Το SharePoint 2010 παρέχει πολλά είδη λιστών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση πληροφοριών. Μια λίστα είναι παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο Excel ή έναν πίνακα στη βάση δεδομένων της Access. Σε αντίθεση με ένα υπολογιστικό φύλλο που είναι κενό όταν το δημιουργείτε για πρώτη φορά, το SharePoint παρέχει πολλές προκαθορισμένες λίστες. Αυτές οι λίστες έχουν στήλες και φόρμες που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τα πάντα, από επαφές έως εργασίες.
Το SharePoint παρέχει τρία βασικά είδη λιστών:
-
Οι λίστες επικοινωνιών χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση ανακοινώσεων, επαφών και πίνακες συζητήσεων.
-
Οι λίστες παρακολούθησης χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση πληροφοριών όπως συνδέσμους, ημερολόγια, εργασίες, ζητήματα και έρευνες.
-
Οι προσαρμοσμένες λίστες παρέχουν ένα αρχικό πρότυπο στο οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα με τις ακριβείς στήλες που χρειάζεστε.
Οι τύποι λιστών που μπορείτε να δημιουργήσετε με το SharePoint 2010 εξαρτώνται από την έκδοση προϊόντος που έχει εγκαταστήσει η εταιρεία σας. Μπορεί να έχετε περισσότερες ή λιγότερες επιλογές.
Οι βιβλιοθήκες είναι ένα ειδικό είδος λίστας SharePoint. Είναι μια λίστα που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αρχείων εκτός από την παρακολούθηση στοιχείων. Τα στοιχεία που παρακολουθείτε σε μια βιβλιοθήκη είναι τα ίδια τα αρχεία. Όλα όσα γνωρίζετε για τις λίστες ισχύουν και για τις βιβλιοθήκες.
Ο προσδιορισμός του τύπου λίστας SharePoint που θα χρησιμοποιηθεί μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στην αρχή. Χρειάζεστε μια λίστα επαφών ή μια προσαρμοσμένη λίστα; Αν και όλες οι λίστες εκτελούν την ίδια βασική λειτουργία παρακολούθησης πληροφοριών, ορισμένες λίστες προσφέρουν πρόσθετες στήλες ή εντολές μενού που είναι μοναδικές σε αυτό το είδος λίστας.
Μερικοί άνθρωποι ξεκινούν πάντα με μια προσαρμοσμένη λίστα επειδή πιστεύουν ότι ξέρουν ακριβώς πώς θέλουν να είναι η λίστα τους. Ωστόσο, με αυτήν την προσέγγιση, δεν κατανοείτε ποτέ τα χαρακτηριστικά και τους περιορισμούς των άλλων τύπων λίστας. Μην φοβάστε να δημιουργήσετε λίστες, να τις χρησιμοποιήσετε για λίγο και μετά να τις απορρίψετε. Αυτή η διαδικασία είναι πρωτότυπο και οι επαγγελματίες το κάνουν συνέχεια. Δεν υπάρχει μια "σωστή" λίστα.
Όλες οι λίστες στο SharePoint 2010 χρησιμοποιούν την Κορδέλα για να εμφανίζουν πρόσβαση σε όλες τις εντολές λίστας.
Ο παρακάτω πίνακας είναι μια σύγκριση ορισμένων από τους τύπους λίστας SharePoint. Αυτό δεν είναι σε καμία περίπτωση μια εξαντλητική λίστα. Οι τύποι λίστας στον πίνακα εμφανίζονται με την ίδια σειρά που εμφανίζονται όταν δημιουργείτε μια νέα λίστα.
Σύγκριση των τύπων λίστας του SharePoint
Τύπος λίστας |
Πότε να το χρησιμοποιήσετε |
Τι το κάνει ξεχωριστό |
Ανακοινώσεις |
Για εμφάνιση σύντομων ανακοινώσεων στην αρχική
σελίδα του ιστότοπού σας . |
Μπορείτε να εισάγετε ημερομηνίες λήξης για ανακοινώσεις. |
Επαφές |
Για παρακολούθηση επαφών, ειδικά εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για
εισαγωγή δεδομένων. |
Μπορείτε να αφαιρέσετε στήλες που δεν χρειάζεστε. |
Πίνακας συζήτησης |
Για να δημιουργήσετε ένα φόρουμ συζήτησης όπου οι άνθρωποι μπορούν να δημοσιεύουν μηνύματα και να
απαντούν σε αυτά. |
Αξιολογήστε τα πρόσθετα τρίτων εάν θέλετε ένα ισχυρό
φόρουμ συζήτησης . |
Συνδέσεις |
Για παρακολούθηση υπερσυνδέσμων. |
Χρησιμοποιεί μια στήλη υπερσύνδεσης που μορφοποιεί αυτόματα το εισαγόμενο κείμενο
ως συνδέσμους αγκύρωσης HTML. |
Ημερολόγιο |
Για παρακολούθηση στοιχείων ημερολογίου. |
Μπορεί να συγχρονιστεί με το Outlook και ξέρει πώς να χειρίζεται επαναλαμβανόμενα
συμβάντα. |
Καθήκοντα |
Για παρακολούθηση εργασιών. |
Μπορεί να συγχρονιστεί με το Outlook. Οι λίστες εργασιών μπορούν να ομαδοποιηθούν με
συνοπτικές εργασίες. |
Εργασίες Έργου |
Για να παρακολουθείτε αντικείμενα εργασίας για ένα έργο. |
Μπορεί να εμφανιστεί ως γράφημα Gantt. Πολλοί άνθρωποι εξετάζουν αυτήν
την προσφορά Project Lite του SharePoint. |
Παρακολούθηση ζητημάτων |
Για να παρακολουθείτε προβληματικά εισιτήρια. |
Λειτουργεί καλά με ζητήματα που έχουν τρεις καταστάσεις — ανοιχτό,
κλειστό και επιλυμένο. |
Επισκόπηση |
Να κάνω δημοσκόπηση. |
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σύνολο ερωτήσεων στις οποίες πρέπει να διερευνήσουν οι χρήστες
. |
Εθιμο |
Για να δημιουργήσετε μια λίστα με στήλες που ορίζετε εσείς. |
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα ειδικά για το περιεχόμενό σας και μπορείτε,
για παράδειγμα, να ενεργήσετε σε συγκεκριμένο περιεχόμενο με ειδικούς τρόπους. |
KPI (Βασικός δείκτης απόδοσης) |
Για εμφάνιση γραφικών ενδείξεων κατάστασης. |
Σας επιτρέπει να αξιολογήσετε επιλεγμένα επιχειρηματικά δεδομένα σε σχέση με καθορισμένους
στόχους και να εμφανίσετε αυτές τις πληροφορίες σε διάφορες μορφές, όπως
κάρτες αποτελεσμάτων και πίνακες εργαλείων. |
Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου |
Για να δημιουργήσετε μια λίστα με βάση ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο. |
Σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα υπάρχον υπολογιστικό φύλλο Excel ως βάση της
λίστας. μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή επανάληψης εργασίας και επαναλαμβανόμενης προσπάθειας εισαγωγής δεδομένων. |
Εξωτερικός |
Για να δημιουργήσετε μια λίστα με βάση μια πηγή δεδομένων εκτός του
SharePoint. |
Σας επιτρέπει να εμφανίζετε δεδομένα από άλλες (εκτός του SharePoint) βάσεις δεδομένων ή
υπηρεσίες web. |
Οι λίστες προορίζονται κυρίως για την παρακολούθηση πληροφοριών για μια ομάδα, όπως ένα ημερολόγιο τμήματος ή ένα αρχείο καταγραφής ζητημάτων έργου. Οι λίστες εδώ απλώς χαράζουν την επιφάνεια του τι μπορείτε να κάνετε με τις λίστες στο SharePoint. Οι λίστες μπορούν να χρησιμοποιηθούν παρόμοια με τον τρόπο που χρησιμοποιούνται οι πίνακες σε βάσεις δεδομένων για την αποθήκευση των δεδομένων για μια εφαρμογή.
Αν και οι λίστες έχουν στήλες και σειρές όπως ένας πίνακας βάσης δεδομένων, δεν είναι πίνακες βάσεων δεδομένων. Στην πραγματικότητα, οι λίστες από την τοποθεσία της ομάδας σας αποθηκεύονται σε έναν μόνο πίνακα στη βάση δεδομένων περιεχομένου του SharePoint.