Φάση προετοιμασίας υλοποίησης του Office 365

Αφού καταλάβετε καλά τι σκοπεύετε να κάνετε κατά την υλοποίηση του Office 365, πρέπει να προετοιμαστείτε για να το κάνετε. Λάβετε υπόψη ότι επειδή κάθε οργανισμός είναι διαφορετικός, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτά τα βήματα μόνο ως οδηγό.

Εάν είστε ένας μικρός οργανισμός, τότε η μετάβαση στο Office 365 μπορεί να είναι τόσο εύκολη όσο μια βόλτα στο πάρκο. Εάν ανήκετε σε έναν πολυεθνικό οργανισμό χιλιάδων ατόμων με γραφεία σε όλο τον κόσμο, τότε η διαδικασία θα είναι πολύ μεγαλύτερη.

Καθώς ξεκινάτε την προετοιμασία, αναπόφευκτα θα συνειδητοποιήσετε κάποιες ελλείψεις στο σχέδιό σας. Σκεφτείτε αυτά τα βήματα ως επαναληπτικά. Όταν μάθετε περισσότερα για το τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο σχέδιό σας, συμπεριλάβετέ το. Επιστρέψτε και ενημερώστε το σχέδιό σας. Καθώς περπατάτε στη φάση της προετοιμασίας, θα ξέρετε περισσότερα από όσα ξέρατε κατά τη φάση του σχεδιασμού.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο μια επαναληπτική διαδικασία είναι τόσο πολύ σημαντική. Δεν ξέρεις ό,τι δεν ξέρεις, και το να πιστεύεις ότι θα μπορούσες να σχεδιάσεις τα πάντα χωρίς να τα ξέρεις όλα είναι μια γελοία σκέψη.

Σύστημα ονομάτων τομέα και υλοποίηση του Office 365

Το Domain Naming System (DNS) είναι ένα πρότυπο που χρησιμοποιείται για να επιτρέπει στους υπολογιστές να επικοινωνούν μέσω του Διαδικτύου. Για παράδειγμα, η Microsoft διαχειρίζεται τον τομέα microsoft.com. Όλοι οι υπολογιστές Microsoft που έχουν πρόσβαση μέσω Διαδικτύου αποτελούν μέρος αυτού του τομέα και στον καθένα εκχωρείται ένας συγκεκριμένος αριθμός, γνωστός ως διεύθυνση Πρωτοκόλλου Διαδικτύου (IP).

Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον στη Microsoft, ο υπολογιστής σας ρωτά τον διακομιστή DNS της microsoft.com ποιος υπολογιστής χειρίζεται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όταν μεταβαίνετε στο Office 365, πρέπει να κάνετε αλλαγές στο DNS, ώστε η κυκλοφορία δικτύου να κατανοεί πού πρέπει να δρομολογηθεί. Στην ουσία, αυτό που συμβαίνει είναι ότι όταν αλλάξει το DNS, όποιος σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα έχει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δρομολογημένο στην εφαρμογή του Office 365 και όχι στην τρέχουσα τοποθεσία.

Γραμματοκιβώτια και υλοποίηση του Office 365

Υπάρχουν συγκεκριμένοι υπολογιστές που είναι υπεύθυνοι για τη φιλοξενία του email σας. Εάν διατηρείτε το e-mail σας στον τοπικό σας υπολογιστή, τότε δεν θα έχετε δεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μετεγκατάσταση. Ωστόσο, εάν αφήσετε το e-mail σας στο διακομιστή, τότε όλα αυτά τα δεδομένα θα πρέπει να μετεγκατασταθούν στα γραμματοκιβώτια του Office 365.

Αυτή η μετεγκατάσταση μπορεί να είναι ένα από τα πιο δύσκολα τεχνικά μέρη της μετακίνησης συστημάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά με την καθοδήγηση ενός συνεργάτη, μπορεί να είναι χωρίς πόνο.

Πύλες και υλοποίηση του Office 365

Μια διαδικτυακή πύλη, γνωστή και ως τοποθεσία Intranet, μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια στατική ιστοσελίδα ή τόσο περίπλοκη όσο μια πλήρως ενσωματωμένη λύση. Το SharePoint παρέχει μια τεράστια λειτουργικότητα και έχει δει τεράστια υιοθέτηση την τελευταία δεκαετία.

Το Office 365 περιλαμβάνει το SharePoint Online, το οποίο δεν είναι τίποτα άλλο από το SharePoint που φιλοξενείται από τη Microsoft. Κατά τη φάση μετεγκατάστασης μιας υλοποίησης, πρέπει να αποφασίσετε ποιο περιεχόμενο θέλετε να μετακινήσετε στο SharePoint και ποιο μπορείτε να αφήσετε εκεί που βρίσκεται αυτήν τη στιγμή. Επιπλέον, πρέπει να αποφασίσετε ποια λειτουργικότητα θέλετε να ενσωματώσετε στην πύλη σας και ποια συστήματα είναι καλύτερα να αφεθούν στη θέση τους.

Σύνδεση και αδειοδότηση και εφαρμογή του Office 365

Εάν είστε μέλος ενός πολύ μεγάλου οργανισμού, τότε η ομάδα IT σας πιθανώς διαχειρίζεται τους χρήστες σας με μια τεχνολογία της Microsoft που ονομάζεται Active Directory. Για μεγάλους οργανισμούς, μπορείτε να συγχρονίσετε αυτήν την επιτόπια διαχείριση των χρηστών με τους χρήστες του Office 365, κάτι που οδηγεί σε μία μόνο σύνδεση και απλοποιημένη πρόσβαση στο περιβάλλον cloud.

Εάν ανήκετε σε έναν μικρό οργανισμό, τότε μπορείτε να διαχειριστείτε απευθείας όλους τους χρήστες σας στο Office 365. Και στις δύο περιπτώσεις, πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα με τα άτομα που πρέπει να έχουν πρόσβαση στο Office 365 και στη σχετική άδεια χρήσης.

Εκπαίδευση και υλοποίηση του Office 365

Ακόμη και το καλύτερο λογισμικό είναι άχρηστο, εκτός εάν οι άνθρωποι το γνωρίζουν και δεν ξέρουν πώς να το χρησιμοποιούν. Η Microsoft έχει δημιουργήσει μια πληθώρα τεκμηρίωσης και εκπαίδευσης χρηστών που μπορεί να έχει με ελάχιστο ή καθόλου κόστος. Επιπλέον, οποιοσδήποτε συνεργάτης αποφασίσετε να συνεργαστείτε θα έχει διαθέσιμα σχέδια εκπαίδευσης και θα μπορεί να πραγματοποιήσει εκπαίδευση για το Office 365.

Υποστήριξη και υλοποίηση του Office 365

Αφού οι χρήστες αρχίσουν να υιοθετούν το Office 365, είναι βέβαιο ότι θα έχουν ερωτήσεις. Χρειάζεται να έχετε ένα σύστημα υποστήριξης σε ισχύ για να ανταποκρίνεται ακόμα και στις πιο απλές ερωτήσεις. Το σύστημα υποστήριξης θα πρέπει να περιλαμβάνει δυναμικούς χρήστες ως πρώτο σημείο περιεχομένου και στη συνέχεια ένα επίσημο σύστημα υποστήριξης που θα κλιμακώνεται μέχρι τη Microsoft που υποστηρίζει το Office 365.