Ακολουθούν δέκα από τα πιο κοινά προβλήματα της Microsoft Access και οι λύσεις τους. Μην εγκαταλείπετε την ελπίδα σας εάν το πρόβλημά σας δεν βρίσκεται σε αυτήν τη λίστα. Το πιθανότερο είναι ότι εάν αντιμετωπίζετε το πρόβλημα, κάποιος άλλος το έχει ήδη και έχει βρει τη λύση. Γι' αυτό το Διαδίκτυο είναι ένας πολύτιμος πόρος.
Ένα από τα πιο δύσκολα πράγματα που πρέπει να κάνετε (αλλά πιο σημαντικό κατά τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων) είναι η σωστή κατασκευή των δομών του πίνακα. Αυτή η διαδικασία είναι γνωστή ως κανονικοποίηση. Μια σωστά κανονικοποιημένη βάση δεδομένων δεν πρέπει ποτέ να έχει μόνο έναν πίνακα που περιέχει περιττές πληροφορίες. Σκεφτείτε τον παρακάτω πίνακα:
| Πελάτης | Διεύθυνση | Πόλη | κατάσταση | Φερμουάρ | Τηλέφωνο |
| Τζόουνς | 125 Main Street | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-1244 |
| Τζόουνς | 125 Main Street | Jonestown | NJ | 08000 | 609-555-7890 |
| Σιδηρουργός | 1542 Jones Hwy | Λαράμι | WY | 82051 | 307-555-5412 |
| Wilson | 78 Smith Circle | Τζόουνς | CA | 90000 | 451-555-8645 |
Βλέπετε τις περιττές πληροφορίες; Εχεις δίκιο. Είναι το όνομα και η διεύθυνση του πελάτη. Τι προκαλεί την απόλυση; Πάλι σωστά! Είναι οι δύο αριθμοί τηλεφώνου για τον πελάτη Jones. Ο σωστός τρόπος για να ομαλοποιήσετε αυτόν τον πίνακα θα ήταν να τον χωρίσετε σε δύο πίνακες — έναν για πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης πελάτη και τον δεύτερο για αριθμούς τηλεφώνου. Αυτό θα εξαλείψει την ανάγκη επανάληψης της δεύτερης εγγραφής Jones στον πίνακα Πελάτες.
Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με την κανονικοποίηση των κενών πινάκων, γεμίστε κάθε πίνακα με πέντε έως δέκα εγγραφές. Η προβολή των πινάκων με δεδομένα συνήθως διευκολύνει τον εντοπισμό προβλημάτων κανονικοποίησης.
Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε την κανονικοποίηση των τραπεζιών σας:
Εξετάστε κάθε πίνακα όπως είναι δομημένος αυτήν τη στιγμή.
Επαναλαμβάνετε άσκοπα οποιαδήποτε πληροφορία (όπως είδατε με τη διεύθυνση και το όνομα πελάτη νωρίτερα);
Εάν έχετε διπλότυπες πληροφορίες, προσδιορίστε γιατί τις επαναλαμβάνετε (για παράδειγμα, τους πολλούς αριθμούς τηλεφώνου για έναν πελάτη).
Χωρίστε το ένα τραπέζι σε δύο πίνακες για να εξαλείψετε τον πλεονασμό.
Επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 3 για κάθε τραπέζι μέχρι να εξαλειφθεί κάθε πλεονασμός.
Μπορεί να διαπιστώσετε ότι η διαίρεση ενός πίνακα σε δύο δεν εξαλείφει όλο τον πλεονασμό σε έναν πίνακα. Σε αυτήν την περίπτωση, συνεχίστε να χωρίζετε τους πίνακες μέχρι να φύγει όλος ο πλεονασμός.
Η αυτόματη στρογγυλοποίηση μπορεί να ματαιώσει τα ζωντανά φώτα της ημέρας, αλλά η διόρθωσή της είναι εύκολη. Από προεπιλογή, η Access ορίζει όλα τα αριθμητικά πεδία ώστε να δέχονται μεγάλους ακέραιους αριθμούς. Όπως ίσως θυμάστε από τις ημέρες των μαθηματικών σας στο γυμνάσιο, ένας ακέραιος είναι ένας αρνητικός ή θετικός ακέραιος αριθμός. Για να χωρέσετε δεκαδικά, αλλάζετε τη ρύθμιση μεγέθους πεδίου ώστε να δέχεται δεκαδικούς. Να πώς:
Ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή σχεδίασης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πεδίο που δεν συνεργάζεται.
