Χρησιμοποιήστε ιστογράμματα για την παρακολούθηση της συχνότητας στους πίνακες εργαλείων του Excel

Το ιστόγραμμα είναι ένα γράφημα που απεικονίζει την κατανομή συχνότητας στους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές του Excel. Μια κατανομή συχνότητας δείχνει πόσο συχνά εμφανίζεται ένα συμβάν ή μια κατηγορία δεδομένων. Με ένα ιστόγραμμα, μπορείτε να δείτε οπτικά τη γενική κατανομή ενός συγκεκριμένου χαρακτηριστικού.

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ιστόγραμμα που βασίζεται σε τύπους, το οποίο επιτρέπει ένα επίπεδο αυτοματισμού και αλληλεπίδρασης, το οποίο είναι χρήσιμο κατά την ενημέρωση των πινάκων εργαλείων κάθε μήνα.

1 Προτού δημιουργήσετε το ιστόγραμμά σας, χρειάζεστε έναν πίνακα που περιέχει τα ανεπεξέργαστα δεδομένα σας και πρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα bin.

Τα ανεπεξέργαστα δεδομένα θα πρέπει ιδανικά να αποτελούνται από εγγραφές που αντιπροσωπεύουν μοναδικές μετρήσεις για τα δεδομένα που θέλετε να ομαδοποιήσετε. Για παράδειγμα, ο πίνακας ακατέργαστων δεδομένων σε αυτό το σχήμα περιέχει μοναδικούς αντιπροσώπους πωλήσεων και τον αριθμό των μονάδων που έχει πουλήσει το καθένα.

Ο πίνακας bin υπαγορεύει τις παραμέτρους ομαδοποίησης που χρησιμοποιούνται για τη διάσπαση των μη επεξεργασμένων δεδομένων σας στις ομάδες συχνοτήτων. Ο πίνακας απορριμμάτων λέει στο Excel να ομαδοποιήσει όλους τους αντιπροσώπους πωλήσεων που πωλούν λιγότερες από 5 μονάδες στην πρώτη ομάδα συχνοτήτων, οποιουσδήποτε αντιπροσώπους πωλήσεων που πωλούν 5 έως 14 μονάδες στη δεύτερη ομάδα συχνοτήτων και ούτω καθεξής.

Μπορείτε να ορίσετε ελεύθερα τις δικές σας παραμέτρους ομαδοποίησης όταν δημιουργείτε τον πίνακα απορριμμάτων. Ωστόσο, είναι γενικά καλή ιδέα να διατηρείτε τις παραμέτρους σας όσο το δυνατόν ισόποσες. Συνήθως θέλετε να τερματίσετε τους πίνακες απορριμμάτων με τον μεγαλύτερο αριθμό στο σύνολο δεδομένων. Αυτό σας επιτρέπει να έχετε καθαρές ομαδοποιήσεις που τελειώνουν σε πεπερασμένο αριθμό — όχι σε ανοιχτό άκρο μεγαλύτερο από τον προσδιορισμό.

2 Δημιουργήστε μια νέα στήλη στον πίνακα bin για να κρατήσετε τους τύπους Συχνότητα. Ονομάστε τη νέα στήλη Τύποι συχνότητας, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Η συνάρτηση Συχνότητα του Excel μετράει πόσο συχνά εμφανίζονται τιμές εντός των περιοχών που καθορίζετε σε έναν πίνακα bin.

3 Επιλέξτε τα κελιά στη στήλη που δημιουργήθηκε πρόσφατα και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τον τύπο Συχνότητας που βλέπετε στην προηγούμενη εικόνα και πατήστε Ctrl+Shift+Enter στο πληκτρολόγιό σας.

Η συνάρτηση Συχνότητα έχει μια ιδιορρυθμία που συχνά προκαλεί σύγχυση στους χρήστες για πρώτη φορά. Η συνάρτηση Συχνότητα είναι ένας τύπος πίνακα — ένας τύπος που επιστρέφει πολλές τιμές ταυτόχρονα. Για να λειτουργήσει σωστά αυτός ο τύπος, πρέπει να πατήσετε Ctrl+Shift+Enter στο πληκτρολόγιό σας αφού πληκτρολογήσετε τον τύπο. Εάν πατήσετε απλώς το πλήκτρο Enter, δεν θα λάβετε τα αποτελέσματα που χρειάζεστε.

Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να έχετε έναν πίνακα που δείχνει τον αριθμό των αντιπροσώπων πωλήσεων που πέφτουν σε κάθε κάδο σας. Θα μπορούσατε να σχεδιάσετε αυτόν τον πίνακα, αλλά οι ετικέτες δεδομένων θα έβγαιναν ανώμαλες. Για καλύτερα αποτελέσματα, θα πρέπει να δημιουργήσετε έναν απλό πίνακα τροφοδοσίας γραφημάτων που δημιουργεί κατάλληλες ετικέτες για κάθε κάδο. Το κάνετε αυτό στο επόμενο βήμα.

4Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα που τροφοδοτεί τα γραφήματα λίγο πιο καθαρά, όπως φαίνεται στο επόμενο σχήμα. Χρησιμοποιήστε έναν απλό τύπο που ενώνει τους κάδους σε κατάλληλες ετικέτες. Χρησιμοποιήστε έναν άλλο τύπο για να φέρετε τα αποτελέσματα των υπολογισμών Συχνότητας.

Σε αυτό το σχήμα, είναι ορατοί οι τύποι στην πρώτη εγγραφή του πίνακα τροφοδοσίας γραφημάτων. Αυτοί οι τύποι ουσιαστικά αντιγράφονται για να δημιουργηθεί ένας πίνακας κατάλληλος για χαρτογράφηση.

5Χρησιμοποιήστε τον πρόσφατα δημιουργημένο πίνακα τροφοδότη γραφημάτων για να σχεδιάσετε τα δεδομένα σε ένα γράφημα στηλών.

Αυτό το σχήμα απεικονίζει το διάγραμμα που προκύπτει. Μπορείτε πολύ καλά να χρησιμοποιήσετε το αρχικό γράφημα στηλών ως ιστόγραμμα.

Αν θέλετε τα ιστογράμματά σας να έχουν κενά μεταξύ των σημείων δεδομένων, τελειώσατε. Αν σας αρέσει η συνεχής, μπλοκαρισμένη εμφάνιση που έχετε χωρίς κενά μεταξύ των σημείων δεδομένων, ακολουθήστε τα επόμενα βήματα.

6 Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε από τις στήλες του γραφήματος και επιλέξτε Μορφοποίηση σειράς δεδομένων.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μορφοποίηση σειράς δεδομένων.

7 Προσαρμόστε την ιδιότητα Gap Width στο 0%, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Τα κενά μεταξύ των στηλών θα εξαλειφθούν.