Οι τεχνικοί εμπειρογνώμονες - οι άνθρωποι που γνωρίζουν τη Microsoft Access 2019 μέσα και έξω - μπορεί να είναι λίγο εκφοβιστικοί, αλλά είναι σημαντικοί - και αυτοί (εμείς;) σε καμία περίπτωση δεν σκοπεύουν να εκφοβίσουν. Είναι σημαντικά για τους μέσους χρήστες της Access επειδή παρέχουν ανεκτίμητες συμβουλές και είναι σημαντικά για την ίδια την Access επειδή οδηγούν στον τρόπο με τον οποίο η Microsoft βελτιώνει συνεχώς τα προϊόντα της. Αυτοί οι άνδρες και οι γυναίκες είναι οι άνθρωποι που δοκιμάζουν τα προϊόντα του Office πριν κυκλοφορήσουν νέες εκδόσεις στο κοινό και είναι αυτοί που γράφουν βιβλία για να βοηθήσουν τους χρήστες όλων των επιπέδων να αξιοποιήσουν στο έπακρο το λογισμικό.
Έτσι, οι άνθρωποι που αναπτύσσουν βάσεις δεδομένων για να ζήσουν είναι ένας απαραίτητος πόρος για τον μέσο χρήστη, για τον «εξουσιαστικό χρήστη» και για τον κατασκευαστή λογισμικού επίσης. Ακολουθεί μια συλλογή από μερικές από τις καλύτερες συμβουλές που συγκεντρώθηκαν από μια μακρά λίστα ειδικών της Access. Γνωρίζοντας ότι προσέφεραν προτάσεις για νέους χρήστες, πρόσφεραν συμβουλές για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας και να διασφαλίσουν ότι μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε την Access με σιγουριά και αποτελεσματικότητα. Μέχρι να τελειώσετε, θα έχετε δώσει στις προσπάθειές σας τον σωστό προγραμματισμό και οργάνωση — και θα έχετε σταθερά σχέδια για να προχωρήσετε στην ανάπτυξη και τη χρήση των βάσεων δεδομένων που δημιουργείτε με την Access.
Να λοιπόν η σοφή συμβουλή — σε δέκα γρήγορες μπουκιές.
Μην τσιγκουνεύεστε τον χρόνο που αφιερώνετε για την τεκμηρίωση της βάσης δεδομένων σας. Γιατί; Γιατί θα χαρείτε αργότερα που δεν τσιγκουνεύσατε. Θα έχετε όλα τα σχέδιά σας, τις γενικές σας πληροφορίες και όλες τις ιδέες σας —όσες ενεργήσατε και αυτές που παρέμειναν στον πίνακα σχεδίασης— έτοιμες την επόμενη φορά που θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων. Θα πρέπει επίσης να αναφέρονται όταν ή εάν κάτι πάει στραβά με την τρέχουσα βάση δεδομένων σας. Διαγράψατε κατά λάθος ένα αποθηκευμένο ερώτημα; Κανένα πρόβλημα. Ανατρέξτε στην τεκμηρίωσή σας. Ξεχάσατε πώς σχετίζονται οι πίνακές σας; Ελέγξτε την τεκμηρίωση και δημιουργήστε ξανά τις σχέσεις. Θέλετε να εξηγήσετε σε κάποιον γιατί ή πώς ρυθμίζετε κάτι; Ανατρέξτε στις σημειώσεις σας και θαυμάστε τις με την προνοητικότητα και την προσεκτική σας σκέψη.
Λοιπόν, τι πρέπει να περιλαμβάνει αυτή η ένδοξη τεκμηρίωση; Λοιπόν, όλα. Αλλά εδώ είναι μια λίστα για να ξεκινήσετε:
Εάν πρέπει να εκτελέσετε κάποια ερωτήματα πριν δημιουργήσετε μια αναφορά, τεκμηριώστε τη διαδικασία. (Καλύτερα ακόμα, βρείτε έναν φιλικό σπασίκλα για να σας βοηθήσει να αυτοματοποιήσετε την εργασία.)
Εάν η βάση δεδομένων σας εκτελεί μια σημαντική οργανωτική λειτουργία — όπως η λογιστική, η απογραφή, η διαχείριση επαφών ή η καταχώριση παραγγελιών — βεβαιωθείτε ότι υπάρχει μια μη αυτόματη διαδικασία για τη διατήρηση της λειτουργίας του οργανισμού σε περίπτωση δυσλειτουργίας της βάσης δεδομένων — και θυμηθείτε να τεκμηριώσετε τη διαδικασία!
