Φύλλο εξαπάτησης του Outlook 2019 For LuckyTemplates

Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ήταν ποτέ ευκολότερη από ό,τι στο Outlook 2019. Θα παρατηρήσετε τη γνωστή διεπαφή Κορδέλας και θα εξακολουθείτε να βρίσκετε όλες τις λειτουργίες του Outlook που έχετε αγαπήσει — καθώς και μερικές νέες. Χρησιμοποιήστε αυτό το εύχρηστο φύλλο εξαπάτησης για να ανακαλύψετε εξαιρετικές συμβουλές και συντομεύσεις πληκτρολογίου που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Outlook.

10 Συμβουλές για τη χρήση της ενότητας αλληλογραφίας του Outlook 2019

Προσαρμογή στηλών και παραθύρων. Οι στήλες στα Εισερχόμενα και άλλες θέσεις αλληλογραφίας είναι ρυθμιζόμενες. Για να διευρύνετε μια στήλη, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού ανάμεσα σε δύο επικεφαλίδες στηλών και σύρετε για να αλλάξετε το πλάτος της στήλης στα αριστερά. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε τα σχετικά μεγέθη του παραθύρου πλοήγησης, της λίστας αλληλογραφίας και των παραθύρων ανάγνωσης. απλώς τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα διαχωριστικό μεταξύ των παραθύρων και σύρετε.

Επιλέξτε ποιες στήλες θα εμφανίζονται. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες που εμφανίζονται στους φακέλους αλληλογραφίας σας. Στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στην Προσθήκη στηλών για πρόσβαση στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση στηλών και προσθέστε ή αφαιρέστε στήλες από εκεί.

Ανοίξτε ένα μήνυμα στο δικό του παράθυρο. Η ανάγνωση ενός μηνύματος στο παράθυρο Ανάγνωση είναι καλή μερικές φορές, αλλά άλλες φορές μπορεί να θέλετε να δείτε το μήνυμα σε μεγαλύτερο χώρο. Κάντε διπλό κλικ σε ένα μήνυμα για να το ανοίξετε σε νέο παράθυρο ή επιλέξτε το και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο Άνοιγμα σε νέο παράθυρο.

Κλείστε όλα τα ανοιχτά στοιχεία. Ακολουθεί μια συντόμευση όταν έχετε πολλά διαφορετικά μηνύματα ή άλλα στοιχεία ανοιχτά ταυτόχρονα. Για να τα κλείσετε όλα με μία κίνηση, στην καρτέλα Προβολή κάντε κλικ στο Κλείσιμο όλων των στοιχείων.

Ομαδοποιήστε μηνύματα κατά συνομιλία. Εάν υπήρξαν πολλά μηνύματα σε ένα θέμα, μπορείτε εύκολα να δείτε όλα τα σχετικά μηνύματα ταυτόχρονα. Στην καρτέλα Προβολή, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση ως συνομιλίες και κάντε κλικ σε Αυτός ο φάκελος. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού Ρυθμίσεις συνομιλιών για να ρυθμίσετε με ακρίβεια τον τρόπο εμφάνισης των νημάτων συνομιλίας.

Πρόσβαση στις σύνθετες ρυθμίσεις προβολής. Υπάρχουν περισσότεροι τρόποι για να προσαρμόσετε την προβολή της μονάδας αλληλογραφίας από ό,τι φανταζόσασταν. Για πρόσβαση σε αυτά, από την καρτέλα Προβολή, ανοίξτε τη συλλογή της ομάδας Arrangement και επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων στο μενού της. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους. Από εδώ μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε στήλες, ομάδες, φιλτράρισμα ταξινόμησης, μορφοποίηση υπό όρους και πολλά άλλα.

Επιλέξτε αγαπημένους φακέλους. Για να εμφανιστεί μια συντόμευση φακέλου στην περιοχή Αγαπημένα στο επάνω μέρος του παραθύρου πλοήγησης στη λειτουργική μονάδα αλληλογραφίας, σύρετέ την και αποθέστε την εκεί από το κάτω τμήμα του παραθύρου πλοήγησης. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε έναν φάκελο και να επιλέξετε Εμφάνιση στα Αγαπημένα.

