Τρόπος κοινής χρήσης και παρακολούθησης τοποθεσιών του SharePoint

Είναι εύκολο να παρακολουθείτε μια τοποθεσία του SharePoint και να λαμβάνετε ενημερώσεις σχετικά με το τι συμβαίνει σε αυτήν την τοποθεσία. Με την τελευταία έκδοση του SharePoint, η επιλογή είναι τόσο απλή όσο το να κάνετε κλικ σε ένα εικονίδιο αστεριού στην κύρια σελίδα ενός ιστότοπου του SharePoint, όπως φαίνεται.

Κάντε κλικ στο αστέρι σε μια τοποθεσία του SharePoint για να ακολουθήσετε την τοποθεσία.

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή SharePoint Mobile, το αστέρι βρίσκεται μόλις ένα άγγιγμα μακριά, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

Πατήστε το αστέρι στην εφαρμογή SharePoint Mobile για να ακολουθήσετε έναν ιστότοπο.

Μόλις ακολουθήσετε έναν ιστότοπο του SharePoint, θα εμφανιστεί στον κύριο πίνακα εργαλείων του SharePoint — τον κύριο πίνακα εργαλείων που βλέπετε όταν συνδέεστε στο Microsoft Office 365 και κάνετε κλικ στην εφαρμογή SharePoint. Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε στον πίνακα εργαλείων κάνοντας κλικ στο μενού της εφαρμογής (το εικονίδιο βάφλας στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης σας) και κάνοντας κλικ στο SharePoint.

Όταν ακολουθείτε έναν ιστότοπο, θα λαμβάνετε όλες τις ειδήσεις και ενημερώσεις και τη δραστηριότητα στον κύριο πίνακα ελέγχου του SharePoint. Στο παρακάτω σχήμα, μπορείτε να δείτε ότι ακολουθούμε τον ιστότοπο του SharePoint For LuckyTemplates και στην ενότητα "Ειδήσεις από τοποθεσίες", βλέπουμε ότι δημοσιεύτηκε ένα νέο άρθρο ειδήσεων.

Ειδήσεις και δραστηριότητες από τοποθεσίες που ακολουθείτε εμφανίζονται στον πίνακα ελέγχου του SharePoint.

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή SharePoint Mobile, θα δείτε μια καρτέλα Ειδήσεις στην κύρια οθόνη. Αυτή η καρτέλα εμφανίζει όλες τις ειδήσεις και τη δραστηριότητα από τους ιστότοπους που παρακολουθείτε. Η καρτέλα Ειδήσεις εμφανίζεται εδώ.

Οι ειδήσεις και η δραστηριότητα από ιστότοπους που παρακολουθείτε εμφανίζονται στην καρτέλα Ειδήσεις στην εφαρμογή SharePoint Mobile.

Το ίδιο άρθρο ειδήσεων που εμφανίστηκε στο πρόγραμμα περιήγησης ιστού στο παρελθόν εμφανίζεται επίσης εδώ στην εφαρμογή SharePoint Mobile. Αυτό είναι ένα επαναλαμβανόμενο θέμα. Η εφαρμογή SharePoint Mobile εμφανίζει το ίδιο περιεχόμενο που θα βρείτε όταν χρησιμοποιείτε το SharePoint στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Είναι απλώς μια έκδοση για φορητές συσκευές που έχει σχεδιαστεί για να είναι πιο εύκολη στη χρήση σε μικρές συσκευές.

Ο πίνακας εργαλείων του Office 365 SharePoint θα είναι διαθέσιμος μόνο εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint ως μέρος του Office 365. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint On-Premises, επικοινωνήστε με το τμήμα IT για να μάθετε εάν υπάρχει μια ενοποιημένη τοποθεσία που διαθέτουν για ειδοποιήσεις και δραστηριότητα.

Πώς να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για το SharePoint

Εκτός από την παρακολούθηση μιας τοποθεσίας, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ειδοποιήσεις για άλλες περιοχές του SharePoint. Για παράδειγμα, τα έγγραφα αποθηκεύονται σε μια ειδική εφαρμογή κοντέινερ του SharePoint που ονομάζεται Βιβλιοθήκη. Η εφαρμογή Έγγραφα που εμφανίζεται στην αριστερή πλοήγηση του προεπιλεγμένου ιστότοπου της ομάδας σας είναι ένα παράδειγμα. Οι ειδοποιήσεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που κάνουν οι συμπαίκτες σας σε έγγραφα και αντικείμενα.

Πρέπει να έχετε διαμορφώσει μια διεύθυνση email στο προφίλ σας στο SharePoint για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις. Εάν ο διακομιστής SharePoint βρίσκεται στο δίκτυό σας, αυτό συνήθως δεν αποτελεί πρόβλημα. Ωστόσο, το Office 365 ενδέχεται να μην είναι ενσωματωμένο με τις πληροφορίες δικτύου και email σας. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο διαχειριστής σας μπορεί είτε να διαμορφώσει με μη αυτόματο τρόπο τη διεύθυνση email σας είτε να σας χορηγήσει άδεια να το κάνετε.

