Χρήση του Outlook 2003 για την παρακολούθηση του ιστορικού πελατών

Ορισμένοι πωλητές δεν είναι πάντα οργανωμένοι και μερικές φορές αφιερώνουν πολύ χρόνο αναζητώντας μια πρόταση ή προσπαθώντας να θυμηθούν την ημερομηνία και το θέμα της τελευταίας τηλεφωνικής κλήσης. Χρησιμοποιώντας το Business Contact Manager (BCM), μπορείτε να συνδέσετε όλες τις ενέργειές σας με έναν συγκεκριμένο πελάτη και να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες από την εγγραφή επαφών. (Η έκδοση BCM 2.0 είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook 2003 στις εκδόσεις Office Professional και Small Business.)

Η σελίδα Δραστηριότητες επαφών του Outlook μπορεί να σας εμφανίσει όλες τις ενέργειες που σχετίζονται με μια επαφή. Μπορείτε να συνδέσετε οποιοδήποτε αρχείο καταγραφής εγγράφων, εργασιών, ραντεβού ή συνάντησης με τους πελάτες σας και να τα διαβάσετε με ένα κλικ. Δείτε πώς:

1. Με ανοιχτή την επαφή με τον πελάτη, επιλέξτε Ενέργειες, Σύνδεσμος, Αρχείο.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή αρχείου.

2. Επιλέξτε το αρχείο σας, όπως το Mary's Proposal 321.

3. Κάντε κλικ στο OK.

Το αρχείο της πρότασης συνδέεται με το αρχείο επαφής της Μαρίας.

Εκτός από τη σύνδεση εξωτερικών αρχείων και εγγράφων με τις επαφές σας, μπορείτε επίσης να συνδέσετε συναντήσεις, Εργασίες, εγγραφές ημερολογίου τηλεφωνικών κλήσεων και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (απεσταλμένα και ληφθέντα) του Outlook και στη συνέχεια να τα διαβάσετε σε μια ενιαία λίστα.

1. Με ανοιχτή την επαφή με τον πελάτη, επιλέξτε Ενέργειες, Σύνδεσμος, Αρχείο.

Εμφανίζεται το πλαίσιο Σύνδεση στοιχείων σε επαφή.

2. Επιλέξτε έναν φάκελο, όπως το Tasks.

3. Επιλέξτε μια Εργασία από τη λίστα Στοιχεία εργασιών.

4. Κάντε κλικ στο Apply (Εφαρμογή).

Το στοιχείο συνδέεται με την επαφή με τον πελάτη σας.

Αυτοματοποίηση συνδέσμων προς τις επαφές σας

Η μη αυτόματη σύνδεση κάθε στοιχείου με την επαφή σας είναι κουραστική και μπορεί ενδεχομένως να προσθέσει εκατοντάδες εβδομαδιαίες ενέργειες στην εργασία σας, με αποτέλεσμα να χάσετε περισσότερα από την υπομονή σας. Μπορεί να ξεχάσετε να συνδέσετε στοιχεία ή να χάσετε την παρακολούθηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εργασιών και συναντήσεων που σχετίζονται με τους πελάτες σας. Ευτυχώς, το Outlook μπορεί να συνδέσει αυτόματα τα στοιχεία που σχετίζονται με την επαφή σας με τον ακόλουθο τρόπο:

1. Επιλέξτε Εργαλεία, Επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές περιοδικού.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιοδικού.

3. Επιλέξτε τα στοιχεία που θα συνδεθούν στο πλαίσιο λίστας Αυτόματη εγγραφή αυτών των στοιχείων, συμπεριλαμβανομένων συσκέψεων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Εργασιών και άλλων ενεργειών.

4. Επιλέξτε τις επαφές που θα συνδεθούν από το πλαίσιο λίστας Για αυτές τις επαφές.

5. Στην περιοχή Διπλό κλικ σε Καταχώριση Ημερολογίου, ορίστε την επιλογή που ονομάζεται Ανοίγει το αντικείμενο που αναφέρεται από την καταχώριση ημερολογίου.

Το περιοδικό έχει μια ευρύτερη εφαρμογή από την απλή σύνδεση στοιχείων του Outlook με μια επαφή. Το περιοδικό μπορεί επίσης να μετρήσει τον χρόνο που αφιερώνετε για να εργάζεστε σε ένα έγγραφο ή να παρουσιάζει τα έγγραφά σας σε ένα γράφημα χρονοδιαγράμματος, εμφανίζοντας το καθένα την ημερομηνία που χρησιμοποιήθηκε.

6. Κάντε κλικ στο OK.

Όλα τα στοιχεία του Outlook που σχετίζονται με τις επαφές σας είναι πλέον συνδεδεμένα.

Διαβάζοντας το ιστορικό του πελάτη σας

Η αναζήτηση αρχείων πελατών στους φακέλους του υπολογιστή σας μπορεί να είναι κουραστική. Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Word σε ένα μέρος, ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε άλλο και την ημερομηνία της τελευταίας σας συνάντησης στο Ημερολόγιο. Μπορείτε, ωστόσο, να οργανώσετε όλες αυτές τις πληροφορίες για εσάς ανοίγοντας μόνο μία σελίδα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χάνεται χρόνος για την αναζήτηση των πληροφοριών.

Για να διαβάσετε το ιστορικό των πελατών σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Με την επαφή ανοιχτή, κάντε κλικ στην καρτέλα Δραστηριότητες.

Εμφανίζεται η σελίδα Δραστηριότητες. Όταν το πλαίσιο Εμφάνιση λίστας λέει Όλα τα στοιχεία, εμφανίζονται όλες οι δραστηριότητές σας που σχετίζονται με την ανοιχτή επαφή.

2. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε στοιχείο στη λίστα για να ανοίξετε το συνδεδεμένο έγγραφο ή το στοιχείο του Outlook.

Οι πληροφορίες εμφανίζονται χωρίς να χρειάζεται να τις αναζητήσετε.