Ωθώντας τα δεδομένα σας Access 2003 στον Ιστό

Τώρα που η Access 2003 περιέχει όλες τις πιο ενδιαφέρουσες πληροφορίες σας, γιατί να μην μοιραστείτε το υλικό σας με άλλους στην εταιρεία σας — ή ακόμα και να το δημοσιεύσετε για τον κόσμο; Είτε φτιάχνετε έναν εμπορικό ιστότοπο με στόχο τη φήμη και την online περιουσία, είτε ένα ενδοτμηματικό intranet για να υπερφορτώσετε την εταιρεία σας, η Access 2003 περιέχει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε σχήμα έτοιμο για Web σε χρόνο μηδέν.

Η Access 2003 σάς βοηθά να δημοσιεύετε δεδομένα με δύο τρόπους: στατικό και δυναμικό. Η μέθοδος για το έργο σας εξαρτάται από τον εξοπλισμό, τους στόχους και την τεχνογνωσία που είναι διαθέσιμη στο άμεσο περιβάλλον σας. Ακολουθεί μια γρήγορη σύγκριση των επιλογών:

• Στατική: Αυτή η επιλογή είναι μια απευθείας μετατροπή από την Access 2003 σε HTML. Το όνομά του αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι το υλικό που μετατρέπετε δεν αλλάζει με την πάροδο του χρόνου — μοιάζει πολύ με τη λήψη φωτογραφίας των δεδομένων σας. Εάν προσθέσετε περισσότερες εγγραφές στον πίνακά σας και θέλετε να τις συμπεριλάβετε στο περιεχόμενο που βασίζεται στο Web, πρέπει να δημιουργήσετε ξανά τις ιστοσελίδες.

• Η στατική μετατροπή είναι μια εξαιρετική επιλογή για λίστες διευθύνσεων και καταλόγους που δεν αλλάζουν πολύ συχνά. Είναι επίσης ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε όταν εξερευνάτε τις δυνατότητες του Ιστού. Μπορείτε να μετατρέψετε σχεδόν οποιοδήποτε αντικείμενο της Access 2003 — συμπεριλαμβανομένων πινάκων, ερωτημάτων, φορμών και αναφορών — σε μια στατική ιστοσελίδα με την επιλογή Αρχείο–>Εξαγωγή.

• Δυναμική: Αντί να δημιουργήσετε μια απλή σελίδα HTML που περιέχει όλα τα δεδομένα σας, η επιλογή Δυναμική δημιουργεί ένα ειδικό αγαθό που η Access 2003 αποκαλεί σελίδα πρόσβασης δεδομένων. Αυτή είναι μια σελίδα HTML που δίνει στους χρήστες πρόσβαση στα δεδομένα σας, ώστε να μπορούν να δουν (ακόμα και να αλλάξουν) τις πληροφορίες σας μέσω του εταιρικού δικτύου ή του Ιστού. Οι σελίδες πρόσβασης δεδομένων λειτουργούν μόνο με πίνακες και ερωτήματα της Access.

Χάρη στον Οδηγό σελίδας πρόσβασης δεδομένων, η δημιουργία μιας σελίδας πρόσβασης δεδομένων δεν είναι δύσκολη. Επειδή όμως όλη αυτή η τεχνική μαγεία απαιτεί κάποια σοβαρή συνεργασία μεταξύ του διακομιστή Web, της Access 2003 και της βάσης δεδομένων σας, η υλοποίηση της ολοκληρωμένης σελίδας πρόσβασης δεδομένων δεν είναι απαραίτητα μια εργασία για αρχάριους. Εάν η σελίδα σας πρόκειται να προβληθεί από περισσότερα από λίγα άτομα εκτός της εταιρείας σας, πιθανότατα πρέπει να ζητήσετε τη βοήθεια ενός επαγγελματία στο Web.

Αν και οι λεπτομέρειες για τη λειτουργία μιας σελίδας πρόσβασης δεδομένων μπορεί να απαιτούν βοήθεια από έναν εκπαιδευμένο επαγγελματία υπολογιστή, κυριολεκτικά οποιοσδήποτε μπορεί να δημιουργήσει μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων χρησιμοποιώντας τον οδηγό. Ακολουθούν οι λεπτομέρειες βήμα προς βήμα:

1. Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που περιέχει δεδομένα που προορίζονται για το intranet ή το Web.

Το παράθυρο της βάσης δεδομένων μεταβαίνει στην οθόνη.

2. Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Σελίδες.

Το παράθυρο της βάσης δεδομένων αλλάζει, εμφανίζοντας τρεις επιλογές που αφορούν σελίδες πρόσβασης δεδομένων.

3. Κάντε διπλό κλικ στη σελίδα Δημιουργία πρόσβασης δεδομένων με χρήση της επιλογής Οδηγός.