Φιλτράρισμα email. Έχετε προσπαθήσει ποτέ να περιηγηθείτε στα Εισερχόμενά σας αναζητώντας μηνύματα συγκεκριμένης σημαίας ή κατηγορίας ή που έχουν συνημμένα; Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Φιλτράρισμα email και, στη συνέχεια, να επιλέξετε ένα κριτήριο βάσει του οποίου θα φιλτράρετε γρήγορα. Για παράδειγμα, επιλέγοντας Συνημμένα εμφανίζονται μόνο μηνύματα που περιέχουν συνημμένα. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε πληκτρολογώντας μια λέξη ή φράση αναζήτησης στο πλαίσιο Αναζήτηση τρέχοντος γραμματοκιβωτίου πάνω από τη λίστα αλληλογραφίας.

Απαντήστε σε αιτήματα για παράδοση ή ανάγνωση αποδείξεων. Ορισμένα μηνύματα συνοδεύονται από αίτημα για επιβεβαίωση ότι τα λάβατε ή τα διαβάσατε. Μερικοί άνθρωποι το βρίσκουν χρήσιμο. άλλοι πιστεύουν ότι είναι ενοχλητικό ή αγενές. Μπορείτε να ορίσετε τις προτιμήσεις σας ως προς το τι θα συμβεί όταν λάβετε ένα τέτοιο αίτημα. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, κάντε κλικ στην Αλληλογραφία και μετακινηθείτε προς τα κάτω στην ενότητα Παρακολούθηση. Στην ενότητα Για οποιοδήποτε ληφθέν μήνυμα που περιλαμβάνει αίτημα απόδειξης ανάγνωσης, επιλέξτε την προτίμησή σας: Να στέλνετε πάντα μια απόδειξη ανάγνωσης, ποτέ να μην στέλνετε ή να ζητάτε κάθε φορά.

Χρησιμοποιήστε χαρτικά. Η δυνατότητα Stationery στο Outlook δεν είναι ιδανική για επαγγελματικούς λόγους, επειδή προσθέτει περιττά γραφικά στο μήνυμα και οι περισσότεροι επιχειρηματίες τη θεωρούν αντιεπαγγελματική. Αλλά για προσωπική χρήση μπορεί να προσθέσει μια διασκεδαστική, ιδιότροπη πινελιά. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στην Αλληλογραφία. Κάντε κλικ στην επιλογή Stationery & Fonts και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τα χαρτικά σας στο πλαίσιο διαλόγου Signatures and Stationery. Δοκιμάστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Θέμα για να ξεκινήσετε με ένα θέμα. Αφού ρυθμίσετε το θέμα σας, κατά τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το HTML στην καρτέλα Μορφοποίηση κειμένου, επειδή τα χαρτικά λειτουργούν μόνο με μηνύματα μορφοποιημένα σε HTML.

10 Συμβουλές για τη χρήση της μονάδας ημερολογίου του Outlook 2019

Αλλάξτε τον προεπιλεγμένο ήχο υπενθύμισης. Όταν εμφανίζεται μια υπενθύμιση, ακούτε έναν ήχο (αν ο ήχος σας είναι ενεργοποιημένος, φυσικά). Από προεπιλογή, είναι ένας ήχος που ονομάζεται memoryer.wav που συνοδεύεται από το Outlook. Μπορείτε να αλλάξετε σε κάποιον άλλο ήχο. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους και στην ενότητα Υπενθυμίσεις, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε ένα διαφορετικό αρχείο ήχου.

Επανάληψη υπενθυμίσεων. Εάν κλείσετε κατά λάθος το παράθυρο Υπενθυμίσεις, μπορείτε να το ανοίξετε ξανά. Στην καρτέλα Προβολή, στην ομάδα Παράθυρο, κάντε κλικ στο Παράθυρο υπενθυμίσεων.

Προσθήκη αργιών στο ημερολόγιο. Πότε είναι το Πάσχα του χρόνου; Ευχαριστία? Το Outlook ξέρει. Αλλά δεν θα σου πει αν δεν ρωτήσεις. Το Outlook δεν εμφανίζει αργίες στα ημερολόγια από προεπιλογή, επειδή εξαρτώνται από την τοποθεσία. Ωστόσο, μπορείτε να τα προσθέσετε εάν τα θέλετε. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στο Ημερολόγιο και, στη συνέχεια, στην ενότητα Επιλογές Ημερολογίου, κάντε κλικ στην Προσθήκη Διακοπών. Επιλέξτε τη χώρα στην οποία βρίσκεστε και κάντε κλικ στο OK.