Εάν χρειάζεστε βοήθεια με οποιοδήποτε από αυτά τα στοιχεία, ρωτήστε κάποιον! Είτε δανείζεστε κάποιον από το τμήμα Πληροφορικής σας είτε νοικιάζετε έναν τεχνικό υπολογιστή, λάβετε τη βοήθεια που χρειάζεστε. Αντιμετωπίστε την τεκμηρίωσή σας σαν ασφάλιση — κανένας οργανισμός δεν πρέπει να λειτουργεί χωρίς αυτήν.
Κάθε 6 έως 12 μήνες, ελέγχετε την τεκμηρίωσή σας για να δείτε αν χρειάζονται ενημερώσεις. Η τεκμηρίωση είναι χρήσιμη μόνο εάν είναι ενημερωμένη και εάν κάποιος άλλος εκτός από εσάς μπορεί να την καταλάβει. Ομοίως, βεβαιωθείτε ότι εσείς (ή οι ομόλογοί σας στο γραφείο) γνωρίζετε πού βρίσκεται η τεκμηρίωση. Εάν διαθέτετε ηλεκτρονική έκδοση, διατηρήστε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και έχετε μια εύχρηστη εκτύπωση — κάτι που θα χαρείτε να κάνατε εάν εσείς ή κάποιος άλλος επιχειρήσει να ανακυκλώσει τα μέρη της βάσης δεδομένων σας χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Εξαρτήματα εφαρμογής.
Καθώς δημιουργείτε πίνακες, κάντε τα πεδία κειμένου σας στα κατάλληλα μεγέθη για τα δεδομένα που διατηρείτε σε αυτά. Από προεπιλογή, η Access ρυθμίζει πεδία κειμένου (γνωστά ως Short Text) ώστε να χωρούν 255 χαρακτήρες — μια αρκετά γενναιόδωρη ρύθμιση, ιδιαίτερα εάν το πεδίο περιέχει άθλιες συντομογραφίες κατάστασης δύο γραμμάτων.
Εκατό ή περισσότερα πρόσθετα κενά — που δεν χρησιμοποιούνται στα περισσότερα πεδία κειμένου — δεν φαίνονται σαν να χάνουν τον ύπνο, αλλά πολλαπλασιάστε αυτόν τον χώρο σε έναν πίνακα με 100.000 διευθύνσεις πελατών και καταλήγετε με πολλά megabyte αποθηκευτικού χώρου χώρο που είναι πολύ απασχολημένος χωρίς να κρατούν τίποτα.
Προσαρμόστε το μέγεθος του πεδίου με τη ρύθμιση Μέγεθος πεδίου στην καρτέλα Γενικά στην προβολή σχεδίασης.
Χρησιμοποιήστε αριθμητικά πεδία για αριθμούς που χρησιμοποιούνται στους υπολογισμούς , όχι για κείμενο που προσποιείται ότι είναι αριθμός. Οι εφαρμογές λογισμικού αντιλαμβάνονται μια τεράστια διαφορά μεταξύ του ταχυδρομικού κώδικα 47999 και του αριθμού 47.999. Η εφαρμογή βλέπει έναν ταχυδρομικό κώδικα ως μια σειρά χαρακτήρων που τυχαίνει να είναι όλοι ψηφία, αλλά ο αριθμός αντιμετωπίζεται ως πραγματικός αριθμός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για μαθηματικά και κάθε είδους άλλα διασκεδαστικά αριθμητικά στοιχεία. Ο άλλος λόγος που ένας ταχυδρομικός κώδικας δεν είναι πεδίο Αριθμός; Εάν βρίσκεστε στις ΗΠΑ και ο ταχυδρομικός σας κώδικας ξεκινά με μηδέν, η εφαρμογή κόβει το αρχικό μηδέν και αποθηκεύει μόνο τα μη μηδενικά ψηφία στο πεδίο – το 01234 γίνεται 1234. Δεν είναι καλό!
