Φάση Σχεδιασμού Εφαρμογής του Office 365

Η φάση σχεδιασμού μιας υλοποίησης του Office 365 εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από πολλούς παράγοντες, συμπεριλαμβανομένου του εάν χρησιμοποιείτε το επαγγελματικό και το μικρό επιχειρηματικό σχέδιο ή το επιχειρηματικό σχέδιο. Ανεξάρτητα από το σχέδιο που χρησιμοποιείτε, θέλετε να μάθετε τους πόρους και τους ρόλους που θα χρειαστείτε για την υλοποίηση, καθώς και εργασίες όπως:

• Συγχρονισμός συνάντησης

• Παρακολούθηση ζητημάτων

• Στρατηγικές γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου και η ενσωμάτωση μέσω e-mail με το SharePoint

• Προμήθεια λογαριασμών και αδειοδότηση

• Εξέταση εύρους ζώνης Διαδικτύου

• Αποθέματα λογισμικού και υλικού

• Εκπαίδευση διαχειριστή και τελικού χρήστη

• Σχεδιασμός επικοινωνίας

Συσκέψεις συγχρονισμού για την υλοποίηση του Office 365

Με οποιαδήποτε υιοθέτηση λογισμικού Enterprise, η διατήρηση ανοιχτών γραμμών επικοινωνίας είναι σημαντική. Εάν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, τότε είναι πιο εύκολο να πλοηγηθείτε σε ζητήματα όπως προκύπτουν παρά στο τέλος του έργου.

Τραβώντας μια σελίδα από τη μεθοδολογία SCRUM, είναι καλή ιδέα να έχετε καθημερινά stand-ups όπου οι ομάδες στέκονται σε κύκλο και ανακοινώνουν γρήγορα τι εργάζονται και ποια εμπόδια τις εμποδίζουν να συνεχίσουν τις εργασίες τους.

Η μεθοδολογία ανάπτυξης λογισμικού γνωστή ως SCRUM είναι μια διαδικασία για την ολοκλήρωση περίπλοκων κύκλων ανάπτυξης λογισμικού. Ο όρος προέρχεται από το αυστραλιανό άθλημα του ράγκμπι όπου ολόκληρη η ομάδα κινείται κάτω από το γήπεδο ως μία μονάδα και όχι ως μεμονωμένοι παίκτες. Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το SCRUM, τότε ρίξτε μια ματιά στον ιστότοπο της Scrum Alliance .

Παρακολούθηση προβλημάτων για την υλοποίηση του Office 365

Η παρακολούθηση των προβλημάτων καθώς προκύπτουν είναι κρίσιμης σημασίας και χρειάζεστε μια διαδικασία. Το SharePoint είναι ιδανικό για την παρακολούθηση προβλημάτων, επομένως μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια πιλοτική εφαρμογή του Office 365 που περιλαμβάνει το SharePoint Online για να παρακολουθείτε τα προβλήματά σας για την υλοποίηση του Office 365. Δεν είναι αυτή η τακτική ένα κουραστικό μυαλό;

Στρατηγικές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την υλοποίηση του Office 365

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο παίζει πολύ σημαντικό ρόλο σχεδόν σε κάθε οργανισμό. Όταν μετακινείστε στο Office 365, θα μετακινήσετε το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να διαδοθεί ευρέως και να ενσωματωθεί σε πολλές διαφορετικές γωνιές και γωνίες της υποδομής σας.

Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάνετε διεξοδικό έλεγχο για να μάθετε ποια συστήματα και εφαρμογές χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και ποιες θέλετε να μετακινήσετε στο Office 365. Επιπλέον, θα πρέπει να γίνει κατανοητό το μέγεθος των θυρίδων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των χρηστών και ποσότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα μετεγκατασταθεί στο Exchange Online (το οποίο είναι το τμήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365).

Ειδικότερα, σημειώστε πώς χρησιμοποιείτε το SharePoint και πώς το SharePoint χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν είστε νέοι στο SharePoint, τότε θα σας αρέσει γιατί κατανοείτε πώς το προϊόν ενσωματώνεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

Παροχή λογαριασμού και αδειοδότηση για την εφαρμογή του Office 365

Τα καλά νέα είναι ότι το Office 365 είναι πολύ ευέλικτο όσον αφορά την αδειοδότηση, την παροχή χρηστών και τη διαχείριση. Με αυτό, ωστόσο, θέλετε να σχεδιάσετε τον αριθμό των χρηστών και τις απαιτήσεις αδειοδότησης που χρειάζεστε για τον οργανισμό σας.

