Χρήση ρυθμίσεων έκδοσης στο SharePoint 2016

Η περιοχή Ρυθμίσεις έκδοσης στο SharePoint 2016 περιέχει μερικές από τις πιο περιζήτητες ρυθμίσεις σε οποιαδήποτε εφαρμογή. Οι ρυθμίσεις έκδοσης καλύπτουν τις περισσότερες από τις επιλογές διαχείρισης εγγράφων ή διαχείρισης περιεχομένου. Έτσι, η νέα σας μάντρα διαχείρισης εγγράφων/περιεχομένου είναι η έγκριση, η έκδοση εκδόσεων και η αναχώρηση. Μπορείς να το πεις στον ύπνο σου. Από προεπιλογή, οι ρυθμίσεις Έγκριση, Έκδοση ή Απαιτήσεις αναχώρησης δεν είναι ενεργοποιημένες σε έναν ιστότοπο ομάδας.

Ο λόγος που η έκδοση εκδόσεων είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή είναι ότι καταλαμβάνει μεγάλο χώρο στη βάση δεδομένων. Κάθε φορά που δημιουργείται μια νέα έκδοση, η βάση δεδομένων μεγαλώνει. Ωστόσο, η έκδοση εκδόσεων είναι σημαντική για οποιαδήποτε πραγματική εργασία, επομένως συνιστάται να την ενεργοποιήσετε.

Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε αυτές τις επιλογές κατά τη διαμόρφωση των παραμέτρων των τοποθεσιών σας, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε έναν ιστότοπο δημοσίευσης.

Πριν επιλέξετε αυτές τις επιλογές, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες της ομάδας σας. Εάν τα έγγραφα ελέγχονται διεξοδικά και εγκρίνονται εκτός της διαδικασίας του SharePoint, ενδέχεται να μην θέλετε ή να μην χρειάζεται να επιβληθούν οι ρυθμίσεις έγκρισης ή το Check Out. Εάν τα έγγραφά σας είναι εικόνες, μπορεί να θέλετε ή να μην θέλετε να εφαρμόσετε έκδοση εκδόσεων εάν οι εκδόσεις δεν σας ενδιαφέρουν και δεν χρειάζεται να επαναφέρετε μια παλαιότερη έκδοση.

Εξετάστε το ενδεχόμενο χρήσης πολλαπλών εφαρμογών Βιβλιοθήκης εγγράφων και εφαρμόστε διαφορετικές ρυθμίσεις ανάλογα με τις ανάγκες. Για παράδειγμα, εάν έχετε 100 έγγραφα σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκης και χρειάζεστε πραγματικά έκδοση και έγκριση μόνο για 5 από αυτά τα έγγραφα, ίσως μπορούν να τοποθετηθούν σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη με επιπλέον διαμόρφωση.

Η έκδοση εκδόσεων μπορεί να είναι ένα από τα πιο παρεξηγημένα χαρακτηριστικά της διαχείρισης εγγράφων του SharePoint. Η έκδοση εκδόσεων είναι ένας χρήσιμος μηχανισμός προστασίας επειδή μπορείτε να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση του εγγράφου εάν είναι απαραίτητο. Οι εκδόσεις στο SharePoint είναι αντίγραφα του ίδιου εγγράφου σε διαφορετικά διαστήματα κατά την επεξεργασία.

Ίσως θέλετε να προσθέσετε τη στήλη Εκδόσεις στις προβολές σας, ώστε οι χρήστες να μπορούν να βλέπουν γρήγορα την έκδοση του εγγράφου. Διαφορετικά, καταλήγετε στους χρήστες να προσαρτούν πληροφορίες έκδοσης στο όνομα ή τον τίτλο του εγγράφου, όπως Εγχειρίδιο υπαλλήλων v1.0, Employee Handbook v2.0 ή αυτό, Client_Proposal_Final_v3.0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-NOT-VI0 -2017_ROSEMARIE-ΥΠΟΓΡΑΦΗ-ΕΚΤΟΣ-ΤΕΛΙΚΟΣ_ΤΕΛΙΚΟΣ.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εφαρμόσετε ή να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις έκδοσης:

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Ρυθμίσεις έκδοσης στη σελίδα Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης ή Ρυθμίσεις λίστας.
Οι ενότητες της σελίδας Ρυθμίσεις έκδοσης περιλαμβάνουν Έγκριση περιεχομένου, Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου, Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου και Απαιτείται έλεγχος (μόνο για εφαρμογές βιβλιοθήκης).

Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξετε εάν θέλετε να απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα υποβληθέντα στοιχεία. Μπορείτε να κάνετε αυτήν την επιλογή επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι στη σελίδα Ρυθμίσεις έκδοσης (πρόσβαση στο Βήμα 1).
Εάν επιλέξατε Ναι ως απάντηση στο Απαιτείται έγκριση περιεχομένου για τα υποβληθέντα αντικείμενα;, τα άτομα με δικαιώματα Έγκρισης στοιχείων μπορούν πάντα να βλέπουν πρόχειρα στοιχεία.
Τα στοιχεία που δεν έχουν εγκριθεί ακόμη (που σημαίνει ότι είναι πρόχειρες εκδόσεις) δεν είναι ορατά σε μέλη ή επισκέπτες του ιστότοπου. Μπορείτε να ορίσετε ποιον θέλετε να προβάλετε τα πρόχειρα στην ενότητα Ασφάλεια προσχεδίου.

Στην ενότητα "Ιστορικό εκδόσεων εγγράφου", επιλέξτε ένα κουμπί επιλογής για να υποδείξετε εάν θα χρησιμοποιήσετε "Χωρίς εκδόσεις", "Δημιουργία βασικών εκδόσεων", "Δημιουργία βασικών και δευτερευουσών εκδόσεων" ή (προαιρετικά) καθορίστε τον αριθμό εκδόσεων που θα διατηρηθούν εισάγοντας έναν αριθμό.
Η προεπιλογή για μια εφαρμογή λίστας ή βιβλιοθήκης είναι Χωρίς έκδοση. Μπορείτε να επιλέξετε Κύριες εκδόσεις (1.0, 2.0., 3.0 κ.ο.κ.) ή Κύριες και δευτερεύουσες εκδόσεις (1.0, 1.2., 1.3, 2.0 κ.λπ.). Επιλέγοντας μία από τις δύο τελευταίες επιλογές, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο για τον αριθμό των εκδόσεων κάθε τύπου εισάγοντας έναν αριθμό έως και 10.000.

Επιλέξτε ποιος μπορεί να δει πρόχειρα στοιχεία επιλέγοντας ένα κουμπί επιλογής Ασφάλεια πρόχειρου στοιχείου στην ενότητα Ασφάλεια πρόχειρων στοιχείων.
Αυτή η ενότητα είναι απενεργοποιημένη, εκτός εάν επιτρέπετε μικρές (πρόχειρες) εκδόσεις ή απαιτείται έγκριση περιεχομένου των εγγράφων ή των στοιχείων της λίστας σας. Ακολουθούν οι τρεις επιλογές για το ποιος μπορεί να δει πρόχειρα στοιχεία — Κάθε χρήστης που μπορεί να διαβάσει αντικείμενα, μόνο χρήστες που μπορούν να επεξεργαστούν στοιχεία ή μόνο χρήστες που μπορούν να εγκρίνουν (και ο συγγραφέας).

Καθορίστε εάν θα απαιτείται check out για τους χρήστες που επεξεργάζονται έγγραφα επιλέγοντας το κουμπί επιλογής Ναι ή Όχι.
Αν και μερικές φορές μπορεί να είναι μια ταλαιπωρία που απαιτεί check out, είναι ένας άλλος καλός μηχανισμός ασφαλείας που διασφαλίζει ότι οι άλλοι χρήστες δεν βλέπουν ένα έγγραφο στη μέση της τροποποίησης ή ότι πολλοί χρήστες επεξεργάζονται ταυτόχρονα (κερδίζει η τελευταία αποθήκευση).
Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να προσθέσετε τη στήλη Αναχώρηση Προς στις προβολές σας, έτσι ώστε οι χρήστες να μπορούν να βλέπουν γρήγορα ποιος έχει ελέγξει ένα στοιχείο.

Κάντε κλικ στο OK ή στο Cancel.

Εάν κάνετε κλικ στο OK, εφαρμόζονται οι ρυθμίσεις έκδοσης. Πηγαίνετε να τα δοκιμάσετε!

Κατά την προβολή εγγράφων σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκης, μπορείτε να κάνετε κλικ στην έλλειψη για να δείτε ένα μενού με βάση τα συμφραζόμενα. Αυτό το μενού επιτρέπει στον επεξεργαστή ενός εγγράφου να ελέγξει/ελέγχει το έγγραφο, να εγκρίνει, να ξεκινήσει μια ροή εργασίας κ.λπ. Επειδή το μενού είναι συμφραζόμενο, εάν η έγκριση δεν έχει οριστεί στη βιβλιοθήκη ή στη λίστα, για παράδειγμα, η Έγκριση δεν εμφανίζεται στο μενού. Εάν ένα έγγραφο είναι τσεκαρισμένο, εμφανίζεται η επιλογή απόρριψης ελέγχου.

Το μενού περιβάλλοντος ενός εγγράφου.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα μέλη της ομάδας πλοηγούνται στον ιστότοπο χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης για να εργαστούν με εφαρμογές λίστας. Ωστόσο, σκεφτείτε πώς αλληλεπιδρά η ομάδα σας με έγγραφα. Μπορεί να πλοηγούνται σε μια εφαρμογή χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης, αλλά μπορεί επίσης να συνδέονται από έναν σελιδοδείκτη ή να ανοίγουν το έγγραφο απευθείας από την εφαρμογή επεξεργασίας (όπως Word, Excel ή PowerPoint). Παρόλο που οι τρέχουσες εκδόσεις του Office υποστηρίζουν και αλληλεπιδρούν με τις ρυθμίσεις της εφαρμογής SharePoint Library, οι χρήστες ενδέχεται να μην γνωρίζουν πού να βρουν αυτές τις εντολές.

Αποφύγετε την απογοήτευση αφιερώνοντας λίγο χρόνο για να ελέγξετε τις ρυθμίσεις και τις επιλογές με την ομάδα σας. Η εκπαίδευση σε αυτές τις επιλογές διαχείρισης εγγράφων είναι μία από τις νούμερο ένα συστάσεις για την επιτυχία της συνεργασίας του SharePoint, ειδικά για ομάδες με πολλά μέλη ή συνεισφέροντες.