Στην καρτέλα Γενικά της περιοχής Ιδιότητες στο κάτω μέρος της οθόνης, κάντε κλικ στο πλαίσιο Μέγεθος πεδίου.
Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος του πλαισίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μονό, Διπλό ή Δεκαδικό από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται.
Αποθηκεύστε τον πίνακα και το πρόβλημα με την αυτόματη στρογγυλοποίηση έχει τελειώσει.
Για λεπτομέρειες σχετικά με τη διαφορά μεταξύ των μεγεθών πεδίων Single, Double και Decimal, πατήστε το πλήκτρο F1 ενώ βρίσκεστε στο πλαίσιο ιδιοτήτων Μέγεθος πεδίου. Η οθόνη Βοήθειας παρέχει μια λεπτομερή περιγραφή του μεγέθους κάθε πεδίου, των αριθμών που θα περιέχει και του χώρου που έχει δεσμευτεί για αυτό το μέγεθος. Η πρόσβαση απαιτεί σύνδεση στο Διαδίκτυο για τη χρήση του συστήματος βοήθειας.
Μερικές φορές αυτές οι «χρήσιμες» λειτουργίες στην Access μπορεί να γίνουν ενοχλητικές. Ένα τέτοιο χαρακτηριστικό ονομάζεται Αυτόματη Διόρθωση. Μπορεί να το γνωρίζετε από το Microsoft Word, όπου συχνά είναι υπέροχο. Οι βάσεις δεδομένων, ωστόσο, συχνά περιέχουν ακρωνύμια, αριθμούς ανταλλακτικών και παρόμοια. Η Αυτόματη Διόρθωση μπορεί να έχει μια ημέρα πεδίου με τέτοιες "λέξεις". Μπορεί να μην το καταλάβετε καν καθώς εισάγετε τα δεδομένα σας.
Έχετε δύο επιλογές για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα.
1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης Access.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές στο μενού κάτω στην αριστερή πλευρά της οθόνης.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πρόσβασης.
3. Κάντε κλικ στο Proofing από τη λίστα στα αριστερά.
Εμφανίζονται οι επιλογές διόρθωσης.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση.
5. Καταργήστε την επιλογή ορισμένων ή όλων των πλαισίων ελέγχου στο πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση.
Μπορείτε να απενεργοποιήσετε ορισμένες ή όλες τις λειτουργίες Αυτόματης Διόρθωσης, ανάλογα με το τι κάνει η Αυτόματη Διόρθωση για να σας ενοχλήσει αυτήν τη στιγμή. Αποεπιλέξτε την επιλογή Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε, εάν δεν θέλετε πλέον η Access να "διορθώνει" τα "ορθογραφικά λάθη" σας για λογαριασμό σας.
6. Κάντε κλικ στο OK δύο φορές για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Τώρα μπορείτε να πληκτρολογήσετε σωστά το κείμενο του προβλήματος, χωρίς παρεμβολές της Αυτόματης Διόρθωσης, και να παραμείνει όπως το πληκτρολογήσατε.
Μπορεί να το έχετε ακούσει πολύ όλα αυτά τα χρόνια: "Η βάση δεδομένων διέγραψε το αρχείο μου!" Λοιπόν, έχω νέα για εσάς: Η βάση δεδομένων δεν κάνει τίποτα χωρίς εμείς οι άνθρωποι να την έχουμε εντολή. Και οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν μερικά λάθη:
Η εντολή Αναίρεση (Ctrl+Z) δεν θα αντιστρέψει τη διαγραφή μιας εγγραφής.
Ξεκάνω
Μην πανικοβάλλεστε. Πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο, πατήστε Ctrl+Z. Αυτή είναι η εντολή Αναίρεση. Εάν ο δίσκος επιστρέψει, είστε τυχεροί. Η αναίρεση αντιστρέφει σφάλματα εισαγωγής δεδομένων που μπορεί να κάνουν την εγγραφή να φαίνεται διαγραμμένη. Ωστόσο, αυτό θα λειτουργήσει μόνο εάν κάνετε Αναίρεση αμέσως μετά την εμφάνιση του σφάλματος εισαγωγής δεδομένων.
