Τρόπος κοινής χρήσης πόρων του Microsoft Project

Πολλοί οργανισμοί που χρησιμοποιούν το Microsoft Project 2019 διαχειρίζονται πολλά έργα ταυτόχρονα. Μερικές φορές, ένα έργο είναι το μόνο έργο του τύπου του σε μια εταιρεία, όπως η οργάνωση μιας μετακόμισης γραφείου. Άλλα έργα, όπως ένα έργο σχεδιασμού κτιρίου σε ένα αρχιτεκτονικό γραφείο, συμβαίνουν ταυτόχρονα με πολλά άλλα παρόμοια έργα και βασίζονται σε πολλούς από τους ίδιους πόρους, όπως αρχιτέκτονες και σχεδιαστές.

Όταν ένας οργανισμός εμπλέκεται σε έργα παρόμοιας φύσης ταυτόχρονα, η άντληση από μια κεντρική δεξαμενή πόρων μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργήσει πόρους που ήδη υπάρχουν. Η παρακολούθηση πόρων στα έργα μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια άλλη λειτουργία Project που εξοικονομεί χρόνο για να αντλήσετε υπάρχοντες πόρους από ένα βιβλίο διευθύνσεων εταιρείας ή από το δικό σας Βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook.

Πώς να δημιουργήσετε αρχεία κοινής χρήσης

Τόσο μεμονωμένοι πόροι όσο και γενικοί πόροι μπορούν να δημιουργηθούν σε ένα κενό έργο ως ομάδα πόρων και να αποθηκευτούν σε μια προσβάσιμη τοποθεσία στο δίκτυο της εταιρείας σας. Στη συνέχεια, οποιοσδήποτε διαχειριστής έργου μπορεί να εκχωρήσει αυτούς τους πόρους στα δικά του έργα. Αυτά τα έργα αναφέρονται στη συνέχεια ως αρχεία κοινής χρήσηςεπειδή μοιράζονται πόρους από τη δεξαμενή πόρων. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια ομάδα ατόμων συντήρησης τα οποία όλοι στην κατασκευαστική εταιρεία σας εκχωρούν σε έργα, δημιουργήστε ένα αρχείο έργου με το όνομα Resource Pools και εισαγάγετε όλους τους πόρους για κοινή χρήση στην προβολή φύλλου πόρων. Ή δημιουργήστε το αρχείο της ομάδας πόρων με το όνομα Διευθύνων Σύμβουλος και αφήστε όλους όσους διαχειρίζονται έργα που απαιτούν τη συμμετοχή του Διευθύνοντος Συμβούλου και αναθέστε τον από αυτήν την κεντρική τοποθεσία. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τα εργαλεία κοινής χρήσης πόρων στο Project για να εκχωρήσετε αυτούς τους πόρους σε εργασίες εντός του σχεδίου σας.

Όταν κάποιος χρησιμοποιεί εκχωρήσεις πόρων από ένα αρχείο κοινής χρήσης, αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται επίσης στο αρχείο της ομάδας πόρων. Στη συνέχεια, οποιοσδήποτε μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτό το αρχείο για να εξετάσει τις κατανομές πόρων σε όλα τα έργα στον οργανισμό.

Τρόπος απομάκρυνσης από τις ομάδες πόρων διαχείρισης έργων

Εάν χρησιμοποιείτε το Project σε όλη την επιχείρησή σας, μπορεί να έχετε ένα σύνολο πόρων, ένα κεντρικό αποθετήριο κοινών πόρων που επιτρέπει στους διαχειριστές έργων να εκχωρούν αυτούς τους πόρους στα διάφορα έργα τους. Χρησιμοποιώντας μια ομάδα πόρων, μπορείτε να σχηματίσετε μια πιο ρεαλιστική ιδέα για το πόσο απασχολημένοι είναι οι πόροι σε όλα τα έργα ανά πάσα στιγμή.

