Όταν δημιουργείτε έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, θα παρατηρήσετε ότι το Excel 2019 προσθέτει αυτόματα αναπτυσσόμενα κουμπιά στο πεδίο Φίλτρο αναφοράς, καθώς και τις ετικέτες για τα πεδία στήλης και γραμμής. Αυτά τα αναπτυσσόμενα κουμπιά, γνωστά επίσημα ως κουμπιά φίλτρου στο Excel, σας δίνουν τη δυνατότητα να φιλτράρετε όλες εκτός από ορισμένες εγγραφές σε οποιοδήποτε από αυτά τα πεδία, και στην περίπτωση των πεδίων στήλης και γραμμής, να ταξινομήσετε τις καταχωρίσεις τους στον πίνακα.
Εάν έχετε προσθέσει περισσότερα από ένα πεδία στηλών ή σειρών στον συγκεντρωτικό πίνακα, το Excel προσθέτει κουμπιά σύμπτυξης (-) που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αποκρύψετε προσωρινά τις υποσυνολικές τιμές για ένα συγκεκριμένο δευτερεύον πεδίο. Αφού κάνετε κλικ σε ένα κουμπί σύμπτυξης στον πίνακα, γίνεται αμέσως ένα κουμπί επέκτασης (+) στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να εμφανίσετε ξανά τα υποσύνολα για αυτό το δευτερεύον πεδίο.
Φιλτράρισμα συγκεντρωτικών πινάκων στο Excel 2019
Ίσως τα πιο σημαντικά κουμπιά φίλτρων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel είναι αυτά που προστίθενται στα πεδία που ορίζονται ως ΦΙΛΤΡΑ συγκεντρωτικού πίνακα. Επιλέγοντας μια συγκεκριμένη επιλογή στις αναπτυσσόμενες λίστες που είναι προσαρτημένες σε ένα από αυτά τα κουμπιά φίλτρων, στον συγκεντρωτικό πίνακα εμφανίζονται μόνο τα δεδομένα σύνοψης για αυτό το υποσύνολο που επιλέγετε.
Για παράδειγμα, στο δείγμα συγκεντρωτικού πίνακα Excel που χρησιμοποιεί το πεδίο Φύλο από τη λίστα Δεδομένων υπαλλήλων ως πεδίο Φίλτρο αναφοράς, μπορείτε να εμφανίσετε το άθροισμα μόνο των μισθών ανδρών ή γυναικών ανά τμήμα και τοποθεσία στο σώμα του συγκεντρωτικού πίνακα από τα ακόλουθα:
- Κάντε κλικ στο κουμπί φίλτρου του πεδίου Φύλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο M στην αναπτυσσόμενη λίστα προτού κάνετε κλικ στο OK για να δείτε μόνο τα σύνολα των μισθών των ανδρών ανά τμήμα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί φίλτρου του πεδίου Φύλο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο F στην αναπτυσσόμενη λίστα προτού κάνετε κλικ στο OK για να δείτε μόνο τα σύνολα των μισθών των γυναικών ανά τμήμα.
Όταν αργότερα θέλετε να εμφανίσετε ξανά τη σύνοψη των μισθών για όλους τους υπαλλήλους, στη συνέχεια επιλέγετε ξανά την επιλογή (Όλοι) στην αναπτυσσόμενη λίστα φίλτρων του πεδίου Φύλο προτού κάνετε κλικ στο OK.
Όταν φιλτράρετε το πεδίο Φίλτρο αναφοράς φύλου με αυτόν τον τρόπο, το Excel εμφανίζει στη συνέχεια το M ή το F στο πεδίο Φίλτρο αναφοράς φύλου αντί για το προεπιλεγμένο (Όλα). Το πρόγραμμα αντικαθιστά επίσης το τυπικό αναπτυσσόμενο κουμπί με ένα εικονίδιο φίλτρου σε σχήμα κώνου, το οποίο υποδεικνύει ότι το πεδίο είναι φιλτραρισμένο και εμφανίζει μόνο ορισμένες από τις τιμές στην προέλευση δεδομένων.