Αναζήτηση για την εγγραφή που λείπει
Εάν δοκιμάσετε την εντολή Αναίρεση και η εγγραφή δεν επανέλθει, υπάρχει ακόμα πιθανότητα να την κρύβει ένα σφάλμα εισαγωγής δεδομένων τοποθετώντας την εκεί που δεν περιμένετε. Ανοίξτε τον πίνακα που περιείχε την εγγραφή και αναζητήστε τον με άλλο τρόπο από αυτόν που θα κάνατε συνήθως. Ψάξτε για οτιδήποτε ασυνήθιστο σε παρόμοιους δίσκους. Ορίστε μερικά παραδείγματα:
Ανάκτηση αντιγράφων ασφαλείας
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε την εγγραφή πουθενά, αντιγράψτε την εγγραφή από ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχείου της βάσης δεδομένων.
Αυτή η λύση λειτουργεί μόνο εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας από την αρχική προσθήκη της εγγραφής. Εάν δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας τη νύχτα και η εγγραφή καταχωρήθηκε την ίδια μέρα που χάθηκε, αυτή η εγγραφή δεν θα βρίσκεται στο αντίγραφό σας.
Η σύνταξη ερωτημάτων είναι μια μορφή τέχνης. Ακόμα και οι ειδικοί μπλέκουν κάθε τόσο. Ακολουθούν ορισμένες κοινές λύσεις σε μη αναμενόμενα αποτελέσματα ερωτημάτων:
1. Ανοίξτε το ερώτημα προβλήματος σε προβολή σχεδίασης.
Εμφανίζεται η καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Φύλλο ιδιοτήτων από την ομάδα Εμφάνιση/Απόκρυψη κορδέλας της καρτέλας.
Το παράθυρο του φύλλου ιδιοτήτων ανοίγει στα δεξιά του πλέγματος ερωτημάτων.
3. Κάντε κλικ στην γκρίζα περιοχή μεταξύ των λιστών πεδίων στο επάνω μισό του πλέγματος ερωτημάτων.
Το φύλλο ιδιοτήτων θα πρέπει τώρα να εμφανίζει Ιδιότητες ερωτήματος. (Κοιτάξτε ακριβώς κάτω από τη γραμμή τίτλου του φύλλου ιδιοτήτων για να το επιβεβαιώσετε.)
4. Κάντε κλικ στη γραμμή Μοναδικές τιμές του φύλλου ιδιοτήτων.
Ένα βέλος αναπτυσσόμενης λίστας εμφανίζεται στο τέλος της σειράς Μοναδικές τιμές.
5. Επιλέξτε Ναι από την αναπτυσσόμενη λίστα και εκτελέστε το ερώτημα.
Ο διπλασιασμός πρέπει να εξαφανιστεί.
1. Στην προβολή σχεδίασης, κάντε δεξί κλικ στη σύνδεση (τη γραμμή που συνδέει τους δύο πίνακες) και επιλέξτε Ιδιότητες σύνδεσης από το μενού που εμφανίζεται.
2. Εξετάστε τους τύπους των προσφερόμενων συνδέσεων και επιλέξτε αυτό που λέει κάτι σαν "Συμπεριλάβετε ΟΛΕΣ τις εγγραφές από "Πελάτες" και μόνο εκείνες τις εγγραφές από "Παραγγελίες" όπου τα ενωμένα πεδία είναι ίσα".
Το πραγματικό κείμενο που βλέπετε διαφέρει ανάλογα με τα ονόματα των πινάκων σας. Για να ρωτήσετε τους λάτρεις, αυτό ονομάζεται εξωτερική ένωση. Πολύ κουλ.
3. Κάντε κλικ στο OK και εκτελέστε το ερώτημα.
Θα πρέπει τώρα να έχετε όλες τις εγγραφές από τον πίνακα Πελάτες είτε υπάρχουν αντίστοιχες εγγραφές στον πίνακα Παραγγελίες είτε όχι.
Εάν το ερώτημά σας περιλαμβάνει πολλά κριτήρια, ορισμένα υπολογισμένα πεδία και πολλές σχέσεις, δοκιμάστε να χωρίσετε την εργασία σε πολλά μικρότερα βήματα αντί να προσπαθήσετε να λύσετε το πρόβλημα ταυτόχρονα. Η προσέγγιση βήμα προς βήμα σάς επιτρέπει να εστιάσετε σε κάθε κομμάτι, ένα κάθε φορά, φροντίζοντας να λειτουργεί τέλεια πριν προχωρήσετε στο επόμενο.
