Τρόπος υποβολής ερωτημάτων σε πίνακες βάσης δεδομένων Access Access για εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων στο Excel 2013

Το Excel 2013 διευκολύνει την εισαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας από άλλους πίνακες βάσης δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί με αυτόνομα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (όπως η Microsoft Access), μια διαδικασία γνωστή ως δημιουργία ερωτήματος εξωτερικών δεδομένων .

Για να κάνετε ένα ερώτημα εξωτερικών δεδομένων σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων της Access, κάντε κλικ στο κουμπί εντολής From Access στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας ή πατήστε Alt+AFA. Το Excel ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων όπου επιλέγετε το όνομα της βάσης δεδομένων της Access και, στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο Άνοιγμα.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε τον πίνακα δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε στο φύλλο εργασίας. Αφού επιλέξετε τον πίνακα δεδομένων και κάνετε κλικ στο OK σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων.

Το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή δεδομένων περιέχει τις ακόλουθες επιλογές:

• Πίνακας για εισαγωγή των δεδομένων στον πίνακα δεδομένων της Access σε έναν πίνακα του Excel είτε στο τρέχον είτε στο νέο φύλλο εργασίας — ανατρέξτε στην ενότητα Υπάρχον φύλλο εργασίας και καταχωρήσεις νέων φύλλων εργασίας που ακολουθούν

• Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα για εισαγωγή των δεδομένων στον πίνακα δεδομένων της Access σε έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα που μπορείτε να δημιουργήσετε με τα δεδομένα της Access

• Συγκεντρωτικό γράφημα για εισαγωγή των δεδομένων στον πίνακα δεδομένων της Access σε έναν νέο συγκεντρωτικό πίνακα με ένα ενσωματωμένο συγκεντρωτικό γράφημα που μπορείτε να δημιουργήσετε από τα δεδομένα της Access

• Μόνο Δημιουργία σύνδεσης για σύνδεση με τα δεδομένα στον επιλεγμένο πίνακα δεδομένων της Access χωρίς να εισάγετε τα δεδομένα του στο φύλλο εργασίας του Excel

• Υπάρχον φύλλο εργασίας (προεπιλογή) για εισαγωγή των δεδομένων στον πίνακα δεδομένων της Access στο τρέχον φύλλο εργασίας ξεκινώντας από την τρέχουσα διεύθυνση κελιού που αναφέρεται στο παρακάτω πλαίσιο κειμένου

• Νέο φύλλο εργασίας για εισαγωγή των δεδομένων στον πίνακα δεδομένων της Access σε ένα νέο φύλλο που προστίθεται στην αρχή του βιβλίου εργασίας

Μπορείτε να δείτε ένα φύλλο εργασίας του Excel μετά την εισαγωγή του πίνακα δεδομένων τιμολογίων από το δείγμα βάσης δεδομένων Northwind Access ως νέο πίνακα δεδομένων στο Excel. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Αυτόματου Φίλτρου που είναι συνδεδεμένα στα διάφορα πεδία για να ταξινομήσετε και να φιλτράρετε τα δεδομένα.

Το Excel διατηρεί μια λίστα με όλα τα ερωτήματα εξωτερικών δεδομένων που κάνετε, ώστε να μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε ξανά για να εισάγετε ενημερωμένα δεδομένα από άλλη βάση δεδομένων ή ιστοσελίδα. Για να επαναχρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα, κάντε κλικ στο κουμπί Υπάρχουσες συνδέσεις στην καρτέλα Δεδομένα (Alt+AX) για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Υπάρχουσες συνδέσεις για πρόσβαση σε αυτήν τη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του ερωτήματος για επανάληψη.

Οι βάσεις δεδομένων που δημιουργούνται και διατηρούνται με τη Microsoft Access δεν είναι, φυσικά, οι μόνες εξωτερικές πηγές δεδομένων στις οποίες μπορείτε να εκτελέσετε εξωτερικά ερωτήματα δεδομένων. Για να εισαγάγετε δεδομένα από άλλες πηγές, κάντε κλικ στο κουμπί Από άλλες πηγές στην καρτέλα Δεδομένα ή πατήστε Alt+AFO για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού με τις ακόλουθες επιλογές:

• Από τον SQL Server για εισαγωγή δεδομένων από έναν πίνακα SQL Server

• Από τις Υπηρεσίες ανάλυσης για εισαγωγή δεδομένων από έναν κύβο ανάλυσης διακομιστή SQL

• Από το Windows Azure Marketplace για εισαγωγή δεδομένων από οποιονδήποτε από τους διάφορους παρόχους υπηρεσιών marketplace — σημειώστε ότι πρέπει να παρέχετε τη θέση του αρχείου (συνήθως μια διεύθυνση URL) και το κλειδί του λογαριασμού σας για να μπορέσετε να εισαγάγετε δεδομένα αγοράς στο Excel.

• Από το OData Data Feed για εισαγωγή δεδομένων από οποιονδήποτε πίνακα βάσης δεδομένων ακολουθώντας το Open Data Protocol (συντομευμένο σε OData) — σημειώστε ότι πρέπει να παρέχετε τη θέση του αρχείου (συνήθως μια διεύθυνση URL) και το αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στη ροή δεδομένων OData για να μπορέσετε εισάγετε οποιοδήποτε από τα δεδομένα του στο Excel

• Από την εισαγωγή δεδομένων XML για εισαγωγή δεδομένων από ένα αρχείο XML που ανοίγετε και αντιστοιχίζετε

• Από τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων για εισαγωγή δεδομένων από έναν πίνακα βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων και το OLEDB (Βάση δεδομένων σύνδεσης και ενσωμάτωσης αντικειμένων)

• Από το Microsoft Query για εισαγωγή δεδομένων από έναν πίνακα βάσης δεδομένων χρησιμοποιώντας το Microsoft Query και το ODBC (Συνδεσιμότητα ανοιχτής βάσης δεδομένων)