Για να ρυθμίσετε μια ειδοποίηση για περιεχόμενο στην εφαρμογή Έγγραφα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε το πρόγραμμα περιήγησής σας και μεταβείτε στον ιστότοπο του Microsoft Office .

Συνδεθείτε εάν σας ζητηθεί.

Επιλέξτε την τοποθεσία σας στο SharePoint για να ανοίξετε την τοποθεσία.

Επιλέξτε την εφαρμογή Έγγραφα που εμφανίζεται στο αριστερό παράθυρο πλοήγησης.

Στο επάνω μέρος της εφαρμογής Έγγραφα, κάντε κλικ στην έλλειψη και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Ειδοποίηση, όπως φαίνεται.
Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Alert Me When Items Change.

Επιλέγοντας την επιλογή Alert Me σε μια εφαρμογή SharePoint Documents.

Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint On-Premises και δεν βλέπετε το κουμπί Alert Me, το πιθανότερο είναι ότι ο διαχειριστής σας δεν έχει διαμορφώσει τις ρυθμίσεις εξερχόμενων email. Εάν οι ρυθμίσεις εξερχόμενων email δεν έχουν διαμορφωθεί στην Κεντρική Διαχείριση, το κουμπί Ειδοποίηση απλώς δεν θα εμφανίζεται στους χρήστες. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint Online, ωστόσο, τότε τα εξερχόμενα email έχουν ήδη ρυθμιστεί από τη Microsoft και είστε έτοιμοι.

Στο πλαίσιο κειμένου Τίτλος ειδοποίησης, εισαγάγετε ένα όνομα για την ειδοποίηση.
Προτείνουμε να κάνετε το όνομα κάτι σημαντικό για εσάς στα εισερχόμενά σας, όπως Documents Modified Today – Budget Team Site. Διαφορετικά, δεν έχετε κανένα ουσιαστικό τρόπο να ξεχωρίσετε μια ειδοποίηση από την άλλη.

Στο πλαίσιο κειμένου Αποστολή ειδοποιήσεων σε, εισαγάγετε τα ονόματα των ατόμων εκτός από εσάς που θα πρέπει να λάβουν την ειδοποίηση.
Σωστά, μπορείτε να εγγραφείτε σε άλλα άτομα σε μια ειδοποίηση! Πρέπει να έχετε το δικαίωμα Διαχείρισης ειδοποιήσεων, το οποίο εκχωρείται από προεπιλογή στους Ιδιοκτήτες τοποθεσιών.

Οι οργανισμοί και οι ιδιοκτήτες τοποθεσιών μπορεί να θέλουν να εγγραφούν σε πολλούς χρήστες σε μια ειδοποίηση για να βεβαιωθούν ότι λαμβάνουν σημαντικές ενημερώσεις, καθώς και να τους ενθαρρύνουν να συνεισφέρουν σε έναν πίνακα συζητήσεων, ένα ιστολόγιο ή ένα wiki. Οι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να εξαιρεθούν τροποποιώντας τις ρυθμίσεις στις ρυθμίσεις ειδοποίησης.

Στην ενότητα Μέθοδος παράδοσης, επιλέξτε εάν θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω email ή μηνύματος κειμένου στο κινητό σας τηλέφωνο.
Για τα μηνύματα κειμένου απαιτείται ο διαχειριστής του SharePoint να διαμορφώσει αυτήν την υπηρεσία μέσω τρίτου μέρους, επομένως ενδέχεται να μην μπορείτε να στείλετε ειδοποιήσεις στο τηλέφωνό σας.

Στην ενότητα Τύπος αλλαγής, επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει με τον τύπο των ειδοποιήσεων που θέλετε να λαμβάνετε — Όλες οι αλλαγές, Προστίθενται νέα στοιχεία, Τροποποιούνται υπάρχοντα στοιχεία ή διαγράφονται τα στοιχεία.
Εάν είστε υπεύθυνος για τη διαχείριση μιας εφαρμογής, συνιστούμε να λαμβάνετε μια ειδοποίηση κάθε φορά που διαγράφονται στοιχεία.

Στην ενότητα Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές, επιλέξτε πότε θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις.
Οι επιλογές που βλέπετε εδώ διαφέρουν ανάλογα με το είδος της εφαρμογής με την οποία εργάζεστε. Για παράδειγμα, μια εφαρμογή Tasks σάς επιτρέπει να λαμβάνετε μια ειδοποίηση όταν μια εργασία επισημαίνεται ως Ολοκληρωμένη ή οποιαδήποτε στιγμή αλλάζει η κατάσταση μιας εργασίας υψηλής προτεραιότητας.

Στην ενότητα Πότε να αποστέλλονται ειδοποιήσεις, επιλέξτε τη συχνότητα παράδοσης των ειδοποιήσεών σας.
Μπορείτε να τα λάβετε αμέσως, μία φορά την ημέρα ή μία φορά την εβδομάδα. Μας αρέσει να λαμβάνουμε μια καθημερινή περίληψη. Διαφορετικά, λαμβάνουμε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε την ειδοποίησή σας, όπως φαίνεται.

Δημιουργία νέας ειδοποίησης για μια εφαρμογή SharePoint Documents.

