Τύποι πεδίων και χρήσεις στις βάσεις δεδομένων της Access 2019

Ένα πεδίο στην Access 2019, θυμάστε, είναι όπου ζουν τα δεδομένα σας. Κάθε πεδίο περιέχει ένα κομμάτι δεδομένων, όπως Επώνυμο ή Μέσος όρος Κτύπησης. Επειδή υπάρχουν τόσα πολλά διαφορετικά είδη πληροφοριών στον κόσμο, η Access προσφέρει μια ποικιλία τύπων πεδίων για την αποθήκευσή τους . Στην πραγματικότητα, η Access θέτει στη διάθεσή σας τους ακόλουθους τύπους πεδίων:

• Σύντομο κείμενο
• Μακρύ κείμενο
• Αριθμός
• Νόμισμα
• AutoNumber (αυτός ο τύπος δεδομένων εφαρμόζεται, από προεπιλογή, στο αρχικό πεδίο ID σε οποιονδήποτε νέο πίνακα)
• Ημερομηνία ώρα
• Ναι όχι
• Αναζήτηση & Σχέση
• Πλούσιο κείμενο
• Συνημμένο
• Υπερσύνδεσμος
• OLE Αντικείμενο
• Υπολογίστηκε
• Οδηγός αναζήτησης

Οι τύποι που μόλις παρατίθενται είναι αυτοί που είναι διαθέσιμοι για τα πεδία που δημιουργείτε εκτός από το πρώτο πεδίο — αυτά που θα περιέχουν τα δεδομένα σας.

Προς το παρόν, αρκεί να πούμε ότι το προαναφερθέν πεδίο AutoNumber είναι ένα πεδίο που περιέχει έναν αριθμό που δημιουργείται αυτόματα, έτσι ώστε κάθε εγγραφή να είναι μοναδική στο ότι έχει έναν μοναδικό AutoNumber ή ID.

Προς το παρόν, μην ανησυχείτε για το τι είναι κάθε τύπος πεδίου ή τι κάνει με βάση το όνομά του — θα εξετάσω το καθένα σύντομα. Όπως μπορείτε να δείτε, ωστόσο, η λίστα καλύπτει σχεδόν οποιοδήποτε είδος δεδομένων μπορείτε να φανταστείτε. Και να θυμάστε, το καθένα μπορεί να προσαρμοστεί εκτενώς, με αποτέλεσμα πεδία που ανταποκρίνονται ακριβώς στις ανάγκες σας.

Η επερχόμενη λίστα με κουκκίδες παρουσιάζει τους διαθέσιμους τύπους πεδίων και τον τρόπο χρήσης τους. Θα μάθετε επίσης λίγα πράγματα για το πώς μπορείτε να τα προσαρμόσετε για να καλύψετε τις συγκεκριμένες ανάγκες σας:

• Σύντομο κείμενο: Αποθηκεύει έως και 255 χαρακτήρες κειμένου — γράμματα, αριθμούς, σημεία στίξης και οποιονδήποτε συνδυασμό τους.
• Long Text: Αντικαθιστά τον τύπο πεδίου Memo που βρέθηκε στις εκδόσεις 2010 και προηγούμενες. Ένα πεδίο Long Text περιέχει έως και 64.000 χαρακτήρες πληροφοριών — δηλαδή σχεδόν 18 σελίδες κειμένου. Αυτό είναι ένα πραγματικά μεγάλο πεδίο κειμένου. Είναι εξαιρετικό για γενικές σημειώσεις, λεπτομερείς περιγραφές και οτιδήποτε άλλο απαιτεί πολύ χώρο.

Οι αριθμοί σε ένα πεδίο κειμένου δεν είναι αριθμοί για υπολογισμό. είναι απλώς ένα σωρό ψηφία που κάνουν παρέα μαζί σε ένα χωράφι. Προσέξτε αυτό το γεγονός όταν σχεδιάζετε τους πίνακες στη βάση δεδομένων σας — δεν θέλετε να εισαγάγετε, ας πούμε, μια τιμή που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε σε ένα πεδίο Υπολογισμένο ή να εξαγάγετε κάποιο άλλο είδος πληροφοριών από μια αναφορά και να έχετε αυτήν την τιμή αποθηκεύεται ως κείμενο, καθιστώντας το μη λειτουργικό ως αριθμός. Εάν τα δεδομένα είναι αριθμητικά, αποθηκεύστε τα με αυτόν τον τρόπο.

