Φόρτωση δεδομένων στο Power Pivot από τον SQL Server

Οι βάσεις δεδομένων SQL Server είναι μερικές από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες για την αποθήκευση δεδομένων σε επίπεδο επιχείρησης. Οι περισσότερες βάσεις δεδομένων του SQL Server διαχειρίζονται και συντηρούνται από το τμήμα πληροφορικής. Για να συνδεθείτε σε μια βάση δεδομένων του SQL Server, πρέπει να συνεργαστείτε με το τμήμα IT για να αποκτήσετε πρόσβαση ανάγνωσης στη βάση δεδομένων από την οποία προσπαθείτε να αντλήσετε.

Αφού έχετε πρόσβαση στη βάση δεδομένων, ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Από άλλες πηγές στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Table Import Wizard, που εμφανίζεται εδώ. Εκεί, επιλέξτε την επιλογή Microsoft SQL Server και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Ανοίξτε τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα και επιλέξτε Microsoft SQL Server.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ζητά τώρα όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συνδεθεί στη βάση δεδομένων σας. Σε αυτήν την οθόνη, πρέπει να παρέχετε τις πληροφορίες για τις επιλογές που περιγράφονται σε αυτήν τη λίστα:

• Όνομα φιλικής σύνδεσης: Το πεδίο Φιλικό όνομα σάς επιτρέπει να καθορίσετε το δικό σας όνομα για την εξωτερική πηγή. Συνήθως εισάγετε ένα όνομα που είναι περιγραφικό και ευανάγνωστο.
• Όνομα διακομιστή: Αυτό είναι το όνομα του διακομιστή που περιέχει τη βάση δεδομένων στον οποίο προσπαθείτε να συνδεθείτε. Το λαμβάνετε από το τμήμα πληροφορικής σας όταν αποκτήσετε πρόσβαση. (Το όνομα του διακομιστή σας θα είναι διαφορετικό από αυτό που εμφανίζεται.)
• Σύνδεση στο διακομιστή: Αυτά είναι τα διαπιστευτήρια σύνδεσής σας. Ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο το τμήμα IT σας παρέχει πρόσβαση, επιλέγετε είτε Έλεγχος ταυτότητας Windows είτε Έλεγχος ταυτότητας διακομιστή SQL. Ο έλεγχος ταυτότητας των Windows ουσιαστικά σημαίνει ότι ο διακομιστής σας αναγνωρίζει από τη σύνδεσή σας στα Windows. Ο έλεγχος ταυτότητας διακομιστή SQL σημαίνει ότι το τμήμα IT δημιούργησε ένα ξεχωριστό όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης για εσάς. Εάν χρησιμοποιείτε έλεγχο ταυτότητας SQL Server, πρέπει να δώσετε ένα όνομα χρήστη και έναν κωδικό πρόσβασης.
• Save My Password: Μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο Save My Password, εάν θέλετε το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασής σας να αποθηκευτούν στο βιβλίο εργασίας. Οι συνδέσεις σας μπορούν στη συνέχεια να παραμείνουν ανανεώσιμες όταν χρησιμοποιούνται από άλλα άτομα. Αυτή η επιλογή έχει προφανώς ζητήματα ασφαλείας, επειδή οποιοσδήποτε μπορεί να δει τις ιδιότητες σύνδεσης και να δει το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή μόνο εάν το τμήμα IT σας έχει δημιουργήσει έναν λογαριασμό εφαρμογής (έναν λογαριασμό που δημιουργήθηκε ειδικά για χρήση από πολλά άτομα).
• Όνομα βάσης δεδομένων: Κάθε SQL Server μπορεί να περιέχει πολλές βάσεις δεδομένων. Εισαγάγετε το όνομα της βάσης δεδομένων στην οποία συνδέεστε. Μπορείτε να το λάβετε από το τμήμα πληροφορικής σας κάθε φορά που κάποιος σας δίνει πρόσβαση.

Παρέχετε τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνδεση στη βάση δεδομένων προορισμού.

Αφού εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να δείτε την επόμενη οθόνη, που φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Έχετε την επιλογή να επιλέξετε από μια λίστα πινάκων και προβολών ή να γράψετε το δικό σας προσαρμοσμένο ερώτημα χρησιμοποιώντας σύνταξη SQL. Στις περισσότερες περιπτώσεις, επιλέγετε την επιλογή από μια λίστα πινάκων.

Επιλέξτε να επιλέξετε από μια λίστα πινάκων και προβολών.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα διαβάζει τη βάση δεδομένων και σας εμφανίζει μια λίστα με όλους τους διαθέσιμους πίνακες και προβολές. Οι πίνακες έχουν ένα εικονίδιο που μοιάζει με πλέγμα και οι προβολές έχουν ένα εικονίδιο που μοιάζει με πλαίσιο πάνω από ένα άλλο πλαίσιο.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα προσφέρει μια λίστα πινάκων και προβολών.

Η ιδέα είναι να τοποθετήσετε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στους πίνακες και τις προβολές που θέλετε να εισαγάγετε. Σημειώστε το σημάδι επιλογής δίπλα στον πίνακα FactInternetSales. Η στήλη Friendly Name σάς επιτρέπει να εισαγάγετε ένα νέο όνομα που θα χρησιμοποιηθεί για την αναφορά του πίνακα στο Power Pivot.

