Τρόπος χρήσης των συναρτήσεων βάσης δεδομένων στο Excel 2013

Το Excel 2013 περιλαμβάνει έναν αριθμό συναρτήσεων βάσης δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τον υπολογισμό στατιστικών στοιχείων, όπως το σύνολο, ο μέσος όρος, το μέγιστο, το ελάχιστο και η καταμέτρηση σε ένα συγκεκριμένο πεδίο της λίστας δεδομένων μόνο όταν πληρούνται τα κριτήρια που καθορίζετε.

Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DSUM σε μια λίστα δεδομένων υπαλλήλων για να υπολογίσετε το άθροισμα όλων των μισθών για υπαλλήλους που προσλήφθηκαν μετά την 1η Ιανουαρίου 2000 ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DCOUNT για να υπολογίσετε τον αριθμό των εγγραφών στη λίστα δεδομένων για το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.

Οι συναρτήσεις της βάσης δεδομένων, ανεξάρτητα από τη διαφορά στα ονόματα (και ξεκινούν όλες με το γράμμα D ) και τους υπολογισμούς που εκτελούν, λαμβάνουν όλα τα ίδια τρία ορίσματα όπως απεικονίζονται στη συνάρτηση DAVERAGE:

DAVERAGE ( βάση δεδομένων, πεδίο, κριτήρια )

Τα ορίσματα για τις συναρτήσεις της βάσης δεδομένων απαιτούν τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Η d atabase είναι το όρισμα που καθορίζει την περιοχή που περιέχει τη λίστα και πρέπει να περιλαμβάνει τη σειρά των ονομάτων πεδίων στην επάνω σειρά.

• f ield είναι το επιχείρημα που καθορίζει το πεδίο των οποίων οι τιμές πρέπει να υπολογίζονται από τη συνάρτηση βάσης δεδομένων (κατά μέσο όρο στην περίπτωση της συνάρτησης DAVERAGE). Μπορείτε να καθορίσετε αυτό το όρισμα κλείνοντας το όνομα του πεδίου σε διπλά εισαγωγικά (όπως στο "Μισθός" ή "Ημερομηνία πρόσληψης"), ή μπορείτε να το κάνετε εισάγοντας τον αριθμό της στήλης στη λίστα δεδομένων (μετρώντας από αριστερά προς τα δεξιά με το πρώτο πεδίο να υπολογίζεται ως 1).

• Το c riteria είναι το όρισμα που καθορίζει τη διεύθυνση του εύρους που περιέχει τα κριτήρια που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε ποιες τιμές υπολογίζονται. Αυτή η περιοχή πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα όνομα πεδίου που υποδεικνύει το πεδίο του οποίου οι τιμές πρόκειται να αξιολογηθούν και ένα κελί με τις τιμές ή την έκφραση που θα χρησιμοποιηθούν στην αξιολόγηση.

Σημειώστε ότι κατά τον καθορισμό του ορίσματος πεδίου , πρέπει να ανατρέξετε σε μια στήλη στη λίστα δεδομένων που περιέχει αριθμητικά δεδομένα ή δεδομένα ημερομηνίας για όλες τις συναρτήσεις της βάσης δεδομένων με εξαίρεση το DGET. Όλες οι υπόλοιπες συναρτήσεις της βάσης δεδομένων δεν μπορούν να εκτελέσουν υπολογισμούς σε πεδία κειμένου.

Εάν κατά λάθος καθορίσετε μια στήλη με καταχωρίσεις κειμένου ως το όρισμα πεδίου για αυτές τις συναρτήσεις βάσης δεδομένων, το Excel επιστρέφει μια τιμή σφάλματος ή 0 ως αποτέλεσμα. Ο πίνακας παραθέτει τις διάφορες λειτουργίες βάσης δεδομένων που είναι διαθέσιμες στο Excel μαζί με μια εξήγηση του τι υπολογίζει η καθεμία. (Ξέρετε ήδη ποια επιχειρήματα παίρνει ο καθένας.)

Οι Λειτουργίες Βάσης Δεδομένων στο Excel

Οι συναρτήσεις της βάσης δεδομένων χρησιμοποιούνται πολύ σπάνια για να βαθμολογήσουν το δικό τους κουμπί εντολών στην καρτέλα Τύποι της Κορδέλας. Ως αποτέλεσμα, για να τα χρησιμοποιήσετε σε ένα φύλλο εργασίας, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Οδηγός λειτουργιών ( fx ) στη γραμμή τύπων και, στη συνέχεια, να επιλέξετε Βάση δεδομένων από το πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Επιλογή κατηγορίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη συνάρτηση για χρήση ή πληκτρολόγηση της βάσης δεδομένων λειτουργούν απευθείας στο κύτταρο.

Το κελί C2 στο φύλλο εργασίας που φαίνεται σε αυτό το σχήμα περιέχει τον ακόλουθο τύπο:

=DSUM(A3:J35,"Μισθός",F1:F2)

Αυτή η συνάρτηση DSUM υπολογίζει το σύνολο όλων των μισθών στη λίστα δεδομένων που υπερβαίνουν τα 55.000 $. Αυτό το σύνολο είναι 468.500 $, όπως φαίνεται στο κελί C2, το οποίο περιέχει τον τύπο.

Για να εκτελέσετε αυτόν τον υπολογισμό, καθορίστε την περιοχή A3:J35, η οποία περιέχει ολόκληρη τη λίστα δεδομένων. Αυτή η περιοχή περιλαμβάνει την επάνω σειρά των ονομάτων πεδίων ως το όρισμα της βάσης δεδομένων (το οποίο το Excel 2013 μετέτρεψε αυτόματα στο αντίστοιχο όνομα περιοχής, Πίνακας 2[#Όλα]).

Στη συνέχεια, καθορίστε το "Μισθός" ως το όρισμα πεδίου της συνάρτησης DSUM επειδή αυτό είναι το όνομα του πεδίου που περιέχει τις τιμές που θέλετε να αθροιστούν. Τέλος, καθορίστε το εύρος E1:E2 ως το όρισμα κριτηρίων της συνάρτησης DSUM επειδή αυτά τα δύο κελιά περιέχουν το εύρος κριτηρίων που δηλώνει ότι πρέπει να αθροιστούν μόνο οι τιμές που υπερβαίνουν το 55000 στο πεδίο Μισθός.