Τροποποίηση υφιστάμενων ερωτημάτων στην Access 2007 Forms and Reports

Καθώς εργάζεστε με ερωτήματα στην Access 2007, ενδέχεται να διαπιστώσετε ότι τα ερωτήματα που δημιουργείτε θα μπορούσαν να χρησιμοποιούν λίγη λεπτομέρεια. Ίσως θέλετε να μειώσετε τα αποτελέσματα, ώστε να μην χρειάζεται να περιηγηθείτε σε τόσα πολλά αρχεία, ή ίσως έχετε ανακαλύψει ότι είναι πραγματικά δύσκολο να περιορίζετε μια ολόκληρη δέσμη μη ταξινομημένων δεδομένων. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, η δυνατότητα τροποποίησης των υπαρχόντων ερωτημάτων, αντί να ξεκινήσετε από το μηδέν, μπορεί να εξοικονομήσετε πραγματικό χρόνο.

Όταν πειραματίζεστε με την τροποποίηση ερωτημάτων, φροντίστε να λάβετε υπόψη τυχόν προειδοποιητικά μηνύματα που εμφανίζει η Access όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε το τροποποιημένο ερώτημα. Να θυμάστε ότι τα ερωτήματα επιλογής και τα ερωτήματα διασταύρωσης είναι πάντα ασφαλή επειδή δεν τροποποιούν κανένα από τα δεδομένα σας, αλλά οι άλλοι τύποι ερωτημάτων μπορούν να τροποποιήσουν δεδομένα.

Διαγραφή ερωτήματος

Μερικές φορές, το πιο εύκολο, ασφαλές και έξυπνο πράγμα που μπορείτε να κάνετε με ένα ερώτημα είναι να το ξεφορτωθείτε εντελώς και να ξεκινήσετε από την αρχή. Εάν κάτι έχει πάει στραβά και δεν είστε σίγουροι για το τι είναι, προχωρήστε και διαγράψτε το ερώτημα. Απλώς επισημάνετε το στη λίστα ερωτημάτων και πατήστε Διαγραφή.

Τροποποίηση υπάρχοντος ερωτήματος

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιήσατε για να δημιουργήσετε ένα ερώτημα, έχετε πραγματικά μόνο μία επιλογή για την τροποποίηση ενός υπάρχοντος ερωτήματος. Αυτή η επιλογή είναι να ανοίξετε το ερώτημα στην Προβολή σχεδίασης και να κάνετε τις αλλαγές σας στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτημάτων. Η Access δεν προσφέρει οδηγούς για να σας βοηθήσει να τροποποιήσετε υπάρχοντα ερωτήματα.

Για να ανοίξετε ένα υπάρχον ερώτημα στην Προβολή σχεδίασης, επιλέξτε το ερώτημα στο παράθυρο της βάσης δεδομένων, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προβολή σχεδίασης. Όταν ανοίγετε ένα ερώτημα με αυτόν τον τρόπο, το πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος φαίνεται ακριβώς όπως όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα στην Προβολή σχεδίασης. Δηλαδή, δεν υπάρχουν ξεχωριστοί τρόποι δημιουργίας και επεξεργασίας που να σας μπερδεύουν.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα πεδία που προσθέσατε σε ένα ερώτημα δεν εμφανίζονται στο πρόγραμμα επεξεργασίας ερωτήματος όταν επεξεργάζεστε το ερώτημα. Ο λόγος για τα μυστηριώδη πεδία που εξαφανίζονται δεν μπορεί να αποδοθεί σε εξωγήινους ή φαντάσματα. Είναι απλώς ότι η Access απορρίπτει τυχόν αχρησιμοποίητα πεδία όταν αποθηκεύετε ένα ερώτημα. Εάν είχατε πεδία στο ερώτημα που δεν εξυπηρετούσαν κανένα σκοπό στο ερώτημα, αυτά τα πεδία θα εξαφανιστούν όταν ανοίξετε ξανά το ερώτημα.

Αφού ανοίξετε το ερώτημα στην Προβολή σχεδίασης, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εμφάνιση πίνακα στην Κορδέλα. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα, ώστε να μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον πίνακες στο ερώτημα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε επιπλέον πεδία στο ερώτημα χρησιμοποιώντας τις ίδιες μεθόδους που χρησιμοποιείτε όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά ένα ερώτημα στην Προβολή σχεδίασης. Ομοίως, μπορείτε να προσθέσετε ή να τροποποιήσετε οποιοδήποτε από τα κριτήρια ερωτήματος με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που κάνετε όταν δημιουργείτε ένα ερώτημα.

Αναδιάταξη και διαγραφή πεδίων σε ένα ερώτημα

Η μία εργασία επεξεργασίας ερωτήματος που μπορεί να σας φανεί λίγο μπερδεμένη στην αρχή είναι η αναδιάταξη των πεδίων στο ερώτημα. Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων κατά

• Μεταφορά και απόθεση νέων πεδίων: Για να σύρετε και να αποθέσετε ένα πεδίο, πρέπει να σύρετε την πολύ μικρή γκρι γραμμή που βρίσκεται ακριβώς πάνω από τη σειρά Πεδίο. Όταν σύρετε και αποθέτετε ένα πεδίο στη στήλη ενός υπάρχοντος πεδίου, το υπάρχον πεδίο και τυχόν πεδία στα δεξιά του μετατοπίζονται προς τα δεξιά, έτσι ώστε το νέο πεδίο να εισαχθεί πριν από το υπάρχον πεδίο.

• Κάνοντας κλικ στο πλαίσιο Πεδίο μιας στήλης και επιλέγοντας ένα διαφορετικό πεδίο για τη στήλη.

• Διαγραφή υπαρχόντων πεδίων: Για να διαγράψετε ένα πεδίο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην κορυφή της στήλης του πεδίου ακριβώς πάνω από τη σειρά Πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ όταν ο δείκτης γίνει ένα συμπαγές μαύρο βέλος προς τα κάτω. Επιλέξτε το κατάλληλο κουμπί Διαγραφή από την Κορδέλα ή πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή για να αφαιρέσετε το πεδίο. Τα υπόλοιπα πεδία προς τα δεξιά μετακινούνται προς τα αριστερά για να γεμίσουν την κενή στήλη.