Χρησιμοποιήστε το Power Query και το Power Pivot μαζί για καλύτερα μοντέλα αναφοράς

Η χρήση του Power Pivot και του Power Query μαζί μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μοντέλα αναφοράς που είναι εύκολο στη διαχείριση και τη συντήρηση. Ένα μοντέλο αναφοράς παρέχει τη βάση πάνω στην οποία χτίζεται ο μηχανισμός αναφοράς. Όταν δημιουργείτε μια διαδικασία αναφοράς που εισάγει, μετασχηματίζει, διαμορφώνει και συγκεντρώνει δεδομένα, ουσιαστικά δημιουργείτε ένα μοντέλο αναφοράς.

Η δημιουργία ενός κακώς σχεδιασμένου μοντέλου αναφοράς μπορεί να σας κοστίσει ώρες χειρωνακτικής εργασίας που ξοδεύετε για τη συντήρηση και την ανανέωση των μηχανισμών αναφοράς σας. Από την άλλη πλευρά, η δημιουργία ενός αποτελεσματικού μοντέλου σάς επιτρέπει να επαναλαμβάνετε εύκολα τις διαδικασίες μηνιαίας αναφοράς χωρίς να βλάπτετε τις αναφορές σας ή τη λογική σας.

Διαχωρισμός δεδομένων και ανάλυση

Μια βασική έννοια σε ένα μοντέλο αναφοράς είναι ο διαχωρισμός των δεδομένων και της ανάλυσης. Η θεμελιώδης ιδέα είναι ότι δεν θέλετε τα δεδομένα σας να συνδέονται πολύ με κανέναν τρόπο παρουσίασης αυτών των δεδομένων.

Για να τυλίξετε το μυαλό σας γύρω από αυτήν την ιδέα, φανταστείτε ένα τιμολόγιο. Όταν λαμβάνετε ένα τιμολόγιο, δεν υποθέτετε ότι τα οικονομικά δεδομένα σε αυτό είναι η πραγματική πηγή των δεδομένων. Είναι απλώς μια παρουσίαση δεδομένων που είναι αποθηκευμένα αλλού σε μια βάση δεδομένων. Αυτά τα δεδομένα μπορούν να αναλυθούν και να παρουσιαστούν σε εσάς με πολλούς άλλους τρόπους: σε γραφήματα, σε πίνακες ή ακόμα και σε ιστότοπους. Αυτή η δήλωση μπορεί να ακούγεται προφανής, αλλά οι χρήστες του Excel συχνά συγχωνεύουν (ή συνδυάζουν) δεδομένα, ανάλυση και παρουσίαση.

Για παράδειγμα, ορισμένα βιβλία εργασίας του Excel περιέχουν 12 καρτέλες, η καθεμία αντιπροσωπεύει ένα μήνα. Σε κάθε καρτέλα, παρατίθενται δεδομένα για αυτόν τον μήνα μαζί με τύπους, συγκεντρωτικούς πίνακες και περιλήψεις. Τώρα, τι συμβαίνει όταν σας ζητηθεί να παράσχετε μια περίληψη ανά τρίμηνο; Προσθέτετε περισσότερους τύπους και καρτέλες για να ενοποιήσετε τα δεδομένα σε καθεμία από τις καρτέλες του μήνα; Το θεμελιώδες πρόβλημα σε αυτό το σενάριο είναι ότι οι καρτέλες αντιπροσωπεύουν τιμές δεδομένων που συγχωνεύονται στην παρουσίαση της ανάλυσής σας.

Μια καλύτερη εναλλακτική είναι η δημιουργία μοντέλων αναφοράς όπου τα επίπεδα δεδομένων και ανάλυσης διαχωρίζονται. Το επίπεδο δεδομένων χειρίζεται την εισαγωγή και τη μετατροπή ακατέργαστων δεδομένων σε περιοχές σταδιοποίησης. Το επίπεδο ανάλυσης χρησιμεύει ως πλατφόρμα για τη συγκέντρωση και την παρουσίαση της ανάλυσης αυτών των πρωτογενών δεδομένων.

Όσον αφορά τη δημιουργία μοντέλων αναφοράς όπου έχετε βέλτιστο διαχωρισμό δεδομένων και ανάλυσης, δεν μπορείτε να νικήσετε τον ισχυρό συνδυασμό Power Query και Power Pivot.

Πώς το Power Query και το Power Pivot αλληλοσυμπληρώνονται

Το Power Query είναι το τέλειο εργαλείο για τη δημιουργία του επιπέδου δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το Power Query, μπορείτε

• Εισαγάγετε δεδομένα από ένα ευρύ φάσμα εξωτερικών πηγών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένου του SQL Server, της Microsoft Access, των Υπηρεσιών Ιστού, ακόμη και του Facebook.
• Μεταμορφώστε και καθαρίστε τα δεδομένα πριν τα εισαγάγετε στο μοντέλο αναφοράς σας.
• Συγχώνευση δεδομένων από διάφορες πηγές δεδομένων ή προσθήκη πινάκων.
• "Αποεπιστροφή" ακατέργαστων δεδομένων από μια μορφή μήτρας σε έναν επίπεδο πίνακα.
• Προσθήκη δεδομένων στο μοντέλο εσωτερικών δεδομένων του Power Query.

Αφού έχετε το Power Query που παρέχει το απαιτούμενο επίπεδο δεδομένων, το Power Pivot μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία του επιπέδου ανάλυσης. Με το Power Pivot, μπορείτε

• Προσθέστε σχέσεις και ορίστε ιδιότητες πίνακα και στήλης.
• Προσθέστε προσαρμοσμένους τύπους με εκφράσεις ανάλυσης δεδομένων (DAX).
• Συγκεντρώστε δεδομένα σε ιεραρχικές προβολές.
• Δημιουργήστε αναφορές συγκεντρωτικών πινάκων που συγκεντρώνουν και παρουσιάζουν δεδομένα από διάφορες προοπτικές.

Η μόχλευση του Power Query και του Power Pivot παρέχει μερικά πλεονεκτήματα:

• Το επίπεδο δεδομένων μπορεί να ανανεωθεί εύκολα χωρίς να χρειάζεται να επαναλάβετε με μη αυτόματο τρόπο τα βήματα μετασχηματισμού και καθαρισμού δεδομένων (το Power Query το κάνει αυτό για εσάς). Εάν χρειάζεστε δεδομένα που δεν υπάρχουν στο επίπεδο δεδομένων, μπορείτε εύκολα να επεξεργαστείτε τα ερωτήματα Power Query για να εισάγετε νέα δεδομένα και να μην ενοχλήσετε το επίπεδο ανάλυσης.
• Οποιαδήποτε πρόσθετη ανάλυση μπορεί εύκολα να δημιουργηθεί ξεκινώντας πρόσθετους συγκεντρωτικούς πίνακες από το μοντέλο Power Query.

Εν ολίγοις, χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό ένα-δύο του Power Query και του Power Pivot, μπορείτε να δημιουργήσετε ισχυρά μοντέλα αναφοράς που είναι ευέλικτα, επεκτάσιμα και εύκολα στη συντήρηση.