Χρειάζεστε το δικαίωμα Create Alerts για να δημιουργήσετε ειδοποιήσεις. Αυτή η άδεια χορηγείται συνήθως με τη διαμόρφωση εκτός του πλαισίου της ομάδας Site Members SharePoint.

Κάθε φορά που οι χρήστες λένε ότι χρειάζονται μια ροή εργασιών για να λάβουν ειδοποίηση για αλλαγές που έγιναν στα αρχεία έργου, δοκιμάστε πρώτα μια ειδοποίηση. Θα εκπλαγείτε με το πόσο συχνά οι ειδοποιήσεις παρέχουν τις επιλογές που χρειάζονται.

Εάν η εφαρμογή σας έχει προσωπική ή δημόσια προβολή που περιλαμβάνει φίλτρο, μπορείτε να εγγραφείτε σε αλλαγές μόνο σε αυτήν την προβολή. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι θέλετε να λαμβάνετε ειδοποίηση μέσω μηνύματος κειμένου όταν ένα στοιχείο σε μια εφαρμογή Παρακολούθησης προβλημάτων έχει οριστεί η προτεραιότητά του σε Υψηλή. Θα δημιουργήσατε μια προβολή που φιλτράρει την εφαρμογή για ζητήματα υψηλής προτεραιότητας. Επιλέξτε τη φιλτραρισμένη προβολή στην ενότητα Αποστολή ειδοποιήσεων για αυτές τις αλλαγές όταν δημιουργείτε την ειδοποίησή σας και θα λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν τα στοιχεία πληρούν τα κριτήρια φίλτρου.

Τρόπος διαχείρισης ειδοποιήσεων για τοποθεσίες του SharePoint

Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να προσαρμόσετε τις ειδοποιήσεις. Όταν κάνετε κλικ στην έλλειψη (που φαίνεται νωρίτερα στο Σχήμα 10-5), μπορείτε να επιλέξετε Διαχείριση ειδοποιήσεων και να επεξεργαστείτε τυχόν ειδοποιήσεις που έχετε ήδη δημιουργήσει. Αυτό το κουμπί σάς μεταφέρει σε μία σελίδα αντί να πλοηγείστε σε κάθε εφαρμογή όπου έχετε ορίσει μια ειδοποίηση. Η παρακάτω εικόνα δείχνει τη σελίδα Οι ειδοποιήσεις μου.

Διαχείριση των ειδοποιήσεών σας για μια ολόκληρη τοποθεσία του SharePoint.

Για να διαχειριστείτε όλες τις ειδοποιήσεις που έχετε σε έναν συγκεκριμένο ιστότοπο και να τις τροποποιήσετε ή να τις διαγράψετε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Περιηγηθείτε σε μια εφαρμογή στην οποία έχετε εγγραφεί σε μια ειδοποίηση.

Στο αναπτυσσόμενο μενού έλλειψης, επιλέξτε Διαχείριση των ειδοποιήσεών μου.
Εμφανίζεται η σελίδα Οι ειδοποιήσεις μου σε αυτόν τον ιστότοπο.

Επιλέξτε τον κατάλληλο σύνδεσμο για το όνομα ειδοποίησης.
Η Επεξεργασία ειδοποίησης σε αυτήν τη σελίδα ιστότοπου εμφανίζεται με όλες τις επιλογές που προβάλατε όταν δημιουργήσατε για πρώτη φορά την ειδοποίηση. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις όπως θέλετε.
Δεν ρυθμίσατε την ειδοποίηση για αρχή; Μπορείτε ακόμα να διαβάσετε τις ρυθμίσεις και να αλλάξετε τις επιλογές (δείτε τα προηγούμενα βήματα). Οι αλλαγές σας δεν επηρεάζουν τις ρυθμίσεις ειδοποίησης για άλλους, εάν η ειδοποίηση δημιουργήθηκε για πολλούς χρήστες ταυτόχρονα.

Κάντε κλικ στο OK για να τροποποιήσετε την ειδοποίηση με τις νέες ρυθμίσεις σας ή στο Delete για να διαγράψετε την ειδοποίηση.
Η διαγραφή μιας ειδοποίησης που δημιουργήθηκε για εσάς δεν διαγράφει την ειδοποίηση από άλλους χρήστες που ανήκουν στην ομάδα για την οποία δημιουργήθηκε η ειδοποίηση.

Εάν είστε ο διαχειριστής του ιστότοπου, μπορείτε να διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις όλων στον ιστότοπο κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο Ειδοποιήσεις χρήστη στην ενότητα Διαχείριση τοποθεσίας της σελίδας Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

Όταν συμβεί το συμβάν που αντιστοιχεί στην ειδοποίησή σας — για παράδειγμα, η ώρα ή η τοποθεσία ενός συμβάντος ημερολογίου αλλάζει — λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Η ειδοποίηση μέσω email που λαμβάνετε βασίζεται σε ένα πρότυπο. Αυτά τα πρότυπα μπορούν να τροποποιηθούν από τον διαχειριστή σας, ώστε να μπορούν να παρέχουν περισσότερες λεπτομέρειες.