Μην συγχέετε τις ομάδες πόρων με τους εταιρικούς πόρους, οι οποίοι απαιτούν τη ρύθμιση του Project Professional, του Project Server και του Microsoft Office Project Web App. Μια ομάδα πόρων είναι απλώς ένα αρχείο Project που περιέχει μόνο μια λίστα πόρων σε προβολή φύλλου πόρων και αποθηκεύεται σε μια κοινόχρηστη μονάδα δίσκου δικτύου για την ομάδα εργασίας σας ή στον διακομιστή της εταιρείας σας. Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο αρχείο της ομάδας πόρων μπορεί να εκχωρήσει τους πόρους που περιέχει σε έργα. Μια ομάδα πόρων εξοικονομεί από τον κόπο να χρειάζεται να δημιουργεί επανειλημμένα αυτούς τους πόρους στα μεμονωμένα έργα του/της.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε έναν πόρο που είναι διαθέσιμος σε ολόκληρο τον οργανισμό σας, ακολουθήστε αυτήν τη διαδικασία:

Ανοίξτε το αρχείο της ομάδας πόρων και, στη συνέχεια, ανοίξτε το αρχείο που θα είναι το αρχείο κοινής χρήσης.

Δουλεύοντας στο αρχείο κοινής χρήσης, επιλέξτε Πόροι → Δεξαμενή πόρων → Κοινή χρήση πόρων.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Κοινή χρήση πόρων.

Προσδιορίστε τους πόρους για το έργο.
Εάν θέλετε να καθορίσετε ότι ένα έργο θα χρησιμοποιεί μόνο τους δικούς του πόρους (η προεπιλεγμένη ρύθμιση), επιλέξτε την επιλογή Χρήση ιδίων πόρων. Εάν θέλετε να κάνετε κοινή χρήση πόρων, επιλέξτε την επιλογή Χρήση πόρων και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα έργο από τη λίστα Από.

Καθορίστε τι πρέπει να κάνει το Project όταν υπάρχει μια ρύθμιση πόρων σε διένεξη, όπως το ημερολόγιο βάσης πόρων.
Εάν η ρύθμιση του έργου σας θα έχει προτεραιότητα, επιλέξτε την επιλογή Sharer Takes Precedence. Εάν θέλετε η ρύθμιση του pool να είναι κανόνας, επιλέξτε Pool Takes Precedence.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Όλοι οι πόροι στο καθορισμένο σύνολο πόρων προστίθενται στη λίστα πόρων του δικού σας έργου, έτοιμοι να ανατεθούν σε εργασίες.

Αφού προσθέσετε έναν κοινόχρηστο πόρο στο έργο σας, μπορείτε να ενημερώσετε τις πληροφορίες κοινόχρηστων πόρων, σε περίπτωση που το άτομο που διατηρεί αυτούς τους κοινόχρηστους πόρους έχει κάνει μια αλλαγή, όπως αύξηση του ρυθμού του πόρου ανά ώρα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Πόροι → Κοινή χρήση πόρων → Ανανέωση ομάδας πόρων.

Εάν συνδυάσετε ξεχωριστά έργα σε ένα κύριο έργο σε οποιοδήποτε σημείο, το Project σάς επιτρέπει να έχετε διπλούς πόρους. Εάν συνδέσετε τα συνδυασμένα έργα και στη συνέχεια διαγράψετε έναν διπλότυπο πόρο στο κύριο έργο, θα διαγραφεί και στο υποέργο. Μια καλύτερη πρακτική είναι να έχετε όλα τα ξεχωριστά έργα να μοιράζονται πόρους από μια ομάδα πόρων, έτσι ώστε να μην υπάρχουν διπλοί πόροι όταν δημιουργείτε το κύριο αρχείο έργου.

