Τρόπος κοινής χρήσης φύλλων εργασίας στο Excel 2013

Το Excel 2013 διευκολύνει την κοινή χρήση των υπολογιστικών φύλλων σας με έμπιστους πελάτες και συναδέλφους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές στην οθόνη Κοινή χρήση στην προβολή Backstage για να στείλετε φύλλα εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα στείλετε με Άμεσο μήνυμα σε άλλους που έχουν πρόσβαση στο Excel. Εάν έχετε εγκατεστημένο το λογισμικό διαδικτυακών συσκέψεων Lync της Microsoft στη συσκευή σας, μπορείτε να παρουσιάσετε το φύλλο εργασίας στους άλλους συμμετέχοντες ως μέρος μιας σύσκεψης Lync.

Και αν αποθηκεύσετε τα αρχεία του βιβλίου εργασίας σας στο cloud στο Windows Live SkyDrive σας, μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε τα φύλλα εργασίας προσκαλώντας συναδέλφους και πελάτες να τα ανοίξουν στο Excel στις δικές τους συσκευές ή, αν δεν έχουν Excel, στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού με την εφαρμογή ιστού Excel.

Πώς να μοιράζεστε βιβλία εργασίας μέσω SkyDrive

Για να μοιραστείτε τα βιβλία εργασίας του Excel που έχετε αποθηκεύσει στο SkyDrive, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε το αρχείο βιβλίου εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αρχείο→ Κοινή χρήση (Alt+FH).

Το Excel ανοίγει την οθόνη Κοινή χρήση με επιλεγμένη την επιλογή Πρόσκληση ατόμων.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Πληκτρολογήστε ονόματα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, ξεκινήστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση e-mail του πρώτου ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας.

Καθώς πληκτρολογείτε, το Excel αντιστοιχίζει τα γράμματα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε καταχωρίσει στο Βιβλίο διευθύνσεών σας. Όταν εντοπίσει πιθανές αντιστοιχίσεις, εμφανίζονται σε ένα αναπτυσσόμενο μενού και μπορείτε να επιλέξετε τη διεύθυνση e-mail του ατόμου κάνοντας κλικ στο όνομα στη λίστα.

Για να βρείτε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα διευθύνσεών σας και να τις προσθέσετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση στο βιβλίο διευθύνσεων για τις επαφές. Για να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας με πολλά άτομα, πληκτρολογήστε ένα ερωτηματικό (;) μετά από κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Can Edit και επιλέξτε Can View στο μενού για να αποτρέψετε τα άτομα που προσκαλείτε να κάνουν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που μοιράζεστε.

Από προεπιλογή, το Excel 2013 επιτρέπει στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας σας να κάνουν αλλαγές επεξεργασίας στο βιβλίο εργασίας που αποθηκεύονται αυτόματα στο SkyDrive σας. Εάν θέλετε να περιορίσετε τους παραλήπτες σας να ελέγχουν τα δεδομένα χωρίς να μπορείτε να κάνετε αλλαγές, φροντίστε να αντικαταστήσετε την επιλογή Can Edit με Can View προτού μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Συμπερίληψη προσωπικού μηνύματος με την πρόσκληση και πληκτρολογήστε οποιοδήποτε προσωπικό μήνυμα που θέλετε να ενσωματώσετε ως μέρος του e-mail με τη γενική πρόσκληση για κοινή χρήση του αρχείου.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί μια γενική πρόσκληση.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαίτηση χρήστη για σύνδεση πριν από την πρόσβαση στο έγγραφο, εάν θέλετε τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το βιβλίο εργασίας να πρέπει να συνδεθούν σε έναν λογαριασμό Windows Live για να μπορέσουν να ανοίξουν το βιβλίο εργασίας.

Μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εκτός εάν δίνετε τα στοιχεία σύνδεσής σας στους παραλήπτες της πρόσκλησης μέσω email και μην δίνετε αυτές τις πληροφορίες σύνδεσης σε κανέναν που δεν εμπιστεύεστε πλήρως.

Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση.

Μόλις κάνετε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση, το Excel αποστέλλει με email την πρόσκληση για κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας σε καθέναν από τους παραλήπτες που έχουν εισαχθεί στο πλαίσιο κειμένου Τύπος ονόματα ή διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα προσθέτει επίσης τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους και την κατάσταση επεξεργασίας κάθε παραλήπτη στην ενότητα Κοινή χρήση στο κάτω μέρος της οθόνης Κοινή χρήση.