Εάν το ερώτημά σας εξακολουθεί να μην λειτουργεί ό,τι κι αν κάνετε, ζητήστε από κάποιον άλλο να ρίξει μια ματιά. Έχω δουλέψει συχνά πάνω σε ένα δύσκολο ερώτημα για ώρες, το έχω δείξει σε κάποιον άλλο και άκουσα αυτές τις μαγικές λέξεις: «Αυτό είναι απλό. Απλώς κάνε αυτό.” Και το πρόβλημα λύνεται. Το να ρίξετε μια νέα ματιά στο πρόβλημα συχνά λύνει τα πράγματα γρήγορα.
Σε κάποιο σημείο, όταν ανοίγετε ένα ερώτημα, μια φόρμα ή μια αναφορά, θα δείτε ένα παράθυρο διαλόγου Παράμετρος όταν δεν θέλετε να δείτε ένα πλαίσιο διαλόγου Παράμετρος. Πετάς τα χέρια σου στον αέρα και βρίζεις το σύμπαν; Φυσικά και όχι! Κάθε φορά που βλέπετε απροσδόκητα ένα παράθυρο διαλόγου Παράμετρος (μπορείτε να το ορίσετε επίτηδες), σημαίνει ότι η Access δεν μπορεί να βρει ένα πεδίο στο οποίο αναφέρεται ούτε η φόρμα ή η αναφορά ούτε το ερώτημα πίσω από τη φόρμα ή την αναφορά. Πες ότι το πρόβλημα είναι με μια αναφορά. Για την αντιμετώπιση προβλημάτων, ξεκινήστε με το ερώτημα πίσω από την αναφορά. Ανοίξτε αυτό το ερώτημα σε προβολή φύλλου δεδομένων και δείτε εάν λαμβάνετε την παράμετρο. Εάν το κάνετε, ποιο πεδίο ζητά; Αυτό το πεδίο είναι αυτό που η Access δεν μπορεί να βρει. Επομένως, αλλάξτε το ερώτημα σε προβολή σχεδίασης και βρείτε τη στήλη με το πεδίο που η Access δεν μπορεί να βρει. Το πεδίο προβλήματος είναι συνήθως ένα πεδίο Υπολογισμένο που αναφέρεται σε άλλα πεδία. Είναι σωστά γραμμένο το όνομα κάθε πεδίου και πίνακα; Αν όχι, διορθώστε τα ορθογραφικά λάθη. Είναι κάθε πεδίο στον πίνακα που υποτίθεται ότι βρίσκεται; Για παράδειγμα, εάν η αναφορά σας είναι Orders.LastName και το πεδίο LastName βρίσκεται στον πίνακα Πελάτες, διορθώστε το σφάλμα πληκτρολογώνταςΠελάτες.Επώνυμο .
Εάν το ερώτημα εκτελείται χωρίς παράμετρο, τότε το πρόβλημα βρίσκεται στην αναφορά. Επομένως, ανοίξτε την αναφορά σε προβολή σχεδίασης και ελέγξτε κάθε στοιχείο ελέγχου στην αναφορά που είναι συνδεδεμένο σε ένα πεδίο. Εάν η Access δεν μπορεί να βρει ένα από τα πεδία που υποτίθεται ότι εμφανίζει το στοιχείο ελέγχου, θα τοποθετήσει ένα πράσινο τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία του στοιχείου ελέγχου. Ελέγξτε το καθένα για το πράσινο τρίγωνο. Εάν βρείτε το πράσινο τρίγωνο, ελέγξτε την ορθογραφία του πεδίου που αναφέρεται από το στοιχείο ελέγχου. Για παράδειγμα, εάν το στοιχείο ελέγχου υποτίθεται ότι εμφανίζει LastName (χωρίς κενό) και η αναφορά στο στοιχείο ελέγχου λέει Last Name (κενό), τότε αφαιρέστε το διάστημα έτσι ώστε το στοιχείο ελέγχου στην αναφορά να ταιριάζει με το όνομα του πεδίου από το ερώτημα. Ελέγξτε επίσης το υποκείμενο ερώτημα της αναφοράς για να επιβεβαιώσετε ότι το πεδίο προβλήματος είναι επιλεγμένο στο ερώτημα.
