εντολές του πληκτρολογίου. Αυτές οι αρχαίες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Word εξακολουθούν να λειτουργούν στο Word σήμερα. Είναι εύχρηστα, αν και όχι πολύ αξέχαστα.

F4: Το πλήκτρο F4 είναι το πλήκτρο Repeat, ακριβώς το ίδιο με το Ctrl+Y, το πλήκτρο Repeat.

Shift+F4: Ένα άλλο πλήκτρο επανάληψης, αλλά αυτό είναι η εντολή Repeat Find. Λειτουργεί ακόμη και όταν το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση (ή το παράθυρο πλοήγησης) δεν είναι ορατό.

Shift+F5: Αυτός ο συνδυασμός πλήκτρων είναι η εντολή Go Back, η οποία επιστρέφει στο σημείο που επεξεργαστήκατε τελευταία φορά.

Shift+F8: Το πλήκτρο επιλογής συρρίκνωσης είναι το αντίθετο από το πλήκτρο επιλογής, F8. Για παράδειγμα, όταν είναι επιλεγμένο ολόκληρο το έγγραφο, πατήστε Shift+F8 για να επιλέξετε μόνο την τρέχουσα παράγραφο. Πατήστε Shift+F8 ξανά για να επιλέξετε μόνο την τρέχουσα πρόταση. Πατήστε το ξανά για να επιλέξετε μόνο την τρέχουσα λέξη. Πατήστε Shift+F8 άλλη μια φορά για να καταργήσετε την επιλογή της λέξης.

F12: Πατήστε αυτό το πλήκτρο για να καλέσετε γρήγορα το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Χρησιμοποιώ πολύ αυτό το κλειδί επειδή είναι πιο γρήγορο από το να περάσω στο Backstage για να καλέσετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

Ctrl+F12: Αυτό το πλήκτρο κάνει για το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ό,τι κάνει το F12 για το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως. Δεν είναι περιττό στην εντολή Ctrl+O, η οποία δημιουργεί το παρασκήνιο. Το Ctrl+F12 εμφανίζει πάντα το παράθυρο διαλόγου "Άνοιγμα καλής λειτουργίας".

Δημιουργήστε τα δικά σας κλάσματα στο Microsoft Word

Η δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης του Word δημιουργεί κοινά κλάσματα για εσάς, αντικαθιστώντας το αδέξιο κείμενό σας με χαρακτήρες κλασμάτων. Δυστυχώς, το Word έχει μόνο μερικούς από αυτούς τους κλασματικούς χαρακτήρες. Όταν χρειάζεστε το δικό σας, προσαρμοσμένο κλάσμα, όπως , δημιουργήστε το ως εξής:

Πατήστε Ctrl+Shift+= (το σύμβολο ίσον), τη συντόμευση πληκτρολογίου για την εντολή εκθέτη.

Πληκτρολογήστε τον αριθμητή — το επάνω μέρος του κλάσματος.
Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 3 για .

Πατήστε ξανά Ctrl+Shift+= για να απενεργοποιήσετε τον εκθέτη.

Πληκτρολογήστε τον χαρακτήρα κάθετου ( / ).

Πατήστε Ctrl+= για να ενεργοποιήσετε τη συνδρομή.

Πληκτρολογήστε τον παρονομαστή — το κάτω μέρος του κλάσματος.
Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε 64 για .

Πατήστε Ctrl+= για να απενεργοποιήσετε τον συνδρομητή.

Να το κλάσμα σου.

Ηλεκτρονικοί σελιδοδείκτες στο Microsoft Word

Όταν πρέπει να βρείτε τη θέση σας σε ένα έγγραφο, μπορείτε να γράψετε κείμενο όπως WORK HERE ή μπορείτε να επωφεληθείτε από την εντολή Σελιδοδείκτης του Word. Ο σελιδοδείκτης είναι αόρατος, αλλά το Word ξέρει πού βρίσκεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σελιδοδείκτη για να επιστρέψετε σε μια σελίδα για επεξεργασία, για να προσθέσετε μια παραπομπή ή για να εκτελέσετε ένα σωρό άλλα εύχρηστα κόλπα. Ορίστε έναν σελιδοδείκτη ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Τοποθετήστε τον δείκτη εισαγωγής στο σημείο που θέλετε να εισαγάγετε τον σελιδοδείκτη.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή.

