Τρόπος εισαγωγής δεδομένων στο Excel με τον Οδηγό εξαγωγής της Microsoft Access

Η Microsoft Access χρησιμοποιείται σε πολλούς οργανισμούς για τη διαχείριση μιας σειράς πινάκων που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους, όπως ένας πίνακας πελατών, ένας πίνακας παραγγελιών και ένας πίνακας τιμολογίων. Η διαχείριση δεδομένων στην Access παρέχει το πλεονέκτημα μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων στην οποία μπορείτε να διασφαλίσετε την ακεραιότητα των δεδομένων, να αποτρέψετε τον πλεονασμό και να δημιουργήσετε εύκολα σύνολα δεδομένων μέσω ερωτημάτων.

Η Access διαθέτει έναν οδηγό εξαγωγής και είναι σχετικά απλός στη χρήση του. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Με ανοιχτή τη βάση δεδομένων της Access, κάντε κλικ στον πίνακα προορισμού ή στο ερώτημά σας για να τον επιλέξετε.

Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα, επιλέξτε το εικονίδιο του Excel στην ομάδα Εξαγωγή.

Ανοίγει ο οδηγός που βλέπετε εδώ.

Εξαγωγή δεδομένων στο Excel χρησιμοποιώντας τον Οδηγό εξαγωγής του Excel.

Όπως μπορείτε να δείτε, μπορείτε να καθορίσετε ορισμένες επιλογές στον οδηγό εξαγωγής του Excel. Μπορείτε να καθορίσετε τη θέση του αρχείου, τον τύπο αρχείου και ορισμένες επιλογές διατήρησης μορφής.

Στον Οδηγό εξαγωγής του Excel, επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων με μορφοποίηση και διάταξη και, στη συνέχεια, επιλέξτε Άνοιγμα του αρχείου προορισμού μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας εξαγωγής.

Κάντε κλικ στο OK.

Το Excel ανοίγει για να σας δείξει τα εξαγόμενα δεδομένα.

Στην Access, η τελευταία σελίδα στον Οδηγό εξαγωγής, που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα, σας ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τα βήματα εξαγωγής σας. Η αποθήκευση των βημάτων εξαγωγής σας μπορεί να είναι χρήσιμη εάν περιμένετε να στέλνετε συχνά το συγκεκριμένο ερώτημα ή πίνακα στο Excel. Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι σε αντίθεση με το drag and drop, η δυνατότητα αποθήκευσης βημάτων εξαγωγής σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε τις εξαγωγές σας χρησιμοποιώντας μακροεντολές Access.

Χρησιμοποιήστε την επιλογή Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής εάν εξάγετε συχνά τα δεδομένα σας.

Μπορείτε να εξαγάγετε τον πίνακα Access ή το ερώτημά σας σε ένα υπάρχον αρχείο Excel αντί να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο. Σημειώστε όμως ότι το όνομα του εξαγόμενου αντικειμένου θα είναι το όνομα του πίνακα ή του ερωτήματος στην Access. Να είστε προσεκτικοί εάν έχετε ένα αντικείμενο Excel με το ίδιο όνομα στο βιβλίο εργασίας σας, γιατί μπορεί να αντικατασταθεί.

Για παράδειγμα, η εξαγωγή ενός πίνακα της Access με το όνομα PriceMaster σε ένα φύλλο εργασίας του Excel που έχει ήδη ένα φύλλο εργασίας με το όνομα PriceMaster προκαλεί την αντικατάσταση του αρχικού φύλλου εργασίας του Excel PriceMaster. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι το βιβλίο εργασίας στο οποίο εξάγετε είναι κλειστό. Εάν προσπαθήσετε να κάνετε εξαγωγή σε ένα ανοιχτό βιβλίο εργασίας, πιθανότατα θα λάβετε ένα σφάλμα στην Access.