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ενός ημερολογίου. Για να αντιγράψετε ένα ημερολόγιο, στην καρτέλα Φάκελος κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή ημερολογίου. Στη συνέχεια, επιλέξτε τη θέση για το αντίγραφο. Μπορείτε να το κάνετε αυτό για να ξεκινήσετε ένα νέο ημερολόγιο που περιέχει όλα τα στοιχεία του κύριου ημερολογίου σας ως σημείο εκκίνησης και, στη συνέχεια, να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε στοιχεία σε αυτό και να το μοιραστείτε με άλλους.

Εργαστείτε με πολλές ζώνες ώρας. Μπορείτε να ορίσετε πρόσθετες ζώνες ώρας και να τους αντιστοιχίσετε σημαντικές ετικέτες που μπορούν να σας βοηθήσουν με τον προγραμματισμό. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο και στην ενότητα Ζώνες ώρας, εισαγάγετε μια ετικέτα για την κύρια ζώνη ώρας και επιλέξτε τη ζώνη. Μπορείτε να επιλέξετε τα πλαίσια ελέγχου Εμφάνιση δεύτερης ζώνης ώρας και εμφάνισης τρίτης ζώνης ώρας και να τα επισημάνετε επίσης.

Αλλάξτε το χρώμα του ημερολογίου. Κάθε ημερολόγιο χρησιμοποιεί διαφορετικό χρώμα για την καρτέλα, τις επικεφαλίδες και τα στοιχεία του, ώστε να μπορείτε να τα ξεχωρίζετε εάν προβάλλετε περισσότερα από ένα ημερολόγια ταυτόχρονα. Για να αλλάξετε το χρώμα ενός ημερολογίου, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του και, στη συνέχεια, επιλέξτε Χρώμα και επιλέξτε ένα χρώμα. Μπορείτε επίσης απλώς να εμφανίσετε το ημερολόγιο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί Χρώμα.

Προσαρμόστε τη χρονική κλίμακα. Σε προβολές ημερολογίου όπου βλέπετε μεμονωμένες ώρες, όπως Ημέρα και Εβδομάδα, μπορείτε να αλλάξετε την κλίμακα χρόνου για σύμπτυξη ή επέκταση του ημερολογίου. Στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στην Κλίμακα χρόνου και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα διάστημα που πρέπει να αντιπροσωπεύει κάθε γραμμή στο ημερολόγιο.

Ορίστε τις ώρες εργασίας. Από προεπιλογή, το Outlook θεωρεί ότι οι "ώρες εργασίας" είναι από τις 9:00 π.μ. έως τις 6:00 μ.μ. από Δευτέρα έως Παρασκευή και την Κυριακή ως την πρώτη ημέρα της εβδομάδας. Μπορείτε να το αλλάξετε για να χωρέσουν διαφορετικές βάρδιες και χρονοδιαγράμματα. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στο Ημερολόγιο και, στη συνέχεια, αλλάξτε τις ρυθμίσεις στην ενότητα Χρόνος εργασίας.

Δείξτε τον καιρό ή όχι. Έχετε παρατηρήσει ότι το Outlook σας δείχνει τον τοπικό σας καιρό στην κορυφή του ημερολογίου; Εάν δεν σας αρέσει, μπορείτε να το απενεργοποιήσετε. (Μπορείτε επίσης να το αλλάξετε μεταξύ Φαρενάιτ και Κελσίου.) Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές, κάντε κλικ στο Ημερολόγιο και στην ενότητα Καιρός, επισημάνετε ή καταργήστε την επιλογή Εμφάνιση καιρού στο Ημερολόγιο και επιλέξτε την κλίμακα θερμοκρασίας.

Ξεκινήστε το Outlook στο Ημερολόγιο. Από προεπιλογή, το Outlook ξεκινά στα Εισερχόμενα. Για να ξεκινήσετε στη μονάδα Ημερολογίου, επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους. Στην ενότητα Έναρξη και έξοδος του Outlook, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ημερολόγιο.

10 Συμβουλές για τη χρήση της ενότητας People του Outlook 2019

Προσδιορίστε τα μέρη του ονόματος ενός ατόμου. Όταν δημιουργείτε μια νέα επαφή, οποιοδήποτε όνομα εισάγετε στο πλαίσιο Πλήρες όνομα αναλύεται αυτόματα σε ξεχωριστά πεδία για τον τίτλο, το πρώτο, το μέσο, ​​το τελευταίο και το επίθημα. Το Outlook δεν το κάνει πάντα τέλεια. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα παράθυρο διαλόγου για την εισαγωγή καθενός από αυτές τις πληροφορίες κάνοντας κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα καθώς δημιουργείτε μια νέα επαφή.