Στην ομάδα Σύνδεσμοι, κάντε κλικ στο κουμπί Σελιδοδείκτης.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Σελιδοδείκτης.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον σελιδοδείκτη στο παράθυρο διαλόγου Σελιδοδείκτης.
Προσπαθήστε να διατηρήσετε το όνομα του σελιδοδείκτη σε μία λέξη, μόνο γράμματα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.
Ο σελιδοδείκτης δημιουργείται.

Για να μεταβείτε σε σελιδοδείκτες στο έγγραφό σας, χρησιμοποιήστε την εντολή Μετάβαση σε: Πατήστε Ctrl+G για να καλέσετε το παράθυρο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση, με την καρτέλα Μετάβαση προς τα εμπρός. Επιλέξτε Σελιδοδείκτης από τη λίστα Μετάβαση σε Τι. Επιλέξτε το όνομα του σελιδοδείκτη από τη λίστα στη δεξιά πλευρά του πλαισίου διαλόγου. Κάντε κλικ στο κουμπί Μετάβαση σε για να επισκεφθείτε τη θέση αυτού του σελιδοδείκτη. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο ή πατήστε το πλήκτρο Escape για να παραβλέψετε το πλαίσιο διαλόγου.

Κλειδώστε το έγγραφο του Microsoft Word

Όταν πραγματικά, πραγματικά δεν θέλετε κανείς να ασχοληθεί με το γλυκό σας κείμενό, μπορείτε να κλειδώσετε το έγγραφο. Διατίθενται πολλά επίπεδα προστασίας, αλλά ξεκινάτε το ταξίδι ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.

Επιλέξτε Πληροφορίες.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προστασία εγγράφου.
Από τις πολλές επιλογές, προτείνω αυτές τις επιλογές:

• Επισήμανση ως τελικό: Το έγγραφο επισημαίνεται ως τελικό, πράγμα που σημαίνει ότι η περαιτέρω επεξεργασία είναι απενεργοποιημένη. Ωστόσο, μπορείτε εύκολα να το παρακάμψετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία ούτως ή άλλως που εμφανίζεται.
• Κρυπτογράφηση με κωδικό πρόσβασης: Το έγγραφο είναι κρυπτογραφημένο και εφαρμόζεται κωδικός πρόσβασης. Για να ανοίξετε το έγγραφο στο Word, πρέπει να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης. Δεν μπορείτε να αφαιρέσετε έναν κωδικό πρόσβασης μετά την εφαρμογή του.
• Περιορισμός επεξεργασίας: Μπορείτε να περιορίσετε εάν ένας χρήστης μπορεί να επεξεργαστεί ένα έγγραφο ή αν παρακολουθούνται όλες οι αλλαγές ή να περιορίσετε το συγκεκριμένο άτομο να κάνει μόνο σχόλια.

Επιλέξτε μια επιλογή και απαντήστε στις ερωτήσεις στα παράθυρα διαλόγου που εμφανίζονται.

Κάντε κλικ στο OK.
Εφαρμόζεται η προστασία εγγράφων που επιλέξατε.

Το κλείδωμα του εγγράφου σας είναι μια σοβαρή απόφαση! Κανείς δεν μπορεί να σας βοηθήσει εάν ξεχάσετε έναν κωδικό πρόσβασης ή δεν μπορείτε να καταργήσετε τους περιορισμούς που έχετε εφαρμόσει στο έγγραφο.

Το Drop Cap στο Microsoft Word 2019

Το drop cap είναι το πρώτο γράμμα μιας αναφοράς, ενός άρθρου, ενός κεφαλαίου ή μιας ιστορίας που εμφανίζεται με μεγαλύτερη και πιο ενδιαφέρουσα γραμματοσειρά από τους άλλους χαρακτήρες. Το σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα.