Μετά από μια άσκοπη δραστηριότητα του σκληρού δίσκου, εμφανίζεται ο Οδηγός σελίδας πρόσβασης δεδομένων (όπως φαίνεται στην Εικόνα 1).

Εικόνα 1: Ο Οδηγός σελίδας πρόσβασης δεδομένων μοιάζει πολύ με τον Οδηγό αναφοράς.

4. Στο πλαίσιο Πίνακες/Ερωτήματα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε στη σελίδα πρόσβασης δεδομένων.

Το παράθυρο Διαθέσιμα Πεδία παραθέτει όλα τα πεδία στον επιλεγμένο πίνακα ή ερώτημα.

5. Για κάθε πεδίο που θέλετε στη σελίδα πρόσβασης δεδομένων, κάντε κλικ στο όνομα του πεδίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί > (μεγαλύτερο από σύμβολο).

Το επισημασμένο πεδίο μεταβαίνει στη λίστα Επιλεγμένα πεδία.

Για να αντιγράψετε όλα τα πιθανά πεδία στη λίστα Επιλεγμένα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί >> (διπλό μεγαλύτερο από το σύμβολο). Για να αφαιρέσετε ένα πεδίο, κάντε κλικ στην καταχώρισή του στη λίστα Επιλεγμένα πεδία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί < (λιγότερο =="" από="" σύμβολο)=""". ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" σύμβολο)= "">

6. Επαναλάβετε τα βήματα 4 και 5 για κάθε πίνακα ή ερώτημα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Αφού είναι έτοιμα όλα τα πεδία, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Οι σελίδες πρόσβασης δεδομένων κατανοούν πώς συνεργάζονται οι σχετικοί πίνακες, ώστε να μπορείτε να συμπεριλάβετε πεδία από πολλούς πίνακες σε μία σελίδα πρόσβασης δεδομένων.

7. Για να εμφανίσετε τα δεδομένα σας σε ομάδες στη νέα σας σελίδα πρόσβασης δεδομένων, κάντε κλικ στα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το υποσύνολο των εγγραφών σας και κάντε κλικ στο κουμπί > (μεγαλύτερο από το σύμβολο) για να προσθέσετε τις νέες ομάδες. Αφού ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο Επόμενο.

Με την ολοκλήρωση της ομαδοποίησης, η Access προχωρά σε πληροφορίες ταξινόμησης και σύνοψης.

Οι ομάδες σε μια σελίδα πρόσβασης δεδομένων λειτουργούν ακριβώς όπως οι ομάδες σε μια αναφορά.

8. Για να ταξινομήσετε ακόμη περισσότερο τις εγγραφές λεπτομερειών, επιλέξτε ένα πεδίο στη σελίδα Σειρά ταξινόμησης και πληροφορίες σύνοψης. Κάντε κλικ στο Επόμενο αφού τελειώσετε.

Τις περισσότερες φορές, δεν θα χρειαστείτε άλλο επίπεδο οργάνωσης για τα δεδομένα σας. Μέχρι αυτή τη στιγμή, τα δεδομένα κόβονται σε φέτες και κόβονται σε κύβους μερικές φορές, χάρη στις επιλογές ομαδοποίησης. Ωστόσο, αν δεν χρειάζεστε περισσότερες στρώσεις, μη διστάσετε να προσθέσετε έως και τέσσερις επίπεδα διαλογής και συνοψίζει.

9. Πληκτρολογήστε τον τίτλο της σελίδας που θέλετε και μετά κάντε κλικ στο Finish.

Ο Μάγος τσακίζει, σκιρτάει και γενικά τριγυρνάει για λίγο. Αφού σας κάνει να περιμένετε αρκετό καιρό για να αποδείξετε ότι η όλη διαδικασία είναι τρομερά περίπλοκη, ο Οδηγός παραδίδει την ολοκληρωμένη σελίδα πρόσβασης δεδομένων σας, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.

Εικόνα 2: Η ολοκληρωμένη σελίδα πρόσβασης δεδομένων — φαίνεται ωραία!

10. Δοκιμάστε τη νέα σας σελίδα εκτελώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας στο Web και φορτώνοντας τη σελίδα για μια γρήγορη ματιά (όπως φαίνεται στην Εικόνα 3).

Εικόνα 3: Η σελίδα πρόσβασης δεδομένων που εμφανίζεται στον Internet Explorer.

Ενδέχεται να μην μπορείτε να αναπτύξετε τη σελίδα πρόσβασης δεδομένων σας σε μια μεγάλη εμπορική τοποθεσία Web. Ακριβώς όπως η τεχνολογία ActiveX διευκολύνει τη δημιουργία της σελίδας, περιορίζει επίσης το πού μπορεί να εμφανιστεί. Από τη σύνταξη αυτού του παρόντος, μόνο ο Internet Explorer (εκδόσεις 5.0 και νεότερες) μπορεί να εμφανίζει σελίδες πρόσβασης δεδομένων.