Τρόπος αναζήτησης εξωτερικών δεδομένων στο Excel 2016

Το Excel 2016 καθιστά δυνατή την υποβολή ερωτημάτων σε λίστες δεδομένων (πίνακες) που είναι αποθηκευμένες σε εξωτερικές βάσεις δεδομένων στις οποίες έχετε πρόσβαση και στη συνέχεια να εξαγάγετε τα δεδομένα που σας ενδιαφέρουν στο φύλλο εργασίας σας για περαιτέρω επεξεργασία και ανάλυση.

Το Excel 2016 διευκολύνει επίσης την απόκτηση δεδομένων από μια ποικιλία διαφορετικών πηγών δεδομένων, όπως αρχεία βάσης δεδομένων Microsoft Access, ιστοσελίδες στο Διαδίκτυο, αρχεία κειμένου και άλλες πηγές δεδομένων, όπως πίνακες βάσεων δεδομένων σε διακομιστές SQL και υπηρεσίες ανάλυσης, αρχεία δεδομένων XML και πίνακες δεδομένων από διαδικτυακές συνδέσεις σε ροές δεδομένων Microsoft Windows Azure DataMarket και OData.

Κατά την εισαγωγή δεδομένων από τέτοιες εξωτερικές πηγές στα φύλλα εργασίας του Excel, μπορεί κάλλιστα να αντιμετωπίζετε δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε πολλούς σχετικούς πίνακες που είναι αποθηκευμένοι στη βάση δεδομένων (αυτό που αναφέρεται στο Excel 2016 ως μοντέλο δεδομένων ). Η σχέση μεταξύ διαφορετικών πινάκων στην ίδια βάση δεδομένων βασίζεται σε ένα κοινό πεδίο (στήλη) που εμφανίζεται σε κάθε σχετικό πίνακα δεδομένων, το οποίο είναι επίσημα γνωστό ως πεδίο κλειδιού , αλλά στο Excel είναι γενικά γνωστό ως στήλη αναζήτησης .

Όταν συσχετίζονται πίνακες σε ένα πεδίο κοινού κλειδιού, σε τουλάχιστον έναν πίνακα, οι εγγραφές για αυτό το πεδίο πρέπει να είναι όλες μοναδικές χωρίς διπλότυπα, όπως ο πίνακας δεδομένων πελατών όπου το πεδίο Αναγνωριστικό πελάτη είναι μοναδικό και εκχωρείται μόνο μία φορά (όπου είναι γνωστό ως πρωτεύον κλειδί ). Στον άλλο σχετικό πίνακα δεδομένων, το κοινό πεδίο (γνωστό ως ξένο κλειδί ) μπορεί να είναι ή να μην είναι μοναδικό όπως σε έναν πίνακα δεδομένων Παραγγελιών όπου οι καταχωρήσεις στο αναγνωριστικό πελάτη του μπορεί να μην είναι όλες μοναδικές, καθώς είναι απολύτως επιτρεπτό (ακόμη και επιθυμητό) έχουν τον ίδιο πελάτη που αγοράζει πολλά προϊόντα πολλές φορές.

Υπάρχει μόνο ένα άλλο πράγμα που πρέπει να έχετε κατά νου όταν εργάζεστε με σχετικούς πίνακες δεδομένων και αυτό είναι το είδος της σχέσης που υπάρχει μεταξύ των δύο πινάκων. Υπάρχουν δύο τύποι σχέσεων που υποστηρίζονται σε ένα μοντέλο δεδομένων Excel:

• Σχέση ένας προς έναν όπου οι καταχωρήσεις τόσο στο πρωτεύον όσο και στο πεδίο του ξένου κλειδιού είναι εντελώς μοναδικές, όπως μια σχέση μεταξύ λίστας δεδομένων πελατών και λίστας δεδομένων έκπτωσης όπου το πεδίο Αναγνωριστικό πελάτη εμφανίζεται μόνο μία φορά σε κάθε πίνακα (όπως κάθε πελάτης έχει μόνο εκχωρήθηκε ένα ποσοστό έκπτωσης)

• Σχέση ένα προς πολλά όπου επιτρέπονται και αναμένονται διπλότυπες καταχωρίσεις στο πεδίο ξένου κλειδιού, όπως σε μια σχέση μεταξύ μιας λίστας δεδομένων πελατών και μιας λίστας δεδομένων παραγγελιών όπου το πεδίο Αναγνωριστικό πελάτη μπορεί να εμφανίζεται πολλές φορές (καθώς ο πελάτης πραγματοποιεί πολλές αγορές)

Τις περισσότερες φορές το Excel 2016 είναι σε θέση να υπολογίσει τη σχέση μεταξύ των πινάκων δεδομένων που εισάγετε. Ωστόσο, εάν το Excel το κάνει ποτέ λάθος ή οι πίνακες σας περιέχουν περισσότερα από ένα κοινά πεδία που θα μπορούσαν ενδεχομένως να χρησιμεύσουν ως κλειδί, μπορείτε να ορίσετε με μη αυτόματο τρόπο τη σωστή σχέση. Απλώς επιλέξτε το κουμπί Σχέσεις στην ομάδα Εργαλεία δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας (Alt+AA) για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Διαχείριση σχέσεων. Εκεί, κάνετε κλικ στο Νέο για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία σχέσης, όπου ορίζετε το κοινό πεδίο σε καθέναν από τους δύο σχετικούς πίνακες δεδομένων. Μετά τη δημιουργία αυτής της σχέσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα πεδία σε έναν από τους δύο σχετικούς πίνακες στις αναφορές που προετοιμάζετε ή στους συγκεντρωτικούς πίνακες που δημιουργείτε.

Για να εισαγάγετε εξωτερικά δεδομένα, επιλέγετε το κουμπί εντολής Λήψη εξωτερικών δεδομένων στην καρτέλα Δεδομένα της Κορδέλας (Alt+AZX). Όταν το κάνετε αυτό, το Excel εμφανίζει ένα μενού με τις ακόλουθες επιλογές:

• Από την Access για εισαγωγή πινάκων βάσης δεδομένων που είναι αποθηκευμένοι στη Microsoft Access

• Από τον Ιστό για να εκτελέσετε ένα ερώτημα ιστοσελίδας για να εισαγάγετε λίστες δεδομένων από ιστοσελίδες στο Διαδίκτυο

• Από το κείμενο στην εισαγωγή δεδομένων που είναι αποθηκευμένα σε ένα αρχείο κειμένου ορίζοντας τον τρόπο ανάλυσης των δεδομένων του σε συγκεκριμένες στήλες και σειρές του φύλλου εργασίας σας

• Από άλλες πηγές για να ανοίξετε ένα αναπτυσσόμενο μενού που προσφέρει μια ποικιλία επιλογών: Από SQL Server, Από Υπηρεσίες Ανάλυσης, Από Windows Azure Marketplace, Από Τροφοδοσία δεδομένων OData, Από Εισαγωγή δεδομένων XML, Από τον Οδηγό σύνδεσης δεδομένων και από το Microsoft Query

• Υπάρχουσες συνδέσεις για να επαναχρησιμοποιήσετε μια σύνδεση σε μια υπηρεσία δεδομένων ή μια τροφοδοσία δεδομένων (χρησιμοποιώντας μία από τις επιλογές εισαγωγής, ειδικά στην ενότητα Από άλλες πηγές) που έχετε ήδη δημιουργήσει είτε για να ανακτήσετε περισσότερα δεδομένα είτε για ανανέωση δεδομένων που έχετε εισαγάγει προηγουμένως