Φιλτράρισμα πεδίων στήλης και γραμμής
Τα κουμπιά φίλτρου στα πεδία στηλών και σειρών που είναι προσαρτημένα στις ετικέτες τους σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε καταχωρήσεις για συγκεκριμένες ομάδες και, σε ορισμένες περιπτώσεις, μεμονωμένες εγγραφές στην πηγή δεδομένων. Για να φιλτράρετε τα δεδομένα σύνοψης στις στήλες ή τις σειρές ενός συγκεντρωτικού πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί φίλτρου του πεδίου στήλης ή σειράς και ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου για την επιλογή (Επιλογή όλων) στην κορυφή της αναπτυσσόμενης λίστας για να καταργήσετε αυτό το πλαίσιο του σημάδι επιλογής του. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στα πλαίσια ελέγχου για όλες τις ομάδες ή τις μεμονωμένες εγγραφές των οποίων οι αθροιστικές τιμές θέλετε ακόμα να εμφανίζονται στον συγκεντρωτικό πίνακα για να επαναφέρετε σημάδια ελέγχου σε καθένα από τα πλαίσια ελέγχου τους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
Όπως και με το φιλτράρισμα ενός πεδίου Φίλτρο αναφοράς, το Excel αντικαθιστά το τυπικό αναπτυσσόμενο κουμπί για αυτό το πεδίο στήλης ή γραμμής με ένα εικονίδιο φίλτρου σε σχήμα κώνου, το οποίο υποδεικνύει ότι το πεδίο έχει φιλτραριστεί και εμφανίζει μόνο ορισμένες από τις συνοπτικές τιμές του στον συγκεντρωτικό πίνακα. Για να εμφανίσετε ξανά όλες τις τιμές για ένα φιλτραρισμένο πεδίο στήλης ή γραμμής, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί φίλτρου και στη συνέχεια να κάνετε κλικ στο (Επιλογή όλων) στο επάνω μέρος της αναπτυσσόμενης λίστας. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
Αυτή η εικόνα δείχνει το δείγμα συγκεντρωτικού πίνακα αφού φιλτράρει το πεδίο Φίλτρο αναφοράς φύλου σε γυναίκες (επιλέγοντας F στην αναπτυσσόμενη λίστα Φύλο) και το πεδίο Στήλη τμήματος σε Λογιστική, Διοίκηση και Ανθρώπινοι πόροι.
Συγκεντρωτικός πίνακας Excel αφού φιλτράρετε το πεδίο Φίλτρο αναφοράς φύλου και το πεδίο Στήλη τμήματος.
Εκτός από το φιλτράρισμα μεμονωμένων καταχωρήσεων σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές στα μενού συνέχειας Φίλτρα ετικετών και Φίλτρα τιμών για να φιλτράρετε ομάδες καταχωρίσεων που δεν πληρούν συγκεκριμένα κριτήρια, όπως τοποθεσίες εταιρείας που δεν ξεκινούν με συγκεκριμένη επιστολή ή μισθούς μεταξύ 45.000 και 65.000 δολαρίων.
Φιλτράρισμα στο Excel με slicers
Οι αναλυτές στο Excel 2019 διευκολύνουν το φιλτράρισμα των περιεχομένων του συγκεντρωτικού πίνακα σε περισσότερα από ένα πεδία. (Σας επιτρέπουν ακόμη και να συνδεθείτε με πεδία άλλων συγκεντρωτικών πινάκων που έχετε δημιουργήσει στο βιβλίο εργασίας του Excel.)
Για να προσθέσετε αναλυτές στον συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, ακολουθήστε μόνο δύο βήματα:
Κάντε κλικ σε ένα από τα κελιά του συγκεντρωτικού πίνακα για να το επιλέξετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή τεμαχιστή που βρίσκεται στην ομάδα Φίλτρο της καρτέλας Ανάλυση κάτω από την καρτέλα συμφραζόμενα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα.
Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή τεμαχιστών με μια λίστα με όλα τα πεδία στον ενεργό συγκεντρωτικό πίνακα.
Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για όλα τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για το φιλτράρισμα του συγκεντρωτικού πίνακα και για τα οποία θέλετε να δημιουργηθούν τεμαχιστές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
Στη συνέχεια, το Excel προσθέτει αναλυτές (ως αντικείμενα γραφικών) για κάθε πεδίο συγκεντρωτικού πίνακα που επιλέγετε και κλείνει αυτόματα το παράθυρο εργασιών Πεδία Συγκεντρωτικού Πίνακα εάν είναι ανοιχτό εκείνη τη στιγμή.
Αφού δημιουργήσετε slicers για τον συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, μπορείτε να τους χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα δεδομένα του απλά επιλέγοντας τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται σε κάθε slicer. Επιλέγετε στοιχεία σε έναν αναλυτή κάνοντας κλικ σε αυτά όπως ακριβώς κάνετε στα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας — κρατήστε πατημένο το Ctrl καθώς κάνετε κλικ σε μη διαδοχικά στοιχεία και το Shift για να επιλέξετε μια σειρά από διαδοχικά στοιχεία. Για πρόσθετη βοήθεια, ελέγξτε αυτές τις άλλες συντομεύσεις καταχώρισης.
Η παρακάτω εικόνα σάς δείχνει το δείγμα συγκεντρωτικού πίνακα μετά τη χρήση κοπτικών που δημιουργήθηκαν για τα πεδία Φύλο, Τμήμα και Τοποθεσία για να φιλτράρετε τα δεδομένα, έτσι ώστε μόνο οι μισθοί για τους άνδρες στα τμήματα Ανθρώπινου Δυναμικού και Διοίκησης στα γραφεία της Βοστώνης, του Σικάγο και του Σαν Φρανσίσκο απεικόνιση.
Δείγμα συγκεντρωτικού πίνακα φιλτραρισμένο με αναλυτές που δημιουργήθηκαν για τα πεδία Φύλο, Τμήμα και Τοποθεσία.
Επειδή τα slicers είναι αντικείμενα γραφικών του Excel (αν και μερικά αρκετά φανταχτερά), μπορείτε να τα μετακινήσετε, να αλλάξετε το μέγεθος και να τα διαγράψετε όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο γραφικό του Excel. Για να αφαιρέσετε έναν αναλυτή από τον συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε κλικ σε αυτόν για να τον επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή.
Φιλτράρισμα με χρονοδιαγράμματα στο Excel
Το Excel 2019 προσφέρει έναν άλλο γρήγορο και εύκολο τρόπο για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας με τη λειτουργία του χρονοδιαγράμματος. Μπορείτε να σκεφτείτε τα χρονοδιαγράμματα ως αναλυτές που έχουν σχεδιαστεί ειδικά για πεδία ημερομηνίας που σας επιτρέπουν να φιλτράρετε δεδομένα από τον συγκεντρωτικό πίνακα που δεν εμπίπτουν σε μια συγκεκριμένη περίοδο, επιτρέποντάς σας έτσι να βλέπετε το χρονοδιάγραμμα των τάσεων στα δεδομένα σας.
Για να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα για τον συγκεντρωτικό πίνακα του Excel, επιλέξτε ένα κελί στον συγκεντρωτικό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή λωρίδας χρόνου στην ομάδα Φίλτρο στην καρτέλα Ανάλυση συμφραζομένων κάτω από την καρτέλα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα στην Κορδέλα. Στη συνέχεια, το Excel εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή χρονοδιαγραμμάτων που εμφανίζει μια λίστα πεδίων συγκεντρωτικού πίνακα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία της νέας γραμμής χρόνου. Αφού επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου για το πεδίο ημερομηνίας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, κάντε κλικ στο OK.