Μια βάση δεδομένων της Access μπορεί να καταλήξει στο κοινό Drive μιας επιχείρησης, ώστε να είναι διαθέσιμη σε όλους όσους τη χρειάζονται. Το πρόβλημα με την τοποθέτηση ολόκληρης της βάσης δεδομένων της Access στην κοινόχρηστη μονάδα δίσκου είναι ότι συχνά εκτελείται αργά στο σταθμό εργασίας κάθε χρήστη (αυτή είναι μια φανταχτερή λέξη για έναν μεμονωμένο υπολογιστή). Επίσης, πιθανότατα θα αντιμετωπίσετε σφάλματα εάν πολλά άτομα επιχειρήσουν να χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων ταυτόχρονα. Τα παράπονα αρχίζουν και δεν ξέρετε τι να κάνετε.
Η λύση σε αυτό το πρόβλημα έγκειται στο διαχωρισμό του αρχείου βάσης δεδομένων της Access σε δύο ξεχωριστά αρχεία:
Το μπροστινό μέρος βρίσκεται στο σταθμό εργασίας χρήστη.
Το πίσω άκρο βρίσκεται στον κοινόχρηστο διακομιστή.
Το μπροστινό μέρος συνδέεται με πίνακες στο πίσω άκρο.
Το μόνο που μοιράζεστε πραγματικά είναι τα δεδομένα — επομένως τα δεδομένα είναι ό,τι πρέπει να κυκλοφορεί στο κοινό Drive. Ρυθμίζοντας τα πράγματα με αυτόν τον τρόπο, οι μόνες πληροφορίες που πρέπει να ταξιδεύουν στο δίκτυο είναι τα δεδομένα που ζητά ο χρήστης. Μια τέτοια ρύθμιση επιταχύνει δραματικά την απόδοση της βάσης δεδομένων και επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να εισάγουν και να επεξεργάζονται δεδομένα ταυτόχρονα.
Ο διαχωρισμός του συνόλου δεδομένων δεν είναι τόσο δύσκολος όσο νομίζετε. Η Access το καθιστά εύκολο με τον Οδηγό διαχωρισμού βάσεων δεδομένων. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να χωρίσετε τη βάση δεδομένων σας:
Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας της βάσης δεδομένων που θέλετε να χωρίσετε.
Εάν κάτι πάει στραβά (απίθανο, αλλά hey, δεν μπορείτε ποτέ να είστε πολύ ασφαλείς όταν πρόκειται για δεδομένα!), μπορείτε να δοκιμάσετε ξανά με το αντίγραφο ασφαλείας.
Εάν είναι απαραίτητο, μετακινήστε τη βάση δεδομένων που θέλετε να χωρίσετε σε έναν φάκελο του κοινόχρηστου δίσκου σας.
Αυτό το βήμα επιτρέπει στον διαχωριστή βάσης δεδομένων να ρυθμίσει σωστά τους συνδέσμους πίνακα για εσάς.
Ανοίξτε το αρχείο βάσης δεδομένων που θέλετε να χωρίσετε από τον κοινόχρηστο φάκελο.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αντίγραφο ασφαλείας αυτής της βάσης δεδομένων πριν προχωρήσετε περαιτέρω. Βεβαιωθείτε επίσης ότι όλα τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων είναι κλειστά.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην Κορδέλα.
Η ομάδα Μετακίνηση δεδομένων εμφανίζεται στην Κορδέλα. Περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται Access Database.
Κάντε κλικ στο κουμπί Access Database.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Οδηγός διαχωρισμού βάσεων δεδομένων.
Κάντε κλικ στο κουμπί Διαίρεση βάσης δεδομένων και αφήστε τον οδηγό να κάνει τη δουλειά του.
Θα σας ζητηθεί ένα όνομα αρχείου βάσης δεδομένων back-end. Εισαγάγετε ένα όνομα, καθίστε αναπαυτικά και δείτε τη διασκέδαση να ξεδιπλώνεται μπροστά στα μάτια σας.
Αντιγράψτε το αρχείο διεπαφής (το αρχικό αρχείο που διαχωρίσατε) στο σταθμό εργασίας κάθε χρήστη.
