Ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι έχετε δεδομένα σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel που θέλετε να αναφέρετε σε έναν τύπο σε άλλο βιβλίο εργασίας. Σε μια τέτοια περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ των βιβλίων εργασίας χρησιμοποιώντας μια εξωτερική αναφορά κελιού. Μια εξωτερική αναφορά κελιού δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια αναφορά κελιού που βρίσκεται σε ένα εξωτερικό βιβλίο εργασίας.
Το πλεονέκτημα της χρήσης μιας εξωτερικής αναφοράς κελιού είναι ότι όταν αλλάζουν τα δεδομένα στο εξωτερικό βιβλίο εργασίας, το Excel ενημερώνει αυτόματα την τιμή που επιστρέφεται από την εξωτερική αναφορά κελιού.
Η δημιουργία μιας εξωτερικής αναφοράς κελιού είναι σχετικά εύκολη. Ανοίξτε και τα δύο βιβλία εργασίας (το βιβλίο εργασίας στο οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή και το εξωτερικό βιβλίο εργασίας). Κατά την εισαγωγή ενός τύπου στο βιβλίο εργασίας στο οποίο εργάζεστε αυτήν τη στιγμή, κάντε κλικ στο κελί στο οποίο θέλετε να αναφερθείτε στο εξωτερικό βιβλίο εργασίας.
Όπως μπορείτε να δείτε, θα είστε αμέσως σε θέση να πείτε ότι η αναφορά κελιού είναι μια εξωτερική αναφορά λόγω της πλήρους διαδρομής του αρχείου και του ονόματος φύλλου που έχει το πρόθεμα της αναφοράς κελιού.
Όλες οι εξωτερικές αναφορές κελιών έχουν τα ίδια συστατικά μέρη, ως εξής:
'Διαδρομή αρχείου[Όνομα βιβλίου εργασίας]Όνομα φύλλου'!Αναφορά κελιού
Ακολουθεί μια ανάλυση αυτών των τμημάτων:
-
Διαδρομή αρχείου: Αυτό το τμήμα του κελιού αναφοράς οδηγεί στη μονάδα δίσκου και τον κατάλογο στον οποίο βρίσκεται το βιβλίο εργασίας.
-
Όνομα βιβλίου εργασίας: Αυτό το τμήμα του κελιού αναφοράς δείχνει το όνομα του βιβλίου εργασίας. Αυτό το τμήμα περικλείεται πάντα σε αγκύλες ([ ]) και περιλαμβάνει πάντα την επέκταση αρχείου (.xlsx, .xls, .xslm κ.λπ.).
-
Όνομα φύλλου: Αυτό το τμήμα του κελιού αναφοράς δείχνει το όνομα του φύλλου στο οποίο βρίσκεται το αναφερόμενο κελί.
-
Αναφορά κελιού: Αυτό το τμήμα της αναφοράς κελιού δείχνει το πραγματικό κελί στο οποίο γίνεται αναφορά.