Τα πεδία κειμένου έχουν μία ρύθμιση που πρέπει να γνωρίζετε: μέγεθος. Όταν δημιουργείτε ένα πεδίο κειμένου, η Access θέλει να γνωρίζει πόσους χαρακτήρες περιέχει το πεδίο. Αυτό είναι το μέγεθος του χωραφιού . Εάν δημιουργήσετε ένα πεδίο που ονομάζεται First Name και κάνετε το μέγεθός του 6, ο Joseph ταιριάζει στο πεδίο, αλλά όχι η Jennifer. Αυτός ο περιορισμός μπορεί να είναι πρόβλημα. Ένας καλός γενικός κανόνας είναι να κάνετε το πεδίο λίγο μεγαλύτερο από όσο νομίζετε ότι χρειάζεστε. Είναι εύκολο να κάνετε το πεδίο ακόμη μεγαλύτερο κάποια στιγμή αργότερα, αν χρειαστεί, αλλά είναι δυνητικά επικίνδυνο να το κάνετε μικρότερο.

• Αριθμός: Κρατάει πραγματικούς, σίγουρους αριθμούς. Μπορείτε να προσθέσετε, να αφαιρέσετε και να υπολογίσετε την πορεία σας προς τη φήμη και την περιουσία με αριθμητικά πεδία. Αλλά αν εργάζεστε με δολάρια και σεντς (ή λίρες και πένες), χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Νομίσματος.
• Νόμισμα: Παρακολουθεί χρήματα, τιμές, ποσά τιμολογίων και ούτω καθεξής. Σε μια βάση δεδομένων της Access, το χρηματικό ποσό σταματά εδώ. Για αυτό το θέμα, το ίδιο ισχύει και για τη λίρα, το μάρκο και το γιεν. Αν έχετε διάθεση για κάποιο άλλο είδος αριθμού, ρίξτε μια ματιά στο πεδίο Αριθμός.
• Ημερομηνία/Ώρα: Αποθηκεύει την ώρα, την ημερομηνία ή έναν συνδυασμό των δύο, ανάλογα με τη μορφή που χρησιμοποιείτε. Χρησιμοποιήστε ένα πεδίο Ημερομηνία/Ώρα για να παρακολουθείτε τις στιγμές της ζωής. Αρκετά ευέλικτο, ε;
• Yes/No: Κρατάει Yes/No, True/False και On/Off, ανάλογα με τη μορφή που θα επιλέξετε. Όταν χρειάζεστε ένα απλό ναι ή όχι, αυτό είναι το πεδίο που πρέπει να χρησιμοποιήσετε.
• Αναζήτηση και σχέση: Εάν θέλετε ένα πεδίο σε έναν πίνακα να εμφανίζει πραγματικά περιεχόμενο από ένα πεδίο σε άλλον πίνακα, επιλέξτε αυτό ως τύπο πεδίου. Ένας απλός Οδηγός αναζήτησης ανοίγει μόλις επιλεγεί αυτός ο τύπος πεδίου, μέσω του οποίου επιλέγετε τον πίνακα και το πεδίο για αναζήτηση μέσω αυτού του νέου πεδίου στον πίνακά σας.
• Εμπλουτισμένο κείμενο: Θέλετε να μορφοποιηθεί ακριβώς το περιεχόμενο ενός συγκεκριμένου πεδίου; Επιλέξτε αυτόν τον τύπο πεδίου και η μορφοποίηση που εφαρμόζεται στα δεδομένα του πεδίου (χρησιμοποιώντας τα εργαλεία Μορφοποίησης κειμένου στην καρτέλα Αρχική σελίδα) θα είναι ο τρόπος που εμφανίζεται στην οθόνη και στις αναφορές.
• Αντικείμενο OLE: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων αντικειμένου OLE για να συνδέσετε ή να ενσωματώσετε ένα αντικείμενο — όπως ένα φύλλο εργασίας του Excel ή ένα έγγραφο του Word — σε έναν πίνακα της Access.
• Συνημμένο: Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου για να επισυνάψετε αρχεία — έγγραφα Word, φύλλα εργασίας Excel, παρουσιάσεις PowerPoint ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου, συμπεριλαμβανομένων γραφικών (μια φωτογραφία του εθελοντή, του προϊόντος ή της τοποθεσίας, ίσως;) — στην εγγραφή.
• Υπερσύνδεση: Χάρη σε αυτόν τον τύπο πεδίου, η Access κατανοεί και αποθηκεύει την ειδική γλώσσα συνδέσμων που κάνει το Διαδίκτυο τόσο ισχυρό μέρος. Εάν χρησιμοποιείτε την Access στο δίκτυο της εταιρείας σας ή χρησιμοποιείτε εκτενώς το Διαδίκτυο, αυτός ο τύπος πεδίου είναι για εσάς.
• Υπολογίστηκε: Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο πεδίου όταν θέλετε να συμπληρώσετε το εν λόγω πεδίο με το αποτέλεσμα ενός τύπου που χρησιμοποιεί ένα ή περισσότερα άλλα πεδία στον ίδιο πίνακα. Για παράδειγμα, σε έναν πίνακα που περιέχει μια λίστα με τα προϊόντα σας, άλλα πεδία μπορεί να περιλαμβάνουν Τιμή και Έκπτωση. Εάν θέλετε να έχετε επίσης ένα πεδίο που να υπολογίζει τη νέα τιμή (την Τιμή, μείον την Έκπτωση), θα το ορίσετε ως Υπολογισμένο πεδίο. Όταν επιλέγετε αυτόν τον τύπο πεδίου, χρησιμοποιείτε ένα υπομενού για να επιλέξετε το είδος των δεδομένων που θα φιλοξενήσει το αποτέλεσμα και, στη συνέχεια, εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Δόμηση εκφράσεων, μέσω του οποίου ρυθμίζετε τον τύπο.