Αυτή η εικόνα σάς δείχνει ένα χρονοδιάγραμμα που δημιουργήθηκε για το δείγμα λίστας Δεδομένων υπαλλήλων επιλέγοντας το πεδίο Ημερομηνία πρόσληψης στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή χρονοδιαγραμμάτων. Όπως μπορείτε να δείτε, το Excel δημιούργησε ένα κυμαινόμενο χρονικό πλαίσιο Ημερομηνίας πρόσληψης με οριοθετημένα τα έτη και τους μήνες και μια γραμμή που υποδεικνύει την επιλεγμένη χρονική περίοδο. Από προεπιλογή, το χρονοδιάγραμμα χρησιμοποιεί μήνες ως μονάδες του, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε σε έτη, τρίμηνα ή ακόμα και ημέρες κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί ΜΗΝΕΣ και επιλέγοντας την επιθυμητή χρονική μονάδα.
Δείγμα συγκεντρωτικού πίνακα φιλτραρισμένο με ένα χρονοδιάγραμμα που δημιουργήθηκε για το πεδίο Ημερομηνία πρόσληψης.
Στη συνέχεια, η γραμμή χρόνου χρησιμοποιείται κυριολεκτικά για να επιλέξετε την περίοδο για την οποία θέλετε να εμφανίζονται τα δεδομένα του συγκεντρωτικού πίνακα του Excel. Στην παραπάνω εικόνα, ο συγκεντρωτικός πίνακας του Excel έχει φιλτραριστεί έτσι ώστε να δείχνει τους μισθούς ανά τμήμα και τοποθεσία μόνο για τους υπαλλήλους που προσλήφθηκαν το έτος 2000. Μπορείτε να το κάνετε απλώς σύροντας τη γραμμή χρόνου στο γραφικό λωρίδας χρόνου Ημερομηνίας πρόσληψης, ώστε να ξεκινήσει τον Ιανουάριο του 2000 και εκτείνεται μέχρι και τον Δεκέμβριο του 2000. Και για να φιλτράρετε τα δεδομένα μισθού του συγκεντρωτικού πίνακα για άλλες περιόδους πρόσληψης, απλώς τροποποιήστε τους χρόνους έναρξης και λήξης σύροντας τη γραμμή χρόνου στη γραμμή χρόνου Ημερομηνίας πρόσληψης.
Ταξινόμηση συγκεντρωτικών πινάκων στο Excel 2019
Μπορείτε να αναδιατάξετε άμεσα τις συνοπτικές τιμές σε έναν συγκεντρωτικό πίνακα ταξινομώντας τον πίνακα σε ένα ή περισσότερα από τα πεδία στηλών ή σειρών του. Για να ταξινομήσετε εκ νέου έναν συγκεντρωτικό πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί φίλτρου για το πεδίο στήλης ή γραμμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην ταξινόμηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση Α προς Ω ή Ταξινόμηση Ζ σε Α στο επάνω μέρος του αναπτυσσόμενου πεδίου λίστα.
Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση Α έως Ω όταν θέλετε ο πίνακας να ταξινομηθεί εκ νέου ταξινομώντας τις ετικέτες στο επιλεγμένο πεδίο αλφαβητικά ή, στην περίπτωση των τιμών, από τη μικρότερη στη μεγαλύτερη τιμή ή, στην περίπτωση των ημερομηνιών, από την παλαιότερη έως νεότερη ημερομηνία. Κάντε κλικ στην επιλογή Ταξινόμηση Z σε A όταν θέλετε ο πίνακας να ταξινομηθεί εκ νέου ταξινομώντας τις ετικέτες με αντίστροφη αλφαβητική σειρά, τιμές από την υψηλότερη στη μικρότερη και ημερομηνίες από τη νεότερη στην παλαιότερη.