Η άντληση πόρων από τις ομάδες πόρων σας εξοικονομεί χρόνο επειδή δεν χρειάζεται να δημιουργείτε επανειλημμένα αυτούς τους πόρους. Ωστόσο, μπορεί να αναρωτιέστε εάν θα πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο του πόρου σας στο αρχείο της ομάδας πόρων για να δείτε εάν ο πόρος έχει υπερκρατηθεί. Τα περισσότερα έργα στον πραγματικό κόσμο χρησιμοποιούν πόρους που δεν είναι αφιερωμένοι αποκλειστικά σε ένα μόνο έργο. Οι νέοι χρήστες του Project συχνά μπερδεύονται επειδή σχεδόν κάθε άτομο που εργάζεται στα έργα του αφιερώνει χρόνο σε άλλες εργασίες, από τη γενική επικοινωνία με τους συναδέλφους και τους πελάτες έως τις προσπάθειες που επενδύονται σε άλλα έργα. Θα έπρεπε αυτοί οι αρχάριοι να δημιουργήσουν ομάδες πόρων για να λάβουν υπόψη τον χρόνο που μοιράζεται μεταξύ πολλών έργων ταυτόχρονα;

Σε γενικές γραμμές, το να προσπαθείς να παρακολουθείς κάθε λεπτό της ημέρας κάθε πόρου για να δεις αν οι πόροι λειτουργούν 100 τοις εκατό ή 50 τοις εκατό στις εργασίες σου ή μοιράζονται σε πολλά έργα ισοδυναμεί με χάος. Ρωτήστε τον εαυτό σας την εξής ερώτηση: Όταν αυτός ο πόρος λειτουργεί σε μια εργασία στο έργο σας, θα εστιάζει ολόκληρη την προσοχή του σε αυτήν την εργασία εκείνη τη στιγμή; Αν ναι, μπορεί να μην χρειάζεται να χαζεύετε την παρακολούθηση κοινών πόρων σε πολλά έργα. Ειδικά σε πιο σύντομες εργασίες, η αντίσταση στην ανάγκη να μικροδιαχειριστείτε τις προσπάθειες των πόρων σας εκτός του δικού σας έργου συνήθως λειτουργεί καλά. Εάν, από την άλλη πλευρά, έχετε πόρους που λειτουργούν μόνο τον μισό χρόνο ή μοιράζετε το χρόνο μεταξύ δύο έργων τακτικά, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε κοινόχρηστα εργαλεία πόρων για να παρακολουθείτε αυτούς τους πόρους στα έργα.

Τρόπος εισαγωγής πόρων από το Outlook

Το Project σάς επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο για την εισαγωγή πληροφοριών πόρων, επιτρέποντάς σας να αντλήσετε πόρους από το Outlook.

Για να αντλήσετε πόρους από το Outlook, πρέπει να το ορίσετε ως το προεπιλεγμένο πρόγραμμα email: Ανοίξτε το Outlook και όταν σας ρωτήσουν εάν θέλετε να είναι το προεπιλεγμένο σας πρόγραμμα, πείτε ναι.

Όταν εισάγετε έναν ή περισσότερους πόρους του Outlook στο έργο σας, προστίθενται στη λίστα του έργου σας, χρησιμοποιώντας το όνομα του πόρου και τη διεύθυνση email όπως υπάρχουν στο Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook. Το προεπιλεγμένο αρχικό πρώτου γράμματος και ο τύπος εργασίας έχουν επίσης εκ των προτέρων εκχωρηθεί. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε στον πόρο όποιες λεπτομέρειες θέλετε.

Για να εισαγάγετε πόρους από το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook, εμφανίστε την προβολή φύλλου πόρων και ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Μεταβείτε στην καρτέλα Πόρων στην Κορδέλα. Στην ομάδα Εισαγωγή, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη πόρων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Βιβλίο διευθύνσεων.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πόρων.

Κάντε κλικ στο όνομα ενός πόρου στη λίστα Όνομα.

Κάντε κλικ στην Προσθήκη για να τοποθετήσετε το επιλεγμένο όνομα στη λίστα Πόροι.

Επαναλάβετε τα βήματα 2 και 3 για να προσθέσετε στο έργο σας όλα τα ονόματα πόρων που θέλετε να εισαγάγετε.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Τα ονόματα εμφανίζονται τώρα στη λίστα πόρων του έργου, έτοιμα για να τα εκχωρήσετε σε εργασίες.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση των πόρων του Microsoft Project, ανατρέξτε στην ενότητα Τρόπος διαχείρισης πόρων στο Microsoft Project 2019 .