Ζητήστε από τους χρήστες να ανοίξουν το αρχείο από τους σταθμούς εργασίας τους — και να δουν πώς θαυμάζουν τη βελτιωμένη ταχύτητα της βάσης δεδομένων! Είσαι ήρωας. Μάλιστα!
Δεν έχετε κοινό Drive ή θέλετε να απαλλαγείτε από το μερίδιό σας; Μπορείτε ακόμα να έχετε πολλούς χρήστες στη βάση δεδομένων σας ταυτόχρονα τοποθετώντας τα δεδομένα σας στο cloud.
Όσο περνάει ο καιρός, βρίσκεις το αρχείο της βάσης δεδομένων σου να μεγαλώνει όλο και περισσότερο. Αυτό είναι αποτέλεσμα της διαγραφής αντικειμένων και εγγραφών με την πάροδο του χρόνου. Εάν, για παράδειγμα, δημιουργήσετε ένα ερώτημα και, στη συνέχεια, το διαγράψετε επειδή δεν είναι πλέον απαραίτητο, η Access δεν αφαιρεί αυτόματα τον χώρο που καταλαμβάνει αυτό το ερώτημα από το αρχείο της βάσης δεδομένων. Το ίδιο ισχύει και για τους δίσκους. Καθώς διαγράφετε εγγραφές από έναν πίνακα, παραμένει ο χώρος που καταλάμβαναν αυτές οι εγγραφές στο αρχείο της βάσης δεδομένων. Τελικά, το αρχείο μπορεί να γίνει τέσσερις ή πέντε φορές το μέγεθος που απαιτείται για τη διατήρηση των δεδομένων και των αντικειμένων μέσα σε αυτό.
Γιατί θα πρέπει να σας ενδιαφέρει αν το μέγεθος του αρχείου αυξάνεται; Εδώ είναι δύο λόγοι:
Η εντολή Compact and Repair αφαιρεί την περίσσεια. Είναι καλή πρακτική να συμπυκνώνετε τη βάση δεδομένων σας τακτικά (μία φορά την εβδομάδα είναι συνήθως μια χαρά). Πάντα να το συμπυκνώνετε αφού κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές σχεδίασης. Δείτε πώς:
Ανοίξτε τη φουσκωμένη βάση δεδομένων και κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην Κορδέλα.
Η ομάδα Εργαλεία εμφανίζεται στα αριστερά της Κορδέλας.
Κάντε κλικ στο κουμπί Compact and Repair Database από την ομάδα Εργαλεία.
Η γραμμή κατάστασης (κάτω δεξιά της οθόνης σας) εμφανίζει μια γραμμή προόδου που σας ειδοποιεί για την εξέλιξη της συμπαγούς διαδικασίας. Όταν εξαφανιστεί η γραμμή προόδου, η συμπίεση έχει ολοκληρωθεί — και θα σας μείνει ένα πολύ πιο περικοπτικό (γρηγορότερο και πιο σταθερό) αρχείο βάσης δεδομένων. Εάν έχετε χωρίσει τη βάση δεδομένων σας, μην ξεχάσετε να συμπυκνώσετε τόσο τα αρχεία του μπροστινού όσο και του back-end.
Θέλετε ένα αρχείο βάσης δεδομένων να συμπυκνώνεται κάθε φορά που το κλείνετε; Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:
Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο στην Κορδέλα.
Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές πρόσβασης στη γραμμή μενού κάτω από την αριστερή πλευρά της οθόνης.
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές πρόσβασης.
Κάντε κλικ στην Τρέχουσα βάση δεδομένων από τη λίστα στα αριστερά.
Εμφανίζονται οι επιλογές για την τρέχουσα βάση δεδομένων.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Compact on Close.
Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας.
Κάντε κλικ στο OK από το πλαίσιο μηνύματος που προκύπτει.
Κλείστε τη βάση δεδομένων και σημειώστε την κάτω δεξιά γραμμή κατάστασης.
Η βάση δεδομένων συμπιέζεται πριν κλείσει!
Το Compact στο κλείσιμο χρησιμοποιείται καλύτερα μόνο στο αρχείο front-end. Η συμπύκνωση του back-end κατά το κλείσιμο μπορεί να προκαλέσει καταστροφή του αρχείου back-end, εάν κάποιος άλλος χρήστης βρίσκεται σε αυτό όταν το κλείσετε. Μην ενεργοποιείτε το Compact on Close στο αρχείο back-end.