Για να σας βοηθήσει να αρχίσετε να σκέφτεστε τη βάση δεδομένων σας και τα δεδομένα σας και για να αρχίσετε να φαντάζεστε τα πεδία που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε για ορισμένους κοινούς τύπους δεδομένων, αυτός ο πίνακας παρουσιάζει μια ανάλυση των τύπων πεδίων και των τρόπων που μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε.

Κοινά πεδία για καθημερινά τραπέζια

Όλοι οι τύποι πεδίων που αναφέρονται ως δείγματα σε αυτόν τον πίνακα είναι πραγματικά πεδία κειμένου , ακόμη και αυτά για αριθμούς τηλεφώνου. Αυτό συμβαίνει επειδή η Access βλέπει το περιεχόμενό της ως κείμενο και όχι ως αριθμό που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε έναν υπολογισμό. (Ρίξτε μια ματιά στον παρακάτω πίνακα για τους αριθμούς ονομασιών πεδίων.)

Απαγορευμένα σύμβολα

Φυσικά, ένας άλλος τύπος πεδίου (που παρατίθεται στη στήλη Τύπος) δεν είναι ούτε πεδίο σύντομου κειμένου ούτε μεγάλου κειμένου — βλέπετε επίσης το πεδίο Υπερσύνδεση. Αυτός ο τύπος δεδομένων θεωρείται επίσης κείμενο, αλλά ο τύπος δεδομένων υπερσύνδεσης αποθηκεύει διευθύνσεις URL, ως διευθύνσεις URL — όχι απλώς ως συμβολοσειρά κειμένου και σημεία στίξης.

Αν όλο αυτό το κείμενο σε σχέση με τους αριθμούς σας προκαλεί σύγχυση, θυμηθείτε ότι οι υπολογιστές πιστεύουν ότι υπάρχει διαφορά μεταξύ ενός αριθμού (που θα χρησιμοποιούσατε σε έναν υπολογισμό) και μιας σειράς ψηφίων, όπως τα ψηφία που συνθέτουν έναν αριθμό τηλεφώνου. Όταν πρόκειται για διαφορετικά είδη πεδίων κειμένου, είναι θέμα του πόσο κείμενο θα αποθηκευτεί στο πεδίο και εάν χρειάζεται κάποια ειδική μορφοποίηση για να λειτουργήσει σωστά στη βάση δεδομένων.