Τρόπος χρήσης των υπηρεσιών ομάδας SharePoint με το Outlook 2013

Η Microsoft παρέχει στην πραγματικότητα περισσότερες από μία μεθόδους χρήσης του Outlook 2013 για τη συνεργασία με άλλα άτομα. Το SharePoint Team Services συνδέεται με το Outlook και σας βοηθά να συνεργαστείτε. Το SharePoint είναι βασικά ένα διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας που σας βοηθά να συντονίζετε συσκέψεις, έργα και δραστηριότητες καθώς και να μοιράζεστε έγγραφα με άλλα άτομα.

Ωστόσο, το SharePoint μπορεί επίσης να ρυθμίσει φακέλους στο Outlook, ώστε να μπορείτε να βλέπετε βασικές πληροφορίες (όπως έγγραφα, ημερολόγια και εργασίες) από έναν ιστότοπο του SharePoint, ακόμη και όταν δεν είστε συνδεδεμένοι. Το SharePoint παρέχει ορισμένες χρήσιμες δυνατότητες συνεργασίας που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε με άτομα εκτός του οργανισμού σας.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν έχετε επιλογή εάν θα χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες Microsoft Exchange ή SharePoint Team Services. κάποιος άλλος (όπως ο διαχειριστής του συστήματός σας) το αποφασίζει για εσάς. Στην πραγματικότητα, μπορεί να χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε και τα δύο προϊόντα. Το Outlook συνδέεται ταυτόχρονα με το Exchange και το SharePoint χωρίς πρόβλημα.

Οι πιθανότητες είναι ότι, εάν ποτέ εμπλακείτε με τις υπηρεσίες ομάδας SharePoint, θα το κάνετε επειδή κάποιος σας ζητά να γίνετε μέλος μιας κοινόχρηστης ομάδας. Εάν κανείς δεν σας ρωτήσει ποτέ, δεν χρειάζεται να το σκεφτείτε και μπορείτε να παραλείψετε τις ακόλουθες ενότητες.

Γίνετε μέλος μιας ομάδας του SharePoint

Το πρώτο κλειδί για το ξεκλείδωμα του SharePoint είναι ένα e-mail που σας ζητά να εγγραφείτε σε μια ομάδα του SharePoint. Το μήνυμα είναι ένα συνηθισμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει το όνομα χρήστη, τον κωδικό πρόσβασής σας και έναν σύνδεσμο προς την τοποθεσία του SharePoint.

Κάντε κλικ στον σύνδεσμο.

Το πρόγραμμα περιήγησής σας ανοίγει σε έναν ιστότοπο που είναι αφιερωμένος στις δραστηριότητες της ομάδας στην οποία σας ζητήθηκε να συμμετάσχετε. Κάθε τοποθεσία του SharePoint έχει διαφορετική εμφάνιση. κάντε κλικ στους συνδέσμους στον ιστότοπο για να δείτε τι έχει να προσφέρει.

Συνδεθείτε με το όνομα και τον κωδικό πρόσβασης που υπάρχουν στο e-mail.

Συνδέστε το Outlook με τα δεδομένα του SharePoint

Ορισμένα τμήματα ενός ιστότοπου του SharePoint μπορούν να συνδεθούν στο Outlook, έτσι ώστε οι πληροφορίες από τον ιστότοπο να εμφανίζονται αυτόματα στο Outlook. Εάν δείτε ένα εικονίδιο στον ιστότοπο του SharePoint με την ένδειξη Connect to Outlook, μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτό το εικονίδιο για να στείλετε τις πληροφορίες από αυτήν τη σελίδα απευθείας στο Outlook.

Πρόσβαση σε δεδομένα του SharePoint από το Outlook

Το Microsoft Office είναι στενά ενσωματωμένο με το SharePoint. Εάν σας παραχωρηθούν τα κατάλληλα δικαιώματα, το Outlook μπορεί να έχει πρόσβαση σχεδόν σε οποιαδήποτε πληροφορία στην τοποθεσία του SharePoint και να διατηρεί τις εκδόσεις των εγγράφων που είναι αποθηκευμένες στην τοποθεσία του SharePoint σε συγχρονισμό με εκείνες που είναι αποθηκευμένες στα συστήματά σας — και αντίστροφα.

Οι πληροφορίες που στέλνει το SharePoint στο Outlook εμφανίζονται στο δικό του σύνολο φακέλων SharePoint. Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στη γραμμή πλοήγησης, θα δείτε ότι το SharePoint περιλαμβάνει φακέλους ως μέρος της λίστας. Κάντε κλικ σε οποιονδήποτε φάκελο του SharePoint για να δείτε τι υπάρχει μέσα.

Αυτοί οι φάκελοι έχουν κοινόχρηστα έγγραφα, όπως αρχεία Word, Excel και PowerPoint. Όταν επιλέγετε ένα έγγραφο, εμφανίζεται μια προεπισκόπηση του στο παράθυρο Ανάγνωση — εάν κάνετε διπλό κλικ σε ένα έγγραφο, το έγγραφο ανοίγει στη δική του εφαρμογή, όπως το Word.

Εάν έχετε τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να επεξεργαστείτε το έγγραφο εκτός σύνδεσης και, στη συνέχεια, να στείλετε το ενημερωμένο έγγραφο στην τοποθεσία του SharePoint με τις αλλαγές σας. Ωστόσο, συνήθως δεν μπορείτε να προσθέσετε νέα στοιχεία στους φακέλους του SharePoint απευθείας μέσω του Outlook. Αντίθετα, συνήθως προσθέτετε πληροφορίες στο SharePoint μέσω της αντίστοιχης εφαρμογής του Microsoft Office (όπως το Word) ή όταν είστε συνδεδεμένοι στην τοποθεσία του SharePoint με το πρόγραμμα περιήγησής σας στο Web.

Μπορείτε να προβάλετε κοινόχρηστα ημερολόγια και εργασίες του SharePoint στο Outlook ακριβώς με τον ίδιο τρόπο που προβάλλετε τα ημερολόγια ή τις πληροφορίες εργασιών του Outlook. Εμφανίζονται στις ίδιες λίστες με τα δικά σας ημερολόγια και εργασίες — μπορείτε ακόμη και να προβάλετε τα κοινόχρηστα ημερολόγια δίπλα-δίπλα με το δικό σας ημερολόγιο. Εάν έχετε τα σωστά δικαιώματα, μπορείτε να αλλάξετε τα ημερολόγια και τις εργασίες ή να δημιουργήσετε νέες εγγραφές.

Λοιπόν, πότε είναι πιο πιθανό να τρέξετε στο SharePoint και πότε θα χρησιμοποιήσετε το Exchange; Το Exchange είναι το πλέον κατάλληλο για επικοινωνία, προγραμματισμό και ρύθμιση εργασιών μεταξύ ατόμων που μοιράζονται το ίδιο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ το SharePoint είναι πιο κατάλληλο για άτομα που πρέπει να συνεργαστούν με κοινόχρηστα έγγραφα και πληροφορίες — ειδικά για εκείνους που δεν μοιράζονται τα ίδια σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή εταιρικούς πόρους.