Μπορείτε να επιλέξετε να υιοθετήσετε το Office 365 ταυτόχρονα ή ως σταδιακή προσέγγιση μεταφέροντας μια ομάδα στο Office 365 ως πιλοτική. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να κατανοήσετε τις απαιτήσεις αδειοδότησης, ώστε να μπορείτε να προγραμματίσετε τους πόρους και το κόστος ανάλογα.

Εξέταση εύρους ζώνης Διαδικτύου για την υλοποίηση του Office 365

Επειδή το Office 365 ζει στο cloud και είναι προσβάσιμο μέσω Διαδικτύου, η σύνδεσή σας πρέπει να είναι κορυφαία. Ο διαχειριστής του δικτύου σας ή ο σύμβουλος πληροφορικής μπορεί να χρησιμοποιήσει μια σειρά από διαφορετικά εργαλεία δοκιμής εύρους ζώνης δικτύου, ώστε να έχετε εκθέσεις από πρώτο χέρι σχετικά με το πόσο εύρος ζώνης χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή στον οργανισμό σας και πώς η μετάβαση στο cloud θα επηρεάσει τους χρήστες.

Αποθέματα λογισμικού και υλικού για την υλοποίηση του Office 365

Η διενέργεια ελέγχου των τρεχόντων πόρων λογισμικού και υλικού είναι σημαντική. Ευτυχώς, η Microsoft έχει διαθέσιμο ένα εργαλείο για μια τέτοια εργασία. Ονομάζεται Microsoft Assessment and Planning (MAP) κιτ εργαλείων και μπορεί να γίνει λήψη του αναζητώντας το στο Κέντρο λήψης της Microsoft .

Εκπαίδευση διαχειριστή και τελικού χρήστη για την υλοποίηση του Office 365

Όπως με κάθε νέο σύστημα, η εκπαίδευση είναι απαραίτητο στοιχείο. Το Office 365 έχει σχεδιαστεί με εύχρηστες διεπαφές χρήστη τόσο για τη διοίκηση όσο και για τους τελικούς χρήστες, αλλά χωρίς πρόγραμμα εκπαίδευσης, ρίχνετε τα ζάρια.

Μια δημοφιλής και επιτυχημένη προσέγγιση στην εκπαίδευση όταν πρόκειται για διαισθητικά σχέδια ονομάζεται εκπαίδευση του εκπαιδευτή. Η ιδέα είναι ότι επενδύετε σε επίσημη εκπαίδευση για έναν ισχυρό χρήστη και στη συνέχεια αυτός ο χρήστης εκπαιδεύει την υπόλοιπη εταιρεία. Αυτή η στρατηγική είναι πολύ ισχυρή ακόμη και για μεγάλους οργανισμούς, επειδή η εκπαίδευση κλιμακώνεται εκθετικά. Καθώς οι άνθρωποι εκπαιδεύονται, στη συνέχεια εκπαιδεύουν άλλους ανθρώπους.

Ανάγκες μετεγκατάστασης για την υλοποίηση του Office 365

Μία από τις μεγαλύτερες πτυχές της μετάβασης στο Office 365 θα είναι η μετεγκατάσταση περιεχομένου, συμπεριλαμβανομένων των γραμματοκιβωτίων και άλλου περιεχομένου. Η ιδανική κατάσταση είναι ότι ο οργανισμός σας ζει κάτω από έναν βράχο και δεν διαθέτει σύστημα διαχείρισης εγγράφων ή λειτουργικότητα προσαρμοσμένης πύλης.

Σε αυτό το σενάριο, απλά αρχίζετε να χρησιμοποιείτε το SharePoint σε όλο του το μεγαλείο και λούζεστε με τα κέρδη απόδοσης και παραγωγικότητας ενός σύγχρονου περιβάλλοντος πύλης.

Ωστόσο, οι πιθανότητες είναι ότι έχετε ήδη εγκατεστημένα διάφορα συστήματα. Αυτά τα συστήματα μπορεί να είναι το SharePoint ή μπορεί να είναι μια προσαρμοσμένη ανεπτυγμένη λύση. Σε κάθε περίπτωση, πρέπει να σχεδιάσετε τη μετεγκατάσταση του περιεχομένου και της λειτουργικότητας αυτών των συστημάτων στο Office 365. Τα καλά νέα είναι ότι το Office 365 είναι σίγουρα ένα προϊόν που αξίζει να ξοδέψετε χρόνο, προσπάθεια και πόρους για την υιοθέτησή του.