Ένα καπάκι σταγόνας.

Για να προσθέσετε ένα drop cap σε ένα έγγραφο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε τον πρώτο χαρακτήρα της πρώτης λέξης στην αρχή του κειμένου.
Για παράδειγμα, επιλέξτε το I in Ήταν μια σκοτεινή και θυελλώδη νύχτα .

Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή.

Στην ομάδα Text, κάντε κλικ στο κουμπί Drop Cap.

Επιλέξτε στυλ σταγόνας. Και ιδού το drop cap σου.

Βοηθά εάν η παράγραφος του drop cap αφεθεί αιτιολογημένη και δεν φέρει εσοχή με μια καρτέλα ή άλλες δύσκολες λειτουργίες μορφοποίησης.

Για να αφαιρέσετε το καπάκι πτώσης, επιλέξτε Κανένα στο Βήμα 4.

Αντιστοιχίστε το έγγραφο Word 2019

Κάθε φορά που γράφω, εμφανίζω το παράθυρο πλοήγησης στην αριστερή πλευρά του παραθύρου του εγγράφου. Αυτό το παράθυρο μου επιτρέπει να δω τη Μεγάλη εικόνα, μια επισκόπηση του εγγράφου μου με βάση τα στυλ επικεφαλίδων. Μπορώ να το χρησιμοποιήσω για γρήγορη μετάβαση σε μια συγκεκριμένη κεφαλίδα. Ως μπόνους, εμφανίζει επίσης το εύχρηστο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση εγγράφου, όπως φαίνεται εδώ.

Ο χάρτης εγγράφου του παραθύρου πλοήγησης.

Για να καλέσετε το παράθυρο πλοήγησης, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή.

Στην ομάδα Εμφάνιση, κάντε κλικ για να βάλετε ένα σημάδι επιλογής από το στοιχείο Πλαίσιο πλοήγησης.

Για να κλείσετε το παράθυρο πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί X Close.

Το παράθυρο πλοήγησης αντικαθιστά μια δημοφιλή αλλά παλιά λειτουργία του Word που ονομάζεται Χάρτης εγγράφων.

Ταξινόμηση του κειμένου του Microsoft Word

Η ταξινόμηση είναι ένα από τα καλύτερα κόλπα του Word, αν και προκαλεί έκπληξη το πόσο λίγοι άνθρωποι το γνωρίζουν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Ταξινόμηση για να τακτοποιήσετε το κείμενο αλφαβητικά ή αριθμητικά. Μπορείτε να ταξινομήσετε παραγράφους, σειρές και στήλες πίνακα και πολλά άλλα.

Αποθηκεύστε το έγγραφό σας πριν από την ταξινόμηση. Είναι απλώς μια καλή ιδέα.

Η ταξινόμηση δεν είναι δύσκολη. Αρχικά, τακτοποιήστε οτιδήποτε χρειάζεται να ταξινομηθεί σε πολλές γραμμές κειμένου, όπως π.χ

Λεμόνι

Κρέμα μπανάνας

μήλο

Κεράσι

Ραβέντι

Είδος μεξικάνικης τηγανίτας

Αφού μάθετε τι πρόκειται να ταξινομήσετε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε τις γραμμές κειμένου (ή τμήματα ενός πίνακα) ως μπλοκ.

Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.

Στην ομάδα Παράγραφος, κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση κειμένου. Είναι πιο χρήσιμο κατά την ταξινόμηση στοιχείων πολλών στηλών, όπου είναι πιο χρήσιμα τα τμήματα Τότε κατά του πλαισίου διαλόγου.

Επιλέξτε Αύξουσα ή Φθίνουσα για να ταξινομήσετε το κείμενο από το Α στο Ω ή από το Ω στο Α, αντίστοιχα.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Ως δια μαγείας, το επιλεγμένο κείμενο ταξινομείται.