Είναι κοινή πρακτική να αναβαθμίζετε μια συλλογή υπολογιστικών φύλλων σε μια βάση δεδομένων της Access αφού η λύση υπολογιστικού φύλλου δεν ταιριάζει πλέον στις ανάγκες σας. Είναι επίσης σύνηθες να βρίσκουμε τα εισαγόμενα δεδομένα υπολογιστικού φύλλου (τώρα πίνακα) σε κατάσταση αταξίας. Ο ευκολότερος τρόπος για να λύσετε αυτό το πρόβλημα είναι να καθαρίσετε το υπολογιστικό φύλλο πριν το εισαγάγετε. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για μια τακτοποιημένη εισαγωγή:
Ξεκίνησε σαν μια μέρα όπως όλες οι άλλες. Ωστόσο, αυτήν την ημέρα, λαμβάνετε ένα σφάλμα όταν ανοίγετε το μπροστινό μέρος της βάσης δεδομένων σας split Access. Δεν φαίνεται να ανοίγετε φόρμες ή αναφορές. Είναι αστείο πώς μερικά μικρά μηνύματα μπορούν να καταστρέψουν τη μέρα σου. Αρχίζετε να αναρωτιέστε εάν δημιουργήσατε αντίγραφα ασφαλείας του αρχείου δεδομένων χθες το βράδυ και πότε το αρχείο ήταν πραγματικά κατεστραμμένο. Μετά αρχίζεις να αναρωτιέσαι πώς θα βγεις από αυτό το χάλι.
Μη φοβάσαι. Υπάρχει μια απλή λύση για μια κατεστραμμένη βάση δεδομένων. Εδώ είναι τα βήματα:
Περιηγηθείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο back-end.
Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο για να το ανοίξετε.
Η Access θα ξεκινήσει και θα προσπαθήσει να επιδιορθώσει το αρχείο. Θα πρέπει να δείτε μια γραμμή προόδου επισκευής στο δεξιό μέρος της γραμμής κατάστασης. Αν όλα πάνε καλά, ανοίγει το αρχείο.
Κλείστε το αρχείο δεδομένων back-end.
Ανοίξτε ξανά το αρχείο front-end και όλα θα πρέπει να λειτουργούν κανονικά.
Εάν, αφού ακολουθήσετε τις προηγούμενες οδηγίες, το κατεστραμμένο αρχείο εξακολουθεί να μην ανοίγει, έχετε ένα σοβαρό πρόβλημα που θα μπορούσε να χρειαστεί κάποια προσπάθεια για να καθαρίσετε. Το επόμενο βήμα είναι να καταφύγετε σε ένα αντίγραφο ασφαλείας της βάσης δεδομένων. Ελέγξτε ποια δεδομένα λείπουν μεταξύ του αντιγράφου ασφαλείας και της ανάμνησης του κατεστραμμένου αρχείου. Ναι, θα πρέπει να εισαγάγετε ξανά τυχόν δεδομένα που λείπουν. Συγνώμη!
Εάν δεν έχετε αντίγραφο ασφαλείας, δεν χάνεται κάθε ελπίδα. Μπορείτε να αγοράσετε λογισμικό που έχει σχεδιαστεί ειδικά για την επιδιόρθωση κατεστραμμένων αρχείων βάσης δεδομένων της Access. Δοκιμάστε να κάνετε αναζήτηση στον Ιστό για επιδιόρθωση κατεστραμμένων αρχείων βάσης δεδομένων της Microsoft Access. Βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό λειτουργεί με τη Microsoft Access 2019 και ότι προέρχεται από μια νόμιμη εταιρεία.
