Τρόπος πλοήγησης στον ανοιχτό χώρο εργασίας της Access 2019

Εάν κάνετε αναβάθμιση σε Access (ή Office) 2019 από τη διεπαφή του 2013 ή του 2016, θα διαπιστώσετε ότι σας φαίνεται πολύ οικείο — και θα διαπιστώσετε ότι πολλά από αυτά είναι ίδια με αυτά που έχετε συνηθίσει.

Ας ξεκινήσουμε με την καρτέλα Αρχείο, όπου μια κατακόρυφη λίστα εντολών δημιουργεί αλλαγές με ευαισθησία στο περιβάλλον στον κύριο χώρο εργασίας — ουσιαστικά τα πάντα στα δεξιά αυτού του αριστερού πίνακα μενού.

• Για να ξεκινήσετε μια νέα βάση δεδομένων, κάντε κλικ στη λέξη Νέο στο κατακόρυφο μενού επιλογών της καρτέλας Αρχείο. Τα βασικά πρότυπα εμφανίζονται μαζί με το κουμπί Κενή βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας. Τις περισσότερες φορές, θα κάνετε κλικ στο κουμπί Blank Desktop Database, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε μια πλήρως προσαρμοσμένη βάση δεδομένων.
• Εάν έχετε ανοίξει μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, κάντε κλικ στην εντολή Info (όπως φαίνεται) για να λάβετε σημαντικά στατιστικά στοιχεία που σχετίζονται με την ανοιχτή βάση δεδομένων. Εμφανίζονται δύο μεγάλα κουμπιά και ένας σύνδεσμος, από τον οποίο μπορείτε να κάνετε Compact & Repair τα αρχεία της βάσης δεδομένων, να κρυπτογραφήσετε την ανοιχτή βάση δεδομένων με κωδικό πρόσβασης ή να δείτε τις Ιδιότητες για την ανοιχτή βάση δεδομένων κάνοντας κλικ στο σύνδεσμο Προβολή και Επεξεργασία Ιδιοτήτων βάσης δεδομένων.
• Οι εντολές Αποθήκευση, Αποθήκευση ως, Εκτύπωση και Επιλογές καθεμία οδηγεί είτε σε περισσότερες επιλογές εντολών είτε σε ένα πλαίσιο διαλόγου. Για παράδειγμα, η επιλογή Αποθήκευση ως παράγει δύο επιλογές — για αποθήκευση της ανοιχτής βάσης δεδομένων με νέο όνομα (Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως) ή για αποθήκευση μιας νέας έκδοσης του ενεργού αντικειμένου βάσης δεδομένων (Αποθήκευση αντικειμένου ως), η οποία σας επιτρέπει να αποθηκεύσετε τον πίνακα, φόρμα , ερώτημα ή αναφορά που έχετε ανοίξει εκείνη τη στιγμή με νέο όνομα.

Όσον αφορά τη διεπαφή, οι χρήστες της Access θα βρουν μια παρηγορητική ομοιότητα με προηγούμενες (μετά το 2007) εκδόσεις της Access.

Προς το παρόν, θα σας δείξω τον βασικό χώρο εργασίας σε τρεις καταστάσεις:

• Όταν ανοίξει για πρώτη φορά η Access
• Όταν δημιουργείται μια νέα βάση δεδομένων, είτε από την αρχή είτε όταν έχετε ξεκινήσει με ένα από τα πρότυπα βάσης δεδομένων της Access
• Όταν εργάζεστε σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Είστε έτοιμοι λοιπόν να βουτήξετε. Μπράβο, εσείς! Είναι εύκολο να ξεκινήσετε την Access. Μπορείτε να ξεκινήσετε την εφαρμογή με πολλούς τρόπους, καλύπτοντας σχεδόν κάθε κατάσταση στην οποία βρίσκεστε. Είτε ξεκινάτε την Access για να προβάλετε και να επεξεργαστείτε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων της Access (η οποία σας δίνει αυτό που βλέπετε εδώ) είτε πρόκειται να δημιουργήσετε τη δική σας (η οποία ανοίγει την εφαρμογή και εμφανίζει τα εικονίδια προτύπου, που φαίνονται στο δεύτερο σχήμα), μπορείτε να φτάσετε στα εργαλεία που χρειάζεστε αμέσως. Αυτό το πρώτο σχήμα δείχνει μια υπάρχουσα βάση δεδομένων ανοιχτή σε έναν από τους πίνακες της. Τα άλλα στοιχεία του παρατίθενται στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας.