Όταν επιλέγετε τον τύπο για ένα νέο πεδίο με αριθμούς σε αυτό, κάντε μια απλή ερώτηση: Θα κάνετε ποτέ έναν υπολογισμό ή θα κάνετε κάτι μαθηματικά που σχετίζεται με αυτό το πεδίο;
Οι επικυρώσεις μπορούν να αποτρέψουν την προσέγγιση των κακών δεδομένων στους πίνακές σας. Οι επικυρώσεις γίνονται εύκολα, ρυθμίζονται γρήγορα και είναι πάντα προσεκτικοί (ακόμα και όταν είστε τόσο κουρασμένοι που δεν μπορείτε να δείτε ευθεία). Εάν δεν χρησιμοποιείτε επικυρώσεις για την προστασία της ακεραιότητας της βάσης δεδομένων σας, πρέπει πραγματικά να ξεκινήσετε.
Όταν δημιουργείτε έναν πίνακα ή δημιουργείτε μια βάση δεδομένων, σκεφτείτε τα ονόματα του αρχείου, των πεδίων και των πινάκων που χρησιμοποιείτε:
Αυτό γίνεται ακόμη πιο σημαντικό καθώς αρχίζετε να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία για την τοποθέτηση των πινάκων και των βάσεων δεδομένων της Access στο διαδίκτυο και την κοινή χρήση τους μέσω του SharePoint — ενδεχομένως να φέρνετε εκατομμύρια χρήστες «στο τραπέζι». Επίσης, με τη δυνατότητα Application Parts, τα στοιχεία των βάσεων δεδομένων σας μπορούν να ανακυκλωθούν για να επιταχυνθεί η δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων. Δεν θέλετε μυστηριώδη ονόματα για τα μέρη της βάσης δεδομένων σας να εξαπλωθούν σε μια νέα βάση δεδομένων — για να δημιουργήσετε και εκεί εφιαλτικά μυστήρια — σωστά;
Κάθε φορά που διαγράφετε τιμές πεδίων από έναν πίνακα, βεβαιωθείτε ότι σκοτώνετε τις τιμές στη σωστή εγγραφή — ελέγξτε ξανά και, στη συνέχεια, μόνο όταν είστε σίγουροι, διαγράψτε το πρωτότυπο. Ακόμα και τότε, μπορείτε ακόμα να κάνετε ένα γρήγορο Ctrl+Z και να ανακτήσετε το προσβλητικό στοιχείο, με την προϋπόθεση ότι θα αναιρέσετε αμέσως μετά την καταγραφή του λάθους.
Γιατί όλος ο έλεγχος και ο διπλός έλεγχος; Επειδή αφού διαγράψετε μια τιμή πεδίου και κάνετε οτιδήποτε άλλο στον πίνακα, η Access ξεχνά εντελώς την παλιά σας τιμή. Έχει φύγει, σαν να μην υπήρξε ποτέ. Εάν διαγράψετε μια εγγραφή από έναν πίνακα, η εγγραφή έχει πραγματικά χαθεί — επειδή δεν υπάρχει διαθέσιμη Αναίρεση για μια ολόκληρη εγγραφή. Εάν αυτή η εγγραφή ήταν σημαντική και δεν είχατε ένα τρέχον αρχείο αντιγράφου ασφαλείας όταν η εγγραφή εξαφανίστηκε, δεν έχετε τύχη. Συγνώμη!
Το ξεκαθάρισα αρκετά; Διατηρείτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας της δουλειάς σας! Δεν υπάρχει υποκατάστατο για ένα τρέχον αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας — ιδιαίτερα εάν τα δεδομένα είναι ζωτικής σημασίας για την προσωπική ή επαγγελματική σας ζωή. Οι αποτελεσματικές στρατηγικές περιλαμβάνουν συχνά τη διατήρηση αντιγράφων ασφαλείας σε άλλη τοποθεσία σε περίπτωση που μια καταστροφή καταστρέψει το γραφείο σας, είτε σε διαφορετικό γραφείο είτε στο cloud.
Εάν σκέφτεστε ότι δεν χρειαζόσασταν ποτέ ένα αντίγραφο ασφαλείας στο παρελθόν, οπότε γιατί να ασχοληθείτε, σκεφτείτε τις πλημμύρες. Σκεφτείτε τους παρουσιαστές ειδήσεων που λένε ότι μια περιοχή που βρίσκεται αυτή τη στιγμή υποβρύχια δεν έχει πλημμυρίσει ποτέ στο παρελθόν. Φανταστείτε τις ζωές των ανθρώπων να επιπλέουν στο δρόμο. Είτε αντιμετωπίζετε μια πραγματική καταστροφή διαστάσεων τυφώνα, μια πυρκαγιά ή ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας αποφασίζει να πεθάνει (και αυτό συμβαίνει — ακόμα κι αν δεν σας έχει ξανασυμβεί), θα είστε πολύ πιο ευτυχισμένοι αν έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας.