Ορίστε τη σειρά Αρχείο ως. Η ρύθμιση File As για μια επαφή καθορίζει τη σειρά της στην αλφαβητική διάταξη των επαφών. Από προεπιλογή είναι Επώνυμο, Όνομα, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε μια εταιρεία να εμφανίζεται με το όνομα της εταιρείας και όχι με το επίθετο της επαφής σας εκεί. Ορίστε τη ρύθμιση File As για μια μεμονωμένη επαφή στο αρχείο της κάνοντας διπλό κλικ από την εφαρμογή People και, στη συνέχεια, αλλάζοντας τη ρύθμιση File As στο παράθυρο που εμφανίζεται.

Σχεδιάστε τη διάταξη της επαγγελματικής κάρτας. Η προεπιλεγμένη σχεδίαση κάρτας που εμφανίζεται στην προβολή επαγγελματικής κάρτας μπορεί να τροποποιηθεί. Ανοίξτε μια επαφή στο δικό της παράθυρο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Επαφή, κάντε κλικ στο κουμπί Επαγγελματική κάρτα και, στη συνέχεια, εργαστείτε στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία επαγγελματικής κάρτας για να τροποποιήσετε το σχέδιο της κάρτας και τα πεδία που περιλαμβάνει.

Χρησιμοποιήστε περισσότερα πεδία. Τα πεδία που εμφανίζονται από προεπιλογή για μια επαφή όταν την ανοίγετε στο δικό της παράθυρο είναι απλώς ένα υποσύνολο των διαθέσιμων πεδίων. Για να δείτε περισσότερα πεδία, ανοίξτε την επαφή και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Επαφή, κάντε κλικ στην επιλογή Λεπτομέρειες. Μερικά από τα πρόσθετα πεδία περιλαμβάνουν Ψευδώνυμο, Όνομα Διευθυντή, Σύζυγος/Συνεργάτης, Γενέθλια και Επέτειος.

Ξεκινήστε μια νέα επαφή με βάση μια υπάρχουσα. Εάν έχετε πολλές επαφές που όλες εργάζονται για την ίδια εταιρεία, πολλά από τα πεδία θα είναι πιθανότατα τα ίδια για αυτές, όπως η ταχυδρομική διεύθυνση και η διεύθυνση ιστοσελίδας. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, μπορείτε να ξεκινήσετε μια νέα επαφή με βάση μια υπάρχουσα. Ανοίξτε την υπάρχουσα επαφή στο δικό της παράθυρο και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Επαφή, κάντε κλικ στο κάτω μέρος του κουμπιού Αποθήκευση & Νέα, ώστε να εμφανιστεί ένα μενού. Από αυτό το μενού, επιλέξτε Επαφή από την ίδια εταιρεία.

Προσθέστε περιεχόμενο χωρίς κείμενο στις σημειώσεις επαφών. Ανοίξτε μια επαφή στο δικό της παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην περιοχή Σημειώσεις. Στην καρτέλα Εισαγωγή θα βρείτε πολλές επιλογές για περιεχόμενο που μπορείτε να εισαγάγετε στην περιοχή Σημειώσεις, συμπεριλαμβανομένων εικόνων, σχημάτων, εικονιδίων, γραφημάτων, SmartArt, εξισώσεων, συμβόλων και WordArt.

Επισημάνετε μια επαφή ως ιδιωτική. Ίσως έχετε κάποιες επαφές στη λίστα επαφών σας που προτιμάτε να μην τις κοινοποιείτε. Για να αποκλείσετε μια συγκεκριμένη επαφή από την κοινή χρήση, ανοίξτε την επαφή στο δικό της παράθυρο και στην καρτέλα Επαφή, κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιωτική.

Δείτε τις κοινόχρηστες επαφές κάποιου άλλου. Μπορείτε να μοιραστείτε τις επαφές σας με το κουμπί Κοινή χρήση επαφών της καρτέλας Αρχική σελίδα. Για να προβάλετε τις κοινόχρηστες επαφές κάποιου άλλου, κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα κοινόχρηστων επαφών (στην καρτέλα Αρχική σελίδα) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Όνομα και επιλέξτε το άτομο του οποίου τις επαφές θέλετε να δείτε. Εάν αυτό το άτομο έχει κάνει κοινή χρήση του φακέλου Επαφών του, θα μπορείτε να περιηγηθείτε σε αυτόν (μείον όποιον έχει επισημάνει ως Ιδιωτικό). Προφανώς, αυτό λειτουργεί καλύτερα σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον όπου όλοι βρίσκονται στον ίδιο διακομιστή αλληλογραφίας ή SharePoint.