Η Open Access και η υπάρχουσα βάση δεδομένων σας με μια πτώση.

Μπορείτε να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων κάνοντας διπλό κλικ με το όνομά της στο παράθυρο Εξερεύνηση αρχείων ή από ένα εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας σας. Μπορείτε να ξεκινήσετε την Access από το μενού Έναρξη ή τη γραμμή εργασιών (αν έχετε καρφιτσώσει την Access σε αυτήν) και, στη συνέχεια, να επιλέξετε με ποια υπάρχουσα βάση δεδομένων θέλετε να εργαστείτε. Μπορείτε να ξεκινήσετε μια νέα, κενή βάση δεδομένων από την αρχή. ή μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα από τα πρότυπα της Access.

Αυτό το σχήμα δείχνει τα διάφορα εικονίδια προτύπου που εμφανίζονται όταν επιλέγετε Νέο από το αριστερό πλαίσιο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από το τίποτα ή από κάτι — με τη μορφή προτύπου Access.

Εάν ανοίξατε την Access χρησιμοποιώντας το μενού Έναρξη ή ένα εικονίδιο επιφάνειας εργασίας/γραμμής εργασιών και τώρα θέλετε να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Άνοιγμα στον πίνακα στα αριστερά (όπως φαίνεται).

Ανοίξτε μια υπάρχουσα ή πρόσφατα χρησιμοποιημένη βάση δεδομένων.

Αυτό σας επιτρέπει να ανοίξετε είτε μια βάση δεδομένων που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα είτε να αναζητήσετε μια που δεν έχετε ανοίξει εδώ και καιρό. Η λίστα επιλογών της εντολής Open περιλαμβάνει:

• Πρόσφατα: Εμφανίζει τη λίστα με τα πρόσφατα χρησιμοποιημένα αρχεία και φακέλους. Όταν χρησιμοποιείτε τη λίστα Πρόσφατα, κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τις πρόσφατες βάσεις δεδομένων που παρατίθενται ανοίγει αυτό το κορδόνι προς τα επάνω, εμφανίζοντας τα μέρη του στον πίνακα στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας.
• Τοποθεσίες: Ανοίγει έναν επιλεγμένο φάκελο στον διακομιστή SharePoint.
• Αυτός ο υπολογιστής: Παρέχει μια λίστα με αρχεία βάσης δεδομένων που βρέθηκαν στον τελευταίο φάκελο που χρησιμοποιήσατε για να αποθηκεύσετε μια βάση δεδομένων της Access. Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ποτέ μια βάση δεδομένων της Access στην ανοιχτή εγκατάσταση της Access, αυτό θα σας μεταφέρει στον φάκελο Documents, την προεπιλεγμένη θέση των Windows για να αποθηκεύσετε αρχεία που δημιουργούνται σε οποιαδήποτε εφαρμογή που εκτελείται στον υπολογιστή σας.
• Προσθήκη μέρους: Προσθέτει τοποθεσίες SharePoint και OneDrive.
• Περιήγηση: Ανοίγει ένα παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα μέσω του οποίου μπορείτε να πλοηγηθείτε στη μονάδα δίσκου ή/και στον φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

Αυτό είναι, πραγματικά — οποιοσδήποτε τρόπος θέλετε να ξεκινήσετε είναι διαθέσιμος είτε ανοίγοντας την εφαρμογή Access από το μενού Έναρξη, την επιφάνεια εργασίας ή τη γραμμή εργασιών — είτε την Εξερεύνηση αρχείων, εάν θέλετε να ανοίξετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων (.accdb) και ξεκινήστε ταυτόχρονα την Access και την επιλεγμένη βάση δεδομένων σας.

Αφού αρχίσετε να εργάζεστε, ωστόσο, είναι ώρα να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία στην οθόνη που δεν εμφανίζονται μέχρι να ανοίξετε μια βάση δεδομένων. Διαβάστε παρακάτω για μια ανεμοστρόβιλη περιήγηση στον χώρο εργασίας της Access, συμπεριλαμβανομένων προβολών και επεξηγήσεων όλων των σημαντικών κουδουνιών, σφυρίχτρες και κουμπιών.