Ξέρετε το σύνθημα του ξυλουργού, «Μέτρα δύο φορές, κόψτε μία»; Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τη σκέψη όταν πρόκειται για τη βάση δεδομένων σας. Μην σκέφτεστε απλώς κάτι, καταλήξτε σε ένα γρήγορο συμπέρασμα και μετά βουτήξτε. Περιμένετε, σκεφτείτε το ξανά και μετά ίσως σκεφτείτε το για τρίτη φορά. Στη συνέχεια, βγάλτε ένα συμπέρασμα και αρχίστε να ενεργείτε με βάση αυτό. Με όλη την ισχύ που σας δίνει η Access, σε συνδυασμό με τη δυνατότητα αποθήκευσης χιλιάδων χιλιάδων εγγραφών στη βάση δεδομένων σας, ένα σχετικά απλό λάθος μπορεί να είναι αρκετά δαπανηρό λόγω των πιθανών επιπτώσεων από την άποψη της απώλειας δεδομένων ή μιας «μη αναιρέσιμης» ενέργειας που λαμβάνεται σε λάθος.
Αν και οι προτάσεις για να οργανωθείτε και να το διατηρήσετε απλό μπορεί να φαίνονται αντικρουόμενες, αυτές οι δύο συμβουλές είναι πραγματικά συνοδευτικές. Το να κρατάτε τα πράγματα απλά μπορεί συχνά να είναι ένας τρόπος για να αποφύγετε την ανάγκη για πολλή οργάνωση μετά το γεγονός. Ενώ μάλλον βαρεθήκατε να ακούτε τους γονείς σας να σας υπενθυμίζουν ότι «υπάρχει μια θέση για όλα και όλα στη θέση τους» (ή αν ήταν λιγότερο ποιητικοί, « Καθαρίστε το δωμάτιό σας!!! »), είχαν δίκιο.
Εάν διατηρείτε τη βάση δεδομένων σας οργανωμένη, θα εξοικονομήσετε χρόνο και θλίψη. Ένας καλά σχεδιασμένος, καλά οργανωμένος πίνακας θα είναι πιο εύκολο να αναζητήσετε, να αναφέρετε και να συμπεριλάβετε σε μια φόρμα. Θα ταξινομήσει και θα φιλτράρει επίσης σαν αστραπή.
Ναι, μπορείς να οργανωθείς πολύ. Στην πραγματικότητα, η υπερβολική οργάνωση είναι πολύ εύκολη. Μετριάστε την επιθυμία σας να οργανωθείτε καλλιεργώντας ένα άλλο πάθος: να εργαστείτε με όσο το δυνατόν λιγότερα βήματα. Περιορίστε τον αριθμό των φακέλων και των υποφακέλων που χρησιμοποιείτε — το πολύ πέντε επίπεδα φακέλων είναι υπεραρκετά για σχεδόν οποιονδήποτε. Εάν ξεπεράσετε πολύ τα πέντε επίπεδα, ο οργανισμός σας αρχίζει να προσκρούει στην παραγωγικότητά σας (και σε κανέναν δεν αρέσει η απώλεια παραγωγικότητας, τουλάχιστον στους ανθρώπους που επινοούν αυτά τα ανόητα μικρά συνθήματα για εταιρικές αφίσες που αισθάνονται καλά).
Αν δυσκολεύεστε με κάτι, καταπιείτε τον εγωισμό σας και ζητήστε βοήθεια. Το να πείτε «δεν ξέρω» - και μετά να προσπαθήσετε να μάθετε για αυτό που δεν γνωρίζετε ακόμη - δεν είναι ντροπή. Αυτός ο κανόνας είναι ιδιαίτερα σημαντικός όταν οδηγείτε σε χιλιάδες εγγραφές σε μια βάση δεδομένων. Μικρά λάθη γρήγορα μεγεθύνουν και πολλαπλασιάζουν ένα μικρό πρόβλημα σε μια τεράστια κρίση. Ζητήστε βοήθεια πριν η κατάσταση γίνει τρομερή.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