Ελέγξτε για διπλότυπες επαφές. Δεν θα ήταν ωραίο να σας έλεγε το Outlook εάν προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια νέα επαφή για κάποιον που βρίσκεται ήδη στη λίστα σας; Μπορείτε να το κάνετε αυτό να συμβεί. Επιλέξτε Αρχείο, Επιλογές και κάντε κλικ στην επιλογή Άτομα. Στην ενότητα Ονόματα και αρχειοθέτηση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος για διπλότυπα κατά την αποθήκευση νέων επαφών.

Δημιουργήστε μια νέα προβολή. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, ανοίξτε τη συλλογή Τρέχουσας προβολής και επιλέξτε Διαχείριση προβολών. Από εκεί μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη προβολή. Ξεκινήστε επιλέγοντας μια υπάρχουσα προβολή και κάνοντας κλικ στην Αντιγραφή. Στη συνέχεια, επιλέξτε το αντίγραφο και κάντε κλικ στο Τροποποίηση. Η νέα σας προβολή θα εμφανιστεί στην τρέχουσα γκαλερί Προβολή μαζί με τυπικές προβολές όπως Επαγγελματική κάρτα, Τηλέφωνο και Λίστα.

5 Συμβουλές για τη χρήση της ενότητας σημειώσεων του Outlook 2019

Αλλαγή χρωμάτων σημειώσεων. Οι κολλώδεις νότες δεν χρειάζεται να είναι κίτρινες. Για να αλλάξετε το χρώμα μιας σημείωσης, αλλάξτε την κατηγορία της. Επιλέξτε το και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στην επιλογή Κατηγοριοποίηση και επιλέξτε διαφορετικό χρώμα. Αυτό αλλάζει το χρώμα της σημείωσης στην προβολή εικονιδίων και οποιεσδήποτε άλλες προβολές που την εμφανίζουν ως έγχρωμη αυτοκόλλητη σημείωση.

Προωθήστε μια σημείωση. Για να στείλετε μια σημείωση σε κάποιον άλλο μέσω email, επιλέξτε τη σημείωση και στην καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στην επιλογή Προώθηση. Στη συνέχεια, απευθυνθείτε και στείλτε το email όπως θα κάνατε συνήθως. Εάν ο παραλήπτης έχει Outlook, μπορεί να ανοίξει και να προβάλει τη σημείωση.

Ταξινόμηση και φιλτράρισμα της τρέχουσας προβολής Σημειώσεις. Για να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των σημειώσεων, μπορείτε να τροποποιήσετε την προβολή, όπως και σε άλλες λειτουργικές μονάδες. Στην καρτέλα Αρχική σελίδα, ανοίξτε τη συλλογή της ομάδας Τρέχουσα προβολή και επιλέξτε Διαχείριση προβολών. Επιλέξτε Ρυθμίσεις τρέχουσας προβολής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Τροποποίηση. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση για να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης ή Φίλτρο για να φιλτράρετε τη λίστα. Κάντε κλικ στην Επαναφορά τρέχουσας προβολής εάν αλλάξετε γνώμη σχετικά με τις αλλαγές.

Κάντε τις σημειώσεις μεγαλύτερες ή μικρότερες. Κατά την προβολή των σημειώσεων στην προβολή εικονιδίων, στην καρτέλα Προβολή, κάντε κλικ στην επιλογή Μεγάλα εικονίδια ή Μικρά εικονίδια για εναλλαγή μεταξύ των δύο επιλογών. (Προειδοποιήστε όμως: Δεν πρόκειται να σας αρέσει η προβολή Μικρών εικονιδίων. Είναι ακατάστατο και χάνετε τα χρώματα των εικονιδίων.) Η προβολή λίστας, επίσης διαθέσιμη από την καρτέλα Προβολή, εμφανίζει τις σημειώσεις ως λίστα με μία στήλη.

Αλλαγή μεγέθους μιας ανοιχτής σημείωσης. Όταν κάνετε διπλό κλικ σε μια σημείωση, ανοίγει στο δικό της ξεχωριστό παράθυρο αυτοκόλλητων σημειώσεων. Μπορείτε να σύρετε τη γωνία αυτού του παραθύρου για να αλλάξετε το μέγεθός του, ώστε να μπορείτε να δείτε περισσότερα από τη σημείωση χωρίς κύλιση (αν είναι μεγάλη σημείωση).