Όλα τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια υπερ-σύνδεση προς το βιβλίο εργασίας στο SkyDrive σας. Όταν ακολουθήσουν αυτόν τον σύνδεσμο, ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας ανοίγει σε μια νέα σελίδα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησής τους χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ιστού Excel.

Πώς να αποκτήσετε έναν σύνδεσμο κοινής χρήσης

Αντί να στέλνετε προσκλήσεις μέσω e-mail σε μεμονωμένους παραλήπτες με συνδέσμους προς τα βιβλία εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε στο SkyDrive σας, μπορείτε να δημιουργήσετε υπερσυνδέσμους προς αυτούς τους οποίους μπορείτε στη συνέχεια να τους διαθέσετε σε όλα τα άτομα που χρειάζονται ηλεκτρονική επεξεργασία ή πρόσβαση σε έλεγχο.

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς ένα βιβλίο εργασίας που είναι ανοιχτό στο Excel 2013 που είναι αποθηκευμένο στο SkyDrive σας, ορίζετε την επιλογή Λήψη συνδέσμου κοινής χρήσης στην οθόνη Κοινή χρήση στην προβολή Παρασκηνίου (Alt+FHL).

Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο μόνο για προβολή που δεν επιτρέπει την επεξεργασία, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία συνδέσμου στα δεξιά της επιλογής Προβολή συνδέσμου που εμφανίζεται στην οθόνη Κοινή χρήση κάτω από την επικεφαλίδα Λήψη συνδέσμου κοινής χρήσης. Για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο επεξεργασίας που να επιτρέπει την ηλεκτρονική επεξεργασία αντί για έναν σύνδεσμο μόνο για προβολή, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία συνδέσμου στα δεξιά της επιλογής Επεξεργασία συνδέσμου στη θέση του.

Το Excel εμφανίζει τη μεγάλη και πολύπλοκη υπερ-σύνδεση για την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας σας κάτω από την επικεφαλίδα Προβολή συνδέσμου ή Επεξεργασία συνδέσμου. Το πρόγραμμα εμφανίζει επίσης μια λίστα με οποιοδήποτε από τα άτομα με τα οποία έχετε ήδη μοιραστεί το βιβλίο εργασίας, υποδεικνύοντας ότι οποιοσδήποτε με σύνδεσμο προβολής μπορεί να δει το βιβλίο εργασίας ή με σύνδεσμο επεξεργασίας μπορεί να το επεξεργαστεί κάτω από μια επικεφαλίδα Κοινόχρηστοι σύνδεσμοι.

Πώς να δημοσιεύσετε συνδέσμους σε κοινωνικά δίκτυα

Στο Excel 2013, μπορείτε τώρα να δημοσιεύσετε έναν σύνδεσμο προβολής σε οποιοδήποτε βιβλίο εργασίας που είναι αποθηκευμένο στο SkyDrive σας, τα δεδομένα του οποίου θέλετε να μοιραστείτε με τους φίλους και τους ακόλουθούς σας σε οποιοδήποτε από τα κοινωνικά δίκτυα.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που είναι αποθηκευμένο στο SkyDrive που θέλετε να μοιραστείτε. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Δημοσίευση σε κοινωνικά δίκτυα στην οθόνη Κοινή χρήση (Atl+FHN). Στη συνέχεια, το Excel εμφανίζει τα ονόματα που προηγούνται από πλαίσια ελέγχου για καθένα από τα κοινωνικά δίκτυα στα οποία είστε μέλος κάτω από την επικεφαλίδα Δημοσίευση σε κοινωνικά δίκτυα στη δεξιά πλευρά της οθόνης Κοινή χρήση.

Στη συνέχεια, επιλέγετε το πλαίσιο ελέγχου για κάθε κοινωνικό δίκτυο στο οποίο θέλετε να δημοσιεύσετε έναν σύνδεσμο προς το βιβλίο εργασίας σας στη σελίδα σας για τους φίλους και τους ακόλουθούς σας. Εάν θέλετε να προσθέσετε ένα μήνυμα σχετικά με το φύλλο εργασίας που μοιράζεστε, πληκτρολογήστε το παρακάτω στο πλαίσιο κειμένου Συμπερίληψη προσωπικού μηνύματος με την πρόσκληση. Στη συνέχεια, κάνετε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση.