Φόρτωση δεδομένων στο Power Pivot από εξωτερικά αρχεία Excel

Οι συνδεδεμένοι πίνακες στο Power Pivot έχουν ένα σαφές πλεονέκτημα σε σχέση με άλλους τύπους εισαγόμενων δεδομένων, καθώς ανταποκρίνονται αμέσως σε αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης μέσα στο βιβλίο εργασίας. Εάν αλλάξετε τα δεδομένα σε έναν από τους πίνακες του βιβλίου εργασίας, ο συνδεδεμένος πίνακας στο μοντέλο δεδομένων Power Pivot αλλάζει αυτόματα. Η αλληλεπίδραση σε πραγματικό χρόνο που έχετε με τους συνδεδεμένους πίνακες είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν κάνετε συχνές αλλαγές στα δεδομένα σας.

Το μειονέκτημα των συνδεδεμένων πινάκων είναι ότι τα δεδομένα προέλευσης πρέπει να αποθηκεύονται στο ίδιο βιβλίο εργασίας με το μοντέλο δεδομένων Power Pivot. Αυτό δεν είναι πάντα δυνατό. Θα συναντήσετε πολλά σενάρια όπου πρέπει να ενσωματώσετε δεδομένα Excel στην ανάλυσή σας, αλλά αυτά τα δεδομένα ζουν σε άλλο βιβλίο εργασίας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα του Power Pivot για να συνδεθείτε σε εξωτερικά αρχεία Excel.

Ανοίξτε το παράθυρο Power Pivot και κάντε κλικ στο κουμπί εντολής Από άλλες πηγές στην καρτέλα Αρχική σελίδα. Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Table Import Wizard, που εμφανίζεται εδώ. Επιλέξτε την επιλογή Αρχείο Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.

Ανοίξτε τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα και επιλέξτε Αρχείο Excel.

Ο Οδηγός εισαγωγής πίνακα ζητά όλες τις πληροφορίες που χρειάζεται για να συνδεθεί στο βιβλίο εργασίας προορισμού σας.

Δώστε τις βασικές πληροφορίες που απαιτούνται για τη σύνδεση στο βιβλίο εργασίας προορισμού.

Σε αυτήν την οθόνη, πρέπει να δώσετε τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Friendly Connection Name: Στο πεδίο Friendly Connection Name, ορίζετε το δικό σας όνομα για την εξωτερική πηγή. Συνήθως εισάγετε ένα όνομα που είναι περιγραφικό και ευανάγνωστο.
• Διαδρομή αρχείου Excel: Εισαγάγετε την πλήρη διαδρομή του βιβλίου εργασίας Excel-στόχου σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Αναζήτηση για να αναζητήσετε και να επιλέξετε το βιβλίο εργασίας από το οποίο θέλετε να αντλήσετε.
• Χρήση της πρώτης σειράς ως κεφαλίδων στηλών: Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα δεδομένα σας Excel θα έχουν κεφαλίδες στηλών. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Χρήση της πρώτης σειράς ως κεφαλίδων στηλών για να βεβαιωθείτε ότι οι κεφαλίδες στηλών σας αναγνωρίζονται ως κεφαλίδες κατά την εισαγωγή.

Αφού εισαγάγετε όλες τις σχετικές πληροφορίες, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να δείτε την επόμενη οθόνη, που εμφανίζεται εδώ. Βλέπετε μια λίστα με όλα τα φύλλα εργασίας στο επιλεγμένο βιβλίο εργασίας του Excel. Σε αυτήν την περίπτωση, έχετε μόνο ένα φύλλο εργασίας. Τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στα φύλλα εργασίας που θέλετε να εισαγάγετε. Η στήλη Friendly Name σάς επιτρέπει να εισαγάγετε ένα νέο όνομα που θα χρησιμοποιηθεί για την αναφορά του πίνακα στο Power Pivot.

Επιλέξτε τα φύλλα εργασίας για εισαγωγή.

Κατά την ανάγνωση από εξωτερικά αρχεία Excel, το Power Pivot δεν μπορεί να αναγνωρίσει μεμονωμένα αντικείμενα πίνακα. Ως αποτέλεσμα, μπορείτε να επιλέξετε μόνο ολόκληρα φύλλα εργασίας στον Οδηγό εισαγωγής πίνακα. Έχοντας αυτό υπόψη, φροντίστε να εισάγετε φύλλα εργασίας που περιέχουν ένα μόνο εύρος δεδομένων.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Προεπισκόπηση & Φίλτρο για να φιλτράρετε ανεπιθύμητες στήλες και εγγραφές, εάν χρειάζεται. Διαφορετικά, συνεχίστε με τον Οδηγό εισαγωγής πίνακα για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.

Όπως πάντα, φροντίστε να ελέγξετε και να δημιουργήσετε σχέσεις με άλλους πίνακες που έχετε φορτώσει στο μοντέλο δεδομένων Power Pivot.

Η φόρτωση εξωτερικών δεδομένων Excel δεν σας προσφέρει την ίδια διαδραστικότητα που έχετε με τους συνδεδεμένους πίνακες. Όπως και με την εισαγωγή πινάκων βάσης δεδομένων, τα δεδομένα που φέρνετε από ένα εξωτερικό αρχείο Excel είναι απλώς ένα στιγμιότυπο. Πρέπει να ανανεώσετε τη σύνδεση δεδομένων για να δείτε τυχόν νέα δεδομένα που μπορεί να έχουν προστεθεί στο εξωτερικό αρχείο Excel.