3 Συμβουλές για τη διαχείριση των αρχείων δεδομένων του Outlook 2019

Αρχειοθετήστε παλιές πληροφορίες. Τα αρχεία δεδομένων μπορούν να αυξηθούν γρήγορα σε μέγεθος gigabyte. Με την πάροδο του χρόνου, ένα μεγάλο αρχείο δεδομένων μπορεί να γίνει δυσκίνητο, με αποτέλεσμα να καθυστερεί η εκκίνηση και ο τερματισμός του Outlook. Ίσως θελήσετε να αρχειοθετήσετε παλιά μηνύματα και στοιχεία σε ένα ξεχωριστό αρχείο στο οποίο μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση όπως απαιτείται. Για να αρχειοθετήσετε αρχεία, κάντε κλικ στο Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση παλαιών αντικειμένων. Επιλέξτε ποιοι φάκελοι θα αρχειοθετηθούν και, στη συνέχεια, ορίστε ένα όριο ημερομηνίας στο πλαίσιο Αρχειοθέτηση στοιχείων παλαιότερα από. Επιλέξτε μια θέση αρχείου αρχειοθέτησης ή αποδεχτείτε την προεπιλογή (η οποία είναι η ίδια θέση με το κύριο αρχείο δεδομένων του Outlook, αλλά ονομάζεται Archive).

Καθαρίστε το γραμματοκιβώτιό σας. Η εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου είναι πιο προηγμένη και πιο εμπλεκόμενη από μια απλή λειτουργία αρχειοθέτησης. Με την Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου μπορείτε να βρείτε στοιχεία που είναι παλαιότερα από έναν ορισμένο αριθμό ημερών ή μεγαλύτερα από έναν ορισμένο αριθμό kilobyte. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AutoArchive για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία αρχειοθέτησης και μπορείτε να αδειάσετε το φάκελο Deleted Items. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο, στην επιλογή Εργαλεία και στην Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου.

Μοιραστείτε το Outlook με άλλους χρήστες.Όταν μοιράζεστε έναν υπολογιστή και κάθε άτομο έχει τη δική του είσοδο στα Windows, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το crossover του Outlook. όταν ο καθένας από εσάς εκτελεί το Outlook, θα έχετε το δικό σας ιδιωτικό γραμματοκιβώτιο και το δικό σας αρχείο δεδομένων. Ωστόσο, εάν δύο ή περισσότερα άτομα μοιράζονται την ίδια σύνδεση, δεν χρειάζεται απαραίτητα να μοιράζονται ένα μόνο σύνολο δεδομένων του Outlook. Το κλειδί για το απόρρητο σε αυτήν την περίπτωση είναι η δημιουργία πρόσθετων προφίλ στο Outlook. Κάντε κλικ στο Αρχείο, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού και κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση προφίλ. Δημιουργήστε ένα νέο προφίλ στο παράθυρο διαλόγου Αλληλογραφία κάνοντας κλικ στην Προσθήκη και συμπληρώνοντας τις πληροφορίες που ζητήσατε. Στη συνέχεια, στο πλαίσιο διαλόγου Αλληλογραφία, μπορείτε να επιλέξετε Ερώτηση για χρήση προφίλ, εάν θέλετε το Outlook να ρωτά ποιον χρήστη να φορτώνει κάθε φορά που ανοίγει. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Να χρησιμοποιείται πάντα αυτό το προφίλ και, στη συνέχεια, να επιλέξετε αυτό που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για εναλλαγή προφίλ, εάν δεν έχετε ζητήσει από το Outlook να σας ζητήσει κατά την εκκίνηση, επιλέξτε Αρχείο, Ρυθμίσεις λογαριασμού, Αλλαγή προφίλ. Το Outlook θα επανεκκινήσει και θα ρωτήσει ποιο προφίλ να φορτώσει.

Συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook 2019

Μπορείτε να ολοκληρώσετε ορισμένες εργασίες πολύ πιο γρήγορα χρησιμοποιώντας συντομεύσεις πληκτρολογίου. Οι παρακάτω πίνακες προσφέρουν μερικές εύχρηστες συντομεύσεις που θα σας βοηθήσουν να είστε πιο αποτελεσματικοί.