Βλέπετε το κουμπί Επιλογή σχετικών πινάκων. Αφού επιλέξετε έναν ή περισσότερους πίνακες, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να πείτε στο Power Pivot να σαρώσει και να επιλέξει αυτόματα τυχόν άλλους πίνακες που έχουν σχέση με τους πίνακες που έχετε ήδη επιλέξει. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη όταν προμηθεύεστε μεγάλες βάσεις δεδομένων με δεκάδες πίνακες.

Η εισαγωγή ενός πίνακα εισάγει όλες τις στήλες και τις εγγραφές για αυτόν τον πίνακα. Αυτό μπορεί να έχει αντίκτυπο στο μέγεθος και την απόδοση του μοντέλου δεδομένων Power Pivot. Συχνά θα διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε μόνο μια χούφτα από τις στήλες από τους πίνακες που εισάγετε. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προεπισκόπηση & Φίλτρο.

Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα για να τον επισημάνετε με μπλε χρώμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προεπισκόπηση και φίλτρο. Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ανοίγει την οθόνη προεπισκόπησης επιλεγμένου πίνακα, που εμφανίζεται εδώ. Μπορείτε να δείτε όλες τις διαθέσιμες στήλες στον πίνακα, με δειγματοληψία σειρών.

Η οθόνη Προεπισκόπηση & Φίλτρο σάς επιτρέπει να φιλτράρετε στήλες που δεν χρειάζεστε.

Κάθε κεφαλίδα στήλης έχει ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα της, που υποδεικνύει ότι η στήλη θα εισαχθεί μαζί με τον πίνακα. Η κατάργηση του σημάδι επιλογής λέει στο Power Pivot να μην συμπεριλάβει αυτήν τη στήλη στο μοντέλο δεδομένων.

Έχετε επίσης την επιλογή να φιλτράρετε ορισμένες εγγραφές. Το παρακάτω σχήμα δείχνει ότι κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος για οποιαδήποτε από τις στήλες ανοίγει ένα μενού Φίλτρο που σας επιτρέπει να καθορίσετε το κριτήριο για να φιλτράρετε ανεπιθύμητες εγγραφές.

Αυτό λειτουργεί ακριβώς όπως το τυπικό φιλτράρισμα στο Excel. Μπορείτε να επιλέξετε και να αποεπιλέξετε τα στοιχεία δεδομένων στη φιλτραρισμένη λίστα ή, εάν υπάρχουν πάρα πολλές επιλογές, μπορείτε να εφαρμόσετε ευρύτερα κριτήρια κάνοντας κλικ στην επιλογή Φίλτρα ημερομηνίας πάνω από τη λίστα. (Εάν φιλτράρετε μια στήλη κειμένου, είναι Φίλτρα κειμένου.)

Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα βέλη σε κάθε στήλη για να φιλτράρετε τις μη απαραίτητες εγγραφές.

Αφού ολοκληρώσετε την επιλογή των δεδομένων σας και την εφαρμογή τυχόν απαραίτητων φίλτρων, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Finish στον Οδηγό εισαγωγής πίνακα για να ξεκινήσει η διαδικασία εισαγωγής. Το αρχείο καταγραφής εισαγωγών, που εμφανίζεται εδώ, δείχνει την πρόοδο της εισαγωγής και συνοψίζει τις ενέργειες εισαγωγής που πραγματοποιήθηκαν μετά την ολοκλήρωση.

Η τελευταία οθόνη του Οδηγού εισαγωγής πίνακα σάς δείχνει την πρόοδο των ενεργειών εισαγωγής σας.

Το τελευταίο βήμα στη φόρτωση δεδομένων από τον SQL Server είναι να ελέγξετε και να δημιουργήσετε τυχόν απαραίτητες σχέσεις. Ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Προβολή διαγράμματος στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Το Power Pivot ανοίγει την οθόνη του διαγράμματος, όπου μπορείτε να προβάλετε και να επεξεργαστείτε σχέσεις όπως απαιτείται.

Φροντίστε να αναθεωρήσετε και να δημιουργήσετε τυχόν απαραίτητες σχέσεις.

Μην πανικοβληθείτε εάν αισθάνεστε ότι έχετε μπερδέψει το φιλτράρισμα στηλών και εγγραφών στον πίνακα Power Pivot που έχετε εισαγάγει. Απλώς επιλέξτε τον ανησυχητικό πίνακα στο παράθυρο Power Pivot και ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία ιδιοτήτων πίνακα (επιλέξτε Σχεδίαση–> Ιδιότητες πίνακα). Σημειώστε ότι αυτό το πλαίσιο διαλόγου είναι βασικά η ίδια οθόνη προεπισκόπησης και φίλτρου που συναντάτε στον Οδηγό πίνακα εισαγωγής. Από εδώ, μπορείτε να επιλέξετε στήλες που φιλτράρατε αρχικά, να επεξεργαστείτε φίλτρα εγγραφών, να διαγράψετε φίλτρα ή ακόμα και να χρησιμοποιήσετε διαφορετικό πίνακα/προβολή.