Πώς να αποκλείσετε το Microsoft Word από το άνοιγμα αρχείων σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση στα Windows Το Microsoft Word ανοίγει αρχεία σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση, καθιστώντας αδύνατη την επεξεργασία του; Μην ανησυχείτε, οι μέθοδοι είναι παρακάτω
Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων κατά την εκτύπωση λανθασμένων εγγράφων του Microsoft Word Τα σφάλματα στην εκτύπωση εγγράφων Word με αλλαγμένες γραμματοσειρές, ακατάστατες παραγράφους, κείμενο που λείπει ή χαμένο περιεχόμενο είναι αρκετά συνηθισμένα. Ωστόσο, μην το κάνετε
Εάν έχετε χρησιμοποιήσει το στυλό ή το highlighter για να σχεδιάσετε στις διαφάνειες του PowerPoint κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης, μπορείτε να αποθηκεύσετε τα σχέδια για την επόμενη παρουσίαση ή να τα σβήσετε, ώστε την επόμενη φορά που θα το δείξετε να ξεκινήσετε με καθαρές διαφάνειες PowerPoint. Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες για να διαγράψετε σχέδια με στυλό και επισημάνσεις: Σβήσιμο γραμμών μία στο […]
Η βιβλιοθήκη στυλ περιέχει αρχεία CSS, αρχεία επεκτάσιμης γλώσσας φύλλου στυλ (XSL) και εικόνες που χρησιμοποιούνται από προκαθορισμένες κύριες σελίδες, διατάξεις σελίδων και στοιχεία ελέγχου στο SharePoint 2010. Για να εντοπίσετε αρχεία CSS στη βιβλιοθήκη στυλ μιας τοποθεσίας δημοσίευσης: Επιλέξτε Ενέργειες τοποθεσίας→ Προβολή Όλο το περιεχόμενο του ιστότοπου. Εμφανίζεται το περιεχόμενο του ιστότοπου. Η βιβλιοθήκη Style βρίσκεται στο […]
Μην κατακλύζετε το κοινό σας με τεράστιους αριθμούς. Στο Microsoft Excel, μπορείτε να βελτιώσετε την αναγνωσιμότητα των πινάκων εργαλείων και των αναφορών σας μορφοποιώντας τους αριθμούς σας ώστε να εμφανίζονται σε χιλιάδες ή εκατομμύρια.
Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τα εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης του SharePoints που επιτρέπουν σε άτομα και ομάδες να επικοινωνούν, να συνεργάζονται, να μοιράζονται και να συνδέονται.
Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται συχνά σε περιβάλλοντα παραγωγής ως χρονική σήμανση και γρήγορη αναφορά για έναν αριθμό παρτίδας. Αυτός ο τύπος κωδικοποίησης ημερομηνίας επιτρέπει στους λιανοπωλητές, τους καταναλωτές και τους αντιπροσώπους υπηρεσιών να προσδιορίσουν πότε κατασκευάστηκε ένα προϊόν και, επομένως, την ηλικία του προϊόντος. Οι ημερομηνίες του Ιουλιανού χρησιμοποιούνται επίσης στον προγραμματισμό, τον στρατό και την αστρονομία. Διαφορετικές […]
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εφαρμογή Ιστού στην Access 2016. Τι είναι λοιπόν μια εφαρμογή Ιστού; Λοιπόν, ο Ιστός σημαίνει ότι είναι διαδικτυακός και η εφαρμογή είναι απλώς συντομογραφία της «εφαρμογής». Μια προσαρμοσμένη εφαρμογή Ιστού είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή βάσης δεδομένων στην οποία έχει πρόσβαση από το cloud χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα περιήγησης. Δημιουργείτε και συντηρείτε την εφαρμογή Ιστού στην έκδοση για υπολογιστές […]
Οι περισσότερες σελίδες στο SharePoint 2010 εμφανίζουν μια λίστα με συνδέσμους πλοήγησης στη γραμμή γρήγορης εκκίνησης στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης εμφανίζει συνδέσμους προς επιλεγμένο περιεχόμενο ιστότοπου, όπως λίστες, βιβλιοθήκες, τοποθεσίες και σελίδες δημοσίευσης. Η γραμμή γρήγορης εκκίνησης περιλαμβάνει δύο πολύ σημαντικούς συνδέσμους: Σύνδεσμος όλου του περιεχομένου του ιστότοπου: Η […]
Για απλά προβλήματα, ο Επίλυση στο Excel συνήθως βρίσκει γρήγορα τις βέλτιστες τιμές μεταβλητής Επίλυσης για τη συνάρτηση αντικειμένου. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις, ο Επίλυση δυσκολεύεται να βρει τις τιμές της μεταβλητής Επίλυσης που βελτιστοποιούν τη συνάρτηση στόχου. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ο Επίλυση εμφανίζει συνήθως ένα μήνυμα ή ένα μήνυμα σφάλματος που περιγράφει ή